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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
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企業にとって、採用活動は企業の成長や業績に関わる重要な業務となります。事業規模が大きくなるほど作業量も増え、採用担当者の負担も増していくでしょう。採用活動に関わる業務を自社ですべて行うのではなく、外部へと委託する「RPO」を取り入れる企業も増えてきました。本記事では、RPOサービスを利用する企業が増えている理由や、導入によるメリットやデメリット、RPOサービス利用の際の注意点などを解説します。
hrmos.coRPOとは
RPOは、「Recruitment Process Outsourcing」の頭文字をとった略語です。企業の採用活動の一部、あるいは大半を企業に代わり行うサービスを指します。日本語では「採用アウトソーシング」や「採用代行サービス」と表現されることが多いでしょう。RPOサービスは、企業から具体的な採用業務を委託されます。依頼企業の目的に適う活動を行い、適切な採用を目指すのがRPOサービスの役割です。正社員に限らず、アルバイトやパートタイマーなど非正規社員の採用にも活用できます。
RPOの種類
RPOは、主に「採用プロセス代行型」と「リクルーター派遣型」の2種類に分けられます。採用プロセス代行型は、一般的にRPOと呼ばれているサービスです。採用活動の各業務を企業に代わって遂行します。実際の採用活動は、RPOサービスを提供する企業内で行われるケースが多いでしょう。一方のリクルーター派遣型は、文字どおり、採用活動のサポート役が実際に人材の獲得を目指している企業へと派遣され、さまざまな業務を行います。
採用コンサルティングとの違い
採用に関するアドバイスを行うサービスに、採用コンサルティングがあります。アドバイスとともに、採用活動を成功へと導くためのノウハウを提供するのが採用コンサルティングの役割です。すでにある採用計画を実施しているものの成果が思うように出ず、どこに問題点があるのかもわからない場合に利用する企業が多いでしょう。
RPOは、アドバイスやノウハウの提供というよりも、RPOサービスを提供する企業が独自のノウハウを用いて採用活動を代行します。採用コンサルティングを利用したとしても、採用活動を実行するのは人材を確保したい企業自身です。RPOは人材を確保したい企業に代わり、採用活動そのものを行う点で両者には違いがあります。
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RPOが注目されている背景
RPOを取り入れる企業が増えている背景には、さまざまな社会的変化が関係しています。ここでは、RPOが注目されている背景や理由について解説しましょう。
少子化や多様化の影響
少子化により労働力人口の減少が進み、人手不足に陥っている業界や企業も少なくありません。機械化やDX化を進めても、人材不足を補うほどにはなっていない企業も多いでしょう。従来の採用活動では十分な人材が確保できなくなってきている企業も多々あります。リソースを可能な限り割かずに採用活動を行う方法として、そうした企業に選ばれているものの一つがRPOサービスです。
また、価値観や働き方の多様化も人手不足を加速させています。多様な価値観や働き方をアピールできている企業には人材が集まり、そうではない企業では人材の確保ができず、二極化が進んでいるといってもよいでしょう。RPOサービスの利用による採用活動の強化は、企業の魅力発信にも寄与します。その効果を狙った企業では、積極的にRPOサービスを利用し始めています。
労働市場の流動化の影響
日本でも、徐々に労働市場が流動化してきています。終身雇用制度は崩壊しつつあり、転職に抵抗感を抱かない労働者や企業も増えてきました。こうした変化も、労働者に選ばれる企業と選ばれない企業の二極化を加速させています。より多くの人材を確保するには、専門的なノウハウを有したRPOサービスを利用せざるをえない企業も少なくありません。今後も中途採用を積極的に行う企業が増えれば、RPOはさらに注目を浴びることになるでしょう。
人材の重要性が見直されてきている
