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採用担当者の業務は、採用計画の立案から内定者のフォローまで多岐にわたります。会社の発展に寄与するポテンシャルを持った人材を見極めて採用する必要があり、非常に重要な仕事です。この記事では、採用担当者の基本的な業務内容や押さえておくべき採用手法、採用活動を成功させるためのポイントなどについて解説します。
採用担当者とは
採用担当者は、会社の成長や発展に大きく関わる重要な職種です。ここでは、採用担当者の概要や人事担当者との違いなどについて解説します。
会社の成長を支える重要なポジション
採用担当者とは、責任を持って採用業務を担う社員のことです。単に、求人広告を出して集まった応募者のなかから優秀そうな人材を採用すればよいというものではありません。会社の事業を支え、利益に貢献できるスキルやポテンシャルを持った人材を見極め、適切な人数を採用する必要があります。採用活動の成否は、会社の成長にも関わる大きな問題です。採用人数が不足していたり、採用した応募者の能力が求める水準に達していなかったりした場合、中長期的な事業計画にも影響を及ぼしかねないでしょう。とはいえ、少子高齢化による生産年齢人口の減少や企業と求職者間における需要と供給のミスマッチなどから、優秀な人材の確保は容易ではありません。そのため、採用担当者には戦略的に採用計画を立案し、適切に実施することが求められます。
また、採用担当者は応募者を始め、各種就活・転職サービスの担当者などさまざまな人と関わる立場にあります。会社の顔であることを意識し、企業イメージを損ねない振る舞いをすることが重要です。
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人事担当者との違いとは
採用担当者と人事担当者は一見同じ職種のようですが、厳密には異なります。採用担当者は、人事関連業務のなかでも採用に特化した業務を行う職種です。一方、人事担当者は、採用業務以外にも人材育成・人事評価・人事企画・労務管理といった既存社員向けの人事業務も担当します。ただし、中小企業では、専任の採用担当者を置かないケースも珍しくありません。人事部門全体で採用業務から人事業務まで担当することもよくあります。大企業の場合は、人事部門のなかに採用担当チームが置かれ、さらに新卒採用と中途採用で分かれていることも少なくありません。これは、大企業は一般に応募者の数が多くそれだけ業務も多くなるため、専任の採用担当チームがないとさばくのが難しくなるためです。
・入社手続きの効率化
・1on1 の質の向上
・従業員情報の一元管理
・組織課題の可視化
採用担当者の主な業務の内容
採用担当者の業務は、採用計画の立案から内定者のフォローまで多岐にわたります。ここでは、主な業務の内容についてみていきましょう。
採用計画の立案
まずは、採用計画の立案から始まります。採用活動の動向を左右する重要な業務です。会社の事業計画や経営方針を踏まえ、「どの部署に」「どのような人材を」「何人」「いつまでに」採用するかを決定します。立案にあたっては、採用活動の予算も考慮することが必要です。計画が作成できたら、管理ツールなどに上げて採用に関わる部署や社員で共有します。
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求める人材の明確化
採用計画の立案と並行して、求める人材の要件を明確にすることも大切です。「優秀な人材がいたら採用しよう」といった漠然としたイメージでは、採用活動の成功は難しいでしょう。採用できても、企業カルチャーになじめなかったり必要なスキルが足りていなかったりして早期離職してしまうといった事態を招きかねません。「事業成長のために必要な能力やスキルは何か」「どのような人柄であれば自社の社風にマッチするか」などを深掘りし、ほしい人材を明確にすることが大切です。
経営層が求める人材と、現場がほしい人材に乖離があるケースもしばしばみられます。採用後に配属する予定の部署にもヒアリングし、ミスマッチが起こらないようにすることも大切です。
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採用手法の選定
