人事評価のペーパーレス化とは？メリットや進め方、課題を解説

人事評価の時期が近づくたびに、評価シートの配布や回収、集計作業に追われ、本来の業務に支障をきたす担当者は少なくありません。

そのような課題の解決方法として挙げられるのが、人事評価のペーパーレス化です。

紙や表計算ソフトで行っていた評価業務をシステム上での運用へ移行すれば、業務の負担を減らしつつデータを一元管理できます。

本記事では、人事評価をペーパーレス化するメリットや課題とともに、進め方や成功させるためのポイントについて解説します。

人事評価のペーパーレス化とは

人事評価のペーパーレス化とは、紙ベースの目標設定や評価シートをデジタルデータへ切り替える取り組みです。

従来の方法では、印刷した用紙に記入し、押印して回収する手間がかかっていました。その方法を続けた場合、担当者の負担増加や、評価シートの紛失リスクにつながります。

システムやクラウドサービスを活用して電子化すれば、オンライン上で入力から承認まで完結します。紙媒体の印刷や回収の手間を省けるだけでなく、用紙の紛失リスクが減り、過去のデータの検索も可能です。

従業員がいつでも目標や評価基準を確認できるため、評価に対する納得感の向上にもつながります。紙の準備や手書きの手間がなくなるため、本来の業務に集中できるでしょう。

ペーパーレス化が進む背景

従来の人事評価は、紙や表計算ソフトを使用した方法が一般的でした。しかし、これらの方法で評価管理を続けた場合、経営判断に必要な人材データを迅速に抽出しにくい場合があります。

データの集計に時間がかかり、迅速な意思決定を妨げるおそれがあります。大量の紙を消費する運用は、環境配慮の観点から見直しを求められる可能性があります。

電子化によってデータを一元管理すれば、人材育成や配置の検討を進めやすくなります。また、紙の使用量を減らす取り組みは、環境配慮の姿勢を示すことにもつながります。

データ活用や環境保護への貢献、企業イメージの向上を理由に、ペーパーレス化が進んでいます。

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人事評価をペーパーレス化する5つのメリット

人事評価をペーパーレス化すると、業務効率の向上やコスト削減などのメリットがあります。ここでは、人事評価をペーパーレス化した際の5つのメリットについて解説します。

1.評価業務の工数削減・効率化

ペーパーレス化により、評価業務に関わる作業工数を削減できます。

紙での運用では、評価シートの印刷や配布、対象者からの回収に手間がかかります。提出が遅れている従業員への催促や、進捗状況の確認も個別に行わなければなりません。

回収後の集計や差し戻し対応、過去の履歴確認などを手作業で行うのは非効率です。

システム導入によりペーパーレス化すれば、評価シートへの入力から承認まで画面上で完結できるほか、提出状況を一覧で確認し、未提出者へワンクリックで催促通知を送信することも可能です。

過去の履歴を探す手間もなくなり、面談の準備をスムーズに進められます。集計作業の効率化にもつながるため、人事担当者や評価者の負担軽減が期待できます。

2.印刷・保管・郵送コストの削減

ペーパーレス化により、紙や印刷に関わる物理的なコストを削減できます。

紙ベースの運用の場合、従業員数に応じて大量の用紙を用意し、ファイルに綴じてキャビネットや倉庫で保管する必要がありました。離れた拠点で働く従業員に対しては、評価シートの郵送費も発生します。

システムでの運用にすれば、データがサーバーやクラウド上に保存されるため、物理的な保管場所は必要ありません。印刷も不要なため、インク代や用紙代、郵送費といった経費も削減できます。

書類を管理する人員の確保や、機密書類を廃棄する際の専門業者への委託費用も抑えられるでしょう。

また、空いたキャビネットのスペースを有効活用し、快適なオフィス環境を整えられます。コスト削減分を、従業員の育成や新規事業への投資に回すことも可能です。

3.評価データの一元管理と分析活用

ペーパーレス化により、評価データを一元管理し、分析や活用に役立てられます。

蓄積した情報を戦略人事へ生かすためにも、データの一元管理は欠かせません。しかし、評価シートを紙ベースで管理した場合、保管するだけで負担となり、内容を振り返る機会が減りがちです。

