従業員の基本情報やスキル、評価、異動履歴などを、表計算ソフトや部署ごとのファイルで管理している企業は少なくありません。
従業員数や管理する情報が増えると、必要な情報を探す時間や更新作業の負担が増え、データの重複や更新漏れも起こりやすくなります。
従業員に関する情報を一元化できるシステムとして挙げられるのが、人材データベースシステムです。
本記事では、人材データベースシステムの機能や目的と、導入の手順や運用時の注意点、活用事例について解説します。
hrmos.co人材データベースシステムとは
人材データベースシステムとは、従業員に関する情報を登録・更新し、検索や抽出、履歴確認などに活用する仕組みです。
独立した製品のほか、人事労務・人事管理システムやタレントマネジメントシステムの一機能として提供される場合もあります。
基本情報だけでなく、以下の情報も、従業員単位で管理できます。
- 経歴
- スキル
- 資格
- 評価
- 配置
- 異動履歴
- 1on1
- 研修履歴 など
従業員名簿や人事台帳は、従業員情報の保管が主な役割です。一方、人材データベースシステムは、蓄積した情報を検索・抽出したり、評価や育成、配置などの検討材料として利用したりできます。
人材データや人材データベースの定義、管理するデータの種類については、以下の記事で詳しく解説しています。
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人材データベースシステムの主な機能
人材データベースシステムには、従業員情報を管理するための機能が複数搭載されています。具体的な機能として、次のものが挙げられます。
- 従業員情報の登録・更新：基本情報や所属・経歴・資格・スキルなどを登録・更新する
- 検索・抽出：所属・役職・スキル・資格などの条件から対象者を検索する
- 履歴管理：異動・評価・組織情報などの過去データを時系列で確認する
- 組織図：部署や役職などを組織図として表示する
- 権限設定：情報の種類や利用者に応じて閲覧・編集範囲を設定する
- 分析・可視化：人材や組織に関するデータを集計し、状態を確認する
- 他システムとの連携：採用・労務・勤怠・給与などのシステムとデータを連携する
搭載される機能や設定方法は製品によって異なります。必要な情報や利用目的を整理したうえで、製品を比較する必要があります。
人材データベースシステムの目的
人材データベースシステムを導入する目的は、企業によってさまざまです。ここでは、代表的な4つの目的を紹介します。
分散した従業員情報を一つのシステムに集約する
従業員情報が紙や表計算ソフト、部門別ファイル、複数のシステムに分散していると、必要なときに必要な情報を取り出しにくくなります。
ファイルごとに更新状況が異なれば、どの情報を参照すべきか判断しにくいでしょう。
人材データベースシステムでは、従業員を軸に複数の情報を確認できます。情報の更新もシステム上で行えるため、最新情報を確認するために複数のファイルを確認する必要がありません。
一元管理の一般的なメリットや構築の手順は、以下の記事で解説しています。
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配置・育成・評価の判断に必要な情報を参照する
配置・育成・評価を検討する際には、現在の所属だけでなく、評価、スキル、異動履歴、目標、1on1の記録などを同一システム上に蓄積し、時系列で確認できる状態を整えることが重要です。
人材データベースシステムでは、複数時点の情報を比較することで、直近の成果や評価者の印象だけでは捉えにくい成長の過程や行動の変化を把握できます。
蓄積したデータは、配置・育成・登用を検討する際の意思決定の根拠として活用できます。
育成計画を考える場合も、現在のスキルと受講した研修を確認しながら、今後必要な学習内容を検討できます。
ただし、システムを導入しただけで適材適所や公平な評価が実現するとは限りません。人材情報を複数の観点から確認し、人事施策を検討する際の情報として利用しましょう。
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人材情報の更新・検索・抽出を効率化する
従業員数が増えると、人材情報の更新や検索にも時間がかかりがちです。
表計算ソフトで管理している場合、ファイルを開いて手作業で更新したり、複数のシートを見比べたりする手間もかかりやすいでしょう。
