スキル管理システムとは？機能や比較ポイント、人事システムとの違いも解説

適切な人員配置や人材育成を行うためには、従業員のスキル管理が欠かせません。

表計算ソフトによるスキル管理に取り組んでいるものの、運用負荷が高いと感じている担当者もいるのではないでしょうか。

部署間で情報が共有されず、誰がどのような能力を持っているか見えづらいという課題も発生しているかもしれません。

こうした課題の解決に役立つのがスキル管理システムです。

システム上で個人の能力や資格を一元管理することで、適材適所の人材配置や効果的な育成が期待できます。

本記事では、スキル管理システムを導入する意義や機能とともに、導入ステップや比較ポイント、組織の成長につなげるための戦略などについて解説します。

スキル管理システムとは

スキル管理システムとは、従業員の知識・技術・経験・資格などの情報を一元管理し、組織の成長に活用するためのシステムです。

従来は表計算ソフトなどで管理されていた情報をシステム化することで、情報の更新や共有が容易になります。

企業が求めるスキルと従業員の現状を比較できるため、育成計画の策定にも役立ちます。適材適所の人材配置や効率的な人材育成を支援する役割を担うのが、スキル管理システムです。

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スキル管理システムを導入する意義

自社の従業員がどのような能力を持っているかを、正確に把握できていないケースは珍しくありません。

スキル管理システムを導入することで、従業員が持つスキルや経験を把握しやすくなり、組織全体の生産性向上や適切な人材配置につなげられます。ここでは、スキル管理システムを導入する意義について解説します。

適材適所の人材配置の実現

スキル管理システムで従業員の能力を正確に把握できれば、適材適所の人材配置が可能です。

スキル管理システムには、個人の経験や資格が記録されており、業務の要件と照合できます。新規プロジェクトを立ち上げる際も、必要なスキルを持つ人材をシステム上で迅速に探し出せます。

また、人事担当者は上司の勘や社内での評判などの感覚に頼らず、客観的なデータに基づいた配置計画を立てられます。

従業員自身も、自分の能力を生かせる部署に配置されることで、仕事への意欲が高まりやすくなり、従業員の納得感の醸成にもつながります。

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人材育成とスキル継承

スキル管理システムは、効果的な人材育成とベテランからの技術継承に役立ちます。

従業員のスキル状況にかかわらず、一律の研修を実施している企業も少なくありません。

スキル管理システムを活用すれば、組織内に不足している能力を分析し、優先的に育成すべき項目が明確になります。各部署で求められる基準と現在の状況を比較し、具体的な研修計画も立てやすくなります。

また、ベテラン従業員が持つ専門的な知識や経験もシステムに登録すれば、どのような知識や経験を引き継ぐ必要があるのかもわかります。

退職前に引き継ぐべき内容が明確になり、組織のノウハウが失われることを防げます。長期的な視点で人材を育成し、技術を次世代へ引き継ぐためにも、スキル管理システムは重要な役割を果たすのです。

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組織の生産性向上と競争力強化

適材適所による人材配置や効率的な人材育成は、組織の生産性向上と競争力強化にもつながります。

個人の能力が見えない状態では、業務の偏りや人材の活用不足が生じる可能性があります。特定の人材に業務が集中し、組織全体の生産性が低下するリスクも否定できません。

スキル管理システムを活用すれば、従業員の長所を生かした業務の割り当てが可能になり、組織全体の生産性と競争力が向上します。

適した業務を担当する従業員が増えれば、エンゲージメント向上にもつながります。エンゲージメントが向上すれば、離職率低下による採用・教育コストの削減といった副次的な効果も期待できるでしょう。

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スキル管理システムの主な機能

スキル管理システムには、能力の把握から育成までをサポートする多彩な機能が備わっています。導入前にどのような機能があるかを理解しておくことで、自社の課題に合った運用が可能です。ここでは、スキル管理システムの主な機能を5つ紹介します。

