人事情報クラウドとは？メリット・デメリット・オンプレミスとの違いを解説

クラウドを活用すれば、情報の一元管理や業務の自動化によって作業を効率化できるなど、多くのメリットがあります。

クラウドがさまざまな業務分野で活用され、注目を集めるなか、人事労務領域でもクラウドのメリットを生かし、人事担当者の負担軽減につなげたいところです。

本記事では、人事情報クラウドの概要やメリット・デメリット、オンプレミスとの違いを解説します。

人事情報クラウド導入時の注意点やポイントも紹介するので、人事情報のクラウド化を検討している企業の人事担当者は参考にしてください。

人事情報クラウドとは

クラウドとは、データをインターネット上で保管・利用する仕組みやサービスのことです。

人事情報クラウドは、勤怠データや給与データ、従業員の保有スキルなど、人事情報を保管・利用するクラウドサービスを指します。

クラウド上で人事情報を扱うと、インターネット環境さえあれば接続できるため、場所や時間に縛られることなく人事情報にアクセスできる点が特徴です。

人事資料を紙の書類で管理して事務所内で保管する場合とは異なり、人事情報クラウドでは保管スペースを確保する必要がありません。また、資料を人事担当者の個人パソコンで保存する場合とは異なり、クラウドでは資料を共同で作成・更新し、共有・保管できる点も特徴です。

以前は、人事情報を紙で作成して事務所内で保管する企業が多かったものの、近年では人事情報をクラウド化する企業も増えています。

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企業が人事情報のクラウド化を進める背景

一昔前であれば、人事情報のような機密性の高い情報をインターネット経由でやり取りすることに、抵抗感を覚える経営者や人事担当者は少なくありませんでした。

しかし、時代の変化とともに、近年では人事情報をクラウド化する企業が増えつつあります。以下では、企業が人事情報のクラウド化を進める背景について見ていきます。

働き方の多様化とハイブリッドワークの定着

近年は働き方が多様化し、コロナ禍を契機にテレワークやハイブリッドワークが定着しました。

社会全体で働き方改革が推進されるなか、人事担当者も柔軟な働き方ができるように業務の進め方を見直すことが求められています。

フレキシブルで効率的な働き方を実現するうえで重要になるのが、業務に必要な情報へアクセスできる環境の整備です。

人事情報をクラウド化して社外からでもアクセスできるようにすれば、自宅などオフィス外からでも業務を進めやすくなります。離れた場所にいるメンバーと同時に情報の閲覧や編集ができ、作業時間の短縮や業務効率化にもつながります。

時代が変化し、働き方が多様化したことが、業務で使用する情報のクラウド化が求められる背景の一つといえるでしょう。

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法改正への迅速な対応ニーズ

近年は労働関連法令の改正が相次いでおり、人事システムが対応すべき制度変更は増加傾向にあります。

法令違反にならないように企業は法改正に対応する必要がありますが、人事担当者がすべての改正に対応するのは時間も手間もかかり、簡単ではありません。

しかし、クラウド上でデータを管理・利用するサービスを使えば、法改正に対応しやすくなります。法改正対応機能を備えたクラウドサービスでは、ベンダーによって機能改善やアップデートが行われるため、制度変更に対応しやすくなります。

人事担当者は日々の業務で忙しいため、法改正対応に伴う社内の負担を軽減できる人事情報クラウドのニーズが高まっています。

DX推進とデータドリブン人事への転換

DXによるデータ活用・業務効率化が多くの分野で推進されるなか、人事労務領域でもDXが注目されています。

人事情報のデータ化によって一元管理が可能になり、ITツールの導入によって業務を自動化できれば人事担当者の負担を軽減できます。

さらに、人事情報をデータ化すれば分析がしやすくなり、人材配置や人材育成の検討に活用可能です。勘や経験など、感覚的な要素だけに頼らず、客観的なデータに基づいて人材配置や育成を検討しやすくなります。

さらに、蓄積された質の高いデータは、将来的に「AIを活用した適性配置のシミュレーション」や「評価バイアスの自動検知」を行うための高度なデータ基盤となり、戦略人事の実行速度を高めます。

