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教育現場で多く活用されているパフォーマンス評価の手法を人事評価に採用する企業が増えてきています。自社でも導入を検討しているという人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、パフォーマンス評価を導入する際に知っておくべきことやパフォーマンス評価のメリットとデメリット、具体的な導入手順などについて詳しく解説します。
hrmos.coパフォーマンス評価とは
ビジネスにおけるパフォーマンス評価は、組織や個人の業績や成果を評価するためのプロセスです。パフォーマンスレビューや業績評価と呼ばれることもあります。パフォーマンス評価では、目標達成度や行動、能力、生産性、品質、顧客満足度など、さまざまな要素が評価されます。フィギュアスケートにおける演技の採点のように、実際に行動に現れたさまざまな能力を評価する方法だ、と考えると分かりやすいでしょう。
パフォーマンス評価は組織の効果的な運営や従業員の成長に不可欠な要素ですが、一方で評価の適正性や公平性、フィードバックの質の確保など、実施方法や環境にも注意を払わなければなりません。設計や実施が不適切であった場合、従業員のモチベーションやエンゲージメントを低下させてしまう恐れがあるからです。
パフォーマンス評価は最初、学校教育の場で始まり、その後ビジネスの場でも用いられるようになりました。教育におけるパフォーマンス評価は、「探究学習」のように学生が自分自身で課題を設定した学習を評価する際によく用いられます。この場合、まずは学習の前に目標を提示します。そうして学習後、どの程度その目的を達成したかを測定するわけです。この評価方法により、ペーパーテストだけでは測れない学生の能力を多角的に評価できるようになります。
この方法が高く評価され、パフォーマンス評価の手法はビジネスの場でも人事評価の方法として導入されるようになりました。現在、パフォーマンス評価という言葉は学校教育やビジネスの現場以外でも、医療や投資、経営の分野などで使用されています。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
ビジネスにおける「パフォーマンス」とは
ビジネスにおいてパフォーマンス評価を行う際、重要なポイントは、そもそもビジネスにおける「パフォーマンス」は何を意味する言葉なのか、ということです。
ビジネスにおけるパフォーマンスという言葉が示す意味は、従業員や組織が目標や期待に対してどれだけ効果的に仕事を遂行し、成果を出すかということです。いうなれば、パフォーマンスは個人やチーム、組織全体の能力や成果を測定するための指標です。組織はパフォーマンスの向上を目指し、従業員の能力開発やモチベーション向上に努めることで、より高い成果を出すことができるわけです。パフォーマンスの評価や向上は、組織の効果的な運営と成長に不可欠な要素だといえます。
具体的には、ビジネスにおけるパフォーマンスは以下の要素を含みます。
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目標の達成
個人やチームが設定された目標を達成する能力は、パフォーマンスという言葉が示す重要な意味のひとつです。目標は、業績目標、生産性向上、品質基準の達成など、さまざまな形で設定されます。個人やチームのパフォーマンスが高ければ高いほど、これらの目標の達成度も高いとされます。
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仕事の質と効率性
仕事の質と効率性、という意味でパフォーマンスという言葉が使われることも多いです。仕事の質は、正確性、適切さ、創造性などの要素に関連しています。効率性は、リソースの最適利用、時間管理、プロセスの改善などによって評価されます。
スキルと能力
パフォーマンスは、従業員のスキルや能力の発揮を示すものです。スキルとは、専門知識や技術、コミュニケーション能力など、仕事の遂行に必要な能力を指します。パフォーマンスが高い場合、従業員は自身のスキルと能力を存分に活かして業務に貢献しているといえます。
貢献度と成果
従業員の組織に対する貢献度と成果も、パフォーマンスです。貢献度は、従業員がチームや組織に対してどれだけ価値を提供しているかを示し、成果は、その貢献によって得られる具体的な成果物や効果を指します。
パフォーマンス評価の目的
それでは、パフォーマンス評価は一体何のために取り入れるものなのでしょうか。パフォーマンス評価を行う主な目的としては、次の5つが挙げられます。
フィードバックと成長の促進
パフォーマンス評価は、従業員やチームに対してフィードバックを提供し、成長と改善を促進することがその第一の目的です。上司や人事部の担当者が従業員の優れた業績や行動を認識し、必要な改善点やスキルの開発を特定することは、従業員の能力向上やパフォーマンスの向上につながります。
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給与と報酬の決定
