企業の人材育成において、研修の運営や受講者の管理は欠かせない業務です。
しかし、研修管理をアナログな方法で行った場合、連絡漏れや進捗の把握ミスが起きやすく、対象者が増えたときに担当者の対応が追いつかなくなる恐れがあります。
そのような課題を見直し、研修運営を効率化する手段として活用できるのが、研修管理システムです。
本記事では、研修管理システムの概要や現状の研修管理における課題とともに、導入するメリットや主要機能、自社に適したシステムの選び方について解説します。
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研修管理システムとは、以下のような研修運営に関わる情報を一元化するツールです。
- 社内研修の申込受付
- 受講者管理
- 出欠確認
- 進捗確認
- 受講履歴
- アンケート
- 効果測定 など
研修管理システムは、受講者情報や出欠、進捗状況、受講履歴、アンケート結果などをまとめて管理できる業務管理システムです。
研修運営に関する情報を一元管理することで、計画から実施後のフォローまでを円滑に進めやすくなります。
LMSと重なる機能も含まれますが、本記事では学習コンテンツの配信よりも、研修運営や管理業務の効率化に重点を置いて解説します。
表計算ソフト・手作業による研修管理の限界
表計算ソフトを使った管理は、多くの人が操作に慣れており、導入コストを抑えやすいメリットがあります。
しかし、事業規模が拡大すると、手作業での管理には限界が生じるでしょう。ここでは、表計算ソフト・手作業による研修管理の限界について解説します。
人数・研修数が増えると管理が追いつかなくなる
受講者や研修の数が増加すると、管理業務の手間が急激に膨らみます。
研修対象者が数十人規模であれば、手作業でも状況を把握できるでしょう。しかし、数百人や数千人規模になると、一人一人の進捗を追うだけで膨大な工数が発生します。
手作業に頼り続けると、担当者が疲弊し、本来注力すべき業務に時間を割きづらくなる場合があります。
管理が追いつかなくなるリスクを避けるためにも、研修情報を一元化できる研修管理システムの導入が有用でしょう。
入力ミスや更新漏れが起きやすい
手入力が中心の運用では、転記ミスやデータの更新漏れが起きやすくなります。
担当者の注意力に依存する環境では、管理が属人化するリスクが高まり、引き継ぎの際にもトラブルの原因になりかねません。
正しい受講状況を把握できなければ、未受講者への案内も遅れる可能性があります。案内が遅延すると、従業員が適切なタイミングで研修を受けにくくなるおそれがあります。
人為的なミスは人事部門への信頼を損ねる場合もあるため、運用方法の見直しが必要です。
システム上で情報を管理し、入力・更新・確認の手順を整理することで、ヒューマンエラーを抑えやすい環境を整えましょう。
受講状況の集計・分析に時間がかかる
研修の受講率やテスト結果の集計を一つずつ行うと、多くの時間を要します。
手作業によるデータ整理に追われ、効果測定や次回の研修の改善まで手が回らなくなるリスクもあるでしょう。
人材育成の質を高めるためには、データに基づいた振り返りが欠かせません。振り返りを行わずに同じ研修を繰り返すと、研修内容が現場の課題に合わなくなり、教育に対するROI（投資対効果）を把握しにくくなる可能性があります。
しかし、受講後のアンケート結果を回収して集計するだけでも、表計算ソフトでは膨大な労力がかかります。
担当者が育成計画の立案に集中できる環境を構築するためにも、自動集計の機能を持つツールを活用し、分析の手間を省く必要があります。
研修管理システムを導入するメリット
研修管理システムを導入すると、研修効果の把握から改善までスムーズにつなげられるようになります。
ここでは、研修管理システムを導入するメリットについて解説します。
研修運営の工数削減につながる
研修管理システムを利用すると、研修運営にかかる工数の削減につながります。
申込受付から対象者への案内、出欠確認、受講履歴の更新までを一つのシステム上で管理できるため、担当者の手作業を減らせます。リマインドメールの自動送信機能を活用すれば、個別の連絡業務を減らせます。
表計算ソフトへの転記作業がなくなり、複数のファイルを行き来して確認する手間を省けます。手作業によるミスを修正する時間も削減されるため、運営業務全体の進行がスムーズになるでしょう。
結果として担当者の業務負担が軽くなり、本来注力すべき企画業務に時間を割けるようになります。
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受講状況や履歴を可視化できる
研修管理システムは、従業員の受講状況や過去の履歴を可視化できるのがメリットです。