人が余っている時代や経済成長している時代では、質よりも量で生産性を上げることができました。しかし、日本はすでに、そのような国ではなくなっています。人的資本経営が注目されているように、人材の量よりも質を重視し経営戦略を整える企業が増えてきました。質の高い人材の確保には、適切な採用活動が不可欠です。その適切な採用活動を行うための一つの方法として、RPOサービスを利用する企業が増えてきています。
企業ブランディングの必要性が増してきている
少子化や多様化、労働市場の流動化の影響により、企業は人材を選べる立場ではなくなりつつあります。労働者に選んでもらわなければ、優秀な人材の確保は継続できないでしょう。人材の確保には、企業ブランディングが必須です。企業ブランディングの構築は、採用活動にも大きな影響を与えます。また、採用活動そのものが、企業のイメージの向上につながるケースも珍しくありません。RPOは、企業の価値や評価を毀損せず、むしろ高めるための採用活動を行いたい企業に多く利用されています。
RPOの具体的な業務内容
RPOサービスで代行してもらえる業務内容はさまざまです。ここでは、多くのRPOサービスに委託できる、採用活動における具体的な業務内容を紹介します。
採用計画の立案やサポート
採用活動の効果を高めるには、十分な採用計画を立案しなければいけません。RPOサービスは、そのためのサポートを行い、必要に応じて採用計画を一から組み立てます。採用計画の前にRPOサービスの提供企業が行うのが、人材確保を目指している企業に対するヒアリングです。採用目標や予算などによって、採用計画は変わります。採用計画は、プロセスやスケジュールの設定、ペルソナ設計、ブランド構築、費用対効果分析などから成ります。適切な採用計画に必要な市場調査やデータ収集なども、RPOサービスへと委託可能な業務です。
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母集団形成
優秀な人材の確保のためには、まずは多くの求職者に自社への興味を抱いてもらう必要があります。そのための母集団形成に関わる業務も、RPOサービスへと委託可能です。求人媒体や広告業者の選定、DMの作成や発送、求職者用説明会の企画や運営など、さまざまな業務が含まれます。人材紹介サービスなどを利用している場合には、スカウトメールの作成や配信の業務を担ってくれるRPOサービスもあるでしょう。
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応募への対応や管理
応募者の増加は企業にとって喜ばしいことですが、その数が増えるほどに対応業務の量も増えます。応募の受付や応募者への連絡業務、応募書類の管理なども、RPOサービスでは対応可能です。応募に関する問い合わせにも対応してもらえれば、自社内での業務をさらに削減できるでしょう。
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応募者の選考
応募者の選考に関する、さまざまな業務も委託できます。応募書類をもとにしたスクリーニングや、筆記試験や適正テストの実施も、委託可能な業務です。選考を段階的に行う場合、書類審査や初回の面談をRPOサービスへと委託することもできます。サービスによっては、面接のすべてを代行しているところもあるでしょう。さらに、面接マニュアルの作成や評価基準の策定、面接官のトレーニングを行うRPOサービスもあります。応募者への合否の連絡も委託可能です。
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内定に関する業務
内定者への連絡業務や必要書類の取得も、RPOサービスが代行している業務です。内定者に対する研修の企画や実施も委託できます。入社を迷っている内定者に対して行う、入社意向を向上させるための施策の提案や実施を含めたフォローアップも、あわせて委託するとよいでしょう。内定者用のサイトを設けたい場合には、その運営や管理も任せられます。
定着へ向けたサポート
RPOサービスへの委託可能な業務は、入社後にも及びます。RPOサービスを提供する企業に、新たに入社した社員に対してアンケートなどを実施してもらい、その内容のフィードバックも受けられます。また、早期離職を防止するための施策の提案や立案の依頼も可能です。新たな人材を採用したとしても、すぐに離職されてしまえば採用活動が成功したとはいえません。離職率の高い企業は、定着に向けたサポートも委託してみるとよいでしょう。