求める人材の要件が定義できたら、採用手法の選定です。採用手法にはさまざまなものがあり、年々複雑化する傾向にあります。求める人材によって適切な手法が異なるため、慎重に検討して選ぶことが欠かせません。新しい手法も含め、複数の手法を柔軟に組みあわせることも大切です。たとえば、新卒採用では多くの学生が登録している就活ナビサイトに登録して自社の知名度を上げつつ、若い世代がよく利用するSNSで企業情報や就職情報を発信するといった方法が考えられるでしょう。中途採用で求める経験やスキルが明白に決まっているときは、転職エージェントに依頼したりダイレクトリクルーティングを試みたりするのも効果的です。
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募集開始
採用手法が確定したら、採用計画に沿って募集を開始します。就職ナビサイトや転職サイトに求人広告を打つときや自社運営のメディアで求人を募集するときは、募集要項の作成が必要です。募集要項では、募集職種や業務内容、応募資格、勤務条件などの基本的な情報のほか、企業理念や独自の取り組みなど、自社の魅力が伝わる情報も盛り込むようにしましょう。魅力をうまく訴求できれば、応募者の増加が期待できます。
選考実施
応募を待って、書類選考や面接を進めます。選考が始まるまえには、関係する部署への連絡や調整を行っておきましょう。採用担当者以外に面接官を依頼する場合は、相手をしっかり見極めて頼むことが大切です。人によって評価するポイントが異なるため、選考基準シートなどを作成し、評価の基準がぶれないようにしておきましょう。また、面接では「応募者に聞いてはいけない質問」が存在します。たとえば、「応募者の本籍地や出生地」「思想や信仰する宗教」「家族について」などです。愛読書を聞くことも、思想を探ることにつながるため避けるべきとされています。知らなければうっかり質問してしまう可能性があるので、面接官を依頼する社員に対しては事前に入念な打ち合わせしておくことが大切です。
選考が始まると、求人媒体や応募者の管理、応募者への連絡・対応、関係各所との面接日程の調整、説明会を開催する場合はその準備や運営なども担当します。
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内定者のフォロー
選考が進み、最終面接を通過した応募者には内定を通知します。とはいえ、内定を出しただけでは安心できません。株式会社リクルート就職みらい研究所の調査によると、2022年6月1日時点での2023年卒の内定辞退率は、51.1％と半数を超えています。（※）辞退者をなるべく出さないようにするためには、内定後も応募者に対して適切なフォローを続けることが欠かせません。たとえば、社内広報誌を送付したり、既存社員との交流の場を設けたり、連絡は欠かさないようにすると効果的です。内定者アルバイトを実施する企業もあります。内定後から急にフォローを始めるのではなく、説明会や面接など選考中から自社の魅力を積極的に応募者に伝えることも大切です。
（※）就職みらい研究所「就職プロセス調査（2023年卒）「2022年6月1日時点 内定状況
https://www.recruit.co.jp/newsroom/pressrelease/assets/20220607_hr_01.pdf
採用の3つのパターン｜新卒・中途・アルバイト
会社の採用には「新卒採用」「中途採用」「アルバイト採用」があります。それぞれ、採用期間も採用目的も異なるため、採用担当者は違いを正確に把握しておくことが必要です。
新卒採用は、学生を採用するので実務経験やスキルではなく、ポテンシャルを重視します。新卒専用ナビサイトや就職説明会の活用、インターンシップの実施などにより、新卒生と接点を築くケースが一般的です。募集から入社まで1年近くかかる長期スパンでの採用活動になります。
中途採用は、経験者を中心に採用します。急に社員が辞めたり新規事業の開始に伴い人材が必要になったりして、即戦力を補充するのが大きな目的です。早い場合は1週間程度、平均して2～3カ月ほどのスパンで採用します。転職エージェントや転職サイト、転職フェアの活用のほか、リファラル採用やダイレクトリクルーティングを取り入れている企業も多いです。