1.スキル情報の一元管理

スキル管理システムは、従業員の能力や経験を1つのシステムに集約できるのが特徴です。

表計算ソフトのようにファイルが分散することなく、必要な情報をすぐに検索できます。常に最新の情報を維持できることもメリットです。

人事異動やプロジェクトのメンバー選定の際にも、条件に合う人材をすばやく抽出できるでしょう。従業員自身が資格を取得した際にシステムへ入力し、自ら情報を更新していく運用も可能です。

2.スキル評価・レベル管理

従業員のスキルを共通の基準でレベル分けし、評価・記録していく機能も搭載されています。

例えば、語学力やプログラミングの能力を5段階で評価し、システム上に記録できます。あらかじめ設定した基準に沿って評価を行うことで、客観的で公平な判断が可能です。

上司と部下の面談時にも、過去の評価履歴を参照しながら具体的な話し合いができます。定期的な評価を通じて従業員の成長度合いを可視化でき、次期に向けて納得感のある目標の設定が可能になります。

3.スキルマップ作成・可視化

スキル管理システムには、従業員のスキルマップ作成機能も搭載されています。

部署やチーム内で、誰がどのような業務を担当できるか不透明な場合、特定の業務が属人化してしまう恐れがあります。担当者が不在のときに業務が滞るリスクも高まるはずです。

そのような事態を防ぐために役立つのが、スキルマップの作成機能です。誰が・どのスキルを・どのレベルで持っているかを一覧表形式で見える化できるため、チーム全体のスキル状況を俯瞰できます。

不足している能力が一目でわかるため、採用計画や育成方針の策定にも活用できるでしょう。

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4.スキルギャップ分析

スキル管理システムには、現在の能力と必要な能力の差、つまりスキルギャップを把握する機能があります。

現在持っているスキルと必要なスキルの差が明確になれば、生産性向上に向けた育成計画を立てやすくなります。従業員が目指す役職に就くために必要な能力も把握できます。

また、会社が求める人材像と現在の従業員のレベルを比較し、組織全体の課題を洗い出すことも可能です。分析結果をもとに、優先して実施すべき研修や学習プログラムを決定できます。

5.スキル育成管理

従業員一人一人の育成計画をシステム上で立案し、進捗状況を管理する機能も搭載されています。

目標達成に向けた具体的な行動計画を、上司と共有しながら作成できます。研修の受講状況や資格試験の合格実績などをシステムに入力し、計画どおりに進んでいるかの確認も可能です。

進捗の遅れもすぐに発見できるため、上司が早めにサポートしたり、計画の見直しをしたりといった対応もできるでしょう。

スキル管理システム導入のステップ

スキル管理システムを効果的に運用するためには、以下の手順を踏んだ導入準備が必要です。

1. 現状課題の整理と目的の明確化
2. スキル項目・評価基準の設計
3. システム選定・トライアル
4. データ作成と従業員への展開
5. 定期更新と人事施策への活用

ここでは、スキル管理システム導入を成功に導くための5つのステップを紹介します。

1.現状課題の整理と目的の明確化

目的が曖昧なままスキル管理システムを導入した場合、現場の従業員に入力の負担だけを強いる結果になりかねません。

入力項目が多すぎて現場が疲弊し、結局誰も更新しないシステム に費用を払い続けるリスクも生じます。自社が抱えている人材管理の課題を整理し、システム導入の目的を明確にしましょう。

「能力の底上げを図りたいのか」「適材適所の配置を実現したいのか」を具体的に定めます。目的が明確になることで、システム選定の基準が定まり、導入後の運用もスムーズに進みます。

2.スキル項目・評価基準の設計

目的を整理したら、その目的に合わせて管理するスキルの項目と評価基準を設計しましょう。

全社共通の項目と、各部署に特有の項目を分けて定義すると管理しやすくなります。評価の基準は、誰もが理解できる客観的な指標を用いることが重要です。以下のように、段階数は運用しやすい4～5段階に設定するとよいでしょう。

