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採用活動は、企業の成長に欠かせない経営課題に一つです。採用市場の変化や、競争の激化に伴い課題は複雑化し解決するのが難しくなっています。そのような場合に、採用コンサルタントの力を借りることは有効です。本稿では、採用コンサルティングを利用するメリットやデメリットをふまえて最適な採用コンサルタントの選び方について解説していきます。
hrmos.co採用コンサルティングとは？採用コンサルタントの役割
採用コンサルティングとは、企業の経営者や人事担当者に対して人材採用に関するノウハウを提供するサービスです。また、そのサービスを提供する専門家のことを採用コンサルタントと呼びます。採用コンサルタントを利用することで、自社の事業計画や採用目標に合わせて最適な戦略やプロセスを設計し、実行から評価までの支援を受けることが可能です。一口に採用コンサルタントといっても、その役割はさまざまで提供するサービスや得意分野はコンサルティング会社によって異なります。コンサルタント自身の知識やスキルにも幅がありますが、主に以下のような役割を担っているのが一般的です。
採用戦略の策定
企業の事業計画や、採用目標に合わせて最適な採用方針を打ち出すことです。求める人材像や市場の動向、競合の状況などを考慮し、有効な対象者集団の創出方法や宣伝手段を提案します。
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採用工程の設計
採用戦略に基づいて、応募から内定までの適切な採用工程の設計を行うことです。応募書類や面接の内容・方法から、評価基準や合否連絡までを決定します。また、面接官やリクルーターへの研修やマニュアル作成もこの役割の一部です。
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採用候補者集団の形成と対策
求人広告やSNSなどを活用して、適切な候補者集団を形成します。例えば、応募者へのフォローや説明会、インターンシップ、社員座談会などのイベント企画・運営を行うといった具合です。応募者のニーズや動向を把握したり、意欲を高める対策を打ち出したりします。
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採用事務のサポート
応募書類の受付や、面接日程の調整、合否連絡などの実務を行うことです。また、内定者へのフォローや入社手続きもサポートします。これらの業務は煩雑で時間がかかるため、外部に委託することで効率化が可能です。
活動報告・改善策の提案
活動報告を通して、コンサルタントが企業に提供したサービスや成果を明確にします。活動報告は、企業とコンサルタントの間で情報共有や意思疎通を行う重要な機会です。これにより、企業はコンサルティングの品質や費用対効果の確認ができます。また、採用コンサルティングの根幹といえるのが、採用活動に対して行う評価と提案です。課題や改善点を洗い出し、企業の採用活動における強みや魅力から具体的な改善策を提案することも役割の一つとなります。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
採用コンサルタントに頼るメリット
採用コンサルタントに頼ることで得られる主なメリットは、以下の5つです。
業務の負荷を軽減できる
採用活動は、多くの時間と労力を要する業務です。求人広告の作成や応募者への対応、面接や内定までのフォローなど一連のプロセスを自社で行うとなると、人事部門だけでは手が回らないことも少なくありません。特に、中小企業やベンチャー企業では人事担当者が少なく他の業務と兼任している場合が多い傾向です。そのようなときに、一部の業務をコンサルタントに任せることで社内の人事担当者の負担軽減が図れます。採用コンサルティング会社は、プロフェッショナルなスタッフが多数在籍しているため、高い品質とスピードで業務を遂行してくれるでしょう。
そのため、自社で行うよりも効率的かつ効果的な採用活動が可能となります。結果的に、自社のリソースの節約につながることから他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。
採用に関する最新情報やトレンドを入手できる
採用市場は、労働環境や求職者のニーズ、採用手法などが日々変化しています。そのため、採用活動を行う際には常に最新の情報やトレンドを把握することが重要です。しかし、自社だけで情報収集や分析を行うのはなかなか難しいでしょう。そこで、採用コンサルティングを利用すれば採用市場のトレンドに精通しているプロに相談できます。コンサルティング会社の仕事は、幅広い業界の採用状況や動向のリサーチを行い企業に対して最適な手法や媒体を提案することです。
依頼をすれば、場合によっては他社の成功事例や失敗事例を共有してもらえるケースもあるでしょう。これにより、市場に即した形で採用活動を行うことができるようになります。
客観的な視点から、強みや弱みを発見できる