アルバイト採用は、繁忙期などに時間限定で働きたい人をスポット的に採用します。応募から採用まで長くても数週間程度と、あまり時間がかかりません。採用の際は、アルバイト求人サイトを活用することが多いでしょう。飲食店や小売店などでは、求人募集のチラシを店内に貼って募集するケースもあります。
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採用担当者に向いている人の特徴・向いていない人の特徴
採用担当者に向いている人もいれば、向いていない人もいます。ここでは、それぞれの特徴を紹介しましょう。
採用担当者に向いている人の特徴
論理的な思考ができ、自分の言葉で語れる人は、採用担当者に向いています。採用担当者は、自社の経営方針や事業計画を踏まえて適切な採用計画を立てる必要があり、ロジカルに考えられるスキルが必要です。また、応募者に向けて必要な情報を分かりやすく納得のいく形で伝えることも求められます。会社の魅力を的確に伝えられるなら、応募者の自社に対する志望度を上げることもできるでしょう。
高い調整力がある人も、採用担当者に向いています。採用担当者は、応募者だけでなく、各種就活サービスの担当者や採用後の配属予定の部署など、社内外の人間とさまざまな調整が必要です。うまく調整できなければ、採用活動に支障が出かねないでしょう。
責任感があり、モラルを守れる人であることも大切です。立場上、採用担当者は応募者の個人情報や会社の機密情報に触れる機会がたくさんあります。他者に気軽に情報を漏らしたり、個人情報を利用したりすることは許されません。
採用担当者に向いていない人の特徴
ルーティンワークを好む人、臨機応変な対応を苦手とする人はあまり向いていません。採用業務は、応募者や状況に合わせて柔軟に対応することが求められるためです。また、接した相手に感情移入しやすく、情に弱い人もあまり向いていないでしょう。採用担当者は、応募者の適性やスキルを厳密に見極めて可否を判断する必要があるためです。
また、自社に対してあまり愛着がない人も、採用担当者に向いているとはいえません。採用担当者は、どのような人材をどれだけ採用したら自社の発展や利益につながるかを意識して業務に取り組む必要があります。また、募集要項や説明会、面接など一連の選考過程を通して応募者に自社の魅力を伝えることも、大切な業務です。応募者の自社に対する志望度を高め、選考や内定を辞退されないようにする必要があるからです。自社に対する愛着がなければ、応募者の心に響く形で魅力をアピールすることは難しいでしょう。
採用担当者が覚えておくべき採用手法4選
かつては、採用活動では求人サイトや就職説明会などを活用することが一般的でした。しかし、時流の変化にあわせ、次々に新しい採用手法が生まれています。採用担当者は従来の方法に固執することなく、新しい手法でも有効と思えるものがあれば積極的に取り入れることが大切です。ここでは、採用担当者として覚えておきたい採用手法を4つ紹介します。
1.ダイレクトリクルーティング
ダイレクトリクルーティングは、求職者データベースを検索し、自社にほしい人材がいれば積極的にスカウトする手法です。従来の採用活動では、求人広告を出して求職者が応募してくるのを待つ「待ち」の手法でした。ダイレクトリクルーティングは、こちらから人材を発掘してオファーする「攻め」の手法です。従来の方法だけではリーチできる層が限られるため、母集団の形成が難しくなりつつあります。ダイレクトリクルーティングでは、接点が持ちづらい応募者に対してもアプローチでき、優秀な人材を獲得できる可能性が高くなります。
方法としては、人材サービス会社が提供するデータベースを利用することが一般的です。費用は運営会社によって異なりますが、データベース利用料を払い、人材が採用できたときに成功報酬を支払うスタイルを採用しているところが多いでしょう。費用は、就職・転職エージェントを利用するよりも低めに設定されていることが一般的です。ただし、人材を選定し、個々の状況や保有スキル、経歴などに合わせてスカウトメールの内容を考えて作成する必要があるなど、工数がかかります。
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2.リファラル採用
