力量管理表とは？作り方や導入メリット、テンプレートの活用方法を解説

人材育成や業務の効率化を進めるうえで、従業員ごとのスキルや経験を正確に把握できていないことに課題を感じる企業は少なくありません。

従業員の能力を可視化し、適切な配置や育成を実現する手段として注目されているのが「力量管理表」です。

本記事では、力量管理表の概要や活用するメリットとともに、力量管理表の作り方や形骸化させないための対策について解説します。

力量管理表とは

力量管理表は、従業員が業務遂行に必要な技術や能力（力量）を可視化する表です。担当業務に求められる水準を満たしているか、客観的に判断する材料となります。

縦軸に従業員の名前、横軸に必要なスキル項目を並べたマトリックス形式で作成されるのが一般的です。

従業員ごとに保有する知識や技術、経験は異なります。力量管理表を用いてそれらを客観的に把握することで、配置や育成を検討しやすくなります。

スキルマップ・スキルマトリックスとの違い

力量管理表と「スキルマップ」、「スキルマトリックス」は、名称は異なるものの、いずれも従業員の能力や経験を可視化する目的で作成されるものです。

製造業や建設業では力量管理表、IT業界やサービス業では「スキルマップ」と呼ばれることが多く、業界や運用目的によって名称が異なります。

スキルマトリックスとは、従業員の能力や経験を行と列で整理したものです。

業務に必要なスキルを一覧化し、従業員の現状を客観的に評価するという役割はスキルマップと共通しています。

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ISO力量管理表とは

ISOの各種マネジメントシステム規格では、業務品質や環境管理の水準を維持するために、従業員の力量を明確にし、必要な教育や訓練を行うことが重視されています。

ここでは、ISOにおける「力量」の定義やISO9001とISO14001での要求事項について解説します。

ISOにおける「力量」の定義

ISOとは、製品やサービス、マネジメントシステムなど、さまざまな分野の国際規格を制定し、国際取引の円滑化と品質向上を目的とする国際標準化機構です。品質（ISO9001）や環境（ISO14001）など、業務運営に関するマネジメントシステム規格を数多く定めています。

ISOにおける力量とは、意図した結果や業務目標を達成するために活用する知識や技能を指します。単に豊富な知識や高い技術を持っているだけでは、力量とは呼ばれません。

例えば、設計業務であればCADソフトのスキル以外にも、製品の知識や図面の知識、立体認識能力など、実際の業務で知識や技術を活用し、具体的な成果につなげる力が必要です。

特定の状況下で適切な判断を下し、現場の課題を解決する実践的な力も含まれます。

このように、業務に必要な知識や技術、資格、経験、課題解決能力などを総合したものを力量と呼びます。

ISO9001の「7.2力量」の要求事項

ISO9001とは、製品・サービスの提供と顧客満足の向上を目的とした、品質マネジメントシステムの国際規格です。

ISO9001の「7.2力量」では、以下の4つのアクションが求められています。

項目	内容
必要な力量の明確化（a）	・QMSのパフォーマンスと有効性に影響を与える業務を特定する・その業務に必要なスキル・知識・経験・資格（教育、訓練、経験に基づく）を定義する
力量の確保（b）	・必要な能力が不足している人に対し、教育・訓練・配置転換・採用などの処置を実施する
有効性の評価（c）	・実施した処置（教育訓練など）が「力量を身につける」という目的を達成したか評価する・評価方法には、テスト・レポート・上司による面談などが挙げられる
文書化した情報の保持（d）	力量の証拠として、教育訓練記録・研修受講証・資格証・業務履歴などを文書として保存する

