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こんにちは。「HRMOS（ハーモス）タレントマネジメント」のHRMOS TREND編集部です。
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企業が多大な費用をかけて人材確保をおこなっても、早期離職してしまうケースが後を絶ちません。採用コストが無駄になることは、企業にとって頭が痛い問題です。新入社員の定着率が高まる育成法としてオンボーディングプログラムが注目を集めています。オンボーディングプログラムとはどのような手法なのでしょうか。オンボーディングの意味やメリット、設計のプロセスや注意点などを紹介します。
hrmos.coオンボーディングとは
オンボーディングとは、英語の「on-boarding」という言葉を語源とし、目的地まで船や飛行機に乗り込むという意味です。元々オンボーディングは、飛行機や船に新しく乗り込んだ乗組員や乗客が早期に新しい環境に慣れるために支援するプロセスという意味で使われていました。オンボーディングには「受け入れる」「参加する」という意味もあるため、元々の意味から派生して人事用語として使われるようになったのです。
人事用語のオンボーディングは、新しく入社した社員が早く職場になじんで能力を発揮できるようにサポートするプログラムという意味です。また、アメリカの企業では、新入社員に対する歓迎の言葉として「Welcome on board!」と声をかけることから由来しているといわれています。オンボーディングの対象になるのは新卒の社員だけではありません。中途採用者、社内異動者や出向者など、中堅社員や幹部クラスなど、新たに組織に加わった人材まで含まれることがあります。
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カスタマーサクセスにおけるオンボーディング
カスタマーサクセス（顧客を成功体験に導くための取り組み）においてもオンボーディングは重視されます。顧客を定着させるためには、顧客が購入した商品やサービスを自ら活用できるよう商品やサービスの機能や使用法の説明をおこなうなどの働きかけが必要です。顧客に対して支援をすることで顧客をカスタマーサクセスに導くことができます。
オンボーディングとOJTとの違い
オンボーディングと似た言葉にOJTがあります。OJTとは、「On the Job Training」の略称です。上司や先輩が部下や後輩に対して即戦力化を目的として仕事を通じた指導をおこない知識や技術を身に付けさせる教育方法です。OJTとオンボーディングは目的が異なります。オンボーディングは組織になじむことが目的で、業務内容だけでなく企業文化も学ぶことが特徴です。人間関係などの社内環境になじむことを目的としたサポートをおこなうため、OJTより幅広い意味を持ちます。
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オンボーディングプログラムが注目されている背景
オンボーディングプログラムが注目されている理由として3つの背景があります。
新卒の早期離職が高止まり傾向
厚生労働省が2023年10月20日に発表した新規学卒就職者（2020年3月卒業）の離職状況によれば、就職後3年以内に離職した人の割合は高卒が37.0%、大卒が32.3%でした。高卒は前年度より1.1ポイント上昇、大卒は0.8ポイント上昇しており、高止まりの傾向があります。中でも中小企業の状況は深刻で、事業所規模が5～29人の企業では49.6%、30～99人の企業では40.6%となっており、いずれも前年度と比較して増加傾向です。人材育成にかかるコストは安くはないため、時間とお金をかけて育成した人材が早期退職してしまえば、その人にかけた時間やコストは水の泡になります。労働力の減少により、人材の確保が難しくなっている状況下においては、社員を定着させることが重要な課題です。そのため、オンボーディングプログラムを活用して社員の定着を図ろうとする企業が増加しているのです。
転職が珍しくなくなっている
