人事評価で用いられる定量評価は、目標設定を数値化するので分かりやすく公平な評価方法です。しかし、取り入れ方を間違えると成果がでないばかりか、成果至上主義になり社員のモチベーションを低下させてしまうリスクもあります。効果的に活用するためには定量評価の性質を理解し活用することが重要です。ここでは、定量評価について、メリット、デメリットや効果的な定量評価を行うポイントまでわかりやすく解説します。
定量評価とは？
定量評価とは、アウトプットや成果を数値化して評価することです。数字で具体的な目標を設定できるため、達成できたかどうかが周囲の目にも分かりやすく公平性を確保した評価ができます。また、過去の実績と比較しやすいことや、評価基準が数値化されているため、評価を他の従業員が納得しやすいことが大きな特徴です。目に見える数値に対して評価をするため、人事担当にとっては公平で評価がしやすく、評価される従業員にとっても客観的な評価をされたと納得感が得られる特徴があります。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
定量評価と定性評価の違いは？
定性評価は定量評価とは対称的な評価方法で、数値では表せないものに対する評価のことをいいます。事務職や保育士などは、成果を数値化することが難しいのでこのような職種の評価には定性評価を用いる場合もあります。また、業務への取り組み態度やスキル、業務の処理能力やコミュニケーション能力なども数値化することは困難です。さらに、営業職や技術職であっても全ての評価項目を定量評価できるわけではなく、実績や成果に結びついていない過程や仕事への姿勢などは定性評価で評価することもあります。
このように、一般的に、勤務態度やコミュニケーション・意識・工夫・知識の豊富さなど、数値化することが難しい部分を評価する場合に定性評価を用います。例えば、売上アップに貢献したことに関する評価として、「チームで情報を共有し業務を遂行した」などの数値化できない評価が定性評価で、「売上が20％アップ」のように数値化できる評価が定性評価になります。
定性評価のメリットは、数字で評価されにくい部分が適切に評価されることです。業務への取り組み姿勢や勤務態度を評価できるので、直接成果につながらない隠れた部分を評価されていると感じてモチベーションアップにつながります。公平な定性評価をするためには、被評価者の一部分のみを見て評価するのではなく、常日頃から勤務中の態度や取り組み姿勢を公平に評価することが求められます。
一方、定性評価のデメリットとしては、明確な数値にもとづいて評価できないので評価が難しい点や、評価に対して不満が出やすいことが挙げられます。特定の人ばかりに良い評価を与えていると誤解されてしまうと信頼関係を失うことにもつながります。意識や勤務態度などによる成果は数値化できないため、判断に評価者の主観が入り込みやすいので、予め一定の基準を設けて共通認識として周知しておくことが重要です。定量評価と定性評価を組み合わせることで、より公平な人事評価が可能になるのです。
定量評価の設定方法と具体的事例
定量評価を取り入れる際には、実現可能である数値設定をすることが効果的です。ここでは、定量目標の設定の方法と具体的な事例を「SMARTの法則」をもとに紹介するので、定量目標の設定に活かしてください。定量評価を効果的に用いて組織の改善に役立てましょう。
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1.定量評価の設定の方法
定量評価の具体的な指標としては、さまざまな業界でさまざまなものが使われていますが、代表的なものとしては、下記ののような項目が挙げられます。
- 売上金額
- 利益率
- 新規発注
- 顧客獲得件数
- 人件費
- 材料費
- ウェブサイトのアクセス数
- 経費
- コスト削減率
- クレーム処理件数
上記のように、数字として評価できるものを設定します。「それぞれが売上を前年度よりアップさせる」という目標を掲げたとしても、具体的な数字がなければ個人の認識に差が出てしまいます。「売上を1%でも上げれば良い」と思う社員と、「30%はアップさせたい」と思う社員との間には認識の差が出てしまうため評価に不満がでることも考えられます。そのため「売上10％増」というように数字化すれば全員の認識を統一することができるので、明確な評価基準となります。
定量評価を導入する際には、個人の頑張りを客観的に評価することが重要なので、個人の頑張りでは到底コントロールできない目標値を導入すると、社員のモチベーションを下げることにつながり逆効果です。努力しても評価されないと感じさせることになれば、上司や人事評価への不信感にもつながってしまいます。精一杯頑張っても達成できない数値を設定することや、複数の社員が協力しなければ売上達成ができないような業態の場合は定量評価の方法を見直すことも必要です。あくまで個人が達成できる目標値を設定することが重要です。
2.定量評価の具体的事例とは？
定量評価を導入する場合は、公平で分かりやすい評価基準を設定しましょう。定量評価を効果的に活用するためには、目標設定がポイントになるので「SMARTの法則」などを用いながら設定する方法もあります。SMARTの法則には5つの要素があり、優れた目標設定にするために有効と考えられています。