この要求事項を満たすために必要なのが力量管理や資格管理、教育記録です。力量管理は、個人の成長を促すだけでなく、組織全体の品質向上に直結する重要な取り組みです。

教育についても、実施した記録を残すだけではなく、「その教育によって仕事に必要な能力が身についたか」までを確認・記録しましょう。

ISO14001でも必要な力量管理

ISO14001は、環境に関するマネジメント規格です。ISO14001の運用では、環境リスクの低減と法令遵守が求められています。

ISO14001における力量管理とは、環境に影響を与える業務に従事する人々の知識や技術を定め、必要な能力を確保・維持することです。

ただし、ISO9001とISO14001で、求められる力量管理の考え方が変わるわけではありません。

ISO9001と同様に、力量管理表や資格管理、教育記録を用いて、必要な力量の特定・確保・有効性評価の記録を残すことが求められています。

力量管理表を活用するメリット

力量管理表の導入は、組織と従業員の双方に好影響を与えます。ここでは、力量管理表を活用するメリットについて解説します。

1.スキルの見える化による適材適所の人材配置

力量管理表を活用すると、従業員の能力や経験を正確に把握でき、適材適所の人材配置につながります。

従業員一人一人の能力を、客観的なデータとして整理できるため、新規プロジェクトの立ち上げや人事異動の際に、必要なスキルを持つ人材を迅速に見つけ出せます。

個人の適性に合わせた業務の割り当ても可能です。特定の部署に優秀な人材が偏る状況を防ぎ、全社的な視点で人員を配置できます。

配置のミスマッチを防ぐとともに、組織全体の生産性向上にもつながります。

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2.計画的な人材育成・教育訓練の実現

現状の課題を把握せずに教育や研修を実施した場合、望むような効果は期待できないだけでなく、時間や費用の無駄遣いになるリスクが生じます。

力量管理表によって個人の能力が可視化されれば、不足しているスキルが明確になります。実態に合わせて、不足している知識や技術を補うための具体的な教育計画を立てましょう。

道筋が明確な教育計画は、従業員の自己学習意欲の向上につながります。一人一人の課題に合わせた教育計画ができれば、組織全体の技術力向上にもつながります。

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3.属人化リスクを防ぎ、業務継続性を改善

特定の従業員しか担当できない業務があると組織の運営に支障をきたします。

人材の流動化が進むなかで、必要なスキルを持つ人材が突然いなくなるリスクは常に存在しています。力量管理表を活用し、誰がどの業務を担当できるか正確に把握することが必要です。

代替要員を計画的に育成し、複数人で業務を分担できる体制を整えましょう。

それにより、担当者の急な休暇や退職の際にも、安定して業務を継続できる体制を実現します。

4.評価・昇格の透明性によるモチベーションの向上

力量評価の基準が明確になれば、評価や昇格の透明性の確保につながります。

客観的な基準にもとづいて能力が測定されるため、従業員の評価結果への納得感も高まるでしょう。

次に身につけるべきスキルが明確になるため、キャリアアップの目標を設定しやすくなり、自発的な学習意欲が高まる効果も期待できます。

上司と部下の定期的な面談においても、具体的なデータをもとにした建設的な対話が可能です。会社への帰属意識が育まれ、長期的な定着率の改善にもつながります。

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5.ISO認証取得・維持のスムーズ化

力量管理表の運用は、ISO認証の取得や維持を円滑に進めることにもつながります。

ISOの審査では、従業員の能力管理や教育の実施状況を客観的な記録として提示する必要があります。力量管理表は、組織が計画的に人材を育成している証明となり、規格の要求事項を満たしているかどうかの判断材料として評価されます。

そのため、ISOを取得している企業では、力量管理表を活用するのが一般的です。

文書化された詳細な記録があることで、外部審査対応の負担が大幅に軽減されます。認証の更新手続きにおいても、準備にかかる時間を短縮できます。

ISOが求める日々の業務改善を促し、継続的な改善活動（PDCA）を推進する基盤としても役立ちます。

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厚生労働省が公開するテンプレートの活用

厚生労働省が公開している「職業能力評価シート」は、力量管理表の無料テンプレートとして役立ちます。（事務系職種のものも公開されています）

業種や職種ごとに必要なスキルが細かく分類された実践的なツールです。自社の業務内容に合わせて項目を調整するだけで、精度の高い管理表を作成できます。

無料テンプレートを有効に活用し、力量管理の導入を円滑に進めるとよいでしょう。一から項目を洗い出す手間が省け、担当者の業務負担の軽減につながります。

社内の運用ルールと組み合わせれば、独自の評価基準を効率的に確立できます。

力量管理表の作り方

力量管理表は、以下の手順に沿って作成するとよいでしょう。

1. 作成目的と対象範囲を明確化
2. 必要なスキル項目の洗い出し
3. スキル項目を分類・階層化
4. 評価基準・段階数の設定
5. 評価者の決定
6. 力量管理表の作成
7. 運用と定期的な改善