パフォーマンス評価は、給与や報酬の決定に使用されることもあります。従業員の成果や貢献度に基づいて公平な報酬体系を構築し、パフォーマンスに見合った報酬を提供することが目的です。
昇進とキャリアの進展
同じく、従業員の昇進やキャリアの進展の判断基準として使用されることもあります。従業員の能力や成果を評価し、適切な昇進やキャリアパスの決定を行うことで、従業員のモチベーションアップやキャリアの発展を促進します。
目標管理と業績向上
パフォーマンス評価は、個人やチームの目標管理と業績向上を支援するために使用されます。目標設定と評価を通じて目標の達成度や課題を特定し、必要な調整や支援を行うことで効果的な業績管理を実現します。
コミュニケーションと従業員エンゲージメントの向上
パフォーマンス評価は、上司と従業員とのコミュニケーションの場でもあります。フィードバックや評価結果の共有を通じて従業員の関与やエンゲージメントを高め、組織との連携を強化します。
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ルーブリック表とは
パフォーマンス評価において多く用いられるのが、「ルーブリック」と呼ばれる評価基準を明確に示すためのツールや枠組みです。ルーブリックは元々大学や初等中等教育の現場で用いられていたものですが、現在はビジネスの現場でも多く活用されています。ルーブリックは「課題」「評価尺度」「評価観点」「評価基準」という4つの要素から成り立ち、これらの要素を一覧表にしたものを「ルーブリック表」、ルーブリック表を使って評価する方法を「ルーブリック評価」と呼びます。
ルーブリック表は、従業員のパフォーマンスを複数の基準や尺度で評価し、それぞれの基準に対する評価レベルを示した表です。通常、ルーブリック表は行列状の表形式で示されます。各行に記載されるのは評価基準や要素、各列に記載されるのは評価のレベルや記述です。ルーブリック表を使用することで評価者は従業員のパフォーマンスを客観的に評価し、フィードバックを提供する際に明確な基準を持つことができるでしょう。また、ルーブリック表を使用することには、評価の公正性を向上させる、具体的なフィードバックを提供しやすい、目標設定や成長の促進に役立つ、といったメリットもあります。
一方、デメリットとしては、作成する際に慎重な計画と管理が必要になる、特定の状況や業務に対して柔軟に適応することが難しい、評価者の主観やバイアスが影響を与える可能性がある、すべての重要な要素を網羅することは難しい、といったことが挙げられます。作成する際は、これらのことを意識しておくとよいでしょう。
ルーブリック表の作成は、次の手順に沿って行います。
目的の明確化
ルーブリック表を作成する前に、まずは評価の目的を明確にしなければなりません。具体的には、評価したいスキルや能力や業績の項目などを特定します。従業員に期待することや必要なスキル、それらの課題で想定される最高の水準と最低の水準、といった観点から考えていきましょう。
評価基準の設定
目的を明確にしたら、次は評価基準を決めます。評価基準は目的に基づき、かつ具体的で明確な項目や基準でなければなりません。たとえば、コミュニケーション能力を評価するのであれば、基準として「明確な情報伝達」「適切な言葉遣い」「対話能力」などを設定する必要があるでしょう。
評価項目の作成
目的と評価基準に基づいて、評価項目を作成します。評価項目は、評価する要素や能力に関する具体的な項目です。たとえば、プレゼンテーションスキルを評価する場合、評価項目として「プレゼンテーションの構成」「情報の伝達」「視覚的な表現」などを設定します。
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評価レベルの定義
各評価項目に対して、評価のレベルを定義します。一般的には、評価項目ごとに複数のレベル（通常は3～5段階）を設定することが多いです。たとえば、レベル1は「未達成」、レベル3は「達成基準」、レベル5は「優れた達成」などのように定義していきます。
評価項目とレベルのマッピング
評価項目と評価レベルが出来上がったら、両者を組み合わせてルーブリック表を作成します。評価項目を縦軸に配置し、評価レベルを横軸に配置しましょう。各セルには、評価項目と評価レベルの組み合わせに対応する評価基準を記述します。企業向けのルーブリック評価を提供しているサービスやルーブリック表を公開している大学などがあるので、それらを参考にするとよいでしょう。
具体例やコメントの追加
ルーブリック表には、各評価レベルに対して具体的な例やコメントを追加します。そうすることで、評価者は従業員に対してより明確なフィードバックを提供できるようになるでしょう。
「本質的な問い」と「永続的な理解」
パフォーマンス評価において重要なことは、「本質的な問い」と「永続的な理解」という概念です。「本質的な問い」は、従業員のパフォーマンスを深く理解し、長期的な成長や発展に焦点を当てるための問いを意味します。たとえば、「従業員がどのように学び、成長し、自己を向上させることができたか」というような問いです。本質的な問いに対する評価は、個々の成果だけでなく、従業員の能力や潜在性を評価するうえで重要です。評価者が「本質的な問い」を理解していない場合、客観的で公平な評価は期待できないでしょう。
