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オンボーディングとは、新入社員や中途入社の社員を対象に、組織に早くなじめるようにさまざまな施策を実施することです。企業にとっても社員にとってもさまざまなメリットがある施策で、注目を集めています。導入を検討している企業も多いでしょう。この記事では、オンボーディングの概要や実施する目的・メリット、注意すべきポイントなどについて解説します。
hrmos.coオンボーディングとは
ここでは、オンボーディングとはどのような取り組みかということや、従来の新人研修やOJTと異なる点について解説します。
オンボーディングの概要
オンボーディングとは、新しく加わった社員が組織になじめるように行うさまざまな支援や人材育成のための施策・プロセスを指します。英語で「船や飛行機などに乗る」を意味する「on-boading」から派生して使われるようになった用語です。新卒や中途採用の社員が新しく会社に加わった様子を、組織という乗り物への搭乗になぞらえたのでしょう。ちなみに、和製英語ではありません。特にアメリカで、新人研修の意味合いでonboarding/on-boardingが使われています。
なお、オンボーディングは、マーケティング分野でもしばしば使われる用語です。その場合は、自社の商品やサービスの利用を始めたユーザーに対して、早く使いこなせるようになってもらうことを目的として実施するさまざまな施策・取り組みを意味します。商品やサービスを継続して利用し続けてもらうことが目的です。
新人研修との違い
新卒社員を採用したときは、多くの企業でひとまとめに集めて新人研修を実施しています。新人研修の内容は企業によって異なりますが、企業風土や理念、就業規則といった基本的な知識やビジネスマナーなどについて指導することが一般的でしょう。人事部が研修を担当するケースが多く、企業や部署によりますが、期間は1～3カ月ほどです。新人研修が終わったあとは、各配属先に任され、OJTなどの訓練を受けるケースが多いでしょう。
オンボーディングの場合、基本的な知識やビジネスマナーなどにとどまらず、配属したあとのことまで含めて支援を行います。新人研修と大きく異なるのは、継続的な人材育成を目指す点です。実施期間も長期にわたり、1年ほどかける企業も珍しくありません。また、指導係や教育担当者だけでなく、多くの社員が関わる点も、新人研修とは異なります。
OJTとの違い
OJTとは、新卒や中途採用の社員を実際に現場で実務に携わらせ、業務を覚えてもらう実践的な研修のことです。一方、オンボーディングはより広い範囲を指し、歓迎会やランチ会、交流会といった企業風土や理念、人間関係に慣れてもらうための取り組みや支援も含まれます。OJTは実務訓練を指し、オンボーディングはそれより広い意味を持つと捉えるとよいでしょう。
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具体的な施策例
企業によって、どのようなオンボーディングを実施するかは異なります。具体的な施策例としては、入社まえであれば内定者同士の交流会や内定者研修、先輩との懇親会などが挙げられるでしょう。広報誌や業務の資料を送付し、入社まえから企業の一員である意識を高めてもらう取り組みを行うケースもあります。
入社したあとに行う施策の例は、新人研修やスキルアップ研修、部署見学会、OJT、1on1ミーティングなどです。メンター制度を導入する企業もあります。メンター制度とは、年齢の近い先輩社員が新入社員につき、相談に乗ったり業務を助けたりと支援する制度のことです。業務に関する内容だけでなくキャリアや社内の人間関係についても支援やアドバイスが受けられ、職場になじみやすくなります。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
オンボーディング実施の目的
オンボーディングを導入する大きな目的は、新しく入ったメンバーが組織になじめるようにすることです。ここでは、もう少し詳しく具体的に見ていきましょう。
早期離職の防止
オンボーディングの実施には、入ったばかりの新卒社員や中途社員の早期離職を防止する狙いがあります。入ったばかりの社員が辞める原因には「職場の雰囲気や業務内容とのミスマッチ」「人間関係のつまずき」などがあり、コミュニケーション不足に起因するケースも少なくありません。オンボーディングを実施することで、新入社員は職場に早くなじめるようになります。良好な人間関係が構築できた新入社員は、自分は受け入れられていると感じるでしょう。帰属意識や愛着が生まれ、結果的に早期離職の防止につながります。
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新入社員の即戦力化
新入社員をなるべく早く戦力化することも、オンボーディングを実施する狙いの1つです。新人研修で教わる内容とは別に、新入社員には組織独自のルールや職場のシステム、人間関係、顧客の情報など覚えるべきことはたくさんあります。新人研修が終了したあとに配属先の部署がOJTを実施する教育方法は、一見効率的です。しかしながら、新入社員は業務の仕方と同時に独自のルールやシステム、人間関係などを覚えていかなければなりません。スムーズに業務に取りかかれない可能性もあります。大きな負担に感じる新入社員もいるでしょう。
