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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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チームコミュニケーションが正常に機能すると、さまざまな面でビジネスに好ましい影響が生じます。そのため、多くの企業が必要性を認識していますが、適切に実施できていないケースも珍しくありません。単純に話す機会を増やすだけでなく、チームワークの観点から戦略的に取り組むことが大切です。そこで、本記事ではチームコミュニケーションを解説しながら、具体的な効果やポイントについても詳しく紹介していきます。
hrmos.coそもそもチームコミュニケーションとは
最初に、チームコミュニケーションとはどのようなものか理解しておきましょう。基本的には、文字どおりチーム内で行われる意思疎通や情報伝達を指します。この「チーム」というワードが重要で、それを構成しているのは企業の部門やプロジェクトのメンバーです。そのため、プライベートにおけるコミュニケーションとは根本的に異なります。プライベートの場合は、会話を楽しむこと自体が目的になりやすいですが、チームコミュニケーションの目的はあくまでも企業にプラスの作用を与えることです。つまり、メンバーのおしゃべりという意味ではなく業務上の課題を共有したり、進捗状況を確認したりするために実施されます。
社内では、多様な情報が飛び交っており内容も変化するのが一般的です。それらを自分だけですべて把握しようとしても、どうしても取りこぼしが生じてしまいます。そうなるとメンバー間で認識のずれが発生するようになり、それが原因で企業にとって不利益なトラブルが起こりかねません。このような事態を避けて、業務やプロジェクトを成功に結び付けたいならメンバー同士でサポートし合えるチームワークが不可欠です。また、チームワークを高める鍵としてチームコミュニケーションが必須となっています。
以上のように、チームコミュニケーションは現場での取り組みであり、企業の売上アップや経営の発展を支える土台としても大切な要素です。チーム単位の仕事を前提としていますが、あくまでも従業員が個々の役割を果たすことで成立します。メンバーが互いに依存するのではなく、チームの目標達成に欠かせない業務を主体的に行うことが大事です。そのプロセスにおける共同作業の一つとして実施されなければなりません。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
一般的なチームコミュニケーションの形式
一口にチームコミュニケーションといっても、その形式はさまざまです。現場によってメインとなる形式は異なりますが、たいていの場合は複数を並行して実践しています。そのため、どのような種類があるのか知っておいたほうが良いでしょう。ここでは、一般的なビジネスシーンにおける形式について説明します。
言語
チームコミュニケーションの中心となる形式は、言語でのやり取りです。対面して話すだけでなく社内電話で会話することなども含まれます。定期的に会議室で実施されるミーティングのほか、状況に合わせてメンバーの座席付近で行われる相談など、そのパターンは多種多様です。インターネットの発展により、ビデオ会議によるチームコミュニケーションも頻繁に行われるようになりました。
文章
言語と同じぐらい重要なのが文字による情報の伝達や共有です。以前は、紙ベースでやり取りするのが一般的でしたが、現代のビジネスシーンではメールなどのデジタル的な手法が多用されています。リアルタイムで文章を送り合うチャットツールや、複数の従業員が閲覧できる電子掲示板も広く使われるようになりました。それらの機能を統合した社内システムを構築している企業も少なくありません。特に、この形式は働き方改革や感染予防の推進により、テレワークが普及してから重視されています。なぜなら、離れた場所にいる従業員と継続的にチームコミュニケーションを行う際に便利だからです。
静止画や動画
イラストや、写真を用いた視覚的なアプローチも重要度が高い傾向です。文字だけでは伝えにくい情報も、可視化することでスムーズな理解を促せます。アンケートの結果などをグラフや図表にすれば、直感的に内容を把握できるため、言葉による説明よりも効率的です。顧客向けのプレゼンでは、一般的な手法ですがチーム内のミーティングでもよく行われるようになりました。伝えたい内容によっては、動画のほうが適しておりメンバー向けのものを作成する機会が多くなっています。
上記以外の形式
表情やボディランゲージによる意思疎通なども、広義ではチームコミュニケーションの形式に該当します。このような言語や文章によらない表現は、無意識に行われることが多い傾向です。メンバーは、非言語コミュニケーションから大切なメッセージを読み取る場合もあるため、決して軽んじてはいけません。
チームコミュニケーションがもたらす4つの効果