リファラル採用は、自社の既存社員に自社に合うと思う知人や友人を紹介してもらう手法です。会社についてよく知る社員からの紹介のため、ミスマッチが起こりづらい傾向にあります。紹介した社員に対しては、数万円程度のインセンティブを支払うことが一般的です。インセンティブを支払っても、求人広告を出したり就職・転職エージェントに依頼したりするケースに比べればはるかに採用コストが抑えられます。
ただし、紹介された人材を採用しなかったときや、採用後に紹介した側の社員が辞めたときなどは適切なフォローが必要です。また、そもそも既存社員が「紹介したい」と思える環境でなければ難しいという問題もあります。リファラル採用を成功させるためには、日ごろから社員が愛社精神や従業員ロイヤリティを抱きやすい環境を整えておくことが大切です。
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3.ソーシャルリクルーティング
ソーシャルリクルーティングは、X（旧Twitter）やInstagramなどのSNSを利用して採用活動を行う手法です。SNSを通じて企業情報を積極的に発信しファンを形成するなど、採用ブランディングが効果的に行えます。拡散力の高いSNSで採用情報を発信することで、従来の採用手法ではリーチしなかった層に届く可能性が高まる点も大きなメリットでしょう。また、投稿内容を見てよさそうな人材に対してこちらからコンタクトを取ることも可能です。「待ち」と「攻め」の両方を兼ね備えた採用手法といえます。
ただし、SNSの運用にあたっては炎上のリスクがある点に注意が必要です。ひとたび炎上すれば、企業イメージの低下は避けられません。発信する内容には細心の注意を払うことが不可欠です。また、継続して発信を続けてフォロワーを増やす必要があり、手間と時間がかかる点にも注意しましょう。
4.採用ミートアップ
採用ミートアップとは、ランチ会や既存社員との座談会といった、カジュアルな雰囲気で行う小規模なイベントです。会社説明会のような堅苦しさがなく、よりフランクに企業と求職者が交流できるため、相互理解を深められます。ただし、採用ミートアップは求職者に自社に対する興味・関心を抱いてもらうことを目的としており、採用活動にすぐ入れるわけではありません。採用ミートアップに参加した求職者とは、定期的にコンタクトを取って関係性をじっくり構築していく必要があります。ミートアップで使用する資料を作成したり、場所や参加する社員を手配したりと、小規模なイベントながら就職説明会などと同様のコストと手間がかかる点にも注意しましょう。
採用活動を成功させるポイント
採用活動を成功に導くためには、準備の段階にもっとも力を入れる必要があります。入念に採用計画を立て、求める人材の要件を明確にすることが重要です。この2つがあやふやなままでは、時間ばかりかかって自社にマッチする優秀な人材がなかなか採用できないといったことになりかねません。
採用計画を立てるときは、採用する目的を明確にすることが大切です。経営層や現場にヒアリングし、どのような人材を採用してどのような目的を達成したいのかをはっきりさせましょう。そのうえで、どの部署にどのような役割の人材が何人要るのかを決めます。求める人材の要件は、事業計画や目的の達成のために必要なスキル・経験などの要素を抽出するほか、すでに自社に定着して活躍している人材に共通する要素を抽出することも有効です。ハイレベルなパフォーマンスを実現している社員に共通する特徴を洗い出して整理すれば、自社に定着し活躍できる人材像がみえてくるでしょう。
自社が求める人材像が明確になるほど、適切な採用手法を選択しやすくなり、母集団の形成が容易になります。募集要項や選考時の対応にも一貫性が出て、ミスマッチが起こるリスクの低減につながるでしょう。
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採用担当者が失敗しやすいポイント
採用業務に取り組むうえでは、いくつか失敗しやすい・苦戦しやすいポイントがあります。失敗しやすい主なポイントを知っておき、適切に対応できるようにしておきましょう。
母集団形成が難しい