オンボーディングでは、先に必要な知識や情報を頭にいれてから実践的な研修を受けることが一般的です。そのため業務にスムーズに取りかかれ、新入社員が戦力として期待できます。
教育水準の均一化
オンボーディングでは、人事部が人材育成の目標を設定し、体系的にプログラムを組むケースが多く見られます。そのため、どの部署に配属されても平等に同水準の教育を受けることが可能です。各部署にOJTを任せる方法では、教育担当者個人の資質や技量によって教育の内容にばらつきが生じます。担当者によっては、本来の業務が忙しく、新人が放置されてしまうようなケースもありえるでしょう。オンボーディングであれば、このような業務訓練や教育の格差は生まれません。
オンボーディングのメリット
オンボーディングを適切に実施すると、企業にも新入社員にもさまざまなメリットがあります。新入社員から見たメリットは、「新しい環境に早くなじめる」「支援体制が整っているため仕事がしやすい」などです。ここでは、企業から見たメリットを具体的に紹介します。
採用コストの削減
企業が受ける大きなメリットとして、採用コストが抑えられる点が挙げられます。就職みらい研究所の「就職白書2020」によると、2019年度に企業が社員を採用するのにかかった費用は、新卒1人あたり93.6万円、中途採用1人あたり103.3万円でした。いずれも、前年より増加しています。（※）
100万円前後をかけて採用した人材が早期に離職してしまうと、企業にとっては費用の面でも時間の面でも大きな痛手です。再度、費用と時間をかけて人材を探さなければなりません。もう1度新人研修を実施する手間もかかります。オンボーディングによって新卒社員が会社に定着してくれれば、短期間に何度も採用活動や新人研修を繰り返す必要がありません。採用にかかるコストを大きく削減することにつながります。
（※）リクルート「就職白書2020」
https://shushokumirai.recruit.co.jp/wp-content/uploads/2020/06/hakusyo2020_01-48_up-1.pdf（p11）
生産性の向上
新卒社員が早く組織になじみ、積極的に業務に取り組んでくれるようになれば、良好なパフォーマンスを発揮しやすくなります。指導役の社員も本来の業務に集中できるようになり、生産性が向上するでしょう。オンボーディングは一部の指導役以外の社員もかかわるケースが多く、メンバー間の結束力が強まりやすいため、組織全体としての生産性の向上も期待できるでしょう。
従業員エンゲージメントの向上
従業員エンゲージメントが強まることも、オンボーディングを導入するメリットの1つです。エンゲージメント（engagement）は「婚約」「約束」などを意味する英語で、ビジネスにおいては組織と従業員の関係性を指します。人事分野で従業員エンゲージメントというときは「従業員と所属する組織間の信頼関係」「従業員が組織に対して感じる愛着や貢献」といった意味合いです。従業員エンゲージメントが高い社員は、簡単に辞めたりしません。業務にも積極的に取り組みます。定着率や業務効率化の向上にもつながるでしょう。
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オンボーディングのデメリット
オンボーディングのデメリットとしては、「体制を整えるまでに時間がかかる」「実施してから具体的な結果が出るまでに一定の期間が必要」といった点が挙げられるでしょう。とはいえ、企業にとっても従業員にとってもさまざまなメリットがあることも事実です。そのため、多くの企業が採用しています。オンボーディング導入にあたっては、事前に時間をかけて検討し、自社に合った形で導入することが大切です。
オンボーディングが注目を集める背景にあるもの
多くの企業がオンボーディングに注目している背景には、主に以下のような要因があります。
- 社員の定着率の低下
- リモートワークの一般化
特に、定着率が低下していることは多くの企業にとって喫緊の課題です。ここでは、それぞれの要因について解説します。
社員の定着率の低下
厚生労働省が2020年10月に発表した資料によると、就職後3年以内の離職率は高卒者で35.9％、大卒者で31.5％といずれも3割を超えています。事業所の規模別でみると小さな事業所ほど離職率が高く、5～29人の企業では高卒者で51.7％、大卒者で48.8％と半分近くに及びました。（※）
労働人口が減少し、多くの企業で優秀な人材の確保が難しくなっています。採用した社員がすぐに辞めても、新たに自社に合った人材を採用するのは簡単ではありません。先に述べたように、採用コストもかかります。少しでも定着率を上げるために企業が注目している施策が、オンボーディングなのです。
リモートワークの一般化