1. 作業をしたことがない
2. 指導されながら作業できる
3. 一人で作業を完結できる
4. 他者を指導する技術がある
5. 作業の意味・背景まで指導できる（4段階の場合は4と統合）

初めからすべての項目を網羅するのではなく、重要なものから段階的に運用を始めるのも1つの方法です。

3.システム選定・トライアル

スキル項目と評価基準を設計したら、自社の課題解決に適したシステムを選定しましょう。

操作性や機能が自社の要件を満たしているかを、実際の画面で確認する必要があるため、本格導入の前にトライアルを実施します。複数のシステムを比較検討し、予算やサポート体制を含めて総合的に判断することが大切です。

トライアル期間中は、管理者だけでなく現場の従業員にも利用してもらい、使いやすさを検証しましょう。不具合や疑問点があれば、提供会社に質問し、解消しておくことも重要です。

入念な検証を行うことで、導入後のトラブルを未然に防げます。

4.データ作成と従業員への展開

システムを選定したら初期データを作成し、従業員へ利用方法を周知しましょう。

初期データには、従業員の基本情報や現在の保有資格などを登録し、運用を開始できる状態を整えます。

従業員への展開では、システム導入の目的やメリットを丁寧に説明し、理解を得ることが大切です。操作マニュアルを作成し、説明会を開催して入力手順を伝えましょう。

スムーズに利用を開始できるよう、初期データの入力期間を設け、進捗を確認しながらサポートを行うことがポイントです。

5.定期更新と人事施策への活用

システムに登録された情報が、古いまま放置されているケースは珍しくありません。

情報が古いままでは、適切な人材配置や育成計画の策定は困難です。古い情報が増えた結果、システムへの入力が滞り、次第に使われなくなってしまうケースも存在します。

そのような事態を防ぐために、定期的に情報を更新する運用ルールを設けましょう。

半期ごとの面談など、定期的なタイミングで情報を更新し、業務の流れに組み込むことが効果的です。継続的な更新によりデータの精度も高まり、人事評価や異動の検討など、具体的な人事施策に活用できます。

スキル管理システムの比較ポイント

スキル管理システムには、さまざまなサービスが存在します。そのため、各サービスを比較し、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

機能の豊富さだけでなく、使いやすさや費用対効果など、さまざまな視点から比較する必要があります。ここでは、システムを選定する際の5つの比較ポイントを解説します。

1.自社の規模・業種に合った機能があるか

スキル管理システムは製品ごとに得意分野が異なるため、自社の規模や業種、解決したい課題に合わせた機能が搭載されたシステムを選びましょう。

企業によって求める機能は異なります。スキル管理だけを行いたい場合もあれば、人事業務全体を統合したい場合もあるでしょう。従業員数の少ない企業であれば、シンプルな機能のシステムで十分な場合もあります。

大規模な企業では、複雑な組織構造に対応できる柔軟な設定が求められます。業種特有の資格や技術を管理できるかどうかも、確認すべき項目です。

自社の要件を整理し、過不足のない機能を持つシステムを選定しましょう。

2.既存の人事システムと連携できるか

システム選定において、連携機能の確認は欠かせません。すでに導入している人事システムや給与計算システムと連携できるかを確認しましょう。

システム間でデータ連携ができれば、二重入力の手間を省けます。二重入力による情報の不一致といったトラブルの防止も可能です。

例えば「API連携に対応しているか」「CSVファイルでのデータ入出力が容易か」などを確認するとよいでしょう。従業員情報が一元化されることで、人事担当者の業務負担軽減にもつながります。

3.操作性・UIはわかりやすいか

日常的に使うシステムだからこそ、操作性やUI（ユーザーインターフェース）のわかりやすさは重要なポイントです。

画面構成が複雑で直感的に操作できないシステムは、従業員に敬遠されやすく、情報入力が進まない原因になります。

入力率が低下すれば、システムを導入した本来の目的を果たせません。このような問題を回避するため、操作性やUIのわかりやすさを重視してシステムを選びましょう。

管理者にとっての使いやすさだけでなく、実際にデータを入力する従業員側の意見も取り入れることが大切です。無料トライアルを活用し、実際の操作感を試してみるとよいでしょう。

