内示とは？意味や辞令・人事異動との違い、従業員が断る正当な理由まで解説

企業が人事異動によって人材配置や社内体制の変更をスムーズに進めるうえで、重要な役割を持つのが「内示」です。

人事労務担当者は、内示を出すタイミングや伝達方法など、運用上のポイントを理解したうえで、人事異動に伴う手続きや対応を適切に進める必要があります。

内示を巡って企業と従業員がトラブルになるケースもあるため、内示の法的な性質や従業員が断る正当な理由も含めて理解しておくことが大切です。

本記事では、内示の意味や辞令・人事異動との違い、従業員が内示を断れる可能性があるケース、企業が押さえるべき運用ポイントについて解説します。

内示とは

内示とは、文字通り「内々に示すこと」を意味する言葉です。

人事労務領域では、正式決定前の段階で異動や昇格などの情報を本人や上司に事前に伝えることを指します。

異動対象者は引っ越しや業務の引き継ぎを行うなど、さまざまな対応が必要になり、異動の直前に知らされると、対応に困る可能性があります。そのため、正式決定前ではあるものの、内示という形で本人や上司に事前に知らせるケースが多くの企業で見られます。

ただし、内示は労働基準法などの法律で義務付けられた手続きではありません。内示を出すかどうかは各企業が任意に判断して行うものです。

企業のなかには、内示を出さずに異動の辞令を出すケースもあります。

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内示と関連する制度

人事労務担当者や従業員が見聞きする言葉のなかには、内示と意味や響きが似ている用語があります。異なる用語と内示を混同して誤解しないように、以下では、内示とよく似た用語との違いを解説します。

内示と辞令の違い

辞令とは、勤務場所や配属先の変更、昇進・降格など、人事に関する決定事項を会社が従業員に正式に通知するものです。内示は正式決定前に出されるのに対して、辞令は確定した正式な情報として発表されるものです。

内示は正式決定前の情報なので、一般的には本人や上司など限られた人にしか伝えられません。一方で辞令は、対象となる従業員本人に通知されますが、内示のように公開対象者が限定されるわけではなく、正式な異動情報として会社全体で公表されます。

人事異動と内示の関係

内示は人事異動に関する伝達ではあるものの、正式決定前に従業員に内々に伝えられるものです。

しかし、正式決定前の情報であっても、従業員が自由に拒否できるとは限りません。

就業規則などに定めがあれば会社は従業員に対して異動を命じることができます。正式決定前とはいえ、内示で伝達された人事異動に関する内容は、後述する正当な理由がある場合を除き、従業員は原則として拒否できません。

企業が内示を出して事前に人事異動の情報を本人に伝える目的は、急に辞令を出すと引っ越しや業務の引き継ぎが間に合わず、本人や家族、企業に支障が生じるおそれがあるためです。

会社が検討中の人事異動を本人が断るかどうかを確認するためではなく、異動への準備期間を確保する目的で内示が出されます。

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内示が行われるタイミングと方法

内示を行うタイミングや方法に特に決まりはありません。辞令のどのくらい前に伝えれば十分な準備期間を確保できるか、どのような方法で伝えるべきか、業務の状況などを踏まえて伝達時期と方法を検討します。以下では、内示のタイミングの目安や一般的な伝達方法を紹介します。

内示タイミングの目安

内示は法的に義務付けられたものではなく、企業が任意に出すものなので、従業員に内示を出す時期は企業が独自に決定します。

辞令の2か月前など、早い時点で伝える企業もあれば、辞令の1週間前に伝える企業もあり、内示を出すタイミングはさまざまです。

企業のなかには、内示の内容によって本人や上司への伝達タイミングを変えているケースも見られます。

たとえば、遠方への引っ越しを伴う異動の場合です。本人だけでなく家族にも影響が出るため、準備期間を長めに確保する目的で辞令の1か月前など早い段階で内示を出すケースです。海外への転勤の場合は、さらに早い時期に内示を出す企業も見られます。

また、従業員が昇進・昇格して取締役に就任するケースのように、重要ポストへの異動の場合にも企業が早い時期に内示を出すことがあります。

重要ポストで異動が生じる場合には、社内外への影響が大きくなることがあるからです。業務引き継ぎのための時間を十分に確保することでスムーズに人事異動を行えます。

内示の伝達方法

内示の伝達方法には、上司が本人と面談して直接伝える方法や、メールで伝える方法があります。

ただし、内示のような重要な情報は、メールで伝えるだけで終わらせるのではなく、上司が本人に直接伝え、説明することが望ましいです。

上司が直接説明すれば、単に異動先の部署名や異動時期を伝えるだけでなく、その部署の概要や異動後に期待される役割なども説明できます。

メールでは伝わりにくい内容も、従業員と直接話すことで丁寧に補足できるため、異動を知らされて困惑する従業員の不安を和らげることができます。

上司が部下と面談して伝える場合、内示を伝達する場所は、会議室など、他の人がいない場所が一般的です。内示は正式決定前の情報なので、本人と上司以外には知られないようにしなければなりません。