コロナ禍以降、リモートワークが社会的に一般化しました。コロナ禍以降に採用された新卒社員は、ほとんど出社する機会もないままオンラインで研修を受け、仕事に取り組んでいるケースも少なくありません。これでは、会社の様子もよく分からず、人間関係を構築することも難しいでしょう。実践レベルで役立つスキルや力をつけることも容易ではありません。リモートワークの割合が高い社員であっても出社率の高い社員であっても、変わりなく組織になじめ即戦力になれる力を身に着けるための施策として、オンボーディングが注目されています。
オンボーディングの実施手順
オンボーディングは、一般的な新人研修や訓練よりも、実施する内容が多岐にわたります。そのため、失敗しないためにも、事前に入念な準備が必要です。ここでは、オンボーディングを実施するにあたっての基本の進め方について解説します。
目標の設定
まずは、オンボーディングによって目指す明確な目標を設定することが不可欠です。具体的に「どのような人材になってほしいか」「いつまでに何ができるようになってほしいか」を考え、目標を設定しましょう。通常オンボーディングは1年間を目安に実施されますが、1年後に達成すべき最終目的だけではなく、1カ月や6カ月など短期的・中期的な目標も設定します。たとえば、中途採用で採用した営業マンを対象とするなら、短期的な目標として「3カ月でひとりでクロージングまでできるようになる」といったものが挙げられるでしょう。目標の設定は、社員ごとに行います。内容や状況によっては、配属先のチーム単位になることもあるでしょう。明確な目標を設定することで、行うべきプログラムの内容が明らかになります。
ただし、あまりに目標を達成することだけを求めてしまうと、新入社員がプレッシャーを感じる可能性があり、よくありません。周囲から適切に働きかけ、必要なサポートをすることが必要です。そこで、目標を設定する段階でどのような支援が必要かについてもよく考え、サポート体制をどう整えるかも検討しておきましょう。
プログラムの設計
短期・中期も含めてオンボーディングの目標が明確になったら、プログラムの設計に進みましょう。たとえば、「3カ月でクロージングができるようになる」が目標なら、「1カ月目は商品やサービスについて学ぶ」「2カ月目は先輩営業マンに同行して現場で学ぶ」などの内容が考えられます。
ただし、プログラムの内容は、個別の内容で設計することが必要です。同じ部署で同じ目標だからと、一律で同じ内容のプログラムを実施しても、合わずにうまく伸びない社員が出てくる恐れがあります。個人の資質やスキル、経歴を考慮し、性格も考えてプログラムを設計しましょう。完成したら、該当の社員や配属先の部署のメンバーと内容のすり合わせを行うことも大切です。
プログラムごとの担当者の選定
最終的な内容が決定したら、プログラムに応じて最適な担当者を選定していきます。必要な資料やツールもそろえましょう。担当者に過度の負担がかからないように、よく配慮することも必要です。
実施
プログラムに従って、オンボーディングを開始します。実施に際しては、組織全体で新入社員をフォローしようという意識が大切です。また、実際に運用すると想定外のトラブルが起こることもありえます。明らかな問題が見つかったら、その時点で見直しを行い、必要に応じて修正や改善を行いましょう。また、プログラムごとに行った内容や進捗状況、成果などを記録しておくと、あとで振り返りを行う際に役立ちます。ほかの担当者に引き継ぐ場合も、おおいに参考になるでしょう。
振り返り
オンボーディングが終了したら、振り返りを行いましょう。対象の新入社員や配属先の部署のメンバー、人事担当者などの意見を聞き、内容が適切だったか、どの程度の効果があったかなどを確認します。オンボーディングを実施する大きな目的である新入社員の離職防止や即戦力化がどのくらい果たせたかという観点からも確認しましょう。振り返りを行って課題が見つかったら、改善策を考えます。
オンボーディングを成功させるポイント
効果的にオンボーディングを実施するためには、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、特に大切なポイントを紹介します。
入念に準備する
オンボーディングの導入にあたっては、プログラムの作成や必要な人員の手配、資料の作成、サポート体制の整備など、事前にすべきことがたくさんあります。準備が不十分では、オンボーディングがうまく進まないこともあるでしょう。そのため、多くの人の意見を聞きながら念入りに準備することが欠かせません。リモートワークの社員が多い場合、コミュニケーションがうまく取れずに段取り不足になる可能性があります。十分に注意しましょう。
信頼関係の構築に努める
新入社員が入社するまえから、信頼関係を構築しておくことも大切なポイントです。たとえば、企業に対する疑問点や不安な点を解消するために相談窓口を設置するのもよいでしょう。内定者の交流会を実施したり、先輩社員との座談会を設けたりするのも有効です。社内報などの資料を送付し、企業風土や雰囲気などを知ってもらうのもよいでしょう。
また、入ってきた新入社員が溶け込みやすいように、社内の人間関係を良好に保つことも大切です。定期的に1on1ミーティングを行ったりランチ会を実施したりして、組織内のコミュニケーションが活性化する機会を設けましょう。
期待する役割をすり合わせる