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RPOを利用するメリット
採用を強化したい企業のRPOサービスの利用には、多くのメリットがあります。ここでは、主なメリットを紹介しましょう。
認知度や内定率の向上
RPOサービスでは、効率的な採用活動を目指します。母集団形成の業務をはじめ、多くの求職者に自社を知ってもらうための活動も含まれ、そうした活動により企業の認知度の向上効果が期待できるでしょう。説明会への参加率の向上も見込めます。より多くの求職者へのアプローチが可能となり、結果的に優秀な人材の獲得にもつながると期待されます。また、内定者へのフォローアップ業務の委託により、内定率の向上も可能です。優秀な人材の流出も防げるでしょう。
コア業務への集中
採用活動に関する業務は、多岐にわたります。細かな事務的作業もあり、一旦採用活動を行うと、採用担当者はそれらの作業に忙殺されることになるでしょう。RPOサービスの利用により、多くの社員をコア業務へと集中させられます。採用担当者も、より重要な業務にリソースを割けられれば、ストレスの軽減や残業の抑制が可能です。ミスやトラブルの軽減にもつながります。
コストの削減や適正化
RPOサービスの利用にはコストがかかりますが、採用活動に関する業務を自社で行うよりも、採用コストが下げられる可能性があります。人材を採用するまでのコストはもちろん、結果的に内定率や定着率が高まれば、新たな採用活動や育成にかかるコストも削減可能です。コストが同程度かかるか、あるいはRPOサービスの利用によりコストが増えたとしても、適切な投資となる可能性が高いでしょう。コストの適正化は、長期的には企業に大きな利益をもたらします。
採用成果の向上
自社で採用活動を行うよりも、RPOサービスを利用した方が、さまざまな面で効果を実感できる可能性があります。内定率や定着率の向上にくわえ、優秀な人材や自社にマッチした人材の獲得も期待できるでしょう。従来よりも短期間の採用活動で、同等かそれ以上の成果を得られる可能性が高い点もメリットです。
採用活動の統合管理
採用の基準やプロセスが担当者や支所ごとに異なると、採用の質を均一に保てません。RPOサービスを利用すれば、同様の基準やプロセスで採用活動が行えます。もちろん、採用したい人材の特徴によって、基準やプロセスの調整も可能です。統合的に管理ができるため、規模の大きな企業ほど恩恵を受けられるでしょう。特に、企業全体では従業員数が多いものの、各事業所は少人数で運営しているケースなどでは、より大きなメリットを得られます。
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専門性の高い採用活動の実施
効果的な採用活動を行うには、高度なノウハウが不可欠です。RPOサービスを提供する企業では、これまでの活動により、採用に関わるさまざまなスキルやノウハウを培っています。それらを活用した専門性の高い採用活動を行える点は、RPOサービス利用の大きなメリットの一つです。
突発的な採用活動にも対応可能
突然の欠員やプロジェクトの発足、膨大な受注などにより、急遽人材が必要になるケースもあるでしょう。そのような際にも、RPOサービスは利用可能です。スケジュールに合わせて必要な能力を持つ人材を必要なぶん採用するための採用計画を立案し、可能な限り実行してくれます。継続的に利用しているRPOサービスであれば、これまで行った採用活動に鑑み、さらに迅速に対応してもらえるでしょう。
RPOを利用するデメリット
RPOサービスの利用には多くのメリットがありますが、デメリットも無視はできません。すべての企業に当てはまるわけではないものの、デメリットの可能性の認識は重要です。ここでは、RPOサービスの利用により生じかねないデメリットをみてみましょう。
採用活動のノウハウが蓄積しづらい
採用活動に関する業務の多くを、RPOサービスを利用し他企業へと委託すると、自社に採用活動のノウハウが蓄積しづらくなります。採用担当者や面接官のスキル向上の機会も失いかねません。いざ、自社ですべての採用活動を行おうとしたときに、効果的な採用活動が行えない恐れがあります。将来的なことも見据えたうえで、委託先や依頼業務を選別する必要があるでしょう。
十分な費用対効果が得られない可能性がある