また、部署名や時期など内示の内容を記載した内示通知書を作成して、従業員に交付することで伝達する企業も見られます。

従業員が内示を口外してはいけない理由

人事異動に関する情報は、企業にとって経営上の機密情報のひとつです。

内示の内容を外部に漏えいすると、守秘義務違反や懲戒処分の対象になる可能性があります。そのため、従業員は内示があったことやその内容を口外しないよう注意が必要です。

企業が事業戦略や組織体制の整備、人材配置をどのように行い、重要ポストに誰が就くのかといった情報が外部に漏れると、事業に影響が出たり損害が生じたりするリスクがあります。

また、ある従業員が異動する情報が周囲に漏れると、社内外で混乱が起きる可能性もあります。たとえば、長年在籍してきたベテラン従業員が他部署に異動するケースです。頼りにしてきた先輩社員の異動を周囲の従業員が知れば、不安を感じることがあります。

他の従業員のモチベーション低下だけでなく、取引先担当者が不安を感じ、取引に影響するケースもあるので、内示に関する情報は慎重に扱う必要があります。

内示の具体的な効果・メリット

人事異動に伴う負担を抑え、配置転換をスムーズに進められるなど、異動の情報を事前に知らせる内示には従業員・企業の双方にメリットがあります。以下では、辞令に先立って内示を出すことの効果やメリットについて解説します。

従業員側のメリット

従業員が異動を急に知らされると、急いで引っ越しの準備をしなければならないなど、負担が大きくなります。

家族がいる場合には、家族帯同にするのか、単身赴任にするのかを話し合う時間も必要です。子どもが小さく、転勤先で子どもが入園できる保育園があるかどうか、確認が必要になることもあります。

辞令よりも前に内示によって異動について早い段階で知ることができれば、従業員は時間に余裕を持って異動に備えられます。

また、後任への引き継ぎや、異動先で前任者から業務を引き継ぐ時間を確保できる点も内示のメリットです。

急に異動を命じられると、急いで引き継ぎをしなければならず負担が大きくなりますが、事前に内示が出ればそのような負担を軽減できます。

企業側のメリット

事前に内示を出さず、辞令によって急に異動を命じると、業務の引き継ぎが十分に行われず、社内の混乱や業務停滞につながるリスクがあります。

内示によって早い時期に異動情報を従業員に伝えれば、従業員は業務の引き継ぎに必要な時間を確保でき、スムーズな人事異動が可能になる点がメリットです。

また、急な異動を命じられると、従業員は心の準備ができずモチベーションの低下を招く恐れがあります。しかし、内示を出して事前に転勤や配置転換を知らせておけば、従業員は異動の事実を受け入れるための時間を確保できます。

本人が気持ちを整理し、納得したうえで異動に応じやすくなるため、労働意欲の低下を抑えやすい点もメリットです。

従業員が内示を断ることは可能か

企業が内示を出すと、従業員が異動を拒否するケースがあります。

従業員が内示を断ることはできるのか、内示を拒否する従業員にどう対応すべきなのか、人事労務担当者が実務上の知識として理解しておくべき事項のひとつです。

以下では、内示の法的な性質や従業員が断ることができるケースを紹介します。

内示に法的拘束力はあるのか

内示は、正式な辞令の前に人事異動の予定を知らせるものであり、それ自体が正式な異動命令になるわけではありません。正式決定前の情報であるため、伝達後に内容が変更されたり、取り消されたりする可能性もあります。

また、内示は法律で義務付けられた手続きではなく、各企業の判断によって行われるものです。そのため、内示そのものが、企業と従業員の双方を絶対的に拘束する手続きとはいえません。

ただし、就業規則や雇用契約に異動・転勤に関する定めがあり、会社の人事権の範囲内で行われる人事異動であれば、従業員は原則として従う必要があります。

そのため、内示自体は正式な辞令ではないものの、予定されている異動内容が就業規則や雇用契約に基づくものであれば、従業員は原則として従う必要があります。

内示を断ることができる正当な理由

従業員は、就業規則や雇用契約に基づく正当な人事異動であれば、原則としてその異動に従う必要があります。

ただし、育児・介護、本人や家族の疾患、雇用契約上の制約など、正当な理由がある場合は、内示内容の変更や取り消しを検討する必要があります。

育児・介護上の問題

育児・介護休業法第26条では、子の養育や家族の介護が必要な従業員に対して就業場所の変更を伴う配置の変更を命じる場合、事業主は配慮しなければならない旨を定めています。