これらの情報をシステム上で管理すれば、こうした作業にかかる時間の短縮が期待できます。
検索・抽出機能を備えた製品では、「異動予定者を一覧で抽出したい」「特定のスキルを持つ従業員を検索したい」といった場面で、条件を指定して対象者を絞り込めます。
閲覧・編集権限を設定して情報を管理する
人材データには評価や給与、キャリア希望、1on1の記録など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれています。
すべての従業員や管理者が同じ情報を閲覧できる状態では、適切な管理をするのは困難でしょう。
人材データベースシステムでは、利用者や情報の種類に応じて閲覧・編集できる範囲を設定できます。
人事担当者は詳細情報を確認し、管理職には担当組織の情報だけを公開するなど、役割に応じた管理が可能です。
誰が情報を登録・変更したかを確認できる操作履歴機能を備えた製品もあります。個人データを扱う場合は、個人情報保護委員会のガイドラインで示されているアクセス制御などの安全管理措置も確認しましょう。
開示範囲を検討する際の一般的な考え方は、以下の記事にまとめました。
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人材データベースを構築・運用する主な方法
人材データベースは、表計算ソフト、人事労務・人事管理システム、タレントマネジメントシステムなどを用いて構築・運用できます。
それぞれの一般的な特徴を、目的・権限管理・履歴管理・検索・分析・データ連携の観点から比較します。搭載機能は製品によって異なるため、具体的な仕様は各製品で確認してください。
| 項目 | 表計算ソフト | 人事労務・人事管理システム | タレントマネジメントシステム |
| 主な目的 | 小規模なデータの記録・集計 | 入退社・勤怠・給与・社会保険の管理 | スキル・評価・キャリアの管理と活用 |
| 権限管理 | ファイル単位が中心で、項目ごとの制御が難しい | 利用者や役割に応じて設定できる製品がある | 利用者や項目に応じて細かく設定できる製品がある |
| 履歴管理 | 変更履歴を確認できるものの、人事上の履歴として管理するには設計が必要 | 入退社や所属変更などの履歴を管理できる製品がある | 評価・育成・配置の履歴を管理できる製品がある |
| 検索・分析 | 件数が増えると検索や集計が煩雑になりやすい | 人事・労務情報の検索・集計が中心 | スキルや評価などを横断して分析できる製品がある |
| データ連携 | 他システムとの自動連携は限定的 | 勤怠・給与システムと連携しやすい | 採用・労務システムと連携できる製品もある |
ここでは、それぞれの管理方法の特徴について解説します。
表計算ソフト
Excel*などの表計算ソフトは、小規模で管理項目が限られている場合は導入しやすい方法です。（*「Excel」は、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationおよびその関連会社の登録商標または商標です）
共同編集や変更履歴に対応した表計算ソフトもありますが、従業員数やデータ量が増えてファイルが分散すると、最新版や更新箇所を把握しにくくなります。
また、検索や分析には関数・集計方法の設計や保守が必要です。項目数や利用者が増えるほど、権限管理を含めた運用負担が大きくなる可能性があります。
人材情報を継続的に更新し、配置や育成などにも活用する場合は、表計算ソフトだけで管理する方法とシステムを比較する必要があります。
Excelから人材データベースシステムへ移行する一般的な流れは、以下の記事で解説しています。
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人事労務・人事管理システム
人事労務・人事管理システムは、従業員の基本情報や入退社の手続き、勤怠、給与、社会保険の管理を主な目的としたシステムです。
労務手続きの効率化を得意とする一方、スキルや評価、キャリア志向といった情報の管理には対応していない製品もあります。
人材データベースとして活用したい場合は、スキルや評価、配置・育成に関する情報を扱えるかどうかを事前に確認する必要があります。
労務管理を中心とした運用から人材活用まで広げたい企業は、機能の範囲を比較したうえで選定しましょう。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、以下のような情報を管理し、配置や育成、組織分析に活用するためのシステムです。