4.セキュリティ対策は十分か

従業員の能力や評価に関するデータは、機密性の高い個人情報に該当します。そのため、スキル管理システムは、十分なセキュリティ対策が施されているものを選ぶ必要があります。

データの通信や保存時の暗号化、アクセス権限などの細かな設定が可能かを確認しましょう。システム提供会社が、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）など、セキュリティ関連の認証を取得しているかどうかも、判断の目安になります。

万が一のデータ消失に備え、バックアップ体制が整っているかも重要です。安全な環境でデータを管理できるシステムを選定しましょう。

5.料金体系とランニングコストは適正か

システムの料金体系を正確に把握し、長期的な運用コストが適正であるかを確認しましょう。

初期費用や月額料金だけでなく、アカウント数に応じた従量課金があるかも確認が必要です。カスタマイズや導入サポート、他システムからのデータ移行にかかる費用も事前に見積もりを取りましょう。

必要な機能とコストのバランスを考慮し、費用対効果が高いシステムを選ぶことが大切です。予算内に収まるだけでなく、将来的な組織規模の変化にも対応できる料金プランかどうかを見極めましょう。

スキル管理システムを組織の成長につなげるための戦略

スキル管理システムは、導入しただけですぐに効果が出るものではありません。蓄積されたデータを経営戦略と結びつけ、組織全体の成長を促す取り組みが必要です。ここでは、スキル管理システムを活用して組織を成長に導くための戦略について解説します。

経営・事業戦略との連動

従業員の育成方針が、経営戦略や事業戦略と連動していないケースは珍しくありません。

現場の要望だけで研修内容を決めた場合、事業環境の変化に対応できず、企業の競争力が低下するリスクがあります。経営や事業の戦略から、将来必要となるスキルを逆算して定義しましょう。

スキル管理システムを活用して現状との差を分析すれば、戦略に基づいた育成計画を立案できます。会社の目指す方向性と従業員の成長を合致させることが、組織の継続的な発展につながります。

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データ分析を基にした戦略的人材管理

スキル管理システムに蓄積されたデータは、戦略的な人材管理を進めるうえで重要な判断材料となります。

各部署の能力の偏りや、優秀な成績を収める従業員の傾向をデータから読み取ります。分析結果を基に、効果的な採用基準の策定や、離職防止のための配置転換を行いましょう。

客観的なデータに基づく判断は、経験や勘に頼る人事運用からの脱却につながります。データに基づく人事を実践することで、組織の課題を早期に発見しやすくなります。

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人的資本経営の推進

スキル管理システムを活用し、人的資本経営の推進に取り組みましょう。

従業員を重要な資本と捉え、価値を十分に引き出すことが人的資本経営の考え方です。システムで管理しているスキルの習得率や研修への投資効果を指標化し、定期的に測定します。

得られたデータは社内で活用するだけでなく、人的資本情報の開示にも役立てられます。とくに上場企業では人的資本に関する情報開示が求められており、人材への投資状況を透明化することで企業価値の向上と社会的な信頼の獲得につながります。中小企業にとっても、人材育成への取り組みを発信することは、採用活動における訴求材料になります。

システムを活用した情報発信が、企業の持続的な成長を支えます。

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類似システムとの違いや連携メリット

スキル管理システムと類似するシステムには、人事システムやタレントマネジメントシステムなどがあります。

それぞれの役割の違いを理解し、適切に連携させることで、自社の戦略と連動した人材管理が可能です。ここでは、類似システムとの違いや連携するメリットについて解説します。

人事システムとの役割の違い

人事システムとスキル管理システムは、管理する情報の性質や主な役割が異なります。人事システムは、氏名や入社年月日、所属部署など、従業員の基本的な情報を管理するものです。