ここでは、力量管理表の作成方法をステップ形式で解説します。

1.作成目的と対象範囲を明確化
力量管理表の作成では、はじめに目的と対象範囲を定めましょう。

運用方針が曖昧なまま作成を進めると、現場の理解を得られず形骸化する要因になりかねません。

人材育成の指標とするのか評価基準として用いるのか、作成目的をあらかじめ整理し、対象とする部署や職種、従業員の範囲を定め、関係者間で認識をそろえます。事前の準備を念入りに行うことで目的がぶれにくくなり、後の工程がスムーズに進みます。

2.必要なスキル項目の洗い出し

作成目的と対象範囲を定めたら、対象となる業務に必要なスキル項目をすべて洗い出しましょう。

業務手順書を確認し、業務遂行に不可欠な知識や技術をリストアップします。項目に漏れがあると正確な評価が難しくなり、評価結果への不満につながる恐れがあります。

漏れを防ぐため、管理層の視点だけでなく、現場の従業員にヒアリングを実施して実務で求められるスキルを抽出しましょう。

実際の業務プロセスに沿って、必要な要件を細部まで確認することがポイントです。現場の実情に即した意見を取り入れることで、実用性の高い項目リストが完成します。

3.スキル項目を分類・階層化

スキル項目を抽出したら、わかりやすく分類して階層化しましょう。

専門的な技術や全社共通の知識など、カテゴリごとに細かく整理します。難度や重要度に応じて階層を分ければ、スキル習得の道筋が明確になります。

階層化により、従業員が自身の現在のレベルを客観的に把握しやすく、次の目標を設定しやすくなります。全体の構造が俯瞰できるようになり、管理者の確認作業も円滑に進めることができます。

ただし、項目が多すぎたり階層が深すぎると評価者の負担を増やしてしまうため、項目や階層をまとめる調整も必要です。

4.評価基準・段階数の設定

スキル項目を分類・階層化したら、各スキル項目の具体的な評価基準と段階数を設定しましょう。

明確な評価基準を設定し、従業員の納得感を得ることが重要です。誰が評価しても同じ結果になるよう客観的な判断基準を設けます。段階数は、以下のように運用しやすい4～5段階を目安に設定します。

1. 作業をしたことがない
2. 指導されながら作業できる
3. 一人で作業を完結できる
4. 他者を指導する技術がある
5. 作業の意味や背景まで指導できる（4段階の場合は4と統合）

解釈が分かれる曖昧な表現を避け、具体的な行動や成果を基準に定めることが大切です。

5.評価者の決定

評価基準・段階数を設定したら、従業員の力量を客観的に判断する評価者を決定します。

対象者の業務内容を熟知している、直属の上司や部門の責任者を任命するのが基本です。複数の評価者がいる場合、評価のばらつきを防ぐため、すり合わせを実施して基準の認識を統一しましょう。

従業員本人の自己評価と上司の評価を組み合わせる方法も、納得感を高める方法の1つです。複数人の視点を取り入れることで、偏りのない能力評価につながります。

評価者が責任を持って適切な判断を下せるよう、社内のサポート体制を整えることも必要です。

6.力量管理表の作成

評価者を決めたら、ここまでの情報を表計算ソフトやシステムに入力し、力量管理表を作成しましょう。

縦軸に従業員の氏名、横軸にスキル項目を配置したマトリックス形式で、評価結果をスムーズに入力できる形式に整えます。

見やすさと入力のしやすさに配慮して、画面のレイアウトを工夫しましょう。既存のテンプレートを活用すると、全体の構成を考える手間を削減できます。

実際の評価作業を想定し、現場の意見をもとに必要に応じて修正を加えながら完成させましょう。

作成後は、小規模なテスト運用を通じて、入力項目の不備や改善点を見つけ出すことがポイントです。

7.運用と定期的な改善

力量管理表は「一度作成したら終わり」ではありません。完成した力量管理表を現場で運用し、定期的に内容を見直しましょう。

スキル評価は、評価期間を定めて定期的に実施します。頻度は半年に一度程度が目安です。実際の運用を通じて課題を見つけ、使い勝手を向上させる改善を繰り返すことが大切です。