育児・介護上の事情は、内示内容の見直しが必要になる理由のひとつになり得ます。。

育児・介護上の問題がないか従業員へヒアリングしたり、転勤回避策や従業員の負担軽減策を検討したりせず、十分な配慮なく人事異動を命じると、無効になる可能性があります。

判例では、家庭の状況や転勤に伴う負担、従業員が被る不利益の程度などを総合的に考慮して、育児・介護の問題を抱える従業員への転勤命令の有効・無効が判断されています。

本人または家族の疾患

本人や家族に疾患がある場合も、転勤命令が無効になる可能性があるケースのひとつです。人事異動によって従業員の生活に与える影響が大きいなど、従業員が被る不利益が大きい場合には内示を断る正当な理由になります。

たとえば、持病があって従業員が専門的な医療機関で治療を受けているケースです。専門的な治療ができる医療機関がない地域への転勤は、、従業員側の不利益が大きいと判断される場合、配転命令が無効となる可能性があります。

従業員が一人で家族の介護をしているケースも同様です。介護が必要な家族を残して単身赴任せざるを得ないような転勤を命じられても、従業員は断ることができる可能性があります。

内示を出した後に、本人や家族の病気を理由に断られた場合は、診断書などを提出してもらい、従業員や家族の状況を確認しましょう。本人からの相談内容や提出された書類を踏まえて、人事異動の内容の変更を検討することになります。

雇用契約・就業規則に定めがない

企業が従業員に対して配置転換や転勤を命じるためには、雇用契約書や就業規則に配転命令権の根拠規定があることが原則として必要です。

根拠規定がない場合、企業の配転命令権が認められず、従業員は内示を断ることができる可能性があります。

ただし、就業規則などに明確な根拠規定がない場合でも、その企業で慣例的に人事異動が行われていれば、従業員の「黙示の合意」があるものとして、人事異動が有効と判断される場合があります。

また、雇用契約書で勤務地や職種が限定されている場合、契約で定められた範囲外の地域や職種への転勤・配置転換は契約違反となる可能性があります。このような場合は、従業員が内示内容の変更を求められる可能性があります。

人事権の濫用・不当な動機

人事権の濫用にあたるケースとしては、転勤の必要性や降格の理由がないにもかかわらず内示を出す場合などが挙げられます。不当な動機に基づくケースとは、嫌がらせ目的の異動や報復人事、性別・国籍などによる差別に基づく異動などです。

たとえば、退職させたい従業員に遠方への転勤を命じるような、単なる嫌がらせ目的の内示は、正当な理由に基づく人事異動ではありません。

不当な動機に基づいて異動を命じた場合、トラブルが裁判に発展した際に、人事異動が無効と判断される可能性があります。

その他の法令に違反する人事異動

上述したケース以外でも、各種法令に違反するような内容の人事異動であれば、そのような内示を出す企業の行為は違法であり従業員が断る正当な理由になり得ます。

たとえば、妊娠・出産を理由に人事異動を企業が命じるケースです。差別的な扱いであれば男女雇用機会均等法に違反する恐れがあります。

また、内部告発をした従業員への報復人事として転勤や出向を命じるようなケースも、公益通報者保護法違反であり問題です。

内示を断られた場合どう対処するべきか

従業員が内示を拒否した場合は、まずは従業員と話し合うことが大切です。企業として内示を出した理由やその必要性について従業員に説明して理解を得るように努めるとともに、従業員が内示を断る理由を確認しましょう。

従業員の意見を確認した結果、人事異動によって従業員が被る不利益が大きいことが判明した場合は、人事異動の内容の変更を検討します。

一方で、正当な理由なく異動命令を拒否していると考えられる場合でも、直ちに懲戒処分を行うのではなく、就業規則や雇用契約の内容を確認したうえで慎重に対応する必要があります。

懲戒処分を検討する場合は、就業規則の定めや過去の運用、異動命令の合理性などを確認したうえで慎重に判断することが重要です。必要に応じて、社労士や弁護士などの専門家に相談しましょう。

企業が押さえるべき内示の運用ポイント

内示を出せば、従業員は異動に備えて準備期間を確保できるなどメリットがある反面、従業員との間でトラブルになるケースもあります。トラブルを回避するために注意すべき点は何か、以下では、企業の人事労務担当者が押さえるべき内示の運用ポイントを紹介します。

