タレントマネジメントの導入に必要な項目は？ 管理・評価に必要な情報を解説

タレントマネジメントを導入する際、どのような「項目」を設定・収集するべきか迷っている方は多いでしょう。社員の人事評価や情報管理のためにも、適切な項目の設定が重要です。今回は、タレントマネジメントにおいて管理すべき項目を5つピックアップして解説します。

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タレントマネジメントに必要な「項目」とは

タレントマネジメントに取り組む際は、解決したい課題や目標から逆算して、収集すべき人事データの「項目」を定めなくてはなりません。

人事業務の土台となる社員の基本情報に加えて、取り組む課題別に必要な項目を洗い出しましょう。

項目が多ければよいわけではなく、企業ごとに設定すべき項目は異なります。まずは自社の状況や今後どのように情報を活用したいかを整理して、管理項目を決めるのが重要です。

タレントマネジメントの基本の管理項目5つ

タレントマネジメントの基本となる管理項目を5つご紹介します。それぞれの項目が重要な理由とデータ収集する際のポイントなどを解説します。

• 基本情報
• キャリア情報
• 能力・スキル
• 勤務状況
• 性格・価値観

1.基本情報

社員の基本情報はタレントマネジメントにおいて最も重要となる情報です。具体的には、年齢・性別・住所などの個人情報と、正社員やパートなどの雇用条件や社会保険の情報が該当します。

基本情報は、社員を検索したり、特定の属性データを抽出したりする際に多用することになるため、適切に管理を行い、誤りや更新漏れが起きないよう留意が必要です。

社員の基本情報は、最も更新することが多くなる情報でもあります。

結婚に伴う氏名・扶養状況の変更や、人事異動によって大きく変動することがある所属や役職、異動や引っ越しによる住所変更など情報が変化する項目はその都度申請する必要があります。使う機会が多く更新頻度も高い基本情報は、社員の個人情報であるため、情報漏えいリスク対策も求められます。外部への持ち出しや外部からの不正なアクセスを防ぐため、適切な権限設定や情報セキュリティ対策を講じましょう。

項目例

• 個人情報：氏名、年齢、性別、住所、連絡先、扶養状況、通勤経路、振込口座、緊急連絡先など
• 社会保険・税金：厚生年金保険、健康保険、雇用保険、労災保険、介護保険、所得税、住民税など
• 業務情報：基本情報、部署、役職、雇用条件など

<h3>2.キャリア情報</h3>

学歴や職歴、所属履歴などといったキャリアに関する情報は、タレントマネジメントを行っていく上で積極的に集めたい情報です。

社員の経歴は、採用活動時の履歴書や職務経歴書の情報をもとに収集できるため、採用後も破棄せずにタレントマネジメントのデータとして正しく保管しましょう。

入社時に得られたキャリア情報は、入社後の研修カリキュラムを定めたり、配属先を決めたりするときに役立ちます。

例えば、IT関連企業の業務経験が長い社員の場合、ITの入門研修を行うよりも、OJT形式で現場の業務フローを覚えてもらう方が効率的でしょう。

また、前職の業務と親和性の高いプロジェクトにアサインするなど、キャリア情報をもとに配属先を決定することで、入社後の活躍が一層期待できます。

このように、キャリア情報はオンボーディングや適材適所の人材配置などに活用できるため、タレントマネジメントの重要な項目として管理が必要です。

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項目例

• 最終学歴、卒業年度
• 過去の職務経歴、業務内容
• 人事異動：人事異動の経歴（組織変更と自動連携）

3.能力・スキル情報

社員の保有スキル、資格など能力に関する項目も重要です。

資格を保有していなくても、有資格者に匹敵する業務スキルを保有している場合は、必ず記録しておきましょう。

資格情報は、有資格者かどうかで判断ができますが、資格によっては更新期限があったり、座学試験の合格後に実務経験を経てから認定されたりする場合もあります。

そのため、資格のステータス状況を細かく記録できると理想的でしょう。また、資格取得に際して受験料や教材費を企業側に負担してもらえる資格取得支援制度などがあると、社員も申告しやすくなります。

スキルを管理する際は、事前に社内の人事評価制度や、部署・所属チーム内で求められるスキル・能力の整理が必要です。各部署で評価基準を設定してからスキル情報を収集しましょう。

なお、スキルや能力の項目を集める方法は、自己申告制と、上長の承認制の2パターンに大別できます。

自己申告制の場合は、その名の通り社員本人がタレントマネジメントのデータベースに情報登録を行います。

一方、承認制をとる場合は、社員からスキルの申告を受けた後に「確かにこの人には十分なスキルがあるな」と確かめて、承認や修正を行います。

仕事を通じて得た能力やスキルは、上司やメンターとの目標設定面談の中で確認し登録を行うのがよいでしょう。

「上位者の補助が必要な場合はレベル1」「上位者に補助してもらうことなく最低限の水準で遂行できればレベル2」といった形で、ある程度定量的な基準が設けられていれば、評価や管理がしやすくなります。

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項目例

• 保有スキル、能力
• 保有資格

4.勤務状況

勤怠記録に関しては、社員の日々の勤務状況を知る上で極めて重要な情報となります。

遅刻や欠勤が多い場合は生活習慣や体調面に関する改善を求めることがありますし、病気がちであると判断されれば休職を勧告するなど、社員の心身の健康を守ることにもつながります。

