タレントマネジメントシステムの仕組みと基本機能とは？

人材不足が課題となっている昨今、限られた人的資本を最大限生かすためのマネジメント手法として、タレントマネジメントに注目が集まっています。タレントマネジメントに興味はあるものの、タレントマネジメントの意味や、タレントマネジメントシステムの機能や仕組みについて、詳しく知らない方もいるのではないでしょうか。今回はタレントマネジメントシステムの基本機能やメリット・デメリット、活用ポイントなどを紹介します。

タレントマネジメントシステムとは？

タレントマネジメントとは、社員一人一人が持っているスキルや経験、資格などの情報を蓄積・分析して、人材配置や採用などに活用することで企業の成長につなげていくマネジメント手法です。

少子高齢化で労働力が減り続ける現代では、社員のスキルや能力を最大限に活用し、企業成長につなげる必要性が高まっています。

タレントマネジメントシステムは、タレントマネジメントを行うために社員に関する情報をデータ化し、一元管理する仕組みのことを指します。

タレントマネジメントに関しては以下の記事をあわせてご覧ください。

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タレントマネジメントシステムの仕組み

タレントマネジメントシステムは、社員のスキル、経験、実績などの情報をデータベース化し、それらを活用して人材配置や人材育成を最適化する仕組みです。従来は表計算ソフトや紙などで管理していた社員情報や目標評価、社員サーベイの結果といった人事データをシステム上で一元管理します。

1つのシステムに人事データを蓄積し続けながら、さまざまな角度から分析を行います。分析結果は人的資本経営レポートの作成や人事配置案の作成など、あらゆる人事業務に活用が可能です。

タレントマネジメントシステムの主要基本機能

タレントマネジメントシステムの代表的な基本機能を紹介します。

1.社員情報データベース

タレントマネジメントシステムには、社員の個人情報や資格情報、評価情報など、管理項目ごとにバラバラになりがちな人事情報を一元管理できる、社員データベースの機能があります。散らばった情報を一元化・可視化することで、社員のプロフィール・スキルの抽出、比較・分析、データの更新などがスムーズになります。

部門単位で最適な人材配置や異動、将来における人材不足の予測が容易にできるほか、データをシステム内でレポート化して各部門のマネージャに共有することも可能です。さまざまな切り口での分析・レポートを活用すれば、経営方針や人事戦略策定にも役立ち、新規プロジェクトの発足などにも取り組みやすくなるでしょう。

2.人事評価・目標管理

タレントマネジメントシステムでは、目標設定から評価・等級・報酬の算出など評価プロセスをすべてシステム上で実施できます。

目標管理シートや評価管理シートの作成・配布・回収、フィードバック履歴の管理、評価調整もシステムで可能です。個人・グループごとの目標管理もスムーズになり、一貫性のある目標管理が実現することで、先々の人材育成プランの検討にもメリットがあるでしょう。

なお、HRMOSタレントマネジメントは、MBO（目標管理制度）やコンピテンシー、OKRなど多様な評価手法に対応しており、企業の評価運用に合わせたカスタマイズが可能です。

MBOやコンピテンシーについて、以下の記事もあわせてご覧ください。

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3.アンケート・サーベイ

タレントマネジメントシステムでは、社員満足度調査や研修後のフィードバック収集など、さまざまな目的のアンケートの実施・分析機能が備わっています。

例えば、HRMOSタレントマネジメントでは「組織診断サーベイ」と「個人コンディションサーベイ」の2種類を提供しており、組織全体と社員個人のパフォーマンスやエンゲージメントの可視化が可能です。

4.スキル・キャリア管理

プロフィールやスキルなどの検索ができる個人情報のデータベース化は、タレントマネジメントにおける基本機能の一つです。

主な管理項目としては、行動特性や資質、コミュニケーション能力などが挙げられます。登録されている内容から業務やポジションと社員のスキルを擦り合わせて、最適な人材配置をサポートします。また、社員が現在保有しているスキル検索だけでなく、どのような人材が不足しているか？という視点での可視化も可能です。

なお、HRMOSタレントマネジメントは社員の部署、雇用条件や住所、連絡先などの個人情報に加えて、管理したい項目を自由に設定できます。HRMOS採用と連携して、内定者情報をボタン一つで取り込むことができるのが特徴です。

5.組織図作成・人員配置

社員情報をもとに組織図を自動生成したり、人材配置のシミュレーションを行ったりすることも可能です。タレントマネジメントシステムを用いることで、人事配置案や新規採用枠の作成、配下メンバーの分布を確認しながらの組織シミュレーションが可能になります。

組織図の目的や作成のポイントは以下の記事でご紹介しています。

＜関連記事＞5年先まで見据えて描く 組織図の目的と作成のポイント

6.人材育成・研修管理

育成計画機能とは、社員のスキルギャップを分析して、適切な人材を育成する具体的なスケジュールを立案して実施する機能です。

タレントマネジメントでは、個人またはグループ単位で人材育成の計画を立て、実施状況や結果のチェックを行う必要があります。結果によっては再び人材育成の計画を立てて、PDCAのサイクルを実行します。タレントマネジメントの育成計画機能はこれらの過程を管理することで、計画の可視化を可能としているのです。