雇用が流動化し、転職が珍しくなくなってきています。総務省の労働力調査（詳細集計）によれば、2022年度の転職等希望者は968万人でした。2018年度からの5年間では最も多くなっています。25～54歳の男性の転職希望者が増加している傾向です。2022年度に実際に転職した人は303万人で、2021年度と比べると13万人増加したものの、2020年度と比べると18万人少なくなっています。年代別に見てみると、25～34歳で転職した人は前年度と比べて7万人、率にすると0.8%増加しました。即戦力を期待して転職し、採用されたとしても、それまでとは社風や環境が異なる中で、十分に力を発揮できるとは限りません。周囲の人から適切なサポートを得られないことが原因で早期退職につながる可能性があります。こうした状況下で、新入社員を定着させ、戦力となるためにサポートするオンボーディングプログラムに注目が集まっているのです。
採用活動の変化
新卒一括採用に変わって通年採用に移行する企業も増加しています。帰国子女、留学生、第二新卒などの採用は新卒一括採用では対応できないためです。通年採用をおこなうことにより、不定期に新しい人材が組織や企業に加わることになるので、新卒一括採用の場合のように、研修やトレーニングを一斉に実施することができません。そのため、通年採用に対応した育成プログラムを展開する企業が増加しています。
オンボーディングプログラムのメリット
オンボーディングプログラムを実施することにより、さまざまなメリットがあります。
早期離職の防止
人間関係の悩みや仕事とのミスマッチが早期離職の原因になっている場合が多いです。しかし、その理由をよく聞いてみると、職場でのコミュニケーションが円滑でない、仕事のやりがいが感じられないと思っているケースが少なくありません。仕事のやりがいに関する対応策として、新入社員に目標を設定させることでモチベーションを高める効果が期待できます。メンター制度や1on1ミーティングを取り入れてコミュニケーションを図り、理想と現実のギャップを調整することも有効です。新入社員や中途採用者の不安を少なくし、早く職場になじめるようサポートすることが早期離職の防止になります。
新入社員が戦力となるまでの期間短縮
新入社員は企業文化や社内ルールなど、知らなければならないことが多数あります。人間関係や社風などにもなじんでいかなければなりません。一般的な新入社員研修の場合、戦力として成果を上げられるようになるまで半年～1年の歳月がかかるといわれています。オンボーディングプログラムは新入社員が組織になじみやすいようサポートし、業務に必要な知識を覚え、スキルを身に付けて仕事に活かせるようになるまでの時間を短縮する手段です。
中途採用者が早期にパフォーマンスを発揮できる
中途採用者の受け入れは現場に任されていることが多く、受け入れ体制が不十分な場合は中途採用者が組織になじむことが難しくなります。そうなれば、自身のスキルを活かしきることができない、パフォーマンスの発揮までに時間がかかるなどの問題が発生しがちです。オンボーディングプログラムを実施することで、業務の流れを把握でき、既存社員との距離が縮まり、即戦力として期待される能力を発揮することができるでしょう。
組織力の向上
従来の育成法は同じ部署の教育係などの担当者が新人を教育することが一般的でした。オンボーディングプログラムでは事業部を越えて多くの人が新人教育に携わることになるため、組織内での情報共有が活発になり、社員同士が助け合うことも増えるでしょう。縦のつながりだけでなく横のつながりも強化されることで、組織力の向上が期待できます。
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採用コストの削減
就職みらい研究所の「就職白書2020」によれば、2019年度新卒採用および中途採用1人あたりの平均採用コストは新卒採用が93万6000円、中途採用が103万3000円でした。2021年度は45.6%の企業が前年と同じ、33.5%の企業が減ったと答えました。2022年度は採用活動がWeb化により費用を削減した企業が66.4%となっています。また、2023年卒の採用活動に費やす総費用は2022年度と同じと答えた企業が67.1%、増やすと答えた企業が22.9%でした。感染症の流行により採用活動にかける費用の増減はあったものの、人材を採用するにあたっては多大なコストがかかるのは紛れもない事実です。戦力になる前に離職してしまえば、最低でもこれらの費用が無駄になってしまいます。オンボーディングプログラムを活用をすることで離職を防ぐことができれば、採用コストの削減が可能です。
