従業員自ら情報を更新する習慣をつけることで、社内のコミュニケーションが誘発される環境へ -HRMOSタレントマネジメントとHRMOS採用の併用で実現する情報一元化-

従業員数の増加に伴い、表計算ソフトでの管理が限界に。まずはHRMOS採用を導入し採用情報の一元化に取り組んだ

ー導入以前はどのような課題があったのでしょう。また、導入に向けてどのような経緯があったのかも教えてください。

大嶋：
設立時は従業員数10名程度であったため、評価含め従業員情報の管理は表計算ソフトで行っていました。しかし、従業員数の増加に伴い表計算ソフトの数が増え、情報が散らばったため一元管理していく必要性があると感じていました。

そんな中、2012年に京王グループに加わることになりました。グループで利用している人事情報管理システムがあったのですが、評価情報は引き続き表計算ソフトで管理している状態で、グループ内での異動も多い中、人事情報の引き継ぎ、蓄積をきちんと行う必要性がさらに高まっていきました。

弊社では、新卒・中途を合わせると年間30名程度の採用を行っています。従業員情報の整備のために、まずは採用の入口の情報を整理しようと考えました。それまでは、中途採用で何年度に何名採用して、採用コストがどれくらいかかったのかがデータとして残っておらず、加えて採用時の評価履歴や履歴書などのデータ類が連携できていない状況でした。この課題を解決するため、2019年1月にHRMOS採用の導入を決めました。導入したことにより、採用情報の一元管理、数値分析が容易になり、採用の入口の課題を解決することができました。

採用の入口の課題が解決した後、人事評価や、社員ひとりひとりに紐づいた人事情報、育成・研修の履歴などが「見える化」できていない課題に対して、システム化できないかと考え、タレントマネジメントシステム導入の検討に至りました。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由について教えてください。

大嶋：
検討を開始した当初は4社のシステムを比較していました。この時は評価をいかに効率良く行えるか、情報を一覧化できるかを軸に見ていたのですが、よくよく考えると今後タレントマネジメントを推進していく上で評価だけでなく、採用の入口から育成やジョブローテーションなどのプロセス、そして出口まで見られないと情報の一元管理としては不十分なのではないかと考えるようになりました。

この点を踏まえると、当時既にHRMOS採用を使っていたため、入社者情報の連携ができる点は魅力的でしたね。それ以外でもUI、UXの良さや、エンゲージメント調査に他社ツールを使用していましたから、そこもワンストップで実現できる点も良かったです。かつ経費精算や勤怠などその後の拡張性が期待できる点も含め、私の中ではHRMOSタレントマネジメント一択で役員承認の上、2021年11月に導入に至りました。

従業員から回収した情報を人材の最適配置に活用。さらにはサーベイの結果を分析し、適切なアクションへつなげられた

ーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用されていますか。

大嶋：
当初やりたかったこととして考えていた、目標設定・評価は全てHRMOSタレントマネジメントを活用しています。

また、弊社ではジョブローテーションを積極的に行っているのですが、本人のキャリアビジョンとの整合性を確認する上で、自身が想像する3年後のキャリアをキャリアシートに入力してもらっています。シートの配布・回収は、以前は表計算ソフトで管理していたこともあり、すぐに見つけられない、未提出者がいても気付けないという課題がありました。導入後はワークフロー上で配布・回収を行っており、この点は目に見えて改善できました。

経営陣からするとすぐに情報にアクセスできる環境になり、必要人員数とキャリアビジョンを照らし合わせながら議論ができるようになったため、最適配置を考える上で効率が格段にあがりました。

サーベイ機能も利用しています。サーベイを実施すると、総じて社内コミュニケーション活性化の必要性が浮き彫りになり、直近で入社した者を対象に合宿を実施するなど、コミュニケーションの円滑化に取り組みました。サーベイを実施し、課題が見えたからこそできた対応だと感じています。

従業員がHRMOSタレントマネジメントに触れる機会をつくり、習慣化することで不安解消へ

ーHRMOSタレントマネジメントの導入時に抱いていた不安や、工夫した点について教えてください。

平塚：
従業員の顔が並び、さまざまな情報開示をすることに対して「開示したくない」などのネガティブな意見が社内から出るのではないかということは危惧していました。そこで従業員にHRMOSタレントマネジメントをとにかく触ってもらえる仕組みをつくろうと考えました。その一つが、HRMOS内に個性がわかる深い内容の自己紹介を入力してもらうことです。在宅勤務の従業員も多いため社内コミュニケーションの土台にしたいと思い、ページの内容や見せ方にはこだわりました。

大嶋：
申請関連にはワークフローを活用していきたいという思いはあったのですが、「ここから申請してください」とアナウンスしてもなかなか対応してくれない従業員もいるだろうと考えました。

そのため、必然性の高いことや従業員がやりたいことをワークフロー上で実施しようと考えました。例えば、社員旅行の日程希望アンケートに答えたくない従業員はあまりいないと思ったのでワークフロー上で作成し回収しました。キャリアシートの配布も同様です。小さいことかもしれませんが、これが社内で市民権を得ていく上では大事なことでした。

さらには経営陣に積極的にHRMOSタレントマネジメントを利用してもらい、トップから利用するという意識付けをしました。これらの結果、HRMOSタレントマネジメントが当たり前の存在となり、従業員自ら情報更新をする文化が根付いています。

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することで、どんな業務削減につながっていますか。具体的な成果を教えてください。

大嶋：
管理職のマネジメントのしやすさは大きく改善しました。以前は、人事情報が点在しており、部下の情報へすぐにアクセスできない状況でした。今はHRMOSタレントマネジメントを見ればすぐに部下の等級を確認できますし、​​本人のビジョンをもとにキャリアを後押しできるようなマネジメントができるので「打ち手」もとりやすくなったと思います。

我々人事からすると、従業員情報が一元化され、情報が「見える化」されたことにより、効率化がかなり進みましたね。目標設定や評価における負担は、大まかに約50％程度削減できたのではないでしょうか。

ーHRMOSタレントマネジメントのサポート面で役立ったことはありますか。

平塚：
打ち合わせを丁寧に実施していただけるので、何か施策を実施したいという場合も同じ目線で伴走してもらえ、不安なく使えています。また、こういう機能が欲しいという話をすると実際に開発側へ声が届きアップデートや機能がリリースされるんですよね。他社では「ここはこういうものなので」という回答が一般的であるように感じているのですが、そういった姿勢が見られないことはユーザー側からするととてもありがたいです。

1on1の文化ができた。さらに浸透させていきたい

ー今後、活用したい機能はありますか。

大嶋：
1on1機能はもっと活用していきたいですね。導入前は1on1を実施する文化がなかったのですが、導入後は実施する文化ができつつあります。方法を工夫しながらより浸透させていきたいです。あとは、ダッシュボード機能も活用したいと考えています。退職者分析を通じて、活躍人材の見極めや抜擢を実現していきたいです。サーベイの話も出ましたが、課題の発掘から「打ち手」を考えるサイクルが回り始めているので、組織のエンゲージメント向上に役立てていきたいです。

ーどんな人にHRMOSタレントマネジメントをおすすめしたいですか？

平塚：
弊社と同様に、人事データが点在しているような企業様にはぜひ導入を検討してほしいです。

大嶋：
従業員のエンゲージメントを高めたい、モチベーションを高めたいという企業様は規模を問わず活用できるのではないでしょうか。