- スキル
- 経験
- 目標
- 評価
- キャリア志向 など
人材データベース機能を搭載している製品では、従業員情報を検索・抽出し、複数の人材情報を組み合わせて確認できます。スキルや資格から対象者を検索できる製品もあります。
ただし、人材データベースの構築手段として常に最適とは限りません。
労務管理を重視するのか、配置や育成への活用を重視するのか、利用目的によって適したシステムは異なります。管理したい情報と人事施策を整理したうえで、必要な機能を比較しましょう。
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人材データベースシステムを導入する流れ
人材データベースシステムは、製品を導入すれば運用できるわけではありません。
導入する際は、事前準備から試験運用までの手順を踏む必要があります。ここでは、具体的な導入の流れを解説します。
1. 要件を整理する
要件が曖昧なままシステムを選定すると、導入後に「必要な機能が足りない」といった問題が起こりやすくなります。
人材データベースシステムを選ぶ前に、自社に必要な要件を整理します。確認しておきたい主な項目は以下のとおりです。
- 利用者
- 必要機能
- 管理対象データ
- 既存システムとの連携
- 閲覧・編集権限
- 個人情報の管理方法
- セキュリティ など
誰がどのように利用するのか、どのような機能が必要か、どの範囲のデータを管理対象にするのかを決めます。基本情報だけでなく経歴・スキル・資格・評価・異動履歴など、必要な項目を洗い出しましょう。
あわせて、既存システムとの連携の要否や、権限設定・セキュリティに関する要件も確認しましょう。
2. 候補となるシステムを比較する
要件が整理できたら、候補となるシステムを比較しましょう。主な比較項目は以下のとおりです。
- 必要機能の有無
- 操作性
- 権限設定の柔軟性
- 他システムとの連携
- 費用
- サポート体制 など
資料だけで判断せず、デモやトライアル環境を使って比較することも有効です。
実際に運用を担当する人事担当者や、現場でシステムを利用するメンバーが操作性を確認しておくと、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
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3. データ移行と権限設定を行う
導入するシステムが決まったら、データ移行の計画を立てましょう。
どのデータを、どの形式で移行するのか、重複や欠損したデータをどう扱うのかを事前に決めておくことが大切です。移行後は、元のデータと突き合わせて照合する作業も欠かせません。
権限設定を後回しにすると、移行の過程で不要な範囲まで情報が見える状態になる恐れがあります。
評価や給与など、機密性の高い情報を移行する場合は、閲覧・編集権限を先に設定してから移行しましょう。
4. 既存システムとの連携を確認する
採用や労務、勤怠、給与などの既存システムと連携する場合は、連携する項目、更新元、同期の頻度を確認しましょう。
採用管理システムに蓄積した採用時の評価や職務経歴書を、入社後の人材データベースへ分断なく引き継ぐ仕組みであれば、採用から育成・配置までシームレスに一貫して人材情報を活用することができます。
また、同じ項目を複数のシステムで更新すると情報が食い違う可能性があります。どのシステムのデータを正とするかを項目ごとに定め、エラー発生時の確認方法も整理しておきましょう。
5. 試験運用してから利用範囲を広げる
本格的な運用を始める前に、一部の部門や機能、項目に絞って試験運用を行いましょう。試験運用では、操作性や入力の負担、権限設定、データ更新のしやすさなどを確認します。
試験運用では、人事担当者だけでなく実際に情報を入力する従業員や管理職からも意見を集めます。入力項目が多すぎる場合や、利用頻度の低い機能がある場合は、運用方法を見直しましょう。
試験運用で見つかった課題は、対象範囲を広げる前に修正しておきます。小さな範囲で問題を洗い出してから対象部門や機能を広げることで、全社導入後の混乱を抑えやすくなります。
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人材データベースシステムを運用する際の注意点
