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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）採用」のHRMOS TREND編集部です。
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優秀な人材を確保することは、採用担当者の重要な課題です。ただ、採用活動をしているものの「応募者が来ない」「良い人材が見つからない」などの悩みを抱えるケースも多いのではないでしょうか。採用活動がうまくいかない場合は、採用プロセスの見直しや改善が必要な可能性があります。そこで、この記事では採用プロセスの概要や見直す効果・メリット、一般的な工程やよくある課題、改善方法やポイントについて解説します。
hrmos.coそもそも採用プロセスとは？
まずはそもそも採用プロセスとは何か、概要や新卒・中途の採用活動における違いについて見ていきましょう。
採用プロセスとは
採用プロセスとは、企業の採用活動において内定者を決めるまでのあらゆる過程をいいます。プロセスには採用計画の策定から求人募集、説明会の実施や選考、入社後のフォローアップなどが含まれます。なお、採用プロセスに決まったルールなどはありません。企業はそれぞれ自社に合う採用プロセスを考え、工程を繰り返しながら課題を見つけ、改善していきます。
新卒・中途それぞれの人材採用における違い
企業の人材採用をおおまかに分けると新卒採用と中途採用があり、採用のタイミングやプロセスにも違いがみられます。たとえば、大卒者を対象に新卒採用を行う場合、おおむね大学3年生の3月頃から採用に関する広報を行います。そして、大学4年生の6月頃の時期に採用活動が解禁され、その翌年の4月頃に入社となるスケジュールが一般的です。新卒採用では学生が卒業する時期から逆算して、採用活動のスケジュールが決まります。企業はそのスケジュールに合わせて、説明会や面接などの採用プロセスを考える必要があるのです。
一方、中途採用は新卒採用のように入社時期が統一されていません。そのため、通年の採用活動が可能であり、企業の任意のスケジュールで採用プロセスの方針を決められます。ただし、中途採用でも求人募集から内定までにはそれなりの時間がかかります。人材に入社してほしい時期から逆算し、採用プロセスを考えていく必要があるでしょう。
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採用プロセスを構築する効果やメリット
採用活動は求人募集をして内定者を決定すれば済むため「わざわざ採用プロセスを構築しなくても良い」と考える採用担当者もいるかもしれません。しかし、採用プロセスは企業にとって非常に重要なものであり、構築によってさまざまなメリットを得られます。具体的にどのようなものがあるのか、ここでは代表的なメリットをいくつか紹介します。
採用担当者の負担軽減につながる
採用業務は多岐にわたり、担当者の負担も大きいものです。たとえば、計画立案から求人媒体の選定、求人内容の作成や会社説明の準備、選考管理や内定通知、内定者へのフォローなどが挙げられます。通常業務に加えてこれらの採用活動を行うとなると、リソース不足に陥るおそれがあります。特に、応募者が多いとそれだけ工数も増えるため、大きな負担がかかるでしょう。採用プロセスの構築によって業務をより効率的に進めやすくなり、採用担当者の負担が軽減されます。
コア業務に集中でき良い人材を確保しやすくなる
採用プロセスを構築することで、採用業務に関する情報や一連の流れが整理されます。すると、自分が担当すべきコア業務と外注できるノンコア業務との判別がつきやすくなります。採用担当者は幅広い業務を遂行する必要がありますが、そのすべてがコア業務とは限りません。なかには、別の従業員でも行えるノンコア業務が含まれているケースもみられます。たとえば、計画立案や選考管理などの重要な業務は、採用担当者以外の従業員では難しいかもしれません。
しかし、求人媒体の選定や会社説明会の準備、内定通知などはノンコア業務であり、ほかの従業員でも遂行可能でしょう。このようなノンコア業務をほかの従業員に任せたり、外注したりすることによって、採用担当者はコア業務に注力できるようになります。その結果、より良い人材を確保できる可能性を高められるのです。
採用コストを削減できる
人材を採用するには多額の費用がかかります。説明会や選考のための会場費用、パンフレットなどの印刷費、求人媒体の掲載費など、発生するコストはさまざまです。この採用活動における費用をいかに削るかは、企業にとっても重要な課題といえるでしょう。しかし、会場費や求人媒体の掲載費などを無理に削減すると、情報発信がうまくいかず思うように応募者が集まらない可能性もあります。すると、優秀な人材の確保が難しくなるなど、本末転倒となってしまいます。採用活動の質を保ちつつ人材を確保するためにも、人材プロセスの構築が必要です。
応募者数の増加を見込める
