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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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ほとんどの組織で取り入れられている人事評価。人事評価を実施する場合、定められた評価項目に従って社員を評価していく必要があります。この人事評価の項目を、自社ではじめから作成するとき、どのようにすればよいのか悩むこともあるでしょう。また、人事評価の項目がよくわからないという人事や採用担当者の方もいるのではないでしょうか。今回は、人事評価の項目の概要や評価項目の基準などについて、詳しく解説していきます。
hrmos.co人事評価とは
人事評価は、勤めている従業員の一定の期間内における業績や能力に対し、評価を決めることです。
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人事評価を実施する目的
人事評価は、主に4つの目的のために実施されます。まず、生産性や会社の業績を上げる目的の手段として実施されるということ。人事評価制度の魅力は、どのような行いが加点対象となるのかが明らかになることです。さらに、人事評価は、給料やボーナスなどに影響するため従業員のモチベーションアップにも効果的です。高いやる気が生まれることは、集中力やパフォーマンスを生み出すので、効率が上がります。一方、評価基準がないケースだと、目指すべき方向性がわからないため混乱します。
次に、会社として従業員の接し方に偏りが発生しないようにするためです。人事評価制度が存在しないと、管理者の好き嫌いで、従業員の処遇が決まることが起こるかもしれません。さらに、理由がはっきりしないまま給与が決められると、従業員のモチベーションが下がり退職者が増えてしまうといった可能性も出てきます。実際、ある調査によると退職理由の第1位は、上司や経営者の評価の仕方が気に入らなかったことです。気分屋の上司に振り回されたり、気持ちよく働けない人間関係に退職を決意したりする人がいます。また、何か問題を起こしてしまった際の公平な処遇を決めることが可能です。客観的な指標に基づいて扱いを決めることは、公平な職場環境を作り出します。
従業員の能力ごとに最適な人員配置を行うことも、人事評価を実施する理由の1つです。従業員の得意不得意がわかるため、最適なポジションについてもらうことができます。能力を活かせる環境が整っていることでモチベーションの向上や業績アップにもつながります。
さらに、人事評価の目的の1つは、上司の効果的な人材育成を行うことです。人事評価は、従業員の能力を把握することができます。また、管理者が人材育成を行ううえでも重宝します。例として、個々の特性に応じた対応ができれば、従業員の能力を最大限伸ばすことが可能です。
人事評価制度のメリット
人事評価制度を利用することで、企業側には得られるメリットが多数あります。ここでは、人事評価制度のメリットを以下にまとめました。
まず、従業員のモチベーションが向上することが、人事評価のメリットとして挙げられます。評価基準が明確な評価制度があると、社員は納得感をもって仕事に臨むことが可能です。さらに基準を満たし、給料が上がればますます従業員のやる気につながります。また、頑張りや成果が評価という形で周囲からの承認を得られるのでやる気が出ます。一方、評価基準がはっきりしないと、従業員は頑張っても報われないと感じてしまうでしょう。その他にも、会社を信頼しやすくなることも人事評価を実施する魅力といえます。
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人事評価制度の注意点
人事評価制度には注意すべき点がいくつか存在しています。まず、人を評価するスキルが必要であることです。人事評価制度を導入するには、目標設定や人事評価者のスキルを持った社員の育成や採用が絶対条件といえます。人事評価制度が整っていないまま導入を決定してしまうと特に大変です。正当に従業員を評価できず、不平や不満が溜まってしまうことにもつながります。
また、評価が低い社員が人事評価を受けると不満要素となる可能性もあります。評価をするということは序列を作ることです。そして、頑張って会社に貢献してくれる社員の評価は、必然的に高くなっていきます。一方、会社に頑張りを認めてもらえない場合の評価は低いです。評価が適切であったとしても不満がたまる社員もいるので、そのことを想定しておく必要があります。
さらに、従業員が評価される仕事のみをする可能性も出てきます。例えば、人事評価で評価されそうな業務以外について責任放棄してしまうなどです。また、他の従業員の評価が下がるようにわざと仕向けるなどの行動を起こすかもしれません。
人事評価と似ている人事考課
人事評価と似ているもの1つに人事考課という言葉があります。この制度は、社員の能力をベースに待遇や処遇の決定を目的として評価する制度です。一方、人事評価は、社員が行った業務や成果を基準に行う評価を指します。したがって人事評価という大まかな枠組みの中に、人事考課があると考えるとよいでしょう。また、人事考課は表向きに発表されないケースが多くなっています。一方、社員が評価に納得しやすい環境を作り出すなどを理由に、人事評価は公表する場合もあります。