SMARTの法則とはSpecific・Measurable・Achievable・Relevant・Time-boundの頭文字を取ったものです。定量評価を導入する際には、このSMARTの法則を用いて目標を設定することを徹底しましょう。
Specificには、「明確な」「具体的な」という意味があります。目標を立てる場合は、その目標が誰の目に見ても分かるもので解釈が曖昧でないものが適しています。Measurableは、「測定可能な」「数値化できる」という意味です。数値目標が前提である定量評価では、具体的な数字を設定することが重要で、数値化することによってどの程度達成したのかを図ることができるのです。Achievableは、「実現可能である」という意味です。目標を立てたとしても現実的に実現不可能な目標であれば達成することができません。達成できなければ意欲の低下にもつながるので、頑張れば実現可能な目標を設定しなければなりません。
Relevantは「関連した」という意味です。設定した目標が、会社の方向性や事業目的に関連しているのか、組織の目標と方向性は一致しているのかも確認が必要です。関連していない目標を設定しても会社にメリットがないので、評価することも難しいでしょう。Time-boundは「定められた期限」という意味です。目標を立てる場合は、いつまでにという期限を設けることが重要です。期限がないといつまでに達成すればいいのか分からないので意欲の低下につながります。1年などの長期に渡る場合は、中間目標として3カ月単位で達成度をチェックすることも必要です。このようにSMARTの法則に適合した目標を設定することで、目標が明確になり意欲的に行動することができるのです。
営業職などは個人評価がしやすく定量評価を導入しやすい職種といえます。「売上アップのために3カ月以内に新規顧客を5件獲得する」などが目標の具体例となります。管理職であれば、「部下の目標達成の状況確認のため、全員に週1回30分の面談を実施してサポートする」と設定することもできます。定量目標をノルマとして受け取ってしまえば負担になることも考えられるので、最終的な目標達成のために今何をするべきかを個人レベルで掘り下げて考えることが重要です。
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定量評価のメリット
定量評価を実施することにはいくつかのメリットがあるので、詳しい内容を知って効果的に取り入れましょう。
1.客観的な評価ができる
定量評価を実施すると、数字をもとに客観的に評価ができることが大きなメリットです。数値目標という基準があるので、公正に誰の目にも明らかな判断ができることで被評価者にとっても納得して受け入れやすくなります。自分の頑張りが具体的な数値として把握できるので、前年に比べてどの程度目標値を達成できたか、周囲との成績を比べて達成度は低くないかなど、個人の成果を客観視することもできます。客観的に評価されることで、今後やるべきことが明確になる効果も期待できます。
2.社内の競争を促進できる
定量評価を実施することによって、個人の数値や達成率が可視化されるので競争を促進する効果もあります。自分よりも高い数値を出している人がいることを肌で感じられるので、目標を達成しようと意欲を持って取り組めるようになることが期待できます。また、定量評価は給与や昇進にも影響することが周知されれば、お互いにライバル意識をもって高め合いながら切磋琢磨する可能性も高まります。個人が定量評価を意識することで、社内全体のモチベーションアップにもつながります。
3.シンプルで効率的な評価ができる
定量評価は、数字によるシンプルな評価方法なので人事側からすれば効率よく評価ができるメリットがあります。一定の基準さえ作ってしまえば、評価基準にもとづいて素早く正確に評価することができるので迷うことがありません。定性評価の場合、個人の主観が入るので正確な判断が難しくなることもありますが、定量評価であればスムーズに評価できるので、評価対象が大勢いる場合でも効率的な評価が可能になるのです。
4.従業員のモチベーションを上げることができる
定量評価は、目指すべき目標が明らかになるので従業員のモチベーションを上げることができます。どのようにすれば評価されるのかがはっきりと明確になっているので、方向性で迷うことがないのです。また、目標を達成すれば公正に評価されるので、不公平感を抱くことも少なくなるでしょう。頑張っても評価されないと感じている従業員にとっては、定量評価を導入することでモチベーションアップにつながり社内の活性化を促進することもできるでしょう。
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5.目標が明確になる
定量評価では、具体的な目標を数値化して社員と上司間で共有するので、目標達成までにどのように行動すればいいのかということを、明確にしやすくなります。評価される側の社員にとってはどの程度頑張れば目標を達成できるのかが分かりやすくなり、評価する立場の上司にとってもやるべきことの方向性も示しアドバイスがしやすくなることもメリットです。「売上をアップさせる」という曖昧な目標よりも「3カ月後までに新規顧客を5人獲得して売上を100万円アップさせる」と具体的な目標を設定すれば、現時点でどの程度達成できているのかが把握でき、達成までに足りない部分がより明確になります。数値化することで足りない部分が分かりやすくなるので、頑張るべき方向性を定めることができます。