自社が求める人材を採用するためには、応募者の数自体を増やすことが肝要です。応募者の数が少ないと、そのぶん理想とする人材との出会いや採用確率も下がってしまいます。そこで、採用プロセスを構築して適切な方法で求人募集を行い、人材にアプローチする必要があるのです。適切なアプローチによって応募者数の増加を期待でき、自社が求める人材を採用できる確率を高められます。
離職率を下げられる
新卒者の採用後、企業が頭を悩ませる問題の一つが早期退職です。人により事情はさまざまですが「イメージしていた企業とは違った」などの退職理由が多くみられます。このような早期退職を防ぐためには、採用活動の段階で社風や仕事内容など、企業のことを詳しく説明することが重要です。そのためにも、採用プロセスを構築し、どの段階でどのような説明をすべきか決めておく必要があります。適したタイミングで詳しい説明をすることで企業理解が深まり、入社後のミスマッチを軽減できるでしょう。
また、求める人材のイメージを明確化し、説明会などで伝えることも重要です。これにより、自社とマッチする人材を採用しやすくなり、離職率の低下を期待できます。
【6STEP】採用プロセスの一般的な流れ
採用プロセスに決まりはないため、企業によって流れはさまざまです。ただし、採用計画の策定から内定者のフォローアップにいたるまで、基本的な流れがあります。そこで、ここでは一般的な採用プロセスの流れを6つのステップに分けて解説します。自社の最適なプロセスを組み立てるための参考にすると良いでしょう。
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1.採用計画の策定
まず企業の事業計画に基づき、採用計画を考えていきます。具体的には、経営目標の達成や課題解決のため「どのような人材を」「何人ほど」「いつの時期までに」採用するのか、計画を立てていきます。その際、人件費にかけられる予算を踏まえながら人材の確保・育成計画を立てることがポイントです。加えて、給与や福利厚生などの待遇面についても決めておくと良いでしょう。採用計画の策定の段階では、求める人物像を明確化することが重要です。
たとえば「仕事のできる人材」「優秀な人材」など人物像があいまいな場合、自社にマッチする人材を獲得することが難しくなります。求める条件や人柄などをできる限り細かく設定しておくことによって、自社が求める人材を採用しやすくなります。具体的には、必要な経験やスキル、価値観や人柄などを誰が見てもわかるように言語化しておきましょう。可能な項目は数値化しておくとより効果的です。採用計画の策定は入社後のミスマッチを防ぐためにも重要な工程となるため、慎重に行いましょう。
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2.人材募集
採用計画を考えたあとは、どのように人材募集をするか策定します。人材募集の方法はさまざまですが、求人サイトなどの広告媒体を利用する、自社のホームページに採用について記載するなどが代表例です。ほかにも、人材紹介を活用する、合同説明会に参加するなどの手段があります。それぞれ特性が異なるため、自社が求めるターゲット人材はどのようなチャネルで募集すると効果的なのか、しっかりと考えることがポイントです。たとえば、新卒者を大量採用して中長期的な人材育成を予定している場合、求人サイトやSNSなどを併用してできるだけ多くの応募者を集めて、自社に合う人材を選ぶと良いでしょう。
反対に、即戦力として専門的な知識やスキルを有する人材を採用したい場合は、求人サイトなどで募集をかけてもなかなか適合者が見つからない可能性があります。この場合は企業が直接人材にアプローチするダイレクトリクルーティングを行うことも効果的です。策定した採用計画を踏まえ、求める人材と出会うための効果的な募集方法を選定しましょう。
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3.企業説明会やセミナーの実施
自社についての理解を深めてもらうために、企業説明会やセミナーを実施します。企業理念や風土、業務内容ややりがい、職場や社員の雰囲気など、詳しく説明しましょう。たとえば、新卒採用では大手就職情報サイト主催で合同説明会が開かれ、さまざまな企業が参加します。説明会は企業の情報を集めるため多くの学生が来場します。まだ自社を知らない学生にアピールでき、興味を持ってもらうための大きなチャンスです。求める人物像に効果的なアプローチを行えるよう、説明会やセミナーの機会を有効活用しましょう。
なお、中途採用の場合でも、通年採用活動をしているなど定期的に説明会やセミナーを実施しているケースもあります。なかには対面ではなく、リモートで説明会やセミナーを開催する企業もみられます。オンライン上の説明会やセミナーは敷居が低く、応募者が気軽に参加しやすいことがメリットです。また、参加しやすいぶん、より多くの応募者と出会いやすいという企業側のメリットもあります。
4.選考・面接
応募者が集まったら、選考を実施します。選考方法は企業によって異なりますが、書類選考や面接を実施するケースが一般的です。書類選考は新卒採用の場合、エントリーシートと履歴書を提出することが多いでしょう。中途採用の場合、履歴書や職務経歴書、必要に応じてポートフォリオなどを提出します。これらの書類をもとに、自社で活躍できそうな人材を絞り込みます。また、企業によっては適性検査・筆記試験・実技試験などを行うこともあるでしょう。その後、書類選考を通過した人を対象に面接を実施します。