古い情報のまま放置すると、現場の現状と乖離して実用性を失います。正確な能力評価ができなくなり、人材育成の方針にずれが生じる恐れがあります。業務内容や組織目標の変化に合わせて、スキル項目の追加や削除をすることが重要です。

現場の声を積極的に取り入れ、システムやフォーマットの改修も進めましょう。継続的な見直しにより、力量管理表の有効性が高まります。

力量管理を形骸化させないための対策

力量管理表は、現場で継続的に運用しなければ、作成した意味がありません。ここでは、力量管理の形骸化を防ぐための具体的な対策を解説します。

デジタルツールを活用した効率化

力量管理に表計算ソフトを利用する企業は少なくありません。しかし、表計算ソフトでの管理は、更新や集計作業に多大な手間がかかります。

手動での入力や集計が現場の負担になると、更新が滞り、管理表が形骸化しやすくなります。また、人事担当者の作業負担が増え、本来注力すべき人材育成施策に時間を割きにくくなる点にも注意が必要です。

そのような課題を解決するため、システムや専用のデジタルツールを活用し、現場の作業負担を減らす運用設計を取り入れましょう。

システムやデジタルツールの活用により、入力作業を簡略化し、常に最新の情報を維持できます。蓄積した情報の検索や共有がスムーズになり、管理者の負担も軽減されます。

力量管理を組織文化に浸透させる

力量管理表の目的が従業員に正しく伝わっていなければ、運用への協力が得られません。

単なる監視や一方的な評価をするためと誤解された場合、従業員の反発を招く可能性があります。制度に対する不信感が募り、組織全体の士気を低下させる原因にもなりかねません。

誤解を防ぐため、力量管理が従業員の成長やキャリア形成に役立つことを、説明会や面談などで説明しましょう。

評価結果を個人の育成計画に連動させる施策を導入すれば、力量管理表の重要性が伝わります。日々の業務で成長が実感できる仕組みを整えることで、従業員の前向きな取り組みを促せます。

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タレントマネジメントシステムによる戦略的活用

力量管理表をより効果的に運用するには、タレントマネジメントシステムの活用が有効です。

タレントマネジメントシステムでは、従業員のスキルや経験、毎年の評価結果などの情報をシステム上で一元管理できます。力量データを育成計画や人材配置、後継者候補の検討と連動させることで、単なる情報管理にとどまらない戦略的なデータ活用を可能にします。

また、蓄積したデータを分析することで、経営戦略にもとづいた人事施策を検討しやすくなります。部署間の情報共有も円滑になり、全社的な人材配置や組織パフォーマンスの向上にもつながります。

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まとめ

力量管理表は、従業員が業務遂行に必要な技術や能力を整理し、配置や育成に役立てるための管理表です。ISO認証においても重要な役割を持ち、業務効率化や品質向上を支える仕組みとして活用できます。

ISO認証においても求められるように、力量管理表は業務効率化や品質向上にとっても有効な仕組みです。

しかし、形式的な管理表では十分な効果を得られません。作成目的を明確にし、現場の実態に即した評価基準を設定する取り組みが求められます。

形骸化を防ぐために、デジタルツールの活用や組織文化への浸透を推進する施策も重要です。本記事を参考に、自社に適した運用体制の導入を検討しましょう。

HRMOSタレントマネジメントで力量管理を効率化

力量管理表の運用を軌道に乗せるには、従業員情報のデータ化と一元管理が欠かせません。管理の手間を省くツールの活用により、大きな負担を抑えながら運用できます。

HRMOSタレントマネジメントを活用すれば、従業員のスキルや経験をスムーズに一元管理する環境が整います。直感に頼らないデータ駆動型の意思決定の実現も可能です。

また、HRMOSタレントマネジメントの「スキル管理」機能は、設定時に厚生労働省が提供している「職業能力評価シート」のデータも反映可能となっています。前述のテンプレートを活用しつつ、システム上で効率的に管理できます。

力量管理表の更新や活用に課題がある場合は、タレントマネジメントシステムの導入も選択肢の一つです。客観的データを活用し、組織の課題解決に向けた施策に取り組みましょう。

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