多くの採用担当者が悩むのが、母集団形成の難しさです。採用活動における母集団とは「自社の求人広告に応募しようとする求職者の集まり」を指します。単に応募しようと考えている候補者の集団というだけでなく、自社が求める人材に近い資質を持った候補者の集まりであることが大切です。いくら母集団が大きくても、求める人材にマッチしない候補者ばかりでは、あまり意味がありません。母集団の数は、最低でも採用予定人数の10～20倍程度あることが望ましいとされます。それ以下の人数しか集まらない場合、予定どおりに採用活動を進めることは難しくなるでしょう。
母集団の形成がうまくいかない場合、募集要項の内容や採用手法が適切でない恐れがあります。たとえば「うまく自社の魅力を訴求できていない」「求める人材のいる層があまり利用しない媒体中心で募集をかけている」「応募条件が厳しすぎる」などです。一から見直してみることも必要でしょう。
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選考や内定の辞退者が多い
応募者は、複数の企業に応募して就職・転職活動を行っています。そのため、選考や内定を辞退されるケースは珍しくありません。とはいえ、あまりに辞退される割合が高い場合は、選考過程で何か問題がある可能性が考えられます。たとえば、「応募者への連絡・返信が遅い」「選考の結果が出るまでの期間が長すぎる」「面接官の態度がよくない」などです。連絡が遅かったり選考の結果がなかなか分からなかったりすれば、応募者は他社の選考に行きそのまま決めてしまうこともあるでしょう。じっくり時間をかけて検討したい気持ちも理解できますが、採用活動ではある程度のスピード感も必要です。
内定辞退の割合があまりに高い場合は「自社の魅力がアピールできていなかった」「内定後のフォローが不十分だった」などの可能性が考えられます。魅力をアピールするためには、まずは自社について知ることが大切です。自社の特徴をよく知ったうえで、どのような事柄が応募者にとって魅力的に映るのかを考えてアピールするようにしましょう。内定者に対しても、入社までなるべく定期的に連絡を入れたり、交流会などのイベントの機会を設けたりするなどの工夫が必要です。
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費用対効果が低い
採用は時間だけでなく費用もかかります。高い費用を払って求人広告を出したのに応募がほとんどない場合など、費用対効果の低さに悩むこともあるでしょう。この場合、採用活動のプロセスごとに歩留まりを算出し、どこに課題があるかをみつけだすことが有効です。課題がみつかれば、改善策もたてられるでしょう。採用活動の状況は年々変化しています。昨年うまくいった手法が今年もうまくいくとは限りません。状況にあわせ、新しい手法も柔軟に取り入れることも大切です。
採用担当者が採用活動を通して注意したいこと
採用担当者が採用業務に取り組むうえでは、いくつか注意しておきたいポイントがあります。ここでは、特に注意すべきポイントをみていきましょう。
応募者とは対等な立場にあることを意識する
選考は、採用担当者も応募者も対等な立場です。採用担当者が応募者のなかからほしい人材を選ぶように、応募者も入社する企業を選んでいます。ところが、採用する立場に立つと、つい自分だけが選べる立場にあると勘違いしがちです。採用担当者がそのような意識で応募者に接すると、信頼関係を構築できず、選考や内定を辞退される事態につながりかねません。あくまで対等な立場にあることを、選考の最後まで忘れないようにしましょう。
最後まで誠実に対応する
選考を進めるたびに、応募者のなかから一定の不採用者が出ます。不採用にした相手に対しても、企業として最後まで誠実かつ丁寧な対応を心がけることが大切です。最後まで手厚く対応することで、自社のファンを継続してもらうことも可能でしょう。反対に、不採用になったとたん応募者に対してずさんな対応をとる企業とのイメージが広まれば、社会的な信頼を損ないかねません。対応には十分に注意しましょう。
まとめ
採用担当者は必要な人材を採用し会社を支える大切な仕事
採用担当者は、人事部門のなかで採用に特化した業務を担う社員です。主な業務は、採用計画の立案から選考、内定後のフォローまで多岐にわたります。会社の成長には優秀な人材の採用が欠かせません。ダイレクトリクルーティングやソーシャルリクルーティングといった新しい採用手法も柔軟に取り入れ、自社にマッチする有能な人材の獲得を目指しましょう。