新入社員に対しては、企業が求める役割や成果、業務内容などについて丁寧に伝えることも大切です。新入社員が企業に寄せる期待と、企業が新入社員に抱く期待との間にギャップがあると、早期退職につながりかねません。そのため、入社まえから入念なすり合わせを行う必要があります。期待値にズレがある場合は、落としどころを探して話し合い、ギャップを解消しておきましょう。
目標を細分化する
オンボーディングの目標は細分化することが大切です。小さな目標を与えてクリアさせることで、成功体験を積み重ねられます。小さくても目標をきちんとクリアできたという経験が自信になり、もっとチャレンジングな課題に取り組もうというモチベーションにつながります。小さな目標を達成したら、そのつどフィードバックを行いましょう。課題を認識して改善に努めることで、新入社員の成長につながります。
チーム全体で教育に関わる意識を持つ
新入社員の育成は、人事部や部署の一部の指導係だけが担うものではありません。チームや部署全体で教育に関わるという意識を持つことも大切です。誰でも相談にのったり指導したりできるように、組織全体でオンボーディングに関する情報を共有する体制を整えておくとよいでしょう。チーム全体で新入社員の教育に取り組むことで結束力が高まり、生産性の向上にもつながります。
PDCAを回す
オンボーディングのプログラムは、長く内容を変えずに実施するものではありません。プログラムが終了するごとに振り返り、効果測定を行いましょう。有効な施策は残し、課題がある施策は改善することが大切です。こまめにPDCAサイクルを回し、オンボーディングの内容のブラッシュアップに努めましょう。
オンボーディングの事例
オンボーディングは、いくつもの会社が取り組んでいます。ここでは、一定の成果を出している企業の事例を3つ紹介します。
1.日本オラクル株式会社
日本オラクル株式会社はソフトウエア・ハードウエア製品やコンサルティング、サポートサービスなどを提供している会社です。DX化を推進する企業の増加を受けて業績を順調に伸ばしており、特にクラウドサービスの分野で採用を拡大しています。採用した社員の定着率がよいのは、実施しているオンボーディングが効果的に機能している点が大きいでしょう。
オンボーディングとして実施している施策には、先輩社員が新入社員をサポートするバディー制度や、独自の人材管理システム「Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM)」などが挙げられます。また、相談体制を充実させている点も特徴です。新入社員は、何か悩みごとがある場合は、上司や産業医、ナビゲーター・サブナビゲーター、Employee Success、ビジネスHRの5つの選択肢のなかから相談先を選べる仕組みになっています。ナビゲーター・サブナビゲーターとは日常的な質問に答える相談役を担う先輩社員たち、Employee Successはコンサルティングサービス事業統括部門からなるチームです。複数の選択肢から選べることで、新卒社員は話しやすい相手を選んで相談できます。
2.サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社は、グループウエアの開発や販売、運用などを行っている企業です。新卒社員を対象にした新卒オンボーディングでは、入社まえの内定者懇親会やwelcomeセレモニー、新人研修後の打ち上げなどのイベントを用意し、交流の機会を設けています。「ザツダン」と称した時間を設け、同期社員や人事部の社員とコミュニケーションが取れる機会を設定しているのも特徴の1つです。中途採用の社員に対しては、キャリアオンボーディングを実施します。中途採用の社員は即戦力を期待されがちですが、組織に慣れてもらうために焦らずじっくり時間をかけて、さまざまな研修やワークショップを実施しています。
3.LINEヤフー株式会社
LINEヤフー株式会社は、社員の9割以上を中途採用の社員が占める企業です。多彩なバックグラウンドを持つ社員をうまくとりまとめ、早く組織に慣れてもらうためには、良質なオンボーディングの取り組みが欠かせません。LINEヤフー株式会社で重視しているのは「なんでも相談できる体制を整えること」です。
たとえば、自社開発のツールであるLINEを使ってどのようなことでも気軽に相談できる「LINE CARE」を実施しています。回答するのはバックオフィス部門の混成チームで、投げかけられた質問はそのままにしません。パソコンの調子が悪いといった些細なことでも気軽に質問でき、担当者が回答します。また、新入社員に対しては入社まえから入社したあと10日目までメールを送って社内の情報を届けているのも、重要なオンボーディング施策の1つです。
まとめ
オンボーディングで新人社員を適切に支援し離職防止につなげよう
オンボーディングとは、新卒社員や中途採用の社員が組織に早くなじめるようにさまざまな支援や研修を実施することです。新入社員の従業員エンゲージメントを高め、定着率を上げる効果が期待できるため、多くの企業が導入しています。実施する内容は、企業によってさまざまです。どのような人材を育成したいのかを明確にし、自社に合ったプログラムを設計して実施しましょう。