システムに蓄積された評価結果を参照すれば、従業員のスキルや過去の成果を確認しやすくなります。本人の希望や適性に合わせた異動、適切な人材配置の検討にも活用できます。

育成計画を立てる際も、過去の評価データを根拠に適切な育成施策を検討しやすくなります。

また、評価の推移をグラフで可視化すれば、従業員の成長度合いを把握しやすくなります。これまで十分に可視化されていなかった人材の強みを把握し、リーダー候補の検討に生かすきっかけにもなります。

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4.評価の透明性・公平性の向上

評価基準やプロセスの不透明さは、従業員の不満につながりやすい問題です。

誰がどのような基準で評価したのかわからない場合、評価結果への納得感が薄れます。評価者によって基準にばらつきが生じているおそれもあるでしょう。

システムを導入すれば、評価フローや進捗状況、承認履歴を可視化できます。いつでも評価基準を確認できる環境を整えられるため、評価の透明性や公平性を高めやすくなります。

また、面談の履歴やフィードバックの内容もシステム上に残せるため、発言内容に関する認識のずれを抑えやすくなります。

評価基準を明確にし、運用ルールを統一することで、評価のばらつきも抑えられるでしょう。

5.リモートワーク・拠点間での評価対応

ペーパーレス化は、多様な働き方を推進する企業にとっても効果的な施策です。

出社回帰の動きはあるものの、優秀な人材を確保するため、リモートワークや柔軟な働き方を認める企業は少なくありません。

しかし、紙の評価シートを使用していると、提出や押印のために出社する手間が発生していました。

システムを活用すれば、オンライン上で評価業務が完結するため、自宅や遠方の拠点にいても目標設定や自己評価を入力できます。

オンライン面談とシステムを組み合わせることで、離れた場所にいる部下とも密なコミュニケーションをとれるでしょう。

全国の拠点にいる従業員に対しても、共通の評価フローや評価基準を適用しやすくなるため、働く場所に左右されにくい評価運用を目指せます。場所を問わない評価体制は、働きやすさの向上にもつながるでしょう。

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ペーパーレス化がもたらす課題

システム導入による人事評価のペーパーレス化には、多くのメリットがある一方で、いくつかの課題も存在します。メリットだけにとらわれるのではなく、システム導入に伴う負担や、運用を誤ったときのリスクを把握しておくことが必要です。

ここでは、ペーパーレス化を進める際に直面しやすい課題について解説します。

導入コストと現場の負担

ペーパーレス化には、一定のコストがかかり、現場の従業員にも負担が生じます。

クラウド型のサービスを利用する場合、初期費用や月額の利用料金が必要です。従業員数に応じて費用が変動するサービスもあるため、予算を事前に確保しなければなりません。

新しいシステムを導入した直後は、操作方法を覚えるために現場の負担が増加します。ITツールに不慣れな従業員が多数在籍する部署の場合、入力ミスや操作に関する問い合わせが相次ぐことが予想されます。

マニュアルの作成や説明会の実施、窓口の設置など、運用に慣れるまでのサポート体制を整え、現場の負担を和らげる工夫が必要です。

セキュリティ・情報漏洩への対策

従業員の給与や待遇に関わる人事評価のデータは、厳重に扱うべき情報です。

セキュリティ対策が不十分なままシステムを運用するのは、情報漏洩のリスクを抱えている状態といえます。

評価結果や個人情報が外部へ流出すれば、社外からの信用はもちろん、従業員からの信頼も失われ、組織の士気低下を招きかねません。

安全にシステムを利用するためには、通信の暗号化やアクセス権限の適切な設定が不可欠です。特定の担当者や評価者だけが閲覧できるような権限管理や、セキュリティ水準の高いツールを選定するとともに、従業員への情報管理教育も徹底しましょう。

形骸化や表計算ソフトとの二重管理が発生するリスク

システムを導入しただけでは、評価運用が形骸化するおそれがあります。

運用ルールを見直さないまま電子化した結果、従来のやり方を引きずってしまうケースは珍しくありません。例えば、システムに入力後、確認や集計のために表計算ソフトへ転記する二重管理が発生する場合があります。

また、評価シートを電子化したものの、面談での進捗確認やフィードバックに活用されないケースもあります。

それでは担当者の作業量が増加しただけで、何のためにシステムを導入したのかわかりません。

二重管理や形骸化を防ぐため、システム導入に合わせて評価フローや運用ルールを刷新しましょう。定期的に運用状況を確認し、現場の声を聞きながら改善を続けることが大切です。