誰がどの研修を受講しているか、過去にどのような研修を受けたかを一覧画面で確認できるため、管理工数を削減できます。
従業員個人の学習歴が一目でわかるため、人事評価やキャリア面談の際の参考情報としても活用できるでしょう。また、部門の責任者が部下の育成状況を確認できる環境を整えれば、現場での適切なフォローアップにも活用しやすくなります。
仮に、部署間の異動があった場合も、過去の受講履歴をシステム内で引き継ぐことができます。このように、受講状況や履歴の可視化は、部門単位ではなく、組織全体で人材育成を行うための基盤になります。
研修効果を次の育成施策に生かしやすくなる
研修管理システムを活用すれば、蓄積されたデータをもとに、研修効果を次の育成施策へ生かしやすくなります。
受講率やテスト結果、アンケートの回答などをシステム内で集計できれば、研修の成果を定量的に振り返りやすくなります。その結果、受講者の理解度を客観的に把握し、次回以降のカリキュラムの改善にも役立ちます。
また、現場の意見や要望をデータとして蓄積することで、実態に即したプログラムを企画できます。効果測定の結果を分析し、不足しているスキルを補うための新たな研修も提案しやすくなるでしょう。
経営層に対しても、研修の実施状況や成果を数値やデータで示しやすくなり、組織全体の育成計画を見直す際の参考になります。
研修管理システムの主要機能
研修管理システムには、申込の受付から効果測定まで、研修運営を効率化するための機能が備わっているものがあります。
ここでは、研修管理システムの主要機能を順番に紹介します。
申込・受付管理
申込・受付管理は、研修の募集や対象者の登録をシステム上で行う機能です。
定員の管理や申込状況の確認を一元化し、運営をスムーズに進められます。メールで届いた申込内容を表計算ソフトに手入力するといった手間を省けるため、担当者の負担が軽くなります。
受講者も迷わず手続きできるため、参加率の向上にもつながるでしょう。
キャンセル待ちの受付や、定員に達した際の自動締め切り機能などを備えたシステムも存在します。煩雑になりがちな参加者の振り分け作業を効率化し、人為的なミスを抑えやすくなります。
受講・出欠管理
受講・出欠管理は、研修への出席状況や受講の完了状況を記録する機能です。
集合研修に限らず、オンライン研修やハイブリッド形式でも、参加者の出席状況や受講状況を把握しやすくなります。受講済み・未受講の従業員を明確に区分できるため、個別のフォローアップが容易です。
スマートフォンやタブレットから出欠を打刻できる機能があれば、当日の受付業務もスムーズに進むでしょう。
また、代理出席の管理や、遅刻・早退の記録を正確に残せるツールもあります。複数日程で開催される研修でも、参加者の振り替え状況を混乱なく管理できます。
受講履歴・進捗管理
受講履歴・進捗管理は、従業員ごとの学習履歴を蓄積し、進捗状況を確認できる機能です。
過去に受けた研修の内容や、現在進行中・未完了のプログラムを個人単位で把握できます。従業員一人一人の育成状況を確認しやすくなるため、キャリア面談や育成計画の基礎資料としても役立ちます。
必須研修の未完了者に対しては、システム画面上にアラートを表示し、受講を促すことも可能です。
自己研鑽のために自発的に受講した研修の履歴も残せるため、従業員の意欲を評価する材料にもなるでしょう。
効果測定・データ分析
効果測定・データ分析は、テスト結果やアンケート結果を集計し、研修の成果を確認できる機能です。
受講率や修了率の推移をグラフなどで視覚化し、客観的な数値として評価できます。得られた結果をもとに、研修内容の改善や次の育成施策に反映する運用を進められます。
アンケートの回収状況を確認できる機能があれば、未回答者へのリマインドにも活用できます。
また、複数の研修結果を比較し、満足度の高いプログラムの傾向を分析できる機能も備えたシステムもあります。部署ごとの参加率や理解度の違いも明確になるため、組織課題の発見にもつながるでしょう。
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研修管理システムの選び方
自社に合うシステムを選ぶためには、従業員の所属や評価情報などと連携できるかといった、いくつかの基準を設ける必要があります。
ここでは、研修管理システムの選び方について解説します。
自社の研修形態に対応しているか
自社の研修スタイルをカバーできるかを確認すると、導入後の運用がスムーズになります。
近年では、集合研修やオンライン研修、ハイブリッド研修など、実施形態の多様化が進んでいます。多様な形式に対応できるシステムを選べば、柔軟な研修計画を立てやすくなり、従業員が受講しやすい環境づくりにもつながります。