定量評価のデメリット
定量評価には、メリットだけでなくデメリットもあります。デメリットの部分が大きくなるような導入をしてしまうと従業員の不満につながる可能性もあるので、充分に配慮した上で定量評価を導入しましょう。
1.数値化されない頑張りが評価されない
定量評価では、数値化されない頑張りは評価されないという部分がデメリットです。定量評価では、数字によって全てが決まってしまうので、その過程でどれほど努力していたかは考慮されません。言い換えれば、成果が出ない努力は報われないことになってしまいます。被評価者が努力や過程が評価されないと感じてしまえば、意欲の低下を招く恐れもあります。定量評価を導入する場合は、プロセスや工夫など目に見えない部分を評価する定性評価も、並行して取り入れるようにしましょう。数字化できない部分を何らかの方法で定量評価に落とし込む方法もありますが、定量評価のみで判断することは難しいでしょう。一人ひとりを適切に評価するためには、定量評価だけでなく定性評価も活用しながら、バランスの良い評価をすることを心がけましょう。
2.結果至上主義に陥る場合がある
定量評価を導入するデメリットの一つは、成果を出すためには手段を選ばない結果至上主義になってしまう可能性があることです。目標値をノルマのように感じてしまえば、ノルマを達成するために自分の結果のみを追求する考え方に陥ることも懸念されます。その結果、社内のコミュニケーションを大切にしない、周囲と協力をしないなどとなってしまえば本末転倒です。また、成果を追求するあまり強引な手法で契約を取るなどして、取引先や顧客にまで悪影響を与える危険もあるので注意が必要です。結果至上主義にならないためには、公平な評価をするために定量評価を導入することや、成果の先にある大きな目標に意識を向けることも重要です。数字で評価するリスクを知った上で定量評価を導入しましょう。
3.公平な評価が難しい職種もある
定量評価のデメリットは、職種によっては公正な評価が難しい職種もあることです。接客業や看護師、事務職のように成果を数値化することが難しい場合は、定量評価を導入しても公平な評価ができない可能性があります。営業職やマーケティングのように目標を数値化しやすい職種もあれば、目標を数値化することが難しい職種もあるので、全ての職種に定量評価を画一的に採用することは無理があるでしょう。強引に共通の定量評価を導入するようなことはせずに、職種ごとに慎重に判断する必要があります。数値化できる項目は指標を用いるなどして定量評価し、その他の部分は定性評価でカバーするなど、バランスのよい評価方法を、部門ごとや職種ごとに構築しましょう。
効果的に定量評価を行うポイント
定量評価は目標値が明確で公正な評価ができることが利点ですが、ただ導入するだけでは高いパフォーマンスは期待できません。大切なことは、定量評価を用いて従業員のモチベーションを上げ、最終的な目標を達成できるよう働きかけることです。ここでは、効果的に定量評価を行うポイントについて解説します。
1.適切な目標設定を行う
定量評価を行う際は、まず、目標設定が適切かどうか確認しましょう。定量評価では、社員のパフォーマンスを最大限に引き出せる程度の目標を設定することが重要です。そのため、目標を設定する際には、過去の実績や個人の特性を考慮しながら目標を設定しましょう。努力しても到底達成できないような目標を設定してしまうと、達成感を得ることができずモチベーションを失ってしまうケースもあります。一方、努力しなくても達成できる目標だと、簡単すぎてパフォーマンスを発揮できずに終わってしまいます。目標設定を行う場合は、達成可能で、なおかつ個人の力を最大に発揮できる目標値を定めましょう。
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2.最終目標（KGI）だけでなく中間目標（KPI）も設定する
効果的な定量評価を行うには、最終目標だけでなく中間目標も設定するようにしましょう。ビジネスで継続的な成長をするためには、KGIとKPIの設定が欠かせないといわれています。KGIとは、「Key Goal Indicator」のアルファベットの頭文字を取った略語で、売上や顧客獲得件数などの最終目標を定量的に評価するための指標です。一方、KPIとは「Key Performance Indicator」の略であり、KGIを達成するために適切な過程を踏まえられているのかを定量的に評価するための指標となります。KGIを設定するメリットとしては、事業全体の目標を部門やチーム全員で共有できることです。最終目標が設定されていれば、その目標を達成するために部署では何をすればいいのか、どの方法が適切なのかを具体的にイメージできるようになり、KPIも決めやすくなります。
また、評価側においてもKGIとKPIを定量的に設定しておけば、達成度合いを明確に把握できるので公正な評価を行えるメリットもあります。KPIを設定することで、成果だけでなくそれまでの過程も評価できるようになるので、被評価者にとっても納得できる評価につながります。成果が重要視される定量評価においては、ゴール地点だけではなく、その過程である中間地点も含めて評価することが重要です。