人事評価のペーパーレス化の具体的な進め方

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、計画的な手順を踏む必要があります。いきなりシステムを導入するのではなく、事前の準備やルールの見直しが欠かせません。

ここでは、ペーパーレス化の具体的な進め方を5つの段階に分けて解説します。

1.現状の評価フロー・課題を整理する

はじめに、自社の現在の評価フローと課題を把握しましょう。

どのような手順で目標設定や評価、面談を実施しているのかを洗い出します。担当者が手作業で集計している部分や、評価シートの回収に時間がかかっている工程を特定しましょう。

現場のマネージャーや従業員に聞き取りを行い、使いにくいと感じている点も確認します。どこに無駄や負担が生じているのかを明確にすれば、解決すべき課題が浮かび上がるでしょう。

正確な現状把握が、システム選びや運用の見直しの土台です。

2.ペーパーレス化の目的とゴールを決定する

現状を把握したら、目的とゴールを決めましょう。

単に紙をなくすことだけを目標にした場合、システムの導入自体が目的化してしまいます。その結果、現場の業務実態に合わないツールを選び、運用が定着しない事態を招きかねません。

費用対効果が見合わず、経営層からの理解を得られなくなるおそれもあるでしょう。

このような失敗を防ぐため、ペーパーレス化によって何を成し遂げたいのかを明確にします。

「評価業務の時間を半分にする」「蓄積したデータを育成に活用する」など、具体的な目標を設定しましょう。

目指すべき姿を定義できれば、それがシステム選定の基準となります。

3.評価項目・評価シートの内容を見直す

目的とゴールを決めたら、評価項目・評価シートの内容を見直しましょう。

紙のフォーマットをそのまま電子化するだけでは、システムの利点を十分に引き出せません。紙ベースでの運用では記入欄の制限があるため、評価したい項目を省いていた可能性もあります。

システムであれば、選択式や自由記述などの回答形式を柔軟に設定できます。自社の求める人物像や経営戦略に合わせて、評価項目を見直しましょう。

また、評価基準も合わせて見直すことが重要です。適切な評価基準を設けることで、納得感の高い人事評価を実施できます。

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4.ツール・システムを選定し、試験運用する

評価項目が定まったら、自社に合うシステムを選定して試験運用を開始します。複数のシステムを比較し、必要な機能が備わっているか、操作画面が使いやすいかを確認します。

選定するうえでは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度も重要な確認項目です。本格的に導入する前に、一部の部署やプロジェクトチームで試験運用を行うとよいでしょう。

試験運用では、実際の業務フローに沿ってシステムを動かし、不具合や使いにくい部分を洗い出します。現場の担当者がスムーズに操作できるかを確認し、疑問点を解消しておきます。

試験運用で得られた意見をもとに設定やマニュアルを修正し、全社展開に向けた準備を整えましょう。

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5.全社展開し、運用ルールを定着させる

試験運用で問題がなければ、全社展開しましょう。運用開始直後は、新しいシステムに対する戸惑いや反発が生まれやすい時期です。

十分な説明を行わずにシステムを導入した場合、現場の混乱を招きます。入力漏れや提出遅れが多発し、かえって人事担当者の負担が増加しかねません。

トラブルを防ぐためには、全社へ向けた説明会を開催し、操作方法や変更点を丁寧に説明する必要があります。

また、わかりやすいマニュアルを配布したうえで、いつでも質問できる窓口を設置するのもポイントです。定期的に運用状況を確認し、従業員からの意見を取り入れながらルールを定着させましょう。

人事評価のペーパーレス化を成功させるためのポイント

システムの導入だけでは、人事評価のペーパーレス化は完了しません。

運用を軌道に乗せ、本来の目的を達成するためには、現場の理解を得ながら、継続的に改善を重ねる姿勢が求められます。

ここでは、ペーパーレス化を成功させるための具体的なポイントについて解説します。

経営層・現場マネージャーの巻き込み方

ペーパーレス化を成功させるには予算やルールの変更が伴うため、経営層と現場マネージャーの協力が欠かせません。

特に、評価を実際に行う現場マネージャーは、新しい操作に負担を感じやすい立場です。事前にシステムの利点を説明し、業務負担の軽減や評価業務の効率化につながる点を伝えておく必要があります。