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人事評価の項目とは何か
人事評価の項目とは、人材をどのように評価するのかを明らかにするために設定した項目のことです。一般的には、業務における成果や実績を正しく評価するために、さまざまな面から評価をするので、評価の項目は数多くなります。
人事評価の項目は3種類に大別される
人事評価の項目は、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3種類に大別されます。
成果評価
成果評価とは、一定期間内でどの程度の成果を上げられたかを判断する項目です。業績評価という言葉も同じ意味でよく使われています。成果主義的な評価方法である評価は、1990年代初頭のバブル崩壊後急速に広まりました。なぜなら、バブル崩壊によって元から行われていた年功序列型が成り立たなくなってきたためです。その後、勤務年数ではない新たな評価手段が求められるようになりました。なお、成果評価には、さらに3つの項目があります。
まず、業務目標の達成率を評価する業務目標達成度です。評価の期間内に設定した目標に対し、どれくらい成し遂げたかを確認します。例として、営業であれば営業成績、工場従業員であれば製造個数などが目標に相当します。次に、上司などが設定した課題をどれほど成し遂げたかを参考に判断する課題目標達成度です。例えば、販売職であれば、売上に貢献するためにどのようなことを行ったかなどです。また、エンジニア職のケースだと、バグの解消ができたかなどの観点で評価します。課題を解決できていれば、評価期間内に上司が求める成長を果たしたということが判断できます。
また、日常業務成果と呼ばれる会社のビジョンに直接結びつかない日常業務も評価項目です。日常業務の具体例としては、教育で部下はどのくらい成長したのかが挙げられます。他には、データ入力作業などのルーティンワークに対する質の向上が見られたかなどです。
能力評価
仕事を行うために必要な知識やスキルや職務の習熟の度合いなどを判定する能力評価です。能力評価は、職業のカテゴリーや業種によって能力を評価する項目が異なってきます。特に実施するプロジェクトなどの計画を立てる企画力は、能力評価の項目の1つです。企画力の項目では、新たな施策について企画立案できるかなどの能力を持っているかを判断します。他にもスタッフの人員配置や予算などのコスト意識があるかどうかなども能力評価項目です。
情意評価
実績や能力などではなく、仕事への意欲や心構えなどを評価する情意評価も評価項目です。情意評価には、さらに4つの評価項目が存在しています。まず、その人のやる気や仕事への姿勢で評価する協調性です。協調性とは、チームで行う業務に対して、メンバー同士が協力し合って取り組む姿勢のことです。例えば、誰かがヘルプを求めていて、積極的に支援している場合、協調性の面で点数がつきます。また、同僚が困っている際に、自ら進んで協力して支援できるケースも協調性に当てはまります。
次に、会社のルールを守って勤務しているかどうかを評価する規律性です。成果を出していたとしても、会社のルールを守らなければ評価を受けられなくなってしまいます。また、自ら改善や提案などの働きかけをしようとする積極性も項目の1つです。与えられた業務をこなすだけでなく、自ら仕事を作っていこうとする姿勢は特に評価されます。会議で、上司や先輩に対して、進んで自分の意見を発言することなどが必要です。他にもどれだけ仕事に対して責任感を持って取り組んでいるかといった点もカウントされます。責任性の評価基準は、困難な問題に直面しても諦めずに頑張れたかどうかです。またトラブルに取り組んで改善が見込めないとき、他の人の力を借りられたかどうかも評価対象です。
なお情意評価は具体的な数値で部下などを評価するわけではありません。したがって判定する方の考えが入りやすくなるといったデメリットもあります。主観的な評価を避けるには、上司だけでなく同僚などといった多方面から評価するとよいでしょう。
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人事評価項目の事例
人事評価項目を実際に社員に示すことで、目指すべき従業員像や習得すべきスキルが明確になります。ここでは個々の企業の人事評価項目について、3つの事例を紹介します。
まず、株式会社メルカリの事例を紹介します。メルカリは、2013年に設立されたフリーマーケットアプリを運営する会社です。この会社では、行動や成果に至るまでの過程を評価する制度であるバリュー評価が実施されています。さらに、OKRを利用して人事評価が導入済みです。OKRに関しては、日本でまだあまり知られてない頃に導入した実績があります。バリュー評価では、3つの行動指針の実践について評価される仕組みです。そして、評価内容に説得力を持たせるためにメルチップと呼ばれるピアボーナス制度を採用しています。なぜなら、バリュー評価は営業成績のように定量的ではないためです。なお、メルチップとは、従業員同士で、感謝などを伝えたいときに一定額を贈りあえる仕組みです。これらのポイントをもとに4半期ごとに評価が行われるとともにメルチップを多くもらうと、表彰されます。