納得感を重視する

従業員に内示を伝えた際、本人が納得していないと、モチベーションが下がり、異動後の生産性に影響が出ることがあります。

そのため、内示を伝達するときには、人事異動の内容について従業員に納得してもらえるように丁寧に説明することが大切です。

配属先や転勤の時期など、単に人事異動の内容を伝えるだけでなく、異動を命じる理由や背景、転勤先で期待している役割なども説明すると、従業員の納得を得やすくなります。

人事評価や業務内容に基づいて公平に判断した結果であり、必要な人事異動であることを明確に伝えれば、従業員の理解を得られやすくなります。

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伝え方が異動の受け止め方を変える

転勤や昇格など、内示は従業員本人にとって重要なものです。伝達をメールで済ませたり内示通知書を手渡すだけで終わらせたりすると、従業員は自身の人事異動が軽く扱われていると感じる可能性があります。

内容が同じでも、内示は伝え方によって従業員の受け止め方が変わります。上司から従業員本人に丁寧に伝えることが大切です。伝え方の原則は1対1の面談であり、話し合う時間を十分に設けて説明しましょう。

内示を前向きに受け止めてもらえれば、異動後の意欲低下や離職リスクを抑えやすくなります。

フォローアップを欠かさない

内示を受けた従業員は、異動日までの間に転勤の準備や業務の引き継ぎなどをしなければなりません。日頃の業務に加えて異動に向けた準備をするのは従業員にとって大きな負担になります。

一人で抱え込まないように、上司や人事労務担当者が継続的にサポートすることが大切です。たとえば、異動に向けた準備で忙しい場合、上司が業務の内容やスケジュールを調整すれば負担を軽減できます。

また、異動先で一緒に働く予定の従業員との顔合わせのミーティングを設定すれば、異動後の業務をイメージしやすくなり、異動に対する漠然とした不安を軽減できます。

さらに、従業員へのフォローは異動前だけでなく異動後も欠かせません。新たな職場で必要になる知識やスキルを身に付けられるように、周囲がサポートしたり研修を実施したりすれば、従業員は新しい環境に早く慣れることができます。

タレントマネジメントシステムを活用する

配置転換を検討する際には、異動・登用の判断を属人的に行わず、過去の評価履歴やスキル、面談記録などの根拠に基づいて進めることが重要です。

根拠のない人事異動は公平性に欠け、企業に対する従業員の信頼を損なうことになりかねません。

客観的な根拠に基づいて配置判断を行ううえで、タレントマネジメントシステムの活用は有効です。

タレントマネジメントシステムは、社員に関するさまざまな情報を一元的に管理・分析できるツールです。

タレントマネジメントシステムを利用することで、本人の評価履歴・スキル・志向・経験・異動履歴を踏まえた配置判断がしやすくなり、内示前の人員検討を効率的に進められます。

また、タレントマネジメントシステムは、企業側の配置判断を効率化するだけでなく、従業員にとっても自身のキャリアを考えるきっかけになります。

獲得したスキルやこれまでの経験、今後のキャリア希望をシステム上に蓄積していくことで、現在のスキルと目指したいキャリアの差分を把握しやすくなります。

内示を単なる「会社からの一方的な通知」で終わらせず、本人の希望や成長の方向性も踏まえた配置・登用の判断材料として活用することで、従業員の納得感を高めやすくなります。

結果として、人事異動を組織都合だけでなく、従業員の成長機会として伝えやすくなる点もメリットです。

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まとめ

辞令の前に異動や昇格などの情報を内々に伝える内示は、法律で義務付けられたものではありませんが、多くの企業で実施されています。異動に向けた準備期間を確保でき、人事異動をスムーズに進められる点がメリットです。

従業員は、就業規則や雇用契約に基づく正当な人事異動であれば、原則として従う必要があります。ただし、育児・介護、本人や家族の疾患、雇用契約上の制約など、正当な理由がある場合には、内示内容の見直しが必要になることもあります。

ただし、企業側は人事異動を検討する際に従業員へ配慮することが大切です。

異動の内容や理由、異動後に本人に期待する役割など、内示の内容を丁寧に説明すれば、従業員の理解を得やすくなってトラブルを防止できます。

適切な人材配置を実現するには、従業員への配慮を欠かさず、納得感のある形で人事異動を進めることが重要です。丁寧な説明とフォローを行うことで、企業と従業員の信頼関係を保ちながら、よりよい組織体制を構築しやすくなります。

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企業が人事異動を検討するときには、現在の組織体制や従業員一人ひとりのスキル、経験、評価履歴などを踏まえて、適切な配置を判断する必要があります。しかし人材情報が分散していると、配置転換の根拠を整理しにくく、従業員の納得感にも影響する可能性があります。

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人事異動や評価、組織情報などの過去データも時系列で蓄積できるため、従業員の成長や組織の変化を把握しながら、根拠に基づいた人材配置を検討しやすくなります。

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