人材育成について、次の記事でもご紹介しています。

＜関連記事＞人材育成のポイントとは？考え方や指導のコツを紹介

7.データ分析・可視化

タレントマネジメントシステムを活用すれば、蓄積された人材データの分析結果をグラフや図表で確認できるため、人材の傾向や課題を把握しやすくなります。

多くのタレントマネジメントシステムにはダッシュボード機能やデータ分析機能が備わっており、ワンクリックでさまざまなレポート抽出が可能です。活躍が期待されている人材や、育成中の社員のモニタリングをはじめ、経営戦略や人的資本経営に必要なレポートまで、あらゆるデータを可視化します。

8.後継者育成管理

後継者やリーダーの育成を課題としている企業も少なくありません。中には、そもそもリーダーと呼べる人材がいない、あるいはリーダーがいても上手く機能していない部門も存在しています。

タレントマネジメントの後継者育成管理機能を活用すれば、将来の幹部候補を特定して、計画的な育成支援を行うことが可能です。

またこの機能は、社外へのヘッドハンティングや新規の求人募集などにも役立ちます。タレントマネジメントは後継者の育成という役割も担っており、理想とする後継者像に近い資質やスキルなどを持つ人材を選抜し、計画的な人材育成をサポートします。

後継者育成については、以下の記事もあわせてご覧ください。

＜関連記事＞サクセッションプランとは？後継者育成の事例やプランの作り方を解説

タレントマネジメントシステムのその他機能

タレントマネジメントシステムは、基本機能に加えてさまざまなオプションを追加できます。よく利用される機能例を紹介します。

1.360度評価

360度評価を導入する場合、被評価者一人に対して複数の評価者をアサインし、管理する必要があります。各評価者に評価実施の入力催促をして、評価結果を集計するには、システムの活用が不可欠です。

人事評価システムを単独で使うよりも、タレントマネジメントシステムに360度評価の機能を持たせた方が、評価結果や目標を一つのデータベースに反映できることがメリットとなります。

360度評価の概要や目的、導入メリットは以下の記事で解説しています。

＜関連記事＞360度評価とは？導入のメリットや項目例、成功のポイントを解説

2.1on1

多くの企業で導入されている1on1ミーティングも、タレントマネジメントシステム上で管理することが可能です。タレントマネジメント内に設定した目標シートと連動させて1on1を行うことで、1on1の浸透や仕組み化がスムーズになります。

特に社員数が多いと、社員ごとのスケジュール管理や議事録の作成、実施後のフィードバックなどの工数が増えがちです。タレントマネジメントシステムに1on1ミーティングの機能を追加すれば、管理者の手を煩わせずに、スケジュール管理や実施レポートの作成ができるでしょう。

1on1ミーティングの成功ポイントは以下の記事でご確認ください。

＜関連記事＞1on1とは？実施の目的や効果、トーク例などを解説

タレントマネジメントのメリット・デメリット

タレントマネジメントを活用すれば、データによる客観的な人事戦略設計が可能になります。代表的なメリット、デメリットについて解説します。

タレントマネジメントのメリット

タレントマネジメントの代表的なメリットは以下の通りです。あらゆる人事データを一元管理・可視化することで、採用から入社後活躍まで幅広い効果が期待できます。

• 適材適所の人材配置による組織パフォーマンスの向上
• 潜在能力の発掘と戦略的な人材育成
• 客観的な評価と公平な人事施策の実現
• 社員のキャリア開発支援とモチベーション向上
• 採用戦略の最適化と人材流出の防止

タレントマネジメントのデメリット

反対に、タレントマネジメントは次の項目が注意点、デメリットとして挙げられます。

タレントマネジメントシステムで扱うデータは膨大なため、社員の協力が不可欠となります。

• データ収集と管理の負担増大
• 社員の理解と協力を得ることの難しさ
• 導入目的の不明確化と本来の目標からの逸脱
• システム導入に伴うコストと運用の複雑さ
• データの活用不足と分析スキルの不足

タレントマネジメントのメリットやデメリットの解消法について、より詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

＜関連記事＞タレントマネジメント（システム）のメリットとデメリットは？注意点も解説

システムを導入し効果的に運用するには？

タレントマネジメントシステムを効果的に運用するためには、導入前に組織のビジョンや戦略を明確にして、タレントマネジメントの目的を定めることが重要です。

初めてタレントマネジメントに取り組む場合は、全社員を対象にせず、将来のリーダー候補や一部門に対象者を絞ってスモールスタートする方法も有効でしょう。

運用プロセスを綿密に設計し、ステークホルダーを巻き込みながら運用と分析、改善を繰り返していくことがポイントです。

タレントマネジメントシステムの導入、運用のコツは次の記事でもご紹介しています。

タレントマネジメントを効果的に運用するためのシステム導入と活用のポイント

まとめ

タレントマネジメントとは、人事情報の蓄積・分析を通して、目標・人事評価の効率化や最適な人事配置、人材育成などを実現させる取り組みのことです。

一人一人の能力を最大限に引き出し、最適な人材配置を行えば、企業力強化につながります。タレントマネジメントシステムを導入して、効果的なタレントマネジメントに取り組んでいきましょう。

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