また、残業時間を把握することで、社員の業務負荷が適正かどうかを判断し、必要に応じて調整が可能になります。

勤務状況を情報収集する際は、勤怠管理システムやタイムカードなどのデータを収集することが一般的です。

中には、紙の出勤簿やICカードリーダーなどを利用する企業もありますが、勤怠管理システムのデータをタレントマネジメントシステムに連携させることで、より効率的な管理が可能になります。

項目例

• 勤怠情報：労働時間、残業時間、遅刻・早退・欠勤数、有給取得率、勤続年数など

5.性格・価値観

社員の性格や価値観に関する情報も、タレントマネジメントで重要な項目です。

社員がなぜこの仕事を選んだのか、どのようにしてモチベーションを保っているのかの根底には、社員一人一人の価値観や性格が強く影響しているためです。

例えば、正社員として働く理由の1つとして「各種福利厚生が利用可能であり、安心して働けるから」と考える人もいれば「自分をより高めるために難しい仕事を任せてもらえるから」と考える人もいます。

反対に、性格や価値観を把握せずに人材配置を行うと、上司や同僚との折り合いがつかず衝突を招く場合もあるでしょう。社員の性格や働くモチベーションを把握することは、一人一人のエンゲージメントを高めるためにも重要です。

価値観や性格の情報を集める際は、MBTI診断やOCEANモデル、適性検査などを活用する方法もあります。

ただし、これらの性格診断はあくまでも「大まかな傾向」しか掴めません。診断結果が全てではないため、入社後の1on1や評価面談で一人一人と対話を繰り返し、記録するとよいでしょう。会話の中で、社員の性格・価値観の変化を感じたら、変化のきっかけを深掘りして、より精度の高い情報収集に努めましょう。

なお、企業風土にあう人材を見極めるために、応募者の性格や価値観を選考過程で探ることもあります。性格や価値観を確認するために話を広げた結果、本籍地や家族関係など、職業安定法で禁止されている質問をしないように留意が必要です。

職業安定法では、応募者の適性・能力と関係のない事項で採用可否を決めてはならないと定められています。

タレントマネジメントのために、よかれと思って組み込んだ項目が、うっかり不適切な内容にならないよう細心の注意を払いましょう。

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項目例

• 性格診断や適性検査の結果
• サーベイ結果
• 1on1や目標管理、人事評価
• キャリアプラン

必要な項目情報の集め方について

タレントマネジメントで管理する項目の収集方法を工夫すると、運用がスムーズになります。人事データの集め方について、2つポイントをご紹介します。

事前に情報を洗い出して優先順位をつける

タレントマネジメントに取り組む場合は、事前に情報を洗い出して、項目の優先順位をつけることが大切です。

タレントマネジメントで扱う項目は非常に多岐にわたるため、最初から手を広げすぎると収集効率が悪化しやすいためです。

ただし、データを集めやすくするために単純に項目数を減らせば良いわけではありません。必要な項目が揃わなければ、かえってデータ分析の精度が下がる可能性もあるでしょう。後から五月雨式に項目を追加することになれば、無駄な工数も発生してしまいます。

まずは、集めた人事データの活用方法を社内で議論して、目的を明確にすることが重要です。目的が定まれば、目的を達成させるために収集すべきデータ項目は自然と決まってきます。情報をどのように活用したいか、どのような組織状態を目指すのかについて事前に会話を重ねてから、項目を決定していきましょう。

入社書類の項目に合わせる

事前に情報を洗い出すといわれても、何から情報収集すればよいか迷ったときは、入社手続きの際に収集する項目に合わせるのもよいでしょう。

入社書類で集める社員情報は、タレントマネジメントの土台となる基本項目が網羅されています。

会社によっては、入社書類で回収した当時の社員情報から、最新情報に更新できていないケースも多いです。

転居や婚姻、出産など身上変更の情報確認漏れや、保有資格の更新などが完璧に対応できていない企業は、入社書類の項目に絞って社員情報のアップデートを行うことをおすすめします。

タレントマネジメントシステムであれば更新管理がしやすい

今回ご紹介した5つの項目以外にも、タレントマネジメントでは多岐にわたる情報を管理しなくてはなりません。リアルタイムで情報を集め、正しく管理し、アップデートし続けるためには「タレントマネジメントシステム」が不可欠です。

表計算ソフトや紙で情報を集める場合、入力の二度手間やヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

例えば、複数のマスタに何度も同じ情報を入力したり、社員からメールで回収した情報を転記したりすることで、人事業務が圧迫されがちです。複数名で表計算ソフトを操作する際に、誤ってデータを削除しても復元が難しく、膨大かつ複雑なデータ分析ができない点もデメリットでしょう。

タレントマネジメントシステムを活用すれば、採用時に回収した社員の基本情報をそのまま自動で取り込めるため、入力の二度手間を削減できます。また、システム内でアラート設定を行えば、情報の更新漏れの防止につながります。

HRMOSタレントマネジメントは、社員が直接情報を入力できるため、人事担当者の負担軽減にもつながります。PC以外にもスマートフォンやタブレット端末からの操作も可能で、多様なワークスタイルに合わせた活用が可能です。

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まとめ

タレントマネジメントの項目を決める際は、事前に必要な項目を洗い出して、どのように活用していくか社内で議論することが重要です。また、どの項目も、一度収集したら終わりではなく、常に最新情報へのアップデートが必要です。

HRMOSタレントマネジメントでは、項目設定の段階から専任のサポートが伴走するため、他社事例やビズリーチの知見を活かしながら管理項目の整理が可能になります。

正しい情報を集めて人事施策に活用するために、ぜひタレントマネジメントの導入を検討してみましょう。

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