採用活動を見直す際には、客観的な視点が必要です。しかし、自社だけで分析すると自分たちの思い込みや偏見によって課題や改善点が見えづらくなってしまう可能性があります。また、自社では気づけないような強みや弱みが存在している可能性も否定できません。そういった際でも、採用コンサルティングを利用すれば第三者的かつ中立的な立場からアドバイスをしてもらえます。コンサルティング会社は、多くの企業や業界の採用事例に精通しているため、客観的に評価して課題を発見することが得意です。また、自社ならではの採用における強みや魅力を引き出してくれることもあり、新たな気づきや改善点が得られます。
ミスマッチや辞退率を低減することが期待できる
採用活動の最終目的は、入社後も長期間にわたって活躍してくれる人材を確保することです。しかし、実際には入社後にミスマッチが発生したり内定者が辞退したりするケースも少なくありません。これらの問題は、企業にとって大きな損失です。そこで、採用活動のプロに相談することでミスマッチや辞退率の低減を実現できる可能性が期待できます。採用コンサルティング会社は、自社が求める人物像と自社にマッチする人物像の設計を行うことで適切な選考プロセス設計を策定してくれるでしょう。また、面接の支援や内定者のフォローなどを依頼できる場合もあり、自社に合った人材を見極められるだけでなく応募者や内定者の意欲の向上も見込めるようになります。
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自社にノウハウが蓄積し、採用活動のレベルが上がる
採用コンサルティングを利用することで得られるメリットは、一時的なものだけではありません。コンサルティング会社から提供される情報やサービスは、人事担当者が学ぶ貴重な機会となり、自社にノウハウが蓄積されていきます。例えば、コンサルティング会社から教えてもらった戦略やプロセスは、自社の採用活動の基本となるでしょう。また、採用コンサルティング会社から提供された求人広告や面接ガイドなどの資料は、自社でカスタマイズして再利用することが可能です。
さらに、フィードバックを通じて人事担当者の採用に関する知識やスキルを向上させることができます。このように、採用コンサルティングを利用することは、自社の人事部門の成長につながるといえるでしょう。
採用コンサルタントに頼るデメリット
採用コンサルティングを活用することで得られるメリットはたくさんありますが、一方でデメリットもあります。ここでは、主な4つのデメリットについて見ていきましょう。
コストがかかる
コンサルティングを活用することで得られるメリットは大きいですが、それに見合った費用が発生する点はデメリットです。採用コンサルティングは、企業に深く入り込むサービスのため、依頼内容によってはコストが割高になりやすいため、留意しましょう。費用は、依頼する範囲や会社、期間などによっても異なります。コンサルティング会社によっては、成功報酬型の契約もありますが、その場合は内定者や入社者一人あたりに対して費用が発生することが多い傾向です。
また、見積もりを取らないと詳細な金額がわからないケースもあり、比較検討の手間がかかることがあります。そのため、採用コンサルティングを活用する場合は自社の採用計画や目標、予算やスケジュールなどを照らし合わせ必要な範囲や期間を明確にすることが重要です。
自社にノウハウが蓄積されない
コンサルティングに頼りすぎてしまい、採用に関するノウハウが自社に蓄積されないこともデメリットの一つです。採用コンサルティングは、一時的な支援となることが多く契約期間が終了すれば自社で採用活動を継続しなければなりません。例えば、コンサルティングを利用できなくなった途端に採用市場や競合の変化に対応できなくなる可能性が考えられます。このような問題を防ぐためには、「どこまで採用コンサルタントへ任せるのか」「自社へのノウハウ蓄積についてはどうするのか」について明確化しておくことが必要です。また、コンサルタントとの連携や情報共有を密に行い、自社の人事担当者も採用活動に参画することが望ましいでしょう。
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コミュニケーションのコストやリスクが上がる
採用コンサルタントに任せる部分が大きくなると、応募者や内定者とのコミュニケーションが希薄になる可能性があることはデメリットです。採用コンサルタントは、求人広告やスケジューリングなどの周辺業務だけでなく面接や内定者フォローなどのコア業務も担当してくれることもあります。これらの業務は、応募者や内定者との信頼関係を築くうえでとても重要です。それらを採用コンサルティングに任せてしまうと、応募者や内定者が自社に対する関心を失ってしまったり、入社後にミスマッチが生じたりする可能性があります。
これらのデメリットを防ぐためには、採用コンサルタントに任せる部分と自社で担当する部分を明確に切り分けることが重要です。また、応募者や内定者とは積極的にコミュニケーションを取り、一定の関係性を構築していくようにしましょう。
採用コンサルタントによって得意分野や対応力が異なるため、選定が難しい
