組織図の作成にはさまざまなメリットがあり、企業のビジョンや事業目標を達成するための強い組織作りにもつながるものです。
しかしながら、組織図にはいくつかの種類があり、組織図の作成目的や企業の組織体制などによって、適する形式が変わってきます。そのため、組織図の形式ごとのメリットやデメリットなどを把握していなければ、組織図を作成しても十分に活用することができません。
そこで本記事では、組織図の作り方や組織図の種類、組織図作成に便利なツールなどについて解説します。
hrmos.co組織図とは
組織図とは、部門編成や職位の関係、指揮命令系統などが一目でわかるように、組織の構造をわかりやすく図に表したものです。
組織図を作成すると組織の内部構造を視覚で捉えやすくなるため、部署ごとの役割や機能、他部署との関係性などを明確に把握できるようになります。また、指揮系統がはっきりするため、情報伝達や意思決定のスピードが速くなるとともに、責任の所在が明確になるため、健全な組織運営を可能にします。
そのほか、組織図の作成によって従業員の配置状況が可視化できるようになると、人員配置のバランスも把握しやすくなります。
組織図が必要な理由
組織図が必要な理由は、大きく3つに分けることができます。
1つ目は、従業員のエンゲージメントや業務効率を高めるためです。
組織全体を可視化することで、従業員は自身の立ち位置や役割を認識できるようになります。また、指揮命令系統が明確になるため、日々の業務効率も高められるでしょう。
2つ目に、組織図は組織戦略にも活用できます。
組織図を作成することで、部署ごとの人員のバランスも把握しやすくなるほか、業務が重複している部署の統合や新たな部署の設置なども検討しやすくなるのです。
3つ目は、組織図は株主や投資家、取引先といった外部のステークホルダーに対し、組織の構成や経営の健全性を示す役割もあります。
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組織図の主要な種類とメリット・デメリット
組織図にはいくつかの種類があります。ここでは、メリットとデメリットを踏まえながら、一般的に利用されることが多い組織図の種類についてご紹介します。
ピラミッド型（階層型）組織図
ピラミッド型とは、取締役や社長といった経営トップを頂点にし、その下に枝分かれをさせていく形で、上から下に階層を示すツリー状の組織図です。
ピラミッド型には、各部門から支店、部署といった形で、大きな組織から小さな組織の順に表示させるパターンや、部長から課長、係長、リーダーといったように役職で分けるパターンなどがあります。
ピラミッド型は、組織や指揮系統を縦割りで示すものです。
そのため、従業員は組織における自分の位置や役割を認識しやすくなります。
また、情報伝達のプロセスが明確なために決裁や報告などをスムーズに行えるようになり、業務効率を高めることが可能です。さらに、権限や責任の所在が明確になるため組織内の秩序を保ちやすく、組織を統制しやすいというメリットがあります。
しかしながら、組織が大きくなると、トップから一般社員までの意思伝達や情報共有のスピードが遅くなり、ときには正しく情報が伝わらないケースもあります。
また、縦割りの組織であるため、横の組織と連携がしにくい点もデメリットです。そのほか、従業員の意見が上層部まで伝わりにくいため、従業員の自律的な行動を抑制してしまう恐れもあります。
フラット型組織図
フラット型組織図も、ピラミッド型と同様にツリー型の組織図です。
しかしながら、ピラミッド型のように多くの階層に分かれているわけではありません。フラット型組織の多くは、社長、マネージャー、一般社員の3階層に分かれています。
そのため、フラット型は上層部から一般社員までの階層が少なく、グループやチームごとに裁量権を与えている小規模な企業に向いている組織図だといえます。
フラット型組織には、階層が少ないために上層部と現場の距離感が近く、スピーディーな情報伝達ができる、上層部の意見を組織全体に浸透させやすいといったメリットがあります。
また、従業員の意見も上層部に伝えやすいため、スピード感を持った組織運営を実現できます。さらに、ピラミッド型のように管理者の数が多くないため、従業員に任せられる裁量権が大きくなり、従業員がやりがいと責任を持って業務に取り組めるようになるでしょう。
しかしながら、従業員の責任が重くなると、従業員にかかる負担も大きくなります。