RPOサービスを利用したすべての企業が、十分な費用対効果を得られるとも限りません。RPOサービスの利用にはコストがかかります。自社で行う採用活動と同程度の成果であっても、採用担当者の負担が軽減すれば効果はあったといえるでしょう。しかし、成果が極端に小さければ、自社で採用活動を行った方が有益であったとなってしまう可能性もあります。十分な効果を得るには、やはり委託先のRPOサービスや依頼業務の選別が重要です。
情報漏洩のリスクがある
応募者の情報だけではなく、企業の採用情報やプロジェクト、詳細な業務内容に関する情報も、RPOサービスの提供企業へと渡す必要があります。RPOサービスから外部へと情報が漏洩するリスクも否定はできません。もし情報漏洩があれば、自社の評価を落としてしまう恐れもあります。情報漏洩のリスクを回避するには、セキュリティ管理を徹底しているRPOサービスの選択が不可欠です。
情報の共有や連携が難しい
自社の求める人材を、RPOサービスへと的確に伝えるのは容易ではありません。特に、自社の風土や雰囲気、カルチャーなどは、RPOサービスを提供する企業へと正確には伝達できないでしょう。業務内容の遂行には問題のない人材を選べたとしても、カルチャーにマッチしていなければ早期の離職へとつながる恐れも高まります。担当者同士の情報の共有や連携は、より慎重かつ丁寧に行うのがポイントです。
応募者とのコミュニケーションが不足する恐れがある
自社と応募者との間で、コミュニケーションが不足する恐れがあります。採用活動に関する多くの業務を委託すると、実際に応募者とコミュニケーションをとるのは、RPOサービス提供企業の担当者であることも多いためです。形式的な採用活動になりかねず、結果的に自社が本当に必要としていた人材を逃してしまう可能性も高まります。応募者とのコミュニケーションを重視している企業では、RPOサービスへの委託業務の範囲を慎重に検討する必要があるでしょう。
RPOの利用に適している企業の特徴
RPOサービスはとても便利であり、企業にも多くのメリットをもたらします。しかし、すべての企業に向いているサービスというわけでもありません。ここでは、RPOサービスの利用に特に適している企業の特徴についてまとめます。
採用の規模が大きい
採用人数が多かったり、各支所などで同時に採用活動を行う必要があったりする場合には、RPOサービスの利用価値は高まるでしょう。採用の規模が大きくなるほどに、採用担当者の負担は増します。採用担当者の人数を増やせば、採用基準の均一化や採用のプロセスの統一化など、困難な調整作業も増やさなければいけません。一部の担当者に大きな負担がかかるケースも懸念され、高度なノウハウがなければ効率化は困難なものとなるでしょう。採用の規模が大きいケースでは、コストがかかったとしてもRPOサービスの利用により効率化が図れれば、費用対効果においてはメリットが得られます。
採用に割けるリソースが足りない
そもそも、採用担当者が少なかったり、採用担当者が他の業務で忙しかったりする場合には、RPOサービスの利用を検討する価値があります。人数や時間など、さまざまなリソースの不足を補うのにRPOサービスの利用は非常に有益です。
採用スピードを優先している
優秀な人材の獲得にもRPOサービスは役立ちますが、採用スピードや人数の確保を優先している場合にも、RPOサービスを利用する価値があります。育成に強みを持っている企業では、スピーディーな採用を重視するところも少なくありません。人材を募集しているタイミングや具体的な業務内容により、RPOサービスの利用や委託業務の範囲を見直す企業もあります。また、人材の流動性が激しい企業でも、RPOサービスは役に立つでしょう。
採用活動の十分な成果が得られていない
自社で採用活動に力を入れているが、十分な効果が得られていないのであれば、RPOサービスを利用してみましょう。自社では構築できなかった効果の高い採用計画の立案や、求人媒体の選択、情報の発信などを行ってもらえる可能性があります。競合他社に採用競争で負けてしまっている企業も、RPOを取り入れてみるとよいでしょう。採用活動に関するノウハウや強みがないのであれば、RPOサービスの積極的な利用も採用戦略の一つとなりえます。
定着率が低い
採用した人が早期に離職してしまう企業では、採用活動そのものに問題がある可能性が否定できません。RPOサービスには、入社後のフォロー業務まで委託できるところもあります。そのようなサービスの利用により、定着率の改善が期待できるでしょう。
RPOを利用する際の注意点