採用コンサルティングと一口にいっても、さまざまなサービス内容や提供方法があります。また、コンサルタントによって得意分野や対応力も異なるため、自社の採用活動に最適なコンサルタントを見つけることは簡単ではありません。例えば、求人広告やイベント運営などの対象者集団形成に強い会社もあれば採用戦略の立案やプロセス設計などの戦略面に強い会社もあります。そのため、複数のコンサルティング会社を比較することが重要です。相性がマッチしなければ、せっかく採用コンサルティングを活用したとしても、その効果に大きな開きが生じてしまうリスクがあります。複数のコンサルティング会社と比較・検討することで、最適な採用コンサルタントを選ぶことが期待できるでしょう。
採用コンサルタントの種類と特徴
採用コンサルタントは、大きく分けると「総合型」「部分型」「ツール型」の3種類あります。
総合型
総合型の採用コンサルタントは、採用活動の全般をサポートするタイプです。戦略の立案から実行まで、一貫して担当します。総合型のコンサルタントの特徴は、次の通りです。
- 採用活動に関する幅広い知識と経験を持っている
- 課題や目標をヒアリングし、最適なソリューションを提供する
- 効果測定や改善提案を定期的に行う
- 採用活動に関連する業務やシステムの構築や改善も行う
総合型のコンサルタントは、採用活動におけるトータルパートナーとして企業に寄り添ってサポートします。採用活動の全体最適化を目指す性質から、費用が高額になる場合があることは注意が必要です。
部分型
部分型の採用コンサルタントは、採用活動の一部をサポートするタイプです。例えば、「候補者集団の形成」「面接代行」「内定者フォロー」など、特定の業務やプロセスに特化したサービスを提供します。部分型のコンサルタントの特徴は、以下の通りです。
- 特定の業務やプロセスに関する深い知識と経験を持っている
- 企業が必要とする業務やプロセスをアウトソースし、効率化や品質向上を図る
- 業務やプロセスごとにパッケージ化されたサービスを提供する
- コンサルティングフィーが比較的安い
部分型のコンサルタントは、企業が自社で対応しきれない業務やプロセスを代行することで負担を軽減します。そのため、全体的な視点や戦略性が欠けることも少なくありません。また、複数の部分型のコンサルティング会社と契約する場合は、それぞれについて調整が必要です。
ツール型
ツール型の採用コンサルタントは、採用活動に役立つツールやシステムを提供するタイプです。例えば、「求人広告作成ツール」「面接支援ツール」「内定者管理ツール」など、さまざまなツールやシステムがあります。オンライン面接やAIスクリーニングなどのテクノロジーを活用したり、独自のネットワークやデータベースを構築したりしているコンサルティング会社も珍しくありません。ツール型のコンサルタントの特徴は、次の通りです。
- 採用活動に関する最新の技術やトレンドを取り入れたツールやシステムを提供する
- 企業が自由にツールやシステムを選択し、利用することができる
- ツールやシステムの使い方や操作方法をサポートする
- コンサルティングフィーが低いか、無料で提供されることもある
ツール型のコンサルタントを活用する場合は、自社で採用活動を管理する能力や責任が求められます。また、その手法やツールが自社に合うかどうかは事前に検証する必要があるでしょう。また、ツールやシステムの導入や運用においてコストがかかる場合があります。
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コンサルティング会社の選び方・見極め方
採用コンサルティングを活用することで得られるメリットは大きいですが、その一方でデメリットもあるため、自社に合ったコンサルティング会社の選定が重要です。しかし、採用コンサルタントにはさまざまな種類や特徴があり、すべての企業に合うとは限りません。では、どのようにして採用コンサルティング会社を選ぶべきでしょうか。ここでは、採用コンサルティングの活用を検討する際のステップを紹介します。
ステップ1：自社のニーズを明確にする
まずは、自社の採用活動における課題や目的を明確にすることが大切です。具体的には、以下のような内容を整理します。
- 現状、どのような課題や目標があるのか
- 何を目的として採用コンサルタントを活用したいのか
- どのような範囲のサービスを求めているのか など
例えば、「応募者数を増やしたい」「内定辞退率を下げたい」「新卒採用から中途採用へシフトしたい」といった具合です。また、予算や期間、成果指標の考慮も必要ですが、これらの課題や目的に応じて必要なサービスやツール、コンサルティングフィーなどが変わってきます。自社のニーズを明確にすることで、探すべきコンサルティング会社の方向性が見えてくるでしょう。自社のニーズに合わないコンサルティング会社を選んでしまうと、効果が出なかったり無駄なコストがかかったりするリスクを抱えることになります。
ステップ2：採用コンサルタントの種類や特徴を理解する