DX推進による業務効率化や生産性向上、データ分析・活用による戦略人事の推進が、人事情報のクラウド化を企業が進める背景にあります。

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人事情報をクラウド化することで得られる6つのメリット

人事情報をクラウド化すればさまざまなメリットがあります。人事業務の工数削減による業務効率化など、企業や人事担当者はそのメリットをしっかりと生かしたいところです。

以下では、人事情報のクラウド化による主なメリットを6つ紹介します。

①初期投資を抑えたスモールスタート

クラウド型システムは、クラウド上でデータを管理するため、自社でサーバーやネットワーク機器などを準備する必要はありません。

IT機器やソフトウエアを自社で用意するオンプレミスとは異なり、初期費用を抑えられる点がメリットです。

クラウド型では、サービス提供会社が用意している汎用的な機能を使うことになるため、必要最小限の機能からスモールスタートしたい場合に適しています。

契約費用や月額費用はかかりますが、導入後の利用料が従量課金制であれば利用した分だけ費用を支払えばよく、利用状況に応じて費用を調整しやすくなります。

②人事業務の工数削減と自動化を実現

人事資料を紙で作成すると記入や保管に手間がかかりますが、クラウド上であれば作成や保管にかかる手間や時間を削減できます。

人事情報をクラウド化することで、集計や転記を自動化できるだけでなく、常に最新かつ正確なデータベースをリアルタイムに共有できるようになり、業務効率化と転記ミスなどのヒューマンエラーを防止できる点がもメリットです。

クラウド上で資料を同時に編集・閲覧できれば情報の共有速度が向上し、業務効率の向上やスピーディーな意思決定が可能になります。

③法改正・制度変更に対応しやすい

前述のとおり、労働関連法規は近年、改正の頻度が高まっています。

クラウド型サービスでは、ベンダー側が機能改善やアップデートを提供するため、法改正や制度変更に対応しやすい点がメリットです。

法改正内容の確認や対応事項の洗い出し、実際の対応まで、すべてを社内の人事担当者が対応するのは、時間も手間もかかって大変です。

特に、バックオフィスの人数が少ない中小企業では、人事担当者は日々の業務だけで忙しく、法改正や制度改正に対応する余裕がないケースも少なくありません。

人事情報をクラウド化することで、人事担当者の負担となる業務を削減し、法改正対応を進めやすくなります。

④テレワーク・多拠点運用に対応

働き方の多様化が進むなか、人事情報へのアクセス環境にも柔軟性が求められるようになっています。

人事情報をクラウド化すれば、自宅など事務所以外からでもアクセスでき、テレワークをはじめとした柔軟な働き方を支えやすくなります。

また、データをクラウド上で管理することは、企業のBCP対策としても有効です。

事務所内で資料やデータを保管すると、地震や火災などで事務所が被災した際に人事情報が喪失するリスクがありますが、バックアップ体制やデータ保全の仕組みが整ったサービスであれば、災害時のデータ喪失リスクを抑えやすくなります。

また、自然災害が発生すると、従業員が事務所に出社できず業務が止まる恐れがあります。しかし、クラウド化により、拠点や勤務場所に左右されにくい業務体制を整えておけば、人事業務を止めずに継続できる可能性が高まります。

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⑤セキュリティレベルの向上

個人情報保護への意識の高まりやサイバー攻撃の高度化によって、主要なベンダーはセキュリティ対策に力を入れています。

人事情報クラウドを利用することで、ベンダーが提供するセキュリティ対策を利用できる点もクラウド化のメリットです。

自社でセキュリティ対策を施す場合は、高度なセキュリティ水準のシステムを構築するまでに時間や手間がかかります。

セキュリティに関する専門的な知識も必要になるため、専門人材がいない企業では、セキュリティ対策の内製化が難しい場合も少なくありません。最新のセキュリティ知識へのアップデートや新たな設備投資が必要になることもあります。

自社で十分なセキュリティ対策を行えない場合は、人事情報をクラウド上で管理すれば、ベンダーの高いセキュリティ技術のもとで情報漏洩リスクを軽減できる場合があります。

⑥他システムとの連携が容易

主要な人事情報関連のクラウドサービスには、APIやCSVによる連携に対応したものもあります。他のクラウドサービスと連携できれば、複数のシステムに同じ情報を入力する手間を減らしやすくなります。