人材育成政策のアップデート
オンボーディングプログラムは一定の数値目標を達成するために、メンター制度、面談、懇親会、キャリア相談窓口などさまざまな施策をおこなうのが一般的です。テレワークを実施している企業では、チャットツールやオンライン会議システムを利用したオンボーディングを実施するケースも増加しています。オンボーディングの実施により、企業全体で人材育成の実施法を検討し、新たな施策を採用することによって人材育成制作をより強化し、改善していくことが可能です。
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従業員エンゲージメントの向上
従業員エンゲージメントとは企業に貢献したいと感じる従業員の自発的な意欲のことで、愛社精神、愛着心とも訳されます。オンボーディングプログラムで1on1ミーティングの施策を取り入れることで、従業員が抱える悩みや不安、課題を早期に解決できるようになるため、企業に対して愛着を持つようになるでしょう。組織が活性化されることにより新入社員や中途採用者だけでなく、既存社員も含めて従業員エンゲージメントの向上が期待できます。
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Excelやスプレッドシートでの評価による手間のかかるプロセスは
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オンボーディングプログラムのデメリット
オンボーディングプログラムにはデメリットもあるので紹介します。
育成コストがかかる
オンボーディングプログラムを実施すると育成コストがかかります。新入社員の育成に携わる担当者は、自身の業務に加えてオンボーディングプログラムを担当しなければなりません。オンボーディングプログラムを選定、作成する人事担当者の業務も増えるため、導入当初は育成コストが高くなりがちです。
定期的にアップデートして社員に周知させる必要がある
オンボーディングプログラムは内容を一度決めたら半永久的にその内容を継続していくものではありません。新入社員の反応、世の中の情勢、日々変化する社内の情報を取り入れ、定期的にアップテートしていく必要があります。オンボーディングプログラムは社内全体で統一した指導マニュアルが整備できることが強みです。しかし、マニュアルの選定がうまくいかないとサポートにばらつきが出ることがあります。現場で混乱が起こる前にマニュアルを見直してアップデートしなければなりません。また、担当者はアップデートしたら社員に伝えることが必要です。アップデートするタイミングを決め、抜けや漏れがないようにしていかなければなりません。
既存社員の協力を得る必要がある
オンボーディングプログラムを実施するためには、既存社員の協力が不可欠です。既存社員に協力してもらうためには、実施目的に対して理解を得ることや既存社員が享受できるメリットも訴求する必要があります。きちんと理解が浸透しないままにスタートしてしまうと、通常業務の他にオンボーディングプログラムのための時間を割かなければならないため、協力を得ることが難しくなる可能性があります。そうなると、継続が困難になるかもしれません。そのような事態を避けるためには、目的を明確にし、丁寧にしくみを設計し、十分に理解を得て協力してもらえるよう説明をおこなう必要があります。
オンボーディングプログラムを設計するプロセス
オンボーディングプログラムを設計する際のプロセスを紹介します。
目標の設定
新入社員に対して、いつまでにどのようなスキルを身に付けて欲しいのか、最終的にどのようになっていて欲しいのか、目標を設定し、言語化します。その結果、理想像が明確になり、どうすべきなのかが伝わりやすくなるでしょう。目標を設定していくうちに課題が見つかった場合は深堀りして、本質的な問題を解決します。業務に関することだけでなく、自社になじむためのコミュニケーションも目標として設定することが求められるでしょう。入社後に早期退職した事例があれば、早期退職に至った理由や定着率が低い理由は何なのかを分析します。課題が見つかれば、新入社員に対してどのようにサポートすれば良いのかも考慮し、目標設定をおこないましょう。
プランの作成