チームコミュニケーションを実践する最大の狙いは、チームワークの向上です。その目的を成し遂げる過程で以下に挙げる4つの効果が期待できます。どれも企業にとって重要となるため、この機会にしっかりとチェックしておきましょう。
【効果1】効率的な情報共有による連携の強化
いくら能力が優れていても、個人が企業にもたらす恩恵は限られています。着実に売上を伸ばしたいなら、チームの連携によって利益の最大化を目指すことが重要です。そのためには、各自が持っている情報を提供し合うことが欠かせません。チームコミュニケーションが正しく行われると、自分の知らない情報をメンバーから得られます。もちろん、自分の情報も与える必要があり、現場における知識の内容や量が同じレベルに保たれやすいでしょう。このような理想的な状況だと、少しのやり取りだけでも共有する情報をアップデートしていけます。「日本の企業は会議が長い」とよくいわれますが、そうした時間の浪費に歯止めをかける作用もあるということです。
チームコミュニケーションのなかで、メンバーの個性や考え方を把握できることもメリットといえます。なぜなら、相互理解を深めていくとチームの共同作業における効率化やミスの削減も期待できるからです。業務の方向性に関して認識がずれていても、チームコミュニケーションが盛んならその事実が早期に判明します。この時点で話し合って足並みをそろえられれば、チームワークの乱れを抑制して連携を強化することも可能です。
【効果2】課題の早期対応による損害の軽減
自分の業務を常に完ぺきに遂行できる人は、多くありません。ビジネスの流れは、さまざまな要因に左右されるため、従業員がどれだけ警戒しても万全の状態を維持するのは困難です。それを踏まえたうえで、できるだけ早く課題をクリアしようとする姿勢が求められます。課題の対応が遅れてしまうと、従業員単位の被害だけでは済まず、チーム全体に迷惑をかけることになりかねません。それどころか企業全体に波及して、顧客にまで影響が及ぶこともありえます。このようなリスクの低下も、チームコミュニケーションが生み出す効果の一つです。課題を自分だけで抱え込まずに、チームとして解決する方向へシフトできます。
チームのなかには、課題に対する効果的な対処法を知っているメンバーがいるかもしれませんが、業務の割り当てを変えて解決にリソースを集中するといった判断も可能です。個人の裁量ではどうにもならない課題でも、チームが団結して取り組むと意外な選択肢を得られる場合もあります。例えば、完全には解決できなくても妥協できる落としどころが見つかるケースもあるでしょう。大きなトラブルへの発展を防ぎ、悪影響を最小にするための方法を話し合えます。このように、損害の軽減にもチームコミュニケーションは欠かせません。
【効果3】自由な意見交換によるアイデアの創出
インターネットの普及も後押しとなり、世間の関心はさまざまな方向へ向いていることから、ニーズやトレンドの移り変わりが活発です。そのため、企業が売上を伸ばすには魅力的なアイデアを次々と出さなければなりません。とはいえ、従業員が黙々と考えているだけでは、いつまで経っても何も思いつかない場合もあるでしょう。そのような状況において、チームコミュニケーションは良い刺激をもたらしてくれます。考え方が異なるメンバーの発言にヒントを見出し、既存の枠組みに収まらない発想が生まれるケースも多い傾向です。物足りないと感じていたアイデアを別の角度から補強できる可能性もあります。
チームコミュニケーションが日常的に行われる環境なら、気がねなく意見を交換できる土壌がすでに整っているため、自由に考えを述べ合うブレーンストーミングも実施しやすくなるでしょう。互いの反応を気にして遠慮するような環境では、アイデアの種になる柔軟なやり取りは期待できません。下手に発言すると自分の評価が悪くなるなど、余計な心配をして関わろうとしない従業員も見受けられます。こういった消極的なスタンスを減らせることも、チームコミュニケーションの効果です。アイデアの創出に向けて、チームが協力することを習慣にできます。
【効果4】早めの相談による離職の防止
上記のように、チームコミュニケーションが心理面に与える影響は大きいです。また、この特徴はメンバーが抱える悩みの解消にも役立ちます。労働人口の減少という社会問題により、有能な人材を確保することは以前より難しくなりました。この状況において、現状の従業員を失いたくないと考える経営者は多いのではないでしょうか。人間関係の苦しさをはじめとして、離職に至る理由は多岐にわたります。最初は軽い悩みで済んでいても、時間の経過とともに耐え難くなることはよくある話です。言い換えると、そうなる前に解消に向けた取り組みを行うと離職を未然に防ぎやすくなります。そのためには、まず本人が上司などに相談しなければなりません。