人材データベースシステムは、導入して終わりではありません。
運用を続けるなかで意識したい4つの注意点を紹介します。
1. システムごとのデータの更新元を明確にする
採用・労務・勤怠・評価など、複数のシステムを利用している場合は、項目ごとに更新元を決めましょう。
例えば、従業員の所属情報は人事管理システム、評価情報はタレントマネジメントシステムを更新元にするなど、情報の種類に応じて管理方法を分けます。
更新元が決まっていない場合、複数のシステムで同じ情報を変更する状態になり、二重入力やデータの不一致につながるおそれがあります。システム間で情報を連携する場合も、どのデータを正として扱うかを明確にしておきましょう。
二重入力の手間を省くためにも、どの担当者がどの項目を更新するのかも決めておきましょう。更新ルールを明文化しておくと、担当者が変わっても運用の質を保ちやすくなります。
2. 権限と操作履歴を定期的に確認する
人材データには、評価や給与、キャリア希望など、閲覧者を限定すべき情報があります。異動や退職、役割の変更に合わせて、閲覧・編集の権限を見直しましょう。
権限を更新しないままにしておくと、退職者や異動者が不要な情報にアクセスできてしまうおそれがあります。
異動した従業員が以前の部署の情報を閲覧できる状態になっていないか、退職者のアカウントが残っていないかなどを確認しましょう。
操作履歴を備えたシステムでは、誰がどの情報を登録・変更したかを確認できます。定期的に権限と操作履歴を確認する運用を仕組み化しておくと、情報管理の質を保ちやすくなります。
3. システム間連携のエラーや更新遅延を確認する
外部システムと連携していても、常に正確なデータが反映されているとは限りません。同期エラーや更新の遅延、項目の不一致がないかを定期的に確認しましょう。
所属変更の情報が連携されていなければ、人材データベース上の組織情報が古いまま残る場合があります。給与や評価などの情報でも、連携対象や更新日時が想定と異なる可能性があります。
連携状況を確認する担当者を決め、エラーが発生した場合の対応方法も整理しておきましょう。
4. 利用状況に合わせて項目・機能を見直す
人材データベースは、導入時に決めた項目をそのまま使い続ける必要はありません。利用状況を確認し、実際の業務に合わない項目や機能を見直しましょう。
入力負担が大きい項目があれば、入力頻度や入力方法を変更します。登録されているものの、人事施策に利用されていない項目についても、継続して管理する必要があるか検討します。
現場で利用されていない機能については、利用目的を再確認したうえで運用方法を変更することも必要です。
定期的に利用状況を確認し、不要な項目を整理したり、必要な機能を追加したりすることで、使いやすい状態を維持しやすくなります。
人材データベースシステムの活用事例
ここでは、人材データベースシステムを実際に活用している企業の事例を見ていきましょう。
Loco Partners｜従業員情報の一元化と人事業務の効率化
ホテル・旅館の宿泊予約サービス「Relux」を運営する株式会社Loco Partnersは、従業員数が100名から150名程度に増えたころに、人事業務を人手だけで対応することが難しくなっていました。
従業員情報はGoogle スプレッドシートやExcelで管理しており、情報の更新や照合に手間がかかっていました。
人材データベースを活用するにあたり、HRMOSタレントマネジメントを導入した結果、従業員情報を一つのデータベースに集約できました。
リマインド機能やワークフロー機能により、入退社や育児休業などの労務処理における作業漏れが減り、人員計画を検討するための情報もすぐに取り出せるようになりました。
リファーラル採用や副業に関する申請もワークフローに組み込み、管理項目を自社に合わせて拡充しています。
今後は、蓄積したデータは、社内のロールモデルとなる人材の傾向分析などに活用し、再現性のある組織づくりにつなげたいとしています。
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人材データベースシステムに関するよくある質問
人材データベースシステムについて、よく寄せられる質問への回答をまとめました。
1. 中小企業でも導入する意味はあるか
人材データベースシステムは、中小企業でも活用できます。