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3.評価後にフィードバックを行う
定量評価を効果的に行うためには、数字を確認して評価するだけでなく評価後にフィードバックをすることが最も重要です。評価結果について「どうしてこのように評価したのか」「今後成果を達成するためにはどのようにすればいいのか」を話し合う機会を設けるようにしましょう。
定量評価は数字のみで評価されるので、伝え方を間違えると社員の意欲を削ぐことになってしまいます。面談で丁寧にコミュニケーションをする機会を持ち、社員と意見交換を行いましょう。特に定量評価で目標達成できなかった場合は、今後の目標設定や改善策について、しっかりフィードバックをすることで信頼関係を構築し、社員のモチベーションを維持していくことが重要です。評価して終わりではなく、評価内容をもとにフィードバックして次に備えることが求められます。
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4.定量評価が全てではないことを広く伝える
定量評価は、1つの評価基準ではありますが、時にはこの評価が全てではないことを伝えることも必要です。定量評価を導入すれば、結果至上主義になってしまい会社のチームワークが悪化することも考えられます。人事や管理職が目標達成のみに固執してしまうと、評価される側の社員も成果至上主義になり、過程を重視しなくなって取引先や顧客にマイナスなイメージを与えることも考えられます。
定量評価を取り入れる場合は、プロセスも評価し結果至上主義にならないよう、人事や管理職がフォローする姿勢が大切です。評価が低かった場合はモチベーションが下がらないように声をかけることはもちろんのこと、評価が高い場合も結果のみを評価するのではなく、努力や過程を評価するように適切にフォローしましょう。
5.評価には目標管理制度（MBO）を用いる
定量評価を取り入れる場合は、目標管理制度を用いて目標の達成度とプロセスを評価するようにしましょう。目標管理制度（MBO）とは、個人やチーム、部署が自ら目標を設定し、どれくらい達成できたのかで評価する仕組みのことです。1954年に経営学者のピーター・ドラッカーが提唱した人材マネジメントの手法で、「社員の自主的な業務への取り組みを促すための仕組み」を意味しています。
ノルマのように、上司から一方的に目標を決められるのではなく、個人が組織のために何をするべきかを考え目標設定をして上司やリーダーとすり合わせを行うので、業務に自主的に取り組む効果が期待できます。また、組織の大きな目標に自分が貢献しているという実感が得られるので、より意欲的に目標達成に取り組むことができるのです。
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6.OKRと併用することでより目標意識が高まる
OKRとは、目標管理手法の1つでObjective（目標）とKey Results（成果指標）の頭文字をとった略称です。GoogleやFacebookなど、有名企業が取り入れている目標管理手法でメルカリなどの日系企業でも導入され話題の手法です。OKRでは、会社が定性的な目標を定めその具体的な指標を設定して全ての社員で共有し計画を進行します。目標は、数字では表せないチャレンジングなもので、3カ月程度で達成できるものを設定するものと定義されています。短期間で大胆な目標を設定することで、社員の士気を高め迅速な展開を期待していくのです。
そのため、OKRでは目標の達成度と人事評価を直結させるべきではないとされています。目標を報酬や人事評価と結びつけてしまうと、達成できる低い目標設定にしてしまい企業の価値を下げてしまうと考えられているからです。OKRとMBOは共に目標管理手法としてよく用いられますが、それぞれの違いを理解した上で自社の目的に応じて導入すると、より効果的に活用できます。MBOとOKRを併用するメリットは、達成するべき目標（MBO）を設定した上でさら上を目指すための目標（OKR）の設定が可能となることです。MBOは人事評価や給与に関わるので実現可能な目標を設定しますが、OKRは人事評価や給与とは切り離した目標設定なので、より壮大なビジョンを見据えることができます。
MBOとOKRを併用することで、100%達成したい具体的な定量目標と、会社全体で目指す定性的な目標が設定できるので、組織全体のモチベーションが上がり生産性の向上が期待できるのです。
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まとめ
定量評価を取り入れてスムーズな人事評価をしよう
定量評価は数字で表せる目標やデータをもとに評価するので、達成できたかどうかが周囲の目にも分かりやすく公平性を確保した評価ができることがメリットです。ただ、数字で評価できない頑張りが評価されないことや、使い方を間違えると成果至上主義になってしまう恐れもあります。数値で表せない部分を評価できる定性評価と組み合わせるなどして、適正な人事評価を行いましょう。