また、パフォーマンス評価は単発的なイベントではなく、「永続的な理解」を築くプロセスとして捉えるべきです。評価の時点では理解していても、時間が経てば忘れてしまうようでは意味がありません。従業員が「永続的な理解」に基づいてパフォーマンスをしているのかどうかを知るためには、定期的なフィードバックやコミュニケーションが必要です。いうなれば、「永続的な理解」は従業員の成果や行動を時期に応じて評価し、フィードバックや目標設定を通じて成長と改善を促すプロセスだといえます。また、従業員と上司の関係を築き、互いの期待や目標を共有することも「永続的な理解」という言葉には含まれます。
「本質的な問い」と「永続的な理解」は、単に数値や結果に基づく評価だけでなく、従業員の成長と発展を重視するパフォーマンス評価を実現するための概念です。これらの要素を取り入れたパフォーマンス評価は、従業員のモチベーションとエンゲージメントの向上、持続的な成果の実現に貢献するでしょう。
パフォーマンス評価のメリット
パフォーマンス評価は、導入することで従業員や組織に多くのメリットをもたらします。ここからは、その主なものをいくつか紹介します。
パフォーマンス向上につながる
パフォーマンス評価は、従業員やチームの成果を評価し、改善点や強みを特定する機会を提供します。パフォーマンスを向上させるためには、何らかのフィードバックや目標設定が欠かせません。パフォーマンス評価によってもたらされる結果通知は自身を客観的に見つめる機会となり、結果的に従業員の能力向上やパフォーマンスの向上につながるでしょう。
特に、パフォーマンス評価のメリットのひとつに詳細な評価をできることが挙げられます。パフォーマンス評価は課題を多面的にとらえ、それぞれの側面についての達成度を評価するからです。たとえば、課題がプレゼンテーションであれば、「資料はどうだったか」「発表内容はうまくいっていたか」「発表の構成は分かりやすかったか」「発表の技術に長けていたか」といった項目ごとに評価します。そうした詳細な評価は従業員にとって有効なアドバイスとなるでしょう。
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報酬とキャリアの公平性
パフォーマンス評価は、給与や報酬の決定、昇進やキャリアの進展の基準となります。パフォーマンス評価における達成度は、言語化された尺度と比較して判定されるからです。先に挙げたプレゼンテーションの例であれば、それぞれの項目をS・A・B・Cなどの達成度に分けていきます。このように評価の基準が項目・達成度別に示されているため、従業員は評価の公平性を感じることができます。公正な評価プロセスによって成果に応じた報酬や昇進の機会が提供される場合、従業員のモチベーションと組織への関与が高まることが期待できるでしょう。
目標の明確化と成果管理
パフォーマンス評価は、個人やチームの目標設定や成果管理をサポートします。明確な目標設定と評価を通じて、業績の可視化や課題の特定が可能となるでしょう。これにより、従業員個人だけでなく組織全体の目標達成に向けた取り組みが促進されます。
フィードバックとコミュニケーション
パフォーマンス評価は、上司から従業員へのフィードバックの機会を提供します。細分化された具体的な評価結果や改善点の共有は、従業員の成長や能力開発に大きく寄与するでしょう。また、評価プロセスは上司と従業員とのコミュニケーションを促進し、相互理解や協力関係の構築に役立ちます。従業員は改善点を理解しやすくなりますし、上司側も従業員にアドバイスするのが容易になるからです。
従業員エンゲージメントの向上
パフォーマンス評価は、従業員の組織への関与とエンゲージメントの向上に寄与します。適切な評価とフィードバックによって自身の成果が会社に認められていると感じられれば、より献身的になることが期待できるからです。また、課題が可視化されて対処しやすくなることも、従業員エンゲージメントの向上に大きく役立つでしょう。課題が明確で改善点が分かりやすければ、従業員はより達成感を覚えられるようになるからです。
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パフォーマンス評価のデメリット
一方、パフォーマンス評価には以下のようなデメリットもあります。導入の際には、これらのポイントによく注意することが大切です。
基準作成に労力と時間がかかる
パフォーマンス成果の基準作成には、まず評価の目的や期待する結果を定義して目的を明確化しなければなりません。また、その際には評価するスキルや能力を特定する必要もあります。そのほか、具体的な基準や尺度を設定し、一貫性と客観性を確保すること、スキルや行動の具体的な項目を定義することも大切です。
しかも、これらのステップは組織のニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。あるパフォーマンスを4項目に分けて4段階で評価する場合、16の基準を言語化しなければなりません。もしもパフォーマンスが10種類あるならば、160の基準を言語化しなければならないのです。多数の部署の基準表をつくるのであれば、それぞれの部署からの協力も必要となります。何よりも重要なことは、これらの基準の達成度合いや難易度を統一しないと公平性が保てないということです。