面接の回数は新卒採用の場合3～5回程度、中途採用の場合1～3回程度が一般的な目安です。複数回面接をすることで適性を見極め、入社後のミスマッチを防ぎやすくすることが主な狙いです。説明会やセミナーと同様、リモートで面接を実施する企業も増えています。
5.内定
選考後は内定者を決定し、対象者に通知します。なお、面接後はなるべく速やかに内定通知をすることがポイントとなります。なぜなら、最終選考から内定通知までの期間が空きすぎると、対象者が企業に対して興味を失ったり、内定辞退をしたりする可能性が高まるためです。選考後なるべく早くに通知できるよう、あらかじめスケジュールを考えておくことが大切です。なお、内定通知は書面で行うことが一般的ですが、事前に電話やメールなどで知らせるケースもあります。
万が一、内定者からの承諾を得られない場合、別の候補者を選ぶ必要が生じます。再選考となると時間や手間もかかるため、内定辞退の可能性を考慮し、なるべくスピーディーに行動しましょう。
6.内定者のフォローアップ
内定を通知し、承諾を得られたらそこで採用活動が終わりというわけではありません。内定承諾から入社までの期間、社員が安心して入社し、働けるようにフォローする必要があります。特に新卒採用の場合、内定承諾から入社まで半年以上の期間が空くケースも少なくありません。この期間中、内定者が不安にならないように配慮が必要です。たとえば、入社までのスケジュールを伝えたり、質問を受け付ける窓口を設置したりすることも効果的です。また、内定式や交流会などを実施することも有効な手段でしょう。定期的なコミュニケーションによって、入社意欲を高めることができます。
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採用プロセスの見直しが必要なケースやよくある課題
優秀な人材を確保するためにも、採用プロセスの見直しは重要です。とはいえ「そもそも課題は何かわからない」「どのような場合に見直しが必要なのか判断できない」ということもあるでしょう。そこで、ここでは採用プロセスの見直しが必要なケースやよくある課題を紹介します。
人材募集をかけても応募がなかったり少なかったりする
人材採用はそもそも応募者がいなければ成り立ちません。人材募集をかけても応募がなかったり、少なかったりする場合は、自社のアピールがうまくいっていない可能性があります。求人情報や説明会の内容を見直す必要があるでしょう。求人情報は自社の魅力が十分伝わる内容になっているかチェックが必要です。説明会では、自社に興味を持ってもらえるように、ターゲット層に響くメッセージを送りましょう。また、説明会に参加する従業員の対応は適切か確認し、好印象を与えられるよう徹底した教育を実施することも大切です。
理想的な人材が集まらない
応募自体はあるものの、自社が求める人材が見つからないケースもあります。この場合、ターゲット層に向けて効果的なアピールができていない可能性が高いでしょう。たとえば、自社の魅力をアピールしても、そのターゲットが求めるニーズとは異なる場合があります。まず自社が求める人物像を明確化し、そのターゲットに響くアピールは何か見直してみましょう。発信する魅力とターゲットのニーズがうまく合致すれば、訴求力が高まり理想的な人材の応募が集まりやすくなります。
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選考通過者がいない
自社が求めるスキルを持つ人材から応募が来ないなど、選考通過者が出ないケースもあります。この場合、そもそもターゲットとなる人材の応募が集まっていない、選考基準を誤って設定しているなどの原因が隠れている可能性があるでしょう。ターゲット層の応募者が集まっていない場合、求人内容が適切ではないなどの理由が考えられます。自社が求める人材が集まるよう、求人広告の内容や利用する求人媒体を見直してみましょう。また、選考基準を再考することも肝要です。
たとえば、面接官が複数人いる場合、評価基準にズレが生じることがあります。すると、選考がうまくいかない原因につながるため注意が必要です。面接官によって評価がばらつかないよう、明確な評価基準を定めて共有しましょう。
内定辞退や早期離職が目立つ
内定辞退や早期離職が目立つ場合、企業と求職者との認識のズレやミスマッチが発生している可能性が高いでしょう。たとえば、新卒者の内定辞退が多い場合は、入社までのアフターフォローが不足していることが考えられます。内定通知から入社までの間、内定者が不安にならないよう積極的なコミュニケーションを心がけましょう。また、早期離職が多い場合は、自社の特徴や魅力の伝え方が適切ではない可能性があります。入社後のミスマッチを防ぐためにも、選考中に適切な情報共有を行い、企業と応募者の認識のすり合わせを徹底しましょう。
採用プロセスを改善するときのポイント
採用プロセスを改善する際は、意識すべきポイントがいくつかあります。ここでは、具体的なポイントを見ていきましょう。
社内全体で採用プランを共有する