同じ人事情報であるにもかかわらず、異なるシステムで別々に入力する場合、手間がかかるうえに入力ミスが起きてシステム間でデータに齟齬が生じることがあります。他システムとの連携によって、人事担当者のデータ入力・管理作業の負担軽減が可能です。

さらに、他システムと連携できればデータ活用の幅が広がり、人材配置や人材育成で生かせます。

例えば、給与システムのデータをタレントマネジメントシステムと連携させれば、従業員のスキルや評価結果、処遇情報をあわせて確認しやすくなります。

人材配置や育成方針、評価制度の見直しを検討する際の参考情報として活用できます。

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人事情報クラウドとオンプレミスの違いを6つの観点で比較

紙や表計算ソフトで管理している人事情報をデータ化して管理・運用する場合、主な運用形態はクラウドとオンプレミスの2種類です。企業が人事情報のデータ化を行う際は、クラウドとオンプレミスの違いを理解し、自社に適したものを選択する必要があります。

以下では、クラウドとオンプレミスを6つの観点で比較します。

そもそもオンプレミスとは

オンプレミスとは、サーバーやソフトウエア、ネットワーク機器などを自社で保有し、管理・運用するシステムの利用形態を指します。サービス提供会社のシステムを利用するクラウドとは逆のシステム利用形態です。

現在ではクラウドを利用する企業が増えていますが、以前はオンプレミスを採用している企業が少なくありませんでした。サーバーの構築や運用、システムの変更やアップデート、セキュリティ構築やトラブル発生時の対応まで、オンプレミスではすべて自社で対応します。

①導入・運用コストの違い

クラウドは導入時にIT機器などの準備が不要なため、導入費用を安く抑えられる点がメリットです。オンプレミスではサーバーやネットワーク機器などの導入費用がかかります。

導入後の運用コストに関しては、オンプレミスのほうが総コストを抑えられる場合があります。クラウドではサービス利用料の支払いが必要になり、オンプレミスであれば導入後に利用料金は基本的にかかりません。

ただし、オンプレミスの場合は、導入後の運用や保守を自社で行うため、保守費用やライセンス更新費用、運用担当者の人件費という形でコストはかかります。

また、運用開始後にシステムの拡張や改修が必要になった場合は、クラウドよりもオンプレミスのほうが費用がかかることがあります。

クラウドであれば、プランの変更によって容量の拡張や新機能を利用できますが、オンプレミスでは機器の増設に伴う費用やシステムの改修コストがかかる場合があります。

②導入スピードの違い

クラウドでは、サービス提供会社のシステムを利用するため、比較的すぐに利用を開始できる点がメリットです。事業者とオンラインで契約を交わせば即日で利用開始できるケースもあり、導入スピードが早い点が特徴です。

オンプレミスの場合は、自社に適したシステム仕様にカスタマイズできる点はメリットですが、カスタマイズが必要になる分、クラウドに比べて利用開始まで時間がかかります。

オンプレミスでは、ハードウエアやソフトウエアの準備やシステム要件の検討、システムの構築などが必要です。これらの対応を自社で行う必要があり、実際に運用を開始できるまでに数ヶ月かかることもあるため、導入を決めてもすぐに利用できるわけではありません。

③運用・保守の負担の違い

クラウドサービスでは、サービスの運用・保守はサービス提供事業者が行います。企業は自社で運用基盤の保守を行う必要がなく、負担が少ない点がメリットです。

オンプレミスでは、導入のためのシステム構築だけでなく、導入後の運用・保守まで自社で対応しなければいけません。日頃の運用やシステム障害などが発生した際の緊急時の対応まで、企業内部で行うため担当者の負担が重くなります。

システムに関する専門的な知識を持つ人材を配置する必要がありますが、人手不足が顕著になるなか、企業がシステム人材を確保することは簡単ではありません。社内で専門人材を確保できない場合は運用や保守がうまくいかないリスクがあり、運用や保守を外部委託するケースでは外注費用がかかります。