そのため、従業員によっては心理的な負担が増し、業務を苦痛に感じる恐れがある点は、フラット型組織のデメリットになり得るといえるでしょう。また、小規模な組織の場合、フラット型組織図は有効ですが、企業の成長とともに組織も拡大すると、フラット型の組織を維持することは難しくなる可能性があります。
マトリクス型組織図
マトリクスとは、数学用語で「行列」を意味する言葉であり、マトリクス型組織図とは、行列である縦軸と横軸の2次元で構成された図表で作られた組織図のことです。
マトリクス型組織図を作成する際には、縦軸と横軸に異なる要素を組み合わせます。一般的には、縦軸にプロジェクトや部門、エリア、横軸に職務という形式で作成するケースが多くなっています。
つまり、マトリクス型組織の場合、従業員は職能別の組織に所属しながら、特定のプロジェクトや事業のメンバーとして参画することになるのです。
プロジェクトや部門、職務がクロスオーバーするために、従業員同士のコミュニケーションが活発になる点は、マトリクス型組織図のメリットだといえるでしょう。
また、さまざまな専門性や思考を持つ従業員が協力しながらプロジェクトを進めるため、自由なアイディアが生まれやすく、イノベーションの創出につながりやすいといった利点もあります。
しかしながら、縦軸と横軸の双方に管理者が存在し、指揮系統が複数にわたるため、責任の所在が曖昧になりやすいといったデメリットがあるのも事実です。また、双方の管理者の意見が対立した場合などは業務が停滞する恐れがあり、従業員にかかる心理的な負担も大きくなります。
事業部制組織図
経営層の下に、事業部が配置された組織形態を事業部制組織といい、事業部制組織を表した組織図を事業部制組織図といいます。
事業部制組織は、さまざまな分野で事業を展開している大規模な企業に採用されるケースが多い組織形態です。
事業部制組織には、経営的な判断は経営層が行うものの、事業ごとの責任や権限は、事業部に委ねられているという特徴があります。
したがって事業部制組織の場合は、事業部ごとに開発部や製造部、営業部などの部署が設けられ、事業部長がそれぞれの部署を統括することになります。
事業部ごとの裁量権が大きいため、経営層に判断を仰ぐ必要はなく、スピーディーな意思決定ができる点が事業部制組織の大きなメリットです。
また、事業部長は事業部という組織を運営する経営者に近い立場であり、マネジメント能力も身に付けられます。そのため、事業部制組織では、将来的に経営層に関わる人材を育成しやすいという点もメリットだといえます。
その一方で事業部ごとに意思決定ができるため、企業ビジョンから方向性がずれるリスクがあり、組織全体としての統率が難しくなるといったデメリットがあります。
また、事業部間の中で業務が完結するため、事業部同士での対立や、事業部をまたぐ新たな製品やサービスなどを生み出しにくいといった弊害が生じやすい点にも注意が必要です。
機能別組織図
担当する業務内容や、機能ごとに編成された組織形態を表す組織図を、機能別組織図といいます。
具体的には経営者をトップとし、その下に新たな顧客開拓の機能を担う営業部、商品の製造機能を担う製造部、資金管理を担う経理部など、機能ごとに分類した組織を配する組織図が機能別組織図です。
事業部制組織は、多数の事業を営む大規模な企業に適した組織形態ですが、機能別組織は、単一の事業を営み、提供する商品やサービスがある程度限定される、中小規模の企業に適した組織形態だといえるでしょう。
機能別組織図のメリットは、専門的なスキルを高めやすく、また部署内でノウハウや知識を蓄積しやすい点です。組織ごとの業務や役割が明確に区分されているため、無駄なコストが発生しにくく、業務効率や生産性の向上にも効果を発揮するでしょう。
また、機能別組織の場合、最終的な意思決定はすべて経営層に任されるため、経営層にかかる負担が大きくなります。
さらに、部署ごとのスペシャリスト人材の育成には適しているものの、部署を横断してマネジメントする人材の育成は難しく、将来の経営者候補が育ちにくいといったデメリットもあります。
したがって、機能別組織図は、単一の事業のみを営む小規模な事業体制の場合には適しているものの、事業の幅が広がり、組織が拡大した場合には、新たな組織体制の検討が必要になるでしょう。
組織図の作り方
組織図を作る手順は、大きく次の5つのステップに分けられます。
- 現状の把握と目的を整理する
- 必要情報の収集と形式の選択
- 組織図づくり
- 組織図の配布・周知
- PDCAを回し、未来につなげる