採用計画は管理者や経営者が策定するケースも多く、社内の限られた人しか情報を共有できていないことがあります。しかし、採用に関する共通認識がないと、自社に合う人材を逃してしまう原因になり得るため、注意が必要です。採用計画や採用プロセスは社内全体で情報共有し、認識を強化しておくことがおすすめです。これにより、採用基準がよりはっきりして社内全体で採用活動を行えます。
採用管理システムを活用する
採用活動にかかるコストが高い場合は、採用管理システムを導入する手もあります。採用管理システムとは、採用業務における情報を一元管理し、業務を簡略化できるものです。採用プロセスが多様化すると、そのぶんコストが高くなることがあります。システムの導入によって採用プロセスが簡略化し、コストを抑えられる効果を期待できます。面接の予定管理や内定通知、内定者へのフォローなどの業務が円滑化し、採用活動の質向上にもつなげられるでしょう。
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採用代行の利用を検討する
そもそも社内に採用活動の十分なノウハウがない、マンパワー不足で採用活動にかける時間がないという企業も珍しくありません。このような場合、採用代行を利用することも一案です。採用代行とは、人材採用のプロに採用活動の一部もしくはすべてを委託できるサービスです。応募者の選定や内定者への対応などの採用プロセスを任せられます。外注によってノウハウがない企業でも効果的な採用活動を実施でき、業務負担を軽減できます。
採用活動にかかるコストを見直す
採用活動をするには、当然コストがかかります。求人掲載後から採用までに発生した費用を計算してみましょう。そして、そのかかった費用が適切かどうか見直すことが大切です。その際、採用単価を算出することもおすすめです。採用単価とは、採用者1人あたりにかかったコストをいいます。採用単価は「採用コストの総額÷採用人数」の計算式で算出可能です。過去のデータと比べて採用単価が高い場合、採用プロセスに課題がある可能性が高く、見直しが必要と判断できます。
採用プロセスの成果を数値化する
採用プロセスの成果を数値化することもポイントです。たとえば求人募集を行ったときの応募者数や応募者のうち面接に進んだ人数など、段階ごとに数値化してみましょう。これにより、採用プロセスのどの段階に課題があるのか、把握しやすくなります。
採用プロセスの改善により採用活動に成功した企業事例
採用プロセスの見直しや改善によって、採用活動に成功した企業は数多くあります。ここでは、採用プロセスの改善により採用活動に成功した企業事例をいくつか紹介します。
宿泊施設向け価格設定ツールを提供する企業の事例
宿泊施設向け価格設定ツールを提供する某企業では、事業拡大にともなう人員不足が課題となり、スカウトメールやカジュアル面談を利用した採用活動を行いました。その結果、3名の人材採用に成功したのです。同社は自社の知名度が低いと分析し、腹を割って話ができる環境が必要だと考えました。そこで、気軽に質問しやすく相互理解がスムーズになるカジュアル面談に注目しました。スカウトメールを送った時点ではまだ企業について知らなかった人材もカジュアル面談に関心を持ち、選考や内定につながったようです。
IT事業を展開する企業の事例
IT事業を行う某企業では採用活動は行っているものの、入社後のミスマッチによる人材流出に悩んでいました。そこで、同社ではなぜミスマッチが起きるのかを分析しました。すると、裁量や自由度が高い社風であるものの、制度が整っていないことやアクセスの悪さなどがミスマッチの原因として浮かび上がりました。これらの要素が入社前と入社後のギャップとなり、人材が離れていると考えたのです。同社はこの課題を解決すべく、価値観や働き方のマッチ度を高めるため、採用プロセスを見直しました。
具体的にはカジュアル面談を導入し、面談時に肩肘をはらず、ネガティブな要素も伝えるように心がけたといいます。その結果、2名の人材採用に成功しました。
大手建築会社の事例
某大手建築会社では、東京オリンピックや再開発などに向けて、建築施工管理技士の採用を希望していました。しかし、施工管理技士は需要が高く、同業他社に負けない魅力や条件を提示しなければ採用が難しいことが課題でした。そこで、同業他社との差別化を図るため、同社は採用プロセスを改善し、出張面接を実施したのです。企業側が出向く形となる出張面接を行うことで、応募者は「自分が必要とされている」とより強く実感できます。これにより、好印象を与えやすくなるのです。また、面接をキャンセルされるリスクを低減でき、高い確立で面接を実施できることも利点です。その結果、採用成功率や定着率が向上したといいます。
まとめ
採用プロセスを見直して自社に合う人材を確保しよう
人材は企業の成長に欠かせないものです。だからこそ、採用活動に課題がある場合は早急に対応する必要があるでしょう。思うように人材を獲得できない場合は、採用プロセスの見直しによって採用力を強化できる可能性があります。また、採用プロセスの改善は業務負担の軽減やコストの削減、応募者の増加や離職率の低下などの効果を期待できます。優秀な人材を獲得するためにも、採用プロセスを見直してみてはいかがでしょうか。