④カスタマイズ性の違い

クラウドでは、事業者が提供するサービスやシステムを利用するため、オンプレミスと比較するとカスタマイズ性は劣ります。カスタマイズできる場合でも制約があり、自社に適した人事情報システムを構築・利用できない場合がある点がデメリットです。

オンプレミスであれば、システム構築から運用開始、保守まで自社で行うため、自社に最適なシステム仕様にカスタマイズできます。企業規模の拡大など、自社の状況の変化にあわせてカスタマイズすることも可能です。

ただし、最近ではクラウドサービスにおいてさまざまな機能やサービスが提供されるようになりました。クラウドであっても、オプション追加や利用プランの選択によって自社に適した人事情報システムを構築できるケースもあります。

⑤法改正・アップデート対応の違い

法改正に伴うアップデートが必要な場合、クラウドではベンダー側が機能改善やアップデートに対応しますが、オンプレミスでは自社で対応が必要です。

オンプレミスは、システム構築から運用まで自社で行うためカスタマイズ性が高い反面、法改正に伴うシステム改修やアップデートにも、自社で対応する必要がある点がデメリットです。

システム構築・運用を社内の担当者が行う場合、法改正内容の確認や必要なシステム改修・対応事項の確認、改修作業まで自社で行わなければなりません。ベンダー側が対応するクラウドとは異なり、法改正対応に手間や時間がかかります。

また、オンプレミスであっても、システムの構築や運用を外部業者に委託すれば、社内担当者の負担を軽減したうえで法改正に対応できますが、その場合は外注費用がかかります。

⑥セキュリティ対策の違い

オンプレミスでは自社施設内のサーバーなどを使うため、外部ネットワークから切り離した環境で人事情報の管理や運用を行えます。適切に構築・運用すれば、情報漏洩や不正アクセスのリスクを抑えられる点がメリットです。

しかし、前述のとおり、オンプレミスでは基本的に自社でシステムの構築が必要です。IT人材が社内にいないなど、自社でセキュリティ対策を十分に施せない場合は、オンプレミスではかえって情報漏洩リスクが高くなる恐れもあります。

クラウドの場合は、ベンダー側が高度なセキュリティ対策を施していれば、利用する企業は自社だけでセキュリティ基盤を構築する負担を軽減できる点がメリットです。

ただし、ベンダー側のシステムに脆弱性があると、情報漏洩が起きたりシステム障害に巻き込まれたりする可能性があります。クラウドサービスを利用する場合はセキュリティ面を確認することが重要です。

人事情報の管理はクラウドとオンプレミスのどちらを選ぶべきか

人事情報のデータ化や人事業務のシステム化を検討する際は、クラウドとオンプレミスの違いを踏まえて自社に適したほうを選択することになります。

以下では、クラウドが向いている企業とオンプレミスが向いている企業、それぞれの特徴を紹介します。

クラウドが向いている企業

クラウドが向いているのは、例えば次のような企業です。

• 初期費用を安く抑えたい企業
• 導入を決めてからすぐに利用を開始したい企業
• 運用・保守の負担を軽減したい企業
• 法改正に伴う対応負荷を軽減したい企業
• リモートワークなど柔軟な働き方やBCP対策を重視したい企業

クラウド型サービスであれば、導入時に自社でのシステム構築は不要で、運用や保守もベンダー側に任せられるため、自社の負担を軽減したい企業にはクラウドが向いています。

オンプレミスと比較して初期費用が安く済むため、費用を少しでも抑えたい企業にもクラウドがおすすめです。働き方改革や災害対応を検討する場合もクラウドが適しています。

オンプレミスが向いている企業

オンプレミスが向いているのは、例えば次のような企業です。

• 自社独自のシステムを構築したい企業
• セキュリティの観点から人事データを社内サーバー等で管理したい企業
• IT人材が社内にいてシステム構築や運用・保守を自社で対応できる企業

オンプレミスでは柔軟にカスタマイズできるため、独自のシステム構築が必要な企業にはオンプレミスが適しています。

また、クラウド上など社外ネットワークで人事データを管理したくないなど、セキュリティ面を重視する場合もオンプレミスがよいでしょう。IT人材を社内で確保できている企業も、運用や保守を内製化できるのであれば外部サービスを使う必要性が低く、オンプレミスが適しているでしょう。