さらに、外部のセミナーや自己啓発のための学習記録も管理できると、育成状況をより広く把握しやすくなります。
動画コンテンツの配信機能まで備えているかを事前にチェックし、自社の運用に過不足なく合うシステムを選びましょう。
効果測定・レポート機能が充実しているか
効果測定やレポート作成機能が充実していると、集計作業の負担を軽減できます。
受講率やテスト結果、アンケートの回答を集計し、視覚的なレポートとして確認できるかも重要です。担当者が手作業でグラフを作成する手間を省けるため、迅速な分析結果の共有が可能です。
経営層や各部門の責任者へ報告資料を提出する際も、システムから抽出したデータをそのまま活用できます。集計工数を削減できるため、研修の改善に向けた議論に多くの時間を割けます。
組織全体でのデータ活用を円滑にするため、レポートの出力形式やカスタマイズ性も確認しましょう。
管理者・受講者の双方にとって使いやすいか
管理者と受講者の双方が使いやすいUIであるかを確認すると、利用率の低下を防げます。
複雑な操作が必要になると、問い合わせが増加し、業務効率が低下する恐れがあります。管理側の操作性だけでなく、受講者が迷わず、直感的な操作で申込や受講を進められるかを確認しましょう。
また、スマートフォンからの閲覧に対応していれば、外出先や移動中の空き時間を利用して受講を進めやすくなります。
人事システムやLMSと連携できるか
人事システムやLMSとの連携機能が備わっていると、人材育成への活用の幅が広がります。
従業員情報や所属、職種、等級、評価、スキル情報などのデータをひもづけることで、育成状況を多角的に把握しやすくなります。学習データと人事評価をあわせて確認できれば、育成計画や配置の検討に活用しやすくなります。
入社年次や役職に合わせた研修を自動で割り当てれば、運用をさらに効率化できます。既存のタレントマネジメントシステムと情報を同期できれば、二重入力の手間も省けます。
将来的な拡張性も考慮し、既存のシステム環境と連携できるか、事前に仕様を詳しく確認しておきましょう。
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サポート体制・セキュリティ対策・コストのバランスがとれているか
サポート体制とセキュリティ対策、コストのバランスがとれているシステムを選ぶと、運用を軌道に乗せやすくなります。
導入時の初期設定支援や、運用中の問い合わせ対応が充実しているかは大切なポイントです。
受講履歴や成績データなど重要な個人情報を扱うため、情報漏洩リスクを抑えるための対策が十分かどうかも確認する必要があります。部署や役職に応じたアクセス権限を細かく設定できる機能を備えているかを確認しましょう。
導入にかかる初期費用や、運用時のランニングコストを正確に把握するのも欠かせません。利用人数やデータ容量に応じて料金が変動するプランもあります。自社の予算や利用規模、将来の拡張性も含めて費用対効果を見極めましょう。
システムが停止した場合の復旧対応や、セキュリティアップデートの頻度も確認すべき項目です。自社のリソースに見合い、無理なく継続できるサービスを選定しましょう。
研修管理システムの注意点
システムを導入する際は、導入後の定着に向けた計画を立てることも重要です。
ここでは、研修管理システムを導入する際の注意点について解説します。
社内に定着させる仕組みまで用意する
システムを導入したものの、従業員が操作に慣れないまま放置され、投資効果を得られないケースは珍しくありません。
操作説明会の実施やマニュアルの整備、利用を促す声かけまでを含めて計画しておくことがポイントです。
各部署に推進担当者を配置し、現場の疑問をすぐに解消できる体制を作るのも一つの方法です。
利用率を定期的にモニタリングし、利用が進んでいない部署には個別にヒアリングを行うなどの対策も実施しましょう。
定期的な案内を心掛け、受講者が自発的にシステムを利用する仕組みを整えることが重要です。
既存の研修フローを整理してから導入する
現在の研修フローをそのままシステムに当てはめようとすると、運用に無理が生じます。
既存の研修フローとは、申込や上長承認といった受講までの手順にとどまりません。対象者への案内や当日の出欠確認、事後のアンケート回収から履歴管理に至る業務全体を指します。
紙の申込書に複数の押印を求める複雑な承認ルートや、表計算ソフトへの二重入力など、手作業を前提としたルールのままでは利便性を生かしきれません。ツールの仕様に合わせて、業務の手順全体を見直すことが定着への近道です。
過去の慣習にとらわれず、承認の階層を減らして意思決定を早める工夫も必要です。無駄な手順を省き、効率的なプロセスへ再構築しましょう。
小さく始めて効果を確かめながら広げる