現場マネージャーの意見を運用ルールに反映させれば、納得感を持ってシステムを利用してもらえるでしょう。

また、従業員からの理解を得るには、会社として取り組む姿勢を示す必要があります。

経営層を巻き込み、ペーパーレス化の重要性を発信してもらうことで、全社で協力する姿勢が伝わり、スムーズな移行を進められるでしょう。

評価項目・フォーマットの見直し

ペーパーレス化に合わせて、評価項目やフォーマットを、現在の事業戦略に沿った内容へ見直す作業も重要です。

紙の制約によって実施できなかった多面的な評価や、細かい目標設定の項目をシステム上に追加しましょう。

回答しやすいフォーマットを整えれば、現場の入力負担を軽減できます。スマートフォンやタブレットからでも入力しやすいように、画面の構成や文字の大きさを調整しましょう。

継続的な改善とフィードバックの仕組み

ペーパーレス化は導入して終わりではありません。メリットを十分に得るためにも継続的な改善とフィードバックの仕組みが必要です。

使いにくいシステムを無理に使い続けた場合、現場の不満が蓄積し、入力の遅れや評価運用の質の低下を招きかねません。せっかくの投資が無駄になり、ペーパーレス化のメリットが失われるでしょう。

事業環境の変化や従業員の要望に対応するには、導入後も継続的な改善とフィードバックの機会を設ける必要があります。

従業員からシステムの使い勝手や評価項目に関するアンケートを実施して意見を収集し、課題を抽出しましょう。現場の声をもとに仕様を変更すれば、より使いやすい評価体制の構築につながります。

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表計算ソフト管理から脱却した「株式会社リビタ」の事例

株式会社リビタでは、表計算ソフトで評価を含む従業員情報を管理していたものの、評価情報の集約や目標設定の進捗確認に多くの時間を費やしていました。そこで、表計算ソフトでの人事評価管理から脱却すべく、HRMOSタレントマネジメントを導入しました。

HRMOSタレントマネジメントを導入したことで、評価データの入力から集計までの一元化を実現しています。それにより、面談の履歴や目標の達成度を簡単に確認できるようになり、評価業務の効率が向上しました。

ペーパーレス化を図る際、表計算ソフトの利用を検討する企業は少なくありません。しかし、ファイルが点在して過去の履歴を探すのに手間がかかるなど、管理上の課題が発生しているケースがあります。

表計算ソフトによる管理に限界を感じた場合は、専用システムへの移行を検討するとよいでしょう。データの一元管理により、戦略的な人材配置や育成の検討をスムーズに進められるでしょう。

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まとめ

人事評価のペーパーレス化は、業務効率を高め、人材データを有効活用するための重要な取り組みです。

システムの導入により、評価シートの配布や集計にかかる手間を削減し、印刷コストを抑えられます。データの一元管理が進めば、人材配置の検討や評価基準の統一、評価運用の公平性向上にも役立ちます。

一方で、導入コストの発生や評価運用が形骸化するリスクには注意しなければなりません。

本記事を参考に、自社に合ったシステムを選定し、人事評価の質を高めていきましょう。

HRMOSタレントマネジメントで紙・表計算ソフトの評価運用から脱却

効率的に人事評価を進めるには、従業員情報や評価データを一元管理し、評価業務に活用できる状態を整えることが重要です。

紙や表計算ソフトによる運用では、評価シートの配布・回収、進捗確認、集計、過去データの確認に手間がかかりやすくなります。

HRMOSタレントマネジメントを活用すれば、評価シートの配布から集計、進捗管理までの一連の業務をシステム上で管理できます。

目標設定や面談の履歴も蓄積できるため、過去の評価データを人材育成や配置の検討に活用しやすくなります。

また、柔軟な権限設定により、機密性の高い評価データの閲覧範囲を管理できます。

従業員にとっても自身の目標や評価基準を確認しやすくなり、評価運用への納得感を高めることにつながります。

人事評価のペーパーレス化を進め、紙や表計算ソフトによる評価運用の負担を見直したい場合は、HRMOSタレントマネジメントの機能をご確認ください。

HRMOSタレントマネジメントの詳しい機能はこちら