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次に、知識やスキルなどを売り買いできるマーケットを運営する株式会社ココナラの事例を紹介します。管理者の印象に寄りがちな評価をできるだけ客観的に認識できるような仕組み作りを目指しています。具体的には、ココナラでは、5つの軸と11段階に分類された等級制度をもとに人事評価を行っています。裁量やコミット範囲などを含めた5つの軸をG1からG7までの11のグレードで評価するシステムです。この制度導入の理由は、人材評価の基準を明確にすることで、上司の主観的な考えのみの評価決定を防ぐためです。
さらに、モチベーション向上をサポートするために、基本的にはグレードが上がると給与も増えます。また、年2回の人材開発委員会で等級の見直しが行われます。なお、サポートが行われるケースは、グレードと実際の仕事ぶりにギャップがあるときなどです。
株式会社データXも人事評価項目を具体的に社員に示している企業です。データXの特徴的な評価項目としては、採用活動への貢献度をエントリーからドクターまでの4クラスで分類していること。そしてクラスによって毎月手当額が決定される仕組みです。これは、全社員が採用活動に関わるリクルーティング資格制度と呼ばれています。リクルーティング資格制度のおかげで、リファラル採用の比率が大きく高まりました。リファラル採用は、企業が自社の社員から人材の紹介を受けることです。さらに、面談の辞退率も半減しました。そして社員が採用に従事することで、自社への理解が深まるといったメリットも生まれます。
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評価項目設定の際のポイント
人事評価を適切に利用するためには、具体的な評価項目を設定しておくことが必須です。以下では、職種別に評価項目を作成するためのポイントをまとめました。
営業職の評価項目
営業職では、売上などの数値目標を重要視するとよいでしょう。したがって業務目標達成度や目標達成過程に重きを置く必要があります。商談に関わる計画力や企画力、顧客との円滑なコミュニケーションも高く設定しておきましょう。
事務職の評価項目
事務職ではミスなく作業を進める正確性やスケジュール管理などが求められます。したがって、それらを他の項目と比較して高くしておく必要があります。また、経理などの知識や顧客からのクレーム対応は事務職ならではのものです。さらに、コストダウンを提案することも生産性アップにつながるためいずれもウェイトを高く設定します。
技術職の評価項目
技術職は、専門的な知識が身につけれられているかどうかが重要です。したがって、技術力に高い評価を設定することが一般的です。業務を進める実行力やスケジュール管理についても高いウェイトを置く必要があります。他にも、品質異常やクレームを防ぐために正確性のウェイトを高めることも良い方法です。
管理職の評価項目
管理職で重視することは、チームをまとめるリーダーシップや部下の指導や育成能力です。さらに、部下や部門間の連携に関わるコミュニケーションやスケジュール管理も同様です。一方、管理職では、他の職種に比べると成果や影響力が重視される傾向となっています。したがって、成果に至るまでの過程に着目した課題目標達成度のウェイトは低めです。成果にあたる業務目標達成度は高めに設定しておくことがポイントです。
なお、インターネット上では人事評価項目のサンプルをダウンロードできる場所が多数存在しています。1度サンプルを見てみることで、設定に関する具体的なイメージがわくかもしれません。
評価項目の設定に迷ったときは
ここでは、評価項目の設定に迷ったときに意識しておくべき4つのポイントを解説します。
評価項目の内容と基準を明確にする
評価項目を決める際は、内容や基準があいまいにならないようにしましょう。具体的には、項目ごとの評価内容や目標達成基準を明確にしておきます。内容や基準を明確にしないと、人事評価に対して社員たちが不満などを感じるリスクが高まります。例として、「残業は月に10時間以下にするように業務を効率化する」などのように数値化されていると明確です。また、評価項目の内容を決めるときはSMARTの法則を活用しておくと、わかりやすくなります。研究によると、上記の法則を用いることで、従業員のパフォーマンスが大幅に上がることがわかっています。
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社内目標や理念を反映させる
人事評価項目には、社内目標やビジョンが反映されていることも大切です。人事評価制度は社員のモチベーション維持だけにとどまりません。企業理念の浸透や実務で活躍できる人を育てることにもつながります。また、自社の経営課題の解決や求める人材への成長へつながる設計ができているかどうかも重要です。具体的な方法について、まずやることは、経営陣の理念や価値観をしっかりリサーチしておくことです。そして上記を考慮しつつ、自社に必要な業績、能力などの基準を設定します。その後、各基準を踏まえ、さらに細かく評価の対象となる行動を評価項目とします。
部署や等級、職種ごとに項目を設定する
部署や等級、職種に応じた評価項目を設定することも重要です。社員に求められる成果は、社員の立場や能力によって違ってきます。例えば販売とエンジニアでは、折衝力や技術力などといった重要視される評価項目が異なります。販売職の評価項目は、売上を上げることや接客態度の向上などです。一方、エンジニアでは、プログラミング言語などといった特殊な業務知識やスキル、経験などが評価されます。その他にも、管理職にはリーダーシップやマネジメント能力などが、より求められます。