目標を設定したら、問題や課題を解決するために具体的にどのような取り組みを実施していくか、プランを作成します。課題を解決するために必要な取り組みは何か、求めるスキルや能力を身に付けるにはどうしたら良いかを考えていきましょう。プランを設定する期間は入社前から1年後が目安です。課題や最終目標に合わせて1カ月、3カ月、半年ごとに達成してほしい目標や取り組みの内容も決めていきましょう。それぞれの目標に対し、実務前の研修や説明会、OJT、ランチミーティングなどの施策と携わる人員などを決めていきます。プランを作成するにあたっては、社内で話し合いを重ねて、実現可能か、目的の達成はできそうかなどの検討を重ねることが必要です。企業になじめない、業務が覚えられないなど、新入社員がぶつかることが多い課題もプランに入れ込みましょう。
プランの実行とフォロー
プランが決まった新入社員に対してオンボーディングプログラムを実施していきます。計画段階では想定外だった質問を新入社員がしてきたり、問題が出現して予定通りに勧められなくなったりする場合があるでしょう。改善点がある場合は速やかに対処します。プランの進捗状況を記録しておくと、引継ぎの際に重宝です。プランを実行してから定着するまでは時間がかかります。オンボーディングを担当する社員だけでなく、部署を越えて協力することが大切です。新入社員に対して積極的に接触し、企業全体で新入社員をフォローするように心がけます。
見直し
個人のオンボーディングプログラムが終了したら、関わった人全員で評価します。プランに関わった人全員に良かった点や改善すべき点を聞くことで、施策の妥当性やどのような施策が効果的だったのかが明確になるでしょう。離職防止につながったか、従業員エンゲージメントは向上したのか、新入社員の成長につながったのか、効果測定もおこないます。フィードバックを受けた内容は次回のオンボーディングプログラムに反映させましょう。オンボーディングプログラムで成果を出すためには、目標設定から見直しまでPDCAサイクルを回すことが大切です。
オンボーディングプログラムを設計する際の注意点
オンボーディングプログラムを設計する際には、新入社員の成長を阻む可能性がある5つの壁を知っておくことが重要です。5つの壁に対処できるオンボーディングプログラムを設計することで、新入社員の成長を促したり成長しやすい環境を整えたりできます。
準備の壁
Googleの社内調査によれば、入社日に受け入れ態勢がしっかり整えられていた場合、次の3カ月以内のパフォーマンスは30%上がるという報告があります。また、株式会社リクルートキャリアの調査によれば、入社後にパフォーマンスを発揮した中途入所者の8割は、入社前に人事とコミュニケーションを取っていました。何事をおこなうにも準備は大切です。チームメンバーや上司が誰かを知らされないままOJTが進む状況や、自席の場所がはっきりしない状況、業務内容が明確ではない状況などは準備不足といえます。
そのような状況下においては、新入社員は不安を感じてしまい、本来の能力を発揮できないでしょう。新入社員は自分の所属するチームや組織で、誰に教育指導を受け、分からないときは誰に尋ねれば良いのかを入社前から知っていることが理想です。そうすることで、入社直後からチームや部署で良いパフォーマンスを発揮できるでしょう。人事や上司は、入社前から新入社員と積極的にコミュニケーションを取ること、受け入れ態勢をしっかり整えておくことが大切です。
人間関係の壁
人間関係に悩みを抱えた結果、離職する人は少なくありません。厚生労働省の「令和4年雇用動向調査結果の概要」によれば、前職を辞めた理由として人間関係を挙げた人は男女ともに2番目に多くなっています。新入社員や中途採用者のようにチームに後から入る人にとって、既存の社員の中に入って人間関係でうまくやっていけるかは、大きな不安要素です。そのため、既存の社員で新入社員をフォローしていく体制が求められます。組織に誰がいて、どのような役割を果たしているのか、困ったときには誰に聞けば良いのかを事前に知らせておくことで、不安は軽減されるでしょう。必要に合わせてメンター制度を設けることや、定期的にランチミーティングを開催すること、相談窓口を設けることなども効果的です。
期待値の壁