しかし、悩みの内容がデリケートであったり、本人が内向的な性格であったりすると相談しようと考えない可能性があります。その結果、不満をため込んで思い詰めてしまい、いきなり辞めるという結論に達してしまうことも少なくありません。チームコミュニケーションがしっかりと成立していると、このようなリスクも小さくなります。なぜなら、自分のことを理解してもらおうとする意欲が生まれるからです。また、メンバーの異変に気付きやすくなることもメリットといえます。このような関係性が築かれるため、離職を決断する前にチーム全体でフォローできる可能性が高くなるでしょう。
活発な実施につながる取り組みのポイント
チームコミュニケーションを推進しようとしても、なかなか社内に浸透しないケースもあります。活発に行われるようにするには、管理職や人事担当者による働きかけも必要です。ここでは、チームコミュニケーションの取り組みに関する具体的なポイントを紹介します。
土台となる情報共有
いきなりチームコミュニケーションを求められても、メンバーは何を話していいのか困ってしまいます。あくまでも話題は業務関連に限定されるため、気軽に世間話をするわけにもいきません。しかし、これまで従業員同士の関わりが少なかったチームだと互いの業務すらあまり把握していないケースもあるでしょう。これは、チームコミュニケーションの土台が完成していない状態です。チームがこの状態だと分かった場合、各自の業務をメンバーに周知することからスタートします。そこでポイントになるのが、一度きりの簡単な紹介で終わらせないことです。そのような紹介では、漠然としたイメージしか残らず、あまり活発なやり取りにはつながりません。
チームコミュニケーションの活性化には、深いレベルの相互理解が必要です。業務の概要を知るだけでなく、現状の進捗や課題などを常に把握できるようにしましょう。例えば、チーム用の進捗表を社内ネットワーク上に置くことも有効な手段です。全員がそこに書き込むルールを設ければ、いつでもメンバー間で状況を確認し合えるようになります。課題を記入する項目も用意するなど、さまざまな内容を可視化しておくとチームコミュニケーションのきっかけを得やすいでしょう。
チーム目標の設定
上記のように、チームコミュニケーションにはメンバーの情報共有が必要です。しかし、あくまでもチームワークの向上が主な目的となるため、さらに大きな視点での働きかけも重要となります。集団として目指している方向があいまいだと、いくら相互理解が深まっても十分な効果を期待できません。例えば、国内市場に注力しようとするメンバーと海外展開に目を向けているメンバーがいるとリソースが分散されてしまいます。意見の食い違いが起こりやすくなり、メンバーがチームコミュニケーションを嫌がるケースもあるでしょう。このような事態を回避するためにも、チームの目標を明確にすることが大切です。
なお、「国内市場の売上1,000万円」など、なるべく具体的な表現で設定することが望ましいでしょう。もちろん、各自の目標も必須ですがその延長上にはチームのゴールが存在します。同じゴールに向かっていると実感できれば、そこへのアプローチを一緒に考えようとする意識が芽生えやすいでしょう。そうなるとメンバー間のやり取りが増え、活発なチームコミュニケーションが次第に定着していきます。
計画的な実施
忙しい職場では、目の前の業務に没頭しやすくなります。そのような環境の従業員は、チームコミュニケーションの必要性を理解していても、わざわざ時間を確保するとは限りません。また、仕事の手を抜いていると思われそうで、あまり会話に時間を使いたくないという従業員も見受けられます。これらの原因は、チームコミュニケーションの優先度が低いという認識です。チームコミュニケーションは、業務の目標達成に役立つ手段であり、その実施自体が必須というわけではありません。それゆえ、期限が迫っている業務があればそちらを優先して後回しにされがちです。
業務の完了後にチームコミュニケーションを実施し、情報を共有しておく行為にも大きな意味があります。しかし、本来は完了前に実施してメンバーが協力できないか相談したり、課題の見落としをチェックしたりすることが理想です。これを確実に実現したいなら、あらかじめチームコミュニケーションをスケジュールに組み込む必要があります。その分だけ、業務の期限を少し延ばすような配慮も不可欠です。
チームの問題検証
企業や部門によって、チームの特徴やスタンスはさまざまです。リーダーの性格や考え方なども活動の仕方に大きく影響します。そのため、他で実施されているチームコミュニケーションの真似をしても同じ効果を得られないケースもあるでしょう。うまく機能していないと感じたら、どこに原因があるのかよく検証することが必要です。その結果、自分たちのチーム特有の問題が見えてくる可能性があります。例えば、リーダーの威圧感が強すぎるせいで緊張して話せないようなケースもあるでしょう。なかには、不仲なメンバーがいて両者の間で情報の伝達が途切れているケースなども見受けられます。
このような原因は、現場の実情を把握していないと気付きにくい傾向です。管理職や人事担当者が、普段からチームに目を向けることがポイントとなります。ただし、それだけではチーム内部の問題は分からないため、定期的にメンバーのヒアリングを実施することも大事です。