専任の人事担当者が少ない企業では、限られた人員で従業員情報を管理しなければなりません。人材データベースシステムであれば、検索や更新をシステム上で行えるため、人事担当者の情報管理にかかる負担を抑えやすくなります。
クラウド型のシステムには、従業員数に応じて料金が設定される製品もあります。必要な機能と利用人数を確認し、自社の運用に合う製品を比較しましょう。
導入前に、現在どの業務に時間がかかっているのかを整理すると、システム化する範囲を判断しやすくなります。
2. 管理・運用は誰が担当すべきか
人材データベースシステムの全社的な管理は、人事部門などの担当部署が担います。権限設定、項目の整備、更新ルール、データの確認方法を一元的に管理しましょう。
ただし、すべての情報を人事担当者だけが入力する必要はありません。住所や保有資格、スキルなど、従業員本人が更新できる項目を設定できる製品もあります。
また、従業員本人が保有スキルや資格、キャリア希望を登録・更新できる運用にすれば、情報を最新の状態に保ちやすくなるだけでなく、本人が自身の強みや目標を振り返り、自律的な成長やキャリア形成に生かせます。
管理者と入力者の役割を分け、誰がどの情報を更新するのかを決めておくことが重要です。情報の更新元を明確にしておけば、二重入力や更新漏れも防ぎやすくなります。
3. 労働者名簿として利用できるか
人材データベースシステムを労働者名簿の作成・管理に利用できる場合もあります。
ただし、労働基準法では、事業場ごとに労働者名簿を作成し、記載事項に変更があった場合は遅滞なく訂正することが定められています。
システムを利用する場合も、必要事項を登録・更新し、必要なときに表示・出力できる状態にしておきましょう。
人材データベースとして従業員情報を管理できることと、法令上の労働者名簿として利用できることは同じではありません。
利用するシステムが必要な項目や表示・出力の要件に対応しているか確認しましょう。
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4. 人的資本開示にも活用できるか
人材データベースシステムに蓄積したデータは、人的資本開示に必要な指標の集計にも活用できます。ただし、システムを導入するだけで開示に対応できるわけではありません。
自社の人材育成方針や社内環境整備方針、それらに関する指標・目標を整理したうえで、必要な項目、算定方法、更新頻度を決めましょう。
システムの構築段階から必要なデータを継続して収集できるようにすると、開示時の集計負担を抑えやすくなります。
内閣官房・金融庁・経済産業省が取りまとめた「人的資本可視化指針（改訂版）」も参考にしながら、自社の人材戦略に必要な指標、算定方法、更新頻度を整理しましょう。
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まとめ
人材データベースシステムとは、従業員の基本情報に加え、評価、スキル、異動履歴、目標、1on1の記録などを一元管理し、権限を管理しながら組織内で活用するためのシステムです。
これらを時系列で蓄積・可視化することで、直近の印象だけに依存せず、配置・育成・登用を検討する際の意思決定の根拠として活用できます。
Excelや人事労務システムなど、ほかの管理方法と比較すると、検索・分析のしやすさや権限管理、履歴管理の面で違いがあります。導入する際は、要件整理から候補の比較、データ移行、試験運用まで、段階を踏んで進めることが重要です。
運用を始めたあとも、更新元の明確化や権限の見直し、項目・機能の見直しを続けることで、情報の質を保ちやすくなります。
自社の目的や課題を整理したうえで、必要な機能を備えたシステムの導入を検討しましょう。
HRMOSタレントマネジメントで人材情報の一元管理と活用を支援
人材データベースシステムは、情報を保管するだけでなく、更新を続けながら配置や育成、評価、組織分析に活用してこそ意味を持ちます。そのためには、従業員情報のデータ化と一元管理が重要です。
HRMOSタレントマネジメントは、従業員の基本情報や経歴・スキル・目標・評価などの情報を一元管理できるシステムです。
蓄積したデータをもとに、人材や組織の状態を確認しながら、人材配置や育成施策の検討に活用できます。
導入するだけで適材適所や公平な評価、組織課題の解決が実現するわけではありませんが、判断材料をそろえる基盤として活用できます。
人材情報の一元管理を検討している場合は、HRMOSタレントマネジメントの機能をご確認ください。