人事情報クラウド導入前に知っておくべきデメリット・注意点

人事情報クラウドにはさまざまなメリットがありますが、導入にあたっては注意すべき点があります。導入を検討する際に知っておくべき点は何か、以下では人事情報クラウドに関するデメリット・注意点を4つ紹介します。

インターネット接続環境への依存

クラウド型はインターネット経由で利用するため、ネットワーク環境に依存します。

事務所内で多数の従業員が同時に回線にアクセスした場合や大容量のデータを送信した場合、インターネットへの接続が遅くなることがあります。

ネット接続が不安定になれば、クラウド上の人事情報へのアクセスやサービスの利用がスムーズに行えず、人事業務に支障が出る恐れがある点に注意が必要です。

ネットワーク障害が発生した場合や災害が発生した場合には、インターネットへの接続ができなくなる恐れもあります。対策としては、ネット接続が絶たれてデータへのアクセスができなくなった場合に備えて、バックアップデータをクラウド上以外の場所に保管しておく方法などがあります。

ベンダーロックインのリスク

ベンダーロックインとは、特定のベンダーが提供するサービスに依存してしまい、他社サービスへの乗り換えや新しい技術の導入が困難になることです。

より安価で自社に適したサービスが後から登場しても、切り替えができず結果的に高コストになる可能性があります。

ベンダーロックインを回避するためには、互換性の高いサービスを使うことや標準的な内容のサービスを利用することが効果的です。独自の技術を持つベンダーのサービスは一見すると魅力的ですが、ベンダーロックインに陥る原因になりかねず注意が必要です。

また、ひとつのクラウドサービスだけを利用するのではなく、複数のサービスを利用してもよいでしょう。

社内への定着・運用ルール整備の必要性

クラウドではシステムの運用や保守はベンダーが担いますが、実際に人事情報クラウドを利用するのは企業の社員です。

クラウドサービスを導入する際は、システムの運用ルールを社内で整備して使い方を説明・共有するなどの対応が必要になります。

クラウドサービスのスムーズな導入・運用のために重要なポイントの一つが、ベンダーのサポート体制です。

電話で問い合わせができるなど、不明点がある際やトラブルが起きた際に迅速なサポートを受けられるベンダーを選ぶと、スムーズな導入・運用が可能になります。

クラウドサービスではベンダーごとに導入支援や教育サポートの内容に差があるので、導入するサービスを選定するときにはサポート内容も比較しましょう。

権限管理・個人情報管理の徹底

人事業務では、従業員の氏名・所属・評価・給与・異動履歴など機密性の高い情報を扱います。

クラウド上でデータを扱う場合は、情報漏洩が起きないように導入後の権限管理や運用ルールを整備して社内で徹底することが重要です。

万が一個人情報の漏洩が発生すると、会社の信用が失われることになりかねません。人事情報をクラウド化する際は、情報にアクセスできる人の範囲や、管理責任者、システムの操作権限を明確にし、社内規程を明文化して社内で周知します。

機密情報の取り扱いの重要性を社内で周知徹底し、情報事故のリスクを抑えながらクラウドサービスを安全に利用できる体制を整えましょう。

まとめ

働き方の多様化や法改正への迅速な対応ニーズ、DX推進などを背景として、人事労務領域でもクラウドの活用が進んでいます。人事業務の自動化によって業務を効率化できることや多拠点対応の実現などが主なメリットです。

オンプレミスと比較した場合、クラウドは導入費用を安く抑えられるものの、カスタマイズ性はオンプレミスのほうが優れています。

人事情報のデータ化や人事業務のシステム化を検討する際は、クラウドとオンプレミスの違いを理解しておくことが重要です。

クラウドとオンプレミス、それぞれの特徴を踏まえたうえで、自社により適した形式を選択して業務効率化や柔軟な働き方を実現しましょう。

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人事労務業務でクラウドサービスを活用する際は、人材データを一元管理し、配置・育成・評価に活用しやすい状態を整えることが重要です。

従業員情報や評価データ、スキル情報などが分散していると、必要な情報を確認するまでに時間がかかり、人材データを十分に活用しにくくなります。

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