企業側と新入社員とが抱いている期待値がかみ合っていない場合、「こんなはずではなかった」と感じる原因となり、定着率に影響することがあります。新入社員が思う仕事のレベルより現場の担当者が期待する仕事のレベルが高い場合、新入社員にとっては越えがたい壁となり、離職へとつながりかねません。業務内容や役割、成果などは双方の期待値にずれが生じてしまいがちです。企業側が新入社員に期待することだけでなく、新入社員が求めていることや期待していることをすり合わせておくことが必要です。
たとえば、入社前にインターン制度を実施することで、入社後のギャップは少なくなるでしょう。また、新入社員もインターンに参加することで、自身の能力をアピールする機会になります。自分の適性に合った配属先を考慮してもらえるかもしれません。パフォーマンスを発揮できる人とできない人の差は、人事の対応も大きくかかわっています。株式会社リクルートキャリアの調査でパフォーマンスが発揮できる人とそうでない人の差が最も大きかったのは、「人事が入社を検討するうえで必要な情報を得たか確認してくれた」でした。次に多かったのは「入社後に想定される疑問や不安を解消する情報を人事が隠さずに開示してくれた」です。
学びの壁
新入社員は社風や事業内容、担当する業務、業務遂行に必要なスキルや知識、社内施設、備品の使い方、社内規定、残業申請などさまざまなことを学ぶ必要があります。分からないことが出てきた場合に情報が整理されていない場合や聞ける人がいない場合、自分で調べるしかありません。しかし、自分で調べたとしても時間がかかるばかりで結局分からずじまいになってしまうと、そこから先に進むことができません。人事担当者と現場の担当者は、新入社員が自分で分からないことを調べて解決できるようなしくみ作りを早急におこなう必要があります。
例えば、マニュアルを整備する、社内コミュニケーションツールを用いて分からないことを質問できる環境を構築するなどです。一般的に仕事はOff-JTで学んだことをOJTで実践していきます。しかしOff-JTとOJTの教育担当者の教え方が一致していない場合、新入社員は混乱しがちです。Off-JTとOJTの担当者は連携し、事前にすり合わせをおこなう必要があります。
成果の壁
新入社員は、業務をきちんとこなせていることや組織に貢献できていることを実感できなければ、成功体験を得られていないことになり、自己肯定感を高められません。自己肯定感が高まらなければ行動意欲が下がります。その結果、自発的なチャレンジをおこなわなくなり、成長のスピードが低下するという悪循環に陥りがちです。こうした悪循環に陥ることがなく、順調に成長を続けていけるよう、人事担当者と現場担当者は新入社員の成果を把握することが求められます。
所属するチームや部署のメンバーと新入社員でフィードバックグループを作り、細やかにフィードバックを受けられるしくみを構築しましょう。また、何を目標として設定するかも重要です。最初から大きな目標を設定してしまうと、最終的な目標達成まで時間がかかり、目標を達成する以前にモチベーションが下がる原因になりかねません。ミッションを細かく分け、スモールステップを達成できるようにしていくと、成功体験を積み重ねられて自信を持てるようになり、モチベーションも向上していくでしょう。
オンボーディングプログラムは入社後3カ月が肝心
新しい環境の中で戸惑うことが多い新入社員にとって、入社後3カ月は思い通りの成果が出せずモチベーションが下がり始めるタイミングと重なる時期です。入社後3カ月に適切な研修をおこなわなければ、その後の定着率や成長スピードが低下する可能性が高まります。逆にいえば、入社3カ月を目安に5つの壁を乗り越えられるような適切なプログラムを実施することで、今後の成長スピードや定着率を上げることにつなげられるでしょう。新入社員の定着率を高め、なるべく早く即戦力として活躍してもらうため、人事担当者と現場担当者は、入社から3カ月のオンボーディングプログラムは特に注力する必要があります。
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まとめ
オンボーディングプログラムを活用して効率良く新入社員を育成しよう
オンボーディングプログラムを適切に活用することは、企業側・新入社員側双方にとって多くのメリットが期待できます。中でも離職率の低下が図れることは、最も大きな効果といえるでしょう。入社後3カ月までの期間に新入社員をどのようにサポートするかで、その後の定着率や成長率も違ってくるため、しっかりと準備・計画をおこなっていくことが大切です。