一方、スキル管理システムは保有資格や業務経験、能力の評価など、人材の育成や配置に関する情報を主に扱います。

両者を組み合わせて運用することで、多角的な人材情報の把握ができます。役割の違いを理解した上で、システムを使い分けましょう。

人事評価・給与・勤怠システムとの連携

複数のシステムを導入し、それぞれに同じ情報を何度も入力する手間が発生しているケースは珍しくありません。

システムが独立して稼働していると、データの不一致が起きやすく、管理の手間が増大します。正しい情報に基づかない評価や給与計算が行われるリスクも伴います。

課題を解決するため、人事評価や給与、勤怠システムとの連携を進めましょう。スキル管理システムで得られた能力の評価結果を人事評価システムに連携し、最終的な評価を決定します。

システムの連携により一連の業務が自動化され、業務効率化につながります。

タレントマネジメントシステムの強み

スキル管理を含む人材管理全般を一元化したい場合は、タレントマネジメントシステムの導入も有効な選択肢です。

タレントマネジメントシステムは、スキル管理に加えて、目標管理や評価、後継者育成など、人材管理全般を支援できる点が強みです。能力の可視化から評価、配置、育成までのプロセスを1つのシステムで完結できます。

従業員の意向やモチベーションの状態なども併せて管理できるため、きめ細かなマネジメントが可能です。スキル管理や人事評価など、個別にシステムを使い分けることなく戦略的な人材活用を推進できるのが、タレントマネジメントシステムの強みです。

自社の課題に合わせて、適切なシステムを選択しましょう。

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浦和レッドダイヤモンズ株式会社の導入事例

浦和レッドダイヤモンズ株式会社では、タレントマネジメントシステムを導入し、人事データの可視化と組織づくりの基盤強化に取り組んでいます。。

以前は表計算ソフトで情報を管理していましたが、情報を確認するたびに人事担当者へ問い合わせる手間や、データ消失のリスクといった課題を抱えていました。タレントマネジメントシステムへ移行したことで、従業員の経歴や能力のデータが一元化され、必要なときに必要な情報へアクセスできるようになりました。

現在は、過去の組織図や人事異動の履歴も残せるようになり、組織全体の動きを見える化できる環境が整っています。さらに2022年度から始めた「キャリアデザイン面談」では、社員が今後歩みたいキャリアの情報をシステム内に蓄積し、上司がサポートできる仕組みが構築されています。

蓄積されたデータを活用することで、従業員の特性に合わせた適切なジョブローテーションの実施も期待されています。浦和レッドダイヤモンズ株式会社の事例は、システムの導入が組織の活性化と人材の適切な配置を後押しした事例です。

まとめ

スキル管理システムは、従業員のスキルを可視化し、組織の生産性向上に貢献する重要なツールです。

適切なシステムを選定し、経営戦略と連動した運用を行うことで、人材の価値を十分に引き出せます。人事評価や給与、勤怠などのシステムと連携させれば、業務効率のさらなる向上も見込めます。

本記事を参考に、自社の課題や目的に合ったシステムを導入し、適材適所の人材配置と効果的な育成を進めましょう。

HRMOSタレントマネジメントで効率的なスキル管理を

自社の従業員が持つ能力を正確に把握し、育成や人材配置に生かすためには、従業員情報のデータ化と一元管理が欠かせません。

しかし、人材の情報が分散している状態では、戦略的な人事施策を実行することが困難です。変化の激しいビジネス環境において、人材データの活用が遅れることは企業の競争力低下を招きかねません。

HRMOSタレントマネジメントを活用すれば、従業員のスキルや経歴、資格などの情報をスムーズに一元管理する環境が整います。スキルマップの作成やギャップ分析を容易に行えるため、勘や経験だけに頼らず、データに基づいた配置・育成の判断がしやすくなります。

効率的なスキル管理を通じて、組織課題の発見や人材育成を進めたい場合は、HRMOSタレントマネジメントの機能をご確認ください。

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