研修管理システムの運用を最初から全社や全研修に適用すると、予期せぬトラブルや現場の反発が起きやすくなります。
運用上の課題に素早く対応できず、混乱を招くリスクも高まります。
そのため、まずは一部の部署や特定の研修で試験的に導入し、使い勝手や課題を洗い出しましょう。新入社員研修や管理職研修など、対象者が限定されるプログラムから始める手法がおすすめです。
現場からのフィードバックを集めて運用ルールの改善を重ね、段階的に利用範囲を広げましょう。
研修管理システムのデータを人材育成に活用する方法
研修管理システムに蓄積された受講履歴や効果測定のデータは、人材育成を推進するための重要なデータです。
単なる過去の記録として保管するだけでなく、従業員一人一人のスキルや強みを把握する材料として役立てる必要があります。
データを多角的に分析し、組織の成長を促す戦略的な育成計画に活用しましょう。
研修管理で蓄積されるデータの価値
蓄積されるデータの価値は、出欠や受講の有無を記録する点にとどまりません。誰がどのような学びを重ね、どの程度理解したかを客観的に示す、人材育成の起点となる資産です。
手作業では把握しにくかった学習のプロセスも、データとして蓄積できます。個人の興味や関心がどの分野に向いているかを読み取り、中長期的なキャリア形成の支援に結びつける運用も可能です。
人材開発の戦略的な指標としてデータを積極的に活用しましょう。
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受講履歴から従業員のスキル・強みを把握
受講履歴のデータを分析し、従業員個人のスキルや組織全体の強みを可視化しましょう。
成績や受講ペースを分析すれば、個人が得意とする分野や理解度の傾向が明らかになります。同じ研修を受けても成績に差が出る場合、各人の強みや弱みがどこにあるのかを推測する材料となります。
組織単位で分析すれば、部署ごとのスキルの偏りや、全体として不足している領域の特定も可能です。得られた傾向をもとに、重点的に強化すべきポイントを定めましょう。
現場のマネージャーへ情報を共有し、日常の業務アサインや指導方法の改善に役立ててもらう運用も有効です。客観的なデータに基づき、従業員一人一人の強みを生かす育成や業務アサインを検討しましょう。
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データを配置・評価・育成計画に活用
蓄積されたデータを用い、人材のポテンシャルを最大限に引き出す運用を目指しましょう。
人材配置や育成計画を立てる際、担当者の勘や経験に頼る企業は少なくありません。客観的な基準がないまま配置や評価を行うと、従業員の納得感が下がり、エンゲージメントの低下につながるおそれがあります。
一人一人の適性を考慮しない人員配置は、従業員が能力を発揮しにくい状態につながる可能性があります。可視化されたデータを参考にしながら、習得したスキルや本人の志向に応じた人材配置を検討しましょう。
不足している分野を踏まえ、各人の状況に合わせた個別の育成計画を立てることが重要です。
また、評価の際に、目標に対する学習の進捗を指標として活用できます。例えば、学習意欲の高い従業員や進捗のよい従業員を、新しいプロジェクトのリーダーに抜擢するといった活用も一つの方法です。
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まとめ
研修管理システムとは、研修運営に関わる情報を一元化するツールです。
社内研修を実施する際、受講者の管理や出欠確認、進捗状況の把握に手間がかかり、手作業での管理には限界が生じます。
研修管理システムがあれば、研修運営の一元管理により、計画から実施後のフォローまでを円滑に進められるため、人事担当者の業務負担を軽減できます。
自社に適した研修管理システムの導入を検討し、研修で得られたデータを人材育成に活用していきましょう。
社内版ビズリーチで研修管理と人材育成を効率化
研修運用を効率化するには、申込受付や受講状況、受講履歴、アンケート結果などを一元管理し、研修後の育成施策に活用できる状態を整えることが重要です。
情報が表計算ソフトや個別ファイルに分散していると、進捗確認や集計に手間がかかり、研修効果の振り返りにも時間がかかる場合があります。
こうした情報を一元管理する方法として、社内版ビズリーチのLMSも選択肢の一つです。
LMSに蓄積された受講履歴や学習データを従業員情報とあわせて確認することで、従業員一人一人の育成状況を把握しやすくなります。
また、研修データを継続的に蓄積することで、次回以降の研修内容の見直しや、育成計画の検討にも活用できます。研修管理と人材育成を効率的に進めたい場合は、社内版ビズリーチの機能をご確認ください。