チームコミュニケーションを成功させる施策
以下に紹介するのは、チームコミュニケーションを成功させるための施策です。施策ごとに目的と効果が異なるため、対象のチームに合ったものを選んで実施しましょう。
【施策1】親睦を深める企画
チームコミュニケーションを始めるにあたり、メンバーはある程度打ち解けている必要があります。しかし、急にプロジェクトが立ち上がり、いきなりチームが組まれることも珍しくありません。そのような状態だと、顔見知りのメンバーとばかり協力してしまい、プロジェクトの進め方に偏りが生じやすくなります。また、同じ職場に長くいる従業員同士でもほとんど話したことがないケースも多い傾向です。年齢や座席が離れているなど、理由は個々の状況によって異なります。いずれにせよ、そのような間柄でチームコミュニケーションを実施しても意思疎通や情報共有の効率は上がりません。これを改善したい場合は、チームの親睦を深める工夫をしましょう。
あくまでもメンバー間の心理的なハードルを下げることが目的となります。そのため、必ずしも業務に関連している必要はなく一緒に楽しい体験をしてもらうことも有効です。例えば、社内イベントにチーム単位で参加するという方法があります。メンバー同士でランチに行く日を設定するなど、すぐに試せる手段も多い傾向です。ただし、各自の都合を無視して強制すると反感を買って逆効果になるため、注意しましょう。なお、チームコミュニケーションの前後に雑談の時間を設けることも一つの手です。サンクスメッセージという感謝の気持ちを伝え合う企画なども効果を期待できます。
【施策2】ツールの導入
チームコミュニケーションに時間がかかっているなら、それを改善するツールの導入を検討しましょう。進捗管理やチャットなど、複数の機能を搭載したツールがいくつもリリースされています。スマートフォンやタブレットで使えるアプリもあり、それらを選ぶと出張や外回りが多くても活用しやすいでしょう。とはいえ、やみくもに導入すると機能を十分に活かしきれない可能性があります。ITにうといメンバーもいる場合は、シンプルで直感的に利用しやすいタイプがおすすめです。全員が使いこなせないと、把握している情報の内容や量に格差が生じ、チームコミュニケーションの意味がなくなるため、気を付けましょう。
このように、導入後の運用までイメージしてチームの活動スタイルに合うものを選ぶことが重要です。管理職や人事担当者が選択する場合、チームの意見をしっかり聞く必要があります。その際、無料体験版をインストールして試してもらうと、ミスマッチを避けやすいです。また、チームコミュニケーションが滞ることを防ぐため、トラブル時のサポートが充実していることも条件になります。
【施策3】支援制度の活用
チームコミュニケーションをうまく行えないメンバーがいる場合、メンター制度を活用すると解決する見込みがあります。メンター制度とは、後輩社員のサポートを先輩社員が担当する制度のことです。先輩社員は、マンツーマンで相談に乗って悩みを聞き不安を取り除くための手助けをします。直属の上司は担当しないため、後輩社員にとっては気軽に話せる目上の理解者を得られる点が魅力です。これにより、安心感が生まれるため、チームコミュニケーションにも積極的に参加しやすくなります。
一方、先輩社員にもメンター制度はプラス作用が期待できるでしょう。なぜなら、後輩社員を支援した経験がチームコミュニケーションにも活かされるからです。チームコミュニケーションは、メンバー間でサポートし合うことも目的としています。それまで支えられるほうが多かったメンバーも、メンター制度を経験するとサポートのコツをつかめるでしょう。チームリーダーに必要な能力を育む良い機会にもなります。なお、上司が部下を支援する場合は、1on1ミーティングを実施するのが一般的です。多人数によるチームコミュニケーションでは扱いにくい内容も相談できます。
【施策4】研修の利用
チームワークは、チームコミュニケーションによって向上します。逆に、チームワークが高まると質の良いチームコミュニケーションを行える一面があることも魅力です。そのため、ある程度のレベルまではとりあえず別の手段でチームワークを向上させるという選択肢もあります。その具体的な方法としてよく利用されるのが、チーム力強化をテーマとする研修です。ロールプレイなどを通じて、チームの成果を最大化するためのノウハウを学べます。
メンバーの個性や強みを発揮するコツも分かり、チームワークの着実な底上げが可能です。その影響で、以前より意思疎通や情報共有を適切に実施できるようになります。
まとめ
適切な方法でチームワークの向上を目指そう！
チームコミュニケーションは、さまざまな現場で行われています。その背景にあるのは、チームワークがもたらす効率的な業務改善です。メンバー同士の相乗効果によって、生産性が飛躍的に高まるケースも見受けられます。ただし、実際に成功させるには前提となる知識が多く必要です。自社で実践するなら、チームコミュニケーションについて理解を深め、適切な方法で進めるように心がけましょう。