主観性とバイアスの影響
パフォーマンス評価はしばしば主観的な要素が含まれ、評価者の個人的な意見やバイアスに影響を受けることがあります。これにより、公平性や客観性に欠ける評価結果が生じるかもしれません。評価者は評価の項目や基準が客観的であるかどうか、よく確認することが大切です。評価が不公平だったり示された目標が不明確だったりした場合、パフォーマンス評価が逆に従業員のモチベーション低下をもたらす可能性があります。特に、評価結果が従業員の努力や貢献を正当に評価していないと感じられる場合や、成果と報酬の関連性が不明確な場合、こうした結果になることが多いです。
コンプライアンス志向とリスク回避
パフォーマンス評価が報酬や昇進の決定に直結する場合、従業員はリスクを回避するために安全な選択や低めの目標設定に偏る傾向があります。これは、成果主義的な評価制度そのものが持つジレンマともいえるでしょう。従業員が挑戦的な目標を避けることや創造的なアプローチを抑制することがないよう、何らかの対策を取る必要があります。
適切なフィードバックの欠如
パフォーマンス評価のフィードバックが年次評価の1回だけの場合、従業員はフィードバックや成長の機会が不足している、と感じることがあります。定期的なフィードバックや継続的なパフォーマンス管理の欠如は、従業員の成長や能力開発に悪影響を及ぼす可能性があるのです。その逆に、パフォーマンス評価の回数が多すぎるのも問題です。パフォーマンス評価は適切な回数を行わなければなりません。
チームワークやコラボレーションの無視
パフォーマンス評価は一般的に個人の評価に焦点を当てていますが、チームワークやコラボレーションの重要性を十分に評価しない場合があります。この結果、個人の成果や行動が高く評価される一方で、チームのパフォーマンスが犠牲になるかもしれません。たとえば、従業員が目標となっている項目だけ努力して、ほかは後回しにしたり無視したりしてしまう、というような場合などです。
パフォーマンス評価の導入方法
パフォーマンス評価の導入は組織によって異なる要件や文化に合わせて行われなければなりません。組織のリーダーシップとサポート、従業員へのコミュニケーションとトレーニング、評価プロセスの透明性と公平性の確保が成功のカギとなるでしょう。以下、パフォーマンス評価の導入に向けたステップについて詳しく解説します。
目的と目標の明確化
パフォーマンス評価を導入する前に、まずは明確な目的と目標を定義しましょう。たとえば、パフォーマンス向上や成長の促進、報酬や昇進の基準の設定など、組織が達成したい結果は何なのかを明確にしておかなければなりません。
評価基準の設計
目的と目標が明確になったら、次はパフォーマンス評価のための評価基準を設計します。評価基準は、成果や目標達成度、行動の評価基準、スキルや能力の評価基準など、評価する要素と基準を明確に示すものです。これにより、評価の一貫性と公平性を確保できます。
フィードバックと目標設定のフレームワークの構築
パフォーマンス評価にはフィードバックと目標設定の重要な要素が含まれます。フィードバックの提供や目標の設定において、具体的なフレームワークやガイドラインを作成し、評価者と従業員が効果的なフィードバックのやり取りと目標設定を行えるようにしましょう。
評価プロセスの実施とタイムラインの設定
パフォーマンス評価の実施プロセスとタイムラインを設定します。これには、年次評価や半期評価といった評価の周期性や、360度フィードバックや上司評価といった評価の方法などが含まれます。従業員への周知と説明、評価者のトレーニング、評価フォームの作成なども含めて計画しましょう。
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フィードバックと成果の共有
パフォーマンス評価を行ったら、その結果を従業員と共有し、フィードバックや成果についてのコミュニケーションを行います。従業員と評価者の間で具体的な改善点や目標設定に関する合意を形成し、成長と発展のための行動計画を策定しましょう。
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監視と改善
パフォーマンス評価の実施後は、評価プロセスの効果と成果を監視し、必要な改善を行います。フィードバックの質や公平性、評価基準の適切性などについて定期的な評価と改善を行うことが重要です。
まとめ
パフォーマンス評価導入の際は公平性と客観性を確保することが大切！
パフォーマンス評価を取り入れることで、従業員やチームのパフォーマンスやエンゲージメント向上が期待できます。しかし、そのためには公平で客観的な評価を心がけることが大切です。導入の際は綿密な準備を行い、従業員が不公平感を抱かないような評価基準を作成しましょう。また、パフォーマンス評価を単発的なイベントにするのではなく、継続的にフィードバックを重ねていくことも重要です。