前述したように、採用コンサルタントには大別すると「総合型」「部分型」「ツール型」の3種類があり、それぞれにメリットやデメリットがあります。そのため、それらをふまえたうえで自社のニーズに合った種類を選定しましょう。例えば、以下のような目安で選定します。
- 総合型：全体最適化を目指したい場合
- 部分型：特定の業務やプロセスの効率化、品質向上を目指したい場合
- ツール型：自分たちで採用活動を行う際に便利なツールやシステムが欲しい場合
採用コンサルタントの種類や、特徴を理解することで自社に最適なサービスを選びやすくなります。
ステップ3：評判や実績を調べる
コンサルタントを選ぶ際には、評判や実績を確認することが重要です。インターネット上で口コミやレビューを検索したり、同業他社や知人から紹介してもらったり情報を得たりするのが良いでしょう。特に、注目したい点は以下の3つです。
成約率
コンサルタントが紹介した応募者のうち、「何人が内定を受けたか」「何人が入社したか」という割合です。成約率が高いほど、採用コンサルタントの能力や信頼性が高いといえます。
紹介数
コンサルタントが紹介できる応募者の数です。紹介数が多いほど、ネットワークやリソースが豊富であるといえます。ただし、紹介数だけでなく紹介される応募者の質や適合度も重視することが必要です。
コミュニケーション
コンサルタントとのやりとりの頻度や方法、内容などです。円滑に業務を進めるうえで、応募者の動向やフィードバックを定期的に報告しているかは大切な要素となります。なぜなら、コミュニケーションがスムーズであれば信頼関係が築きやすくなるからです。
ステップ4：複数のコンサルティング会社から見積もりや提案書を取り寄せ、比較する
次に、候補となるコンサルティング会社から見積もりや提案書を取り寄せます。見積もりや提案書では、サービスの内容や価格、期間、成果物などの確認が可能です。なお、この時点で気になる点がある場合は質問やヒアリングを行いましょう。例えば、比較する際の目安としては、以下のようなものがあります。
- サービスの内容や価格は自社の予算やニーズに合っているか
- 期間や成果物は自社の目標や期待に沿っているか
- 自社の業界や規模に対して実績や成功事例があるか
- 連携報告の手段、頻度を明確にしているか
ステップ5：面談をする
最終的な候補のコンサルタントと面談を行います。面談では、見積もりや提案書で確認できなかったことや気になることを質問したり、コンサルタントの人柄や対応力を感じたりすることが可能です。また、コンサルタント側も課題や目的をより深く理解したり最適なソリューションを提案したりすることができる機会となります。面談においては、以下に注目することがポイントです。
- 自社の採用課題や目的を正確に把握しているか
- 具体的かつ現実的なソリューションを提案しているか
- 自社との信頼関係や価値観の一致を重視しているか
- 誠実かつ柔軟に対応しているか
ステップ6：契約内容を再確認する
採用コンサルタントと契約する際には、契約内容の再確認を忘れてはいけません。主に確認したい内容は、以下の3つです。
費用
一般的に、採用コンサルタントに支払う費用は、成功報酬型か固定料金型のどちらかになります。成功報酬型とは内定者が入社した場合にのみ支払う費用で、固定料金型とは契約期間やサービス内容に応じて支払う費用のことです。費用の額や支払い時期、支払い方法などに食い違いがないかを再確認しましょう。
期間
契約する期間は、一定期間だけか無期限かのどちらかです。一定期間だけの場合は、契約満了日や更新条件などを確認しましょう。無期限の場合は、解約条件や解約手数料などを確認しておくと安心です。
保証
入社した内定者が退職した場合における、採用コンサルタントの対応の確認も必要です。保証内容には、返金や再紹介などがあります。保証期間や保証条件などに認識の相違があると、あとでトラブルに発展しかねないため、しっかりと確認しておくと良いでしょう。
ステップ7：定期的なミーティングやフィードバックを行う
採用コンサルタントは、自社の人事担当者と密接に連携しながら業務を行っていくパートナーです。コンサルティング会社に依頼したからといって、すべて任せきりにするのはおすすめしません。採用活動は、企業文化や価値観にも関わるため、コンサルタントとのコミュニケーションが重要です。定期的なミーティングやフィードバックを行い、進捗や成果、課題や改善点などを共有しましょう。また、提供されたノウハウや情報を自社で活かすことも大切です。採用コンサルタントは、あくまでサポート役となることを認識し、最終的な決定権は自社にあることを忘れないようにしましょう。
まとめ
自社に最適な採用コンサルタントを見つけよう！
採用コンサルティングは、企業の採用活動を効率化するだけでなく自社の人事部門のレベルアップにも貢献します。上手に活用するためには、自社との相性が良く信頼関係が築けるコンサルティング会社を見極めることが重要です。採用に悩んでいる企業は、この機会に採用コンサルティングの活用を検討してみてはいかがでしょうか。自社に合った採用コンサルタントに依頼できれば、効率的に優秀な人材を確保できる可能性が広がります。