RPOサービスの利用前には、いくつかの点について精査し情報などを集めておく必要があります。ここでは、RPOサービスを利用する際の注意点についてまとめましょう。
コストの試算を丁寧に行う
RPOサービスがもたらす費用対効果は、委託先や依頼業務によって変わります。また、自社の状況や要望などによっても変わるでしょう。利用前に、必ずコストの試算を丁寧に行い、本当にRPOサービスの利用が自社に大きなメリットをもたらすのかを確認しておかなければいけません。複数のパターンの試算を行い、費用対効果が高くなりそうなサービスを選択し利用しましょう。
依頼業務の範囲を熟慮する
採用活動の大半の業務を単に丸投げしてしまうと、採用活動自体は楽になるものの、効果が得られづらくなることがあります。ミスマッチも生じやすくなるでしょう。自社のリソースや求める成果、各現場や人事の状況などを考慮し、依頼業務の範囲を慎重に決定しなければいけません。RPOは楽をするためのサービスではなく、あくまでも採用活動の効率化や、自社に足りないものを補う目的で利用するものと理解しておきましょう。
社内のコンセンサスを得る
RPOサービスは、社内のさまざまな人の意見を聞いたうえでの利用が求められます。現場の声を聞かずに採用担当者やその周辺のみでRPOサービスを利用してしまうと、現場から不満が出かねません。ミスマッチが生じる恐れも高まり、結果的に、新たな採用や育成にも余計なコストがかかってしまうため注意が必要です。
採用活動の確認と評価を実施する
実際にRPOサービスを利用した際には、採用活動の確認と評価を実施します。採用活動の業務を委託した価値があったのかについても、丁寧に検証しましょう。効果が認められれば、次回からの採用の際にも活用する価値が生まれます。確認と評価、検証の際には、委託先との情報共有も不可欠です。コミュニケーションをとりながら、必要に応じて修正や見直しが求められます。可能な限り、採用活動中の進捗状況もチェックしましょう。状況によっては軌道修正も必要です。その際にも、委託先との綿密なコミュニケーションが欠かせません。
RPOサービス選択のポイント
RPOにもさまざまなサービスがあり、委託先によって得られる効果が大きく異なることも珍しくはありません。ここでは、RPOサービスを選択する際のポイントについてまとめます。
業務の内容と範囲を確認する
RPOサービスでは、採用活動に関するさまざまな業務を請け負っていますが、その範囲や内容はサービスごとに異なります。自社では対応が難しかったり弱みとなってしまったりしている業務を委託できるかの確認は必須です。あわせて、料金の確認も必要ですが、料金のみでの比較は避けなければいけません。その他のポイントも参考にし、あくまでも効果を重視して選択する必要があります。
実績や事例を比較する
実績は、信頼できる一つの根拠となるでしょう。詳細な事例も確認し、そのRPOサービスが、どのような企業の採用活動を担ってきたかを把握します。自社と似た業界や規模の事例が多ければ、より選ぶ価値の高いサービスとなりえます。サービスを提供した結果、どのような効果を生み出したかについての情報も確認が必要です。そもそも、そうした実績や事例を公開しているサービスの中から選択しなければいけません。
情報管理体制を確認する
情報やセキュリティの管理体制も必須の確認項目です。採用活動では、個人情報や企業情報を多く取り扱います。プライバシーマークの取得は、一つの指標となるでしょう。採用活動に関わるスタッフの研修などを徹底しているかの確認も欠かせません。
体制や品質を把握する
委託する業務によっては、説明会の参加者や応募者への対応を、自社ではなくRPOサービスのスタッフが行います。事務的な手続き業務を代行してもらうケースもあるでしょう。その際の体制が不十分であったり品質の程度が低かったりすれば、自社の評価やイメージも落としかねないため注意が必要です。委託業務が多いほどに、RPOサービスの品質が重要になってきます。この点も慎重に比較し、最終的に委託先を選択しましょう。
まとめ
RPOは自社との相性を見極めたうえで利用しよう
人材確保が難しくなり、また、人的資本経営を目指す企業の増加により、採用活動に関する業務を代行するRPOサービスの注目度は増してきています。適切なRPOサービスを選択できれば、採用活動の効率化が図れ、採用競争に勝ち抜きやすくなるでしょう。一方で、採用活動のノウハウが自社に蓄積しづらいなどのデメリットもあります。委託業務の範囲や具体的な内容、コストなどを確認し、自社と相性のよいサービスを利用しましょう。