この章では、それぞれのステップでやるべきことについて見ていきましょう。
現状の把握と目的の整理
組織図を作るときはいきなり書き出すのではなく、主に誰が何のために使う組織図なのかを定める必要があります。また、現在の組織の状態を把握するため、部門ごとの関係性や指揮命令系統などを改めて洗い出す作業も必要です。
目的や組織の在り方によって適した組織図は変わってくるため、目的の明確化と現状組織の把握は重要な意味を持ちます。たとえば、社内配布が主な使用目的であれば部署ごとの責任者の連絡先を記載したほうがよいでしょう。しかしながら、対外的に示すものであれば小さい単位の組織や責任者の連絡先までを記載する必要はありません。作った組織図が最大限活用されるように、どのように使うものなのか、その目的を明確に定めて仕様を決定しましょう。
同時に、運用ルールも定め、公開範囲や更新タイミングなどについても考えておくことも大切です。
必要情報の収集と形式の選択
組織図の使用目的や仕様が決定したら、組織図に必要な情報を収集します。
社内向けの組織図を作るのであれば、部署ごとの従業員の名前や連絡先などが必要になるケースもあります。効率よく情報を収集するためには、各部署の責任者などに協力を依頼し、部署ごとの情報をまとめてもらうとよいでしょう。
また、前述のように組織図にはいくつかの形式があります。その中から自社に最も適した形式を選定します。
近い将来に組織を拡大する予定がある場合は、現状の体制に合っているかという観点だけでなく、将来の組織体制を見据えたうえで適した形式を選んだほうがよいでしょう。
組織図を作る
組織図の形式が決定したら、必要事項を組織図に落とし込んでいきます。組織図の作り方に決まりがあるわけではないため「Officeソフト」などを使って組織図を作成することも可能です。
また、Web上で公開されているフォーマットやテンプレートを利用してもよいでしょう。ただし、組織図の作成目的によって企業ごとに必要な情報は変わるため、どの企業にもぴったり合うフォーマットやテンプレートがあるわけではない点を理解しておく必要があります。
大規模な企業など、部門や部署が多い場合、組織図が複雑化し、一見しただけでは組織の全体像を把握しにくくなる恐れもあります。
組織図を作成する際には、配置やフォントサイズ、色などのレイアウトも工夫し、直観的に組織構成を理解できるようにしましょう。
組織図の配布・周知
組織図は作ったら終わりではなく、どのように周知するかも重要です。
組織内だけで共有する場合は、社内イントラ上に掲示する方法などがあります。
事業戦略と組織体制のつながりをとくに意識してもらうには、マネージャーから意図や背景を含めて説明しながら従業員一人一人へ公開するのも有効です。
また、組織外の人に向けて広く組織図を公開する場合には、コーポレートサイトやパンフレットに掲載する方法、配布資料に添付する方法などがあります。
いずれの場合も、組織図を見てほしい人に向け、組織図を公開する意図や経営層からのメッセージも含めて伝える手段を検討するようにしましょう。
PDCAを回し、未来につなげる
組織図は「一度作成した後はしばらく変更しないもの」というイメージを持っている方もいるかもしれません。
しかし、事業戦略の見直しや修正を都度行うのと同じように、組織図も都度見直して修正していくことをぜひ意識してみてください。
たとえば、事業における組織目標が達成できなかった場合は、なぜうまく行かなかったのか、組織の体制を見直す必要があります。部署間の連携に問題があったのか、必要な役割を担う部署がなかったことが原因なのか、組織戦略の見直しにも組織図は役立ちます。
同時に、ステップ1で現状把握をする際に発見した課題にも積極的に取り組むことが重要です。
業務が偏っている部署や負担の大きすぎる役職、事業戦略上必要なはずなのに相当する部署がないなど、大小さまざまな課題が見つかるケースは少なくありません。それらの課題を解決することも、最適な組織と人材配置に必要なものです。
組織図作成に活用できるツール
近年では、組織図作成の際に活用できる便利なツールも登場しています。ここでは、組織図作成に利用できる便利なツールをご紹介します。
汎用ソフトウエアの活用
MicrosoftのOfficeソフトには、複数の図形を組み合わせて視覚的な表現を作成できる「SmartArt グラフィック」と呼ばれる機能があります。