評価項目は画一的に作成するのではなく、さまざまな属性ごとに設定するようにしましょう。評価項目にその職種で使わないような項目が入っていると、効果的な人材育成ができません。そして、適切に評価されていないと感じることなどが原因で、社員のモチベーション低下につながります。部署や職種などで業務の定義を細かく分けたり、社員ごとに細かな評価項目を調整したりしましょう。例えば、リーダーシップの項目の場合、管理職には、ウェイトを高く設定します。一方、個人の技量が求められる技術職では低く設定します。このように、項目へウェイト設定を行うことは有効な手段といえます。例えば、事務職は正確性の点数を2倍に、営業職は交渉力を2倍に設定します。どの能力が重要なのかが、一目瞭然のため従業員も求められている能力をはっきり認識することが可能です。
等級ごとに求める仕事のレベルをはっきりさせる
評価項目の変更だけでなく、等級ごとに求める仕事のレベルも明確にしましょう。例えば、営業職の場合、新入社員と主任では求められる成果レベルや仕事への責任も違ってきます。また、同じ主任でも、能力や経験年数によってできる仕事は変わります。等級を細かく分けつつ、それぞれの等級にあった業務レベルを設定しましょう。こうしておくことで、等級ごとに求められるレベルがわかりやすくなるので、従業員のモチベーションも上がります。
人事評価を正しく行うためには
部下をきちんと評価できているかどうか不安な方も多いのではないでしょうか。部下をきちんと評価するために必要なことを2つ紹介していきます。
公平性
公平性を保った評価は、評価者の主観を排除して、ルールに基づいて正しく実施されます。公平性を高めるメリットは、従業員に納得感をもってもらえることです。さらに適切な評価で育った部下は、上司への信頼が高まるなどといった付加価値も生まれます。ただし、公平性を重視しすぎると、評価に柔軟性がなくなってしまう恐れがあります。また、それによって起こされる問題は、評価が一定の分野に強みを持つ社員だけが高く評価されることです。公平になりすぎないようなしっかりとしたルールを定めて行いましょう。
客観性
客観性も、人事評価を正しく行うためには重要です。評価を行う際、評価される側が不公平さを感じている場合もあります。仮に、評価者が公平性を保っていると感じているときにも上記のようなことは起こる可能性があります。人事評価を実施する際は、主観に影響されないよう、定められた基準に沿って平等に行うことが大切です。特に、客観性の人事評価を実現するための例として、360度評価が挙げられます。360度評価は、上司や部下、同僚など多方面からの評価を取り入れることです。ただし、この制度は、実施の周知や適切な運用などがあってはじめて効果を発揮します。
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部下を人事評価の項目で評価する時の適切な流れ
ここでは、部下を人事評価するときに活用できる適切な評価の流れについて解説します。
目標設定の面談
まず、評価をする前に目標設定の面談を行うことが大切です。面談では、会社の目指すものや、業務における目的を部下と共有しておきます。その上で、部下に取り組んでほしい仕事や数値の目標を伝えます。その他にも、目標に対して迷いや疑問などがないかを確認しておくことも大切。具体的な目標を作ることで部下は行動に移しやすくなることから、やる気アップにつながります。また、上司も目標が達成できたかどうかなどを基準に点をつけられるため、評価がつけやすくなります。
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業務遂行
面談終了後は、継続して業務がどこまで進んでいるかを冷静に管理しておきましょう。また、チェックして前もって評価を付けておきます。評価の締切前になってから判断材料を集めようとすると、評価は対象期間の後半に偏ってしまいます。適切な評価を行うためにも前もって評価のためのデータを集めておくことが重要です。なお、目標を変更する場合は、部下が知らなかったということがないようにきちんと共有しておきましょう。
評価決定
仕事のなかで、何か成し遂げた後に、実際に評価を決定します。この際、評価者のイメージや経過で評価せずに、必ず結果で判断します。その際に、評価者の自信のある分野で、あまりよくない評価をつけるようなことは避けましょう。一方、苦手だったり知識が不足したりしている分野は甘くなりがちですが、これも避けたいものです。こうした項目でも、冷静に客観的に判断するよう心がけておきます。
評価開示とフィードバック
最後は、部下に対して評価の結果を連絡したり、フィードバックを行ったりします。その際、目標に届いていない部下も何人かいるかもしれません。どうすれば目標を達成できるのか、あるいは達成可能な目標はどのレベルなのかを一緒に考え、今後に生かすことが重要です。
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まとめ
人事評価の項目は適切な評価をするために重要
適切な人事評価を行うには、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3つの分野の項目をバランスよく取り入れることが大切です。特に、部下を公平・公正に評価するためには、大切なものといえます。また、役職や個人の能力によって評価項目はそれぞれ適切に設定することが重要です。人事評価の項目を作成するときは、上記で紹介したポイントを押さえて取り組みましょう。