「SmartArt グラフィック」は「Word」「Excel」「Outlook」「PowerPoint」で利用でき、「SmartArt グラフィック」の中には、階層構造として組織図レイアウトが準備されています。
そのため、自社の組織体制に適した組織図のレイアウトを見つけることができれば、簡単に組織図を作成できます。
また、グーグル合同会社が無償で提供している表計算ソフトである「Google スプレッドシート」も、組織図の作成に活用できるツールです。
複数のメンバーで同時に作業ができるため、複雑な組織図を作成する際にも役割分担をしながら、効率的に組織図を完成させることができるでしょう。
人事システムによる効率的な作成と管理
社員に関するさまざまなデータを管理する人事システムや人事管理システムには、組織図を簡単に作成できる機能や、自動的に作成する機能が付加されているケースがほとんどです。
そのため、人事システムを導入している場合は、情報収集の手間を軽減でき、効率よく組織図の作成ができるでしょう。
また、人事システムを活用する場合、社内向け、社外向けの組織図も簡単に作り分けることができるほか、任意の部署単位で組織図を作成する機能が付加されているケースもあります。
さらに、従業員の情報を更新することで組織図も自動的に更新されるケースが多いため、組織図の更新にかかる手間も軽減できるといったメリットもあります。
タレントマネジメントシステムの活用
従業員の基本情報やスキルなどを一元的に管理するタレントマネジメントシステムにも、組織図を簡単に作成できる機能や、自動的に作成できる機能などが備えられています。
また、従業員のスキルや適性などの情報を活用し、人材配置を変更することで、組織に生じる影響をシミュレーションする機能も備えられているケースがあります。
タレントマネジメントシステムの中には、現時点でのデータを基にした組織図のみ作成できるものや、一定期間後にデータが削除されるため、過去の組織図については管理できないものも少なくありません。
しかし、HRMOSタレントマネジメントでは、過去の組織図データの蓄積もでき、さらに未来の組織図の登録もできるため、過去・現在・未来のすべての組織図の一括管理が可能です。また、組織シミュレーション機能によって、最適な人材配置も実現できます。
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組織図を活用し、組織全体のパフォーマンス向上へ
事業戦略に合わせて、組織戦略があり、その戦略を実行できるように組織は形成されます。それを可視化したものが組織図であり、社内で活用する組織図では小さなチーム、そして従業員一人一人まで可視化されていることが望ましいといえます。
組織の中にいる従業員一人一人を可視化し、適切な人材配置を考えることは、組織の向かう方向と個人の成長とをひも付けるうえで欠かせません。
それゆえ、組織全体のパフォーマンスを最大化させるためには、組織図を作成することだけに注力するのではなく、適材適所の人材配置を検討することが重要です。
組織と個人の目標管理に関してはこちらの記事もご一読ください。
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まとめ
組織図は、組織の内部構造を可視化し、部署間の関係性や指揮系統を明確化する役割があります。また、責任の所在を明確にすることで、対外的に組織の健全性をアピールできるケースもあります。
経営組織図にはいくつかの種類があり、組織図の作成にあたっては、自社の組織体制や組織図の作成目的に応じ、適した形式を選ぶことが大切です。また、一目で組織の全体像を把握できるよう、レイアウトに工夫をすることも忘れないようにしましょう。
組織図の作成は、現状の組織を把握することから始まります。現状の組織の課題が見つかったときには、組織図を作成するだけでなく、課題を解決できるような人材配置や組織変更を検討することも重要です。
人材配置の最適化を叶える組織図を作るには
組織図は、組織の内部構造を可視化するだけでなく、戦略的な人材配置を叶えるうえでも利用できるものです。
従業員の情報を一元管理するタレントマネジメントシステムを活用すれば、組織図を簡単に作成できます。また、HRMOSタレントマネジメントなら組織シミュレーション機能により、人事異動をした場合の組織への影響も予測でき、組織のパフォーマンスを最大限に発揮する未来の組織図の作成も可能です。
未来を見据えた組織図を効率よく作成したい場合には、HRMOSタレントマネジメントにお任せください。
