タイムカードアプリで業務の高率化を図ろう！無料と有料の違いやメリットは？

タイムカードアプリ（勤怠管理アプリ）を活用すると、今まで手作業で行ってきた勤務管理の作業が効率化できます。紙のタイムカードによる勤怠管理の場合、押し忘れなどのミスが出やすいデメリットもありました。本記事では、スマートフォンにアプリをダウンロードするだけで簡単に操作できるタイムカードアプリを詳しく解説しますのでぜひ参考にしてください。

タイムカードアプリとは

タイムカードアプリは、今まで使われてきた紙のタイムカードをシステム化したものです。社員が出退勤時に自分で押したタイムカードを、後から管理者が集計すると多くの時間や手間がかかってしまいます。タイムカードアプリの場合は、スマートフォンやタブレットにアプリをダウンロードすればタイムカードに関する作業が自動化されます。単なる出退勤の管理だけでなく、出先からの直帰や休暇の申請などさまざまな勤務に対する管理も可能になるのがタイムカードアプリです。

近年の働き方改革で長時間労働が問題視されるなか、社員の残業時間なども正確に把握できるとしてタイムカードアプリのサービスが注目されています。これまでのタイムカードとは異なり、どこにいてもスマートフォンなどで簡単に操作できるため、社外に出る業務が多い企業の場合は特に効率化できるでしょう。手動で行うタイムカードの場合は、打ち忘れや間違いなどがあっても気付かずに見逃すリスクもありました。しかし、システム化されたタイムカードアプリサービスを導入すれば、リアルタイムで確認できチェックしやすくなります。

コロナ禍の影響や働き方改革の推進によってテレワークが進む昨今では、自宅や出先でも入力できるタイムカードアプリを導入する企業が増えてきました。しかし、従来のやり方を変えずにタイムカードを使っている企業もまだ多いのも現状です。タイムカードアプリには異なるタイプがあるため、企業のニーズに合わせて導入すると良いでしょう。

タイムカードアプリが必要な理由

タイムカードでの勤務管理には費用があまりかからないため、現在でも多くの企業は手動のタイムカードを利用しています。手動による勤務管理では、毎日の出退勤時刻などに社員が自分でタイムカードを押さなければなりません。押し忘れなどの人為的なミスが発生しやすい点は、従来からタイムカードの課題とされています。

勤務管理担当者はタイムカードを集計しますが、正しく押されていたとしても多くの労力が必要です。すべての社員のタイムカードをExcelなどに移す作業では、時間がかかるうえに単純な入力ミスをする可能性もあります。タイムカードをもとに社員の給料や残業代を計算するのは、休日や残業の勤務時間による違いがあるため簡単ではありません。社員ごとに基本給などが違うので、担当者は情報を正しく把握した上で計算します。集計は難しい計算になるため人為ミスが発生する可能性もあるでしょう。

また、タイムカードを押すのは社員なので、よほど厳しく管理しなければ不正があっても気付きにくい点も課題です。社内の誰かに頼んで押してもらうことや、退社時間に押さないで帰社して後から書き加えることも可能です。直帰する場合も本人からの申告なので、悪意があればごまかすこともできてしまいます。タイムカードアプリなら、リアルタイムで操作状況を確認できるため社員の不正を予防できるでしょう。

タイムカードで残業時間を管理していても翌月にならないと把握できず、リアルタイムでの管理はできません。後からの確認では、働き方改革関連法で決められている時間外労働の上限をオーバーし法律に触れてしまう可能性もあります。有給休暇の状況を正しく把握することも、社員数が多いと管理者が正しく把握できないこともあるため、勤怠状況を効率化することが大切です。万が一にも法律に違反しないよう、タイムカードアプリで勤怠管理を効率化することをおすすめします。

タイムカードアプリの3つの種類

タイムカードアプリと一口に言っても、タイムレコーダー型と多機能型、他業務連動型の3種類に大きく分けられます。3つのタイプにはそれぞれ特徴や違いがあるため、サービスを選ぶ際にはどのタイプが企業のニーズに合っているのかを確認することが大切です。タイムカードアプリの導入を検討する前に、それぞれの違いを把握しておきましょう。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型は、従来のタイムレコーダーのように親機があるアプリです。タイムカードではなくタブレットに入力するシステムで、従来よりも操作性や効率性が向上します。リモートには対応できないため、出入りする社員数が多くリモートワークを導入していない企業に向いているタイプです。勤務時間が異なる社員やパート、アルバイトなど、多くの人が在籍する企業の他にも、スポーツジムや学習塾、学童保育などで利用されています。多数の勤怠データの集計を自動で行えるため、手動で行うと起こりやすい単純な入力ミスを防止できるのが大きなメリットです。

多機能型

多機能型はタイムレコーダー型のように親機がありません。社員が自分のパソコンやスマートフォン、タブレットにダウンロードして簡単に操作できるアプリです。企業が新たに機器を導入する必要がないため、初期費用がかからない特徴があります。

多機能型のアプリは、社内だけでなく出先や自宅など操作する場所を選ばずに打刻できます。働き方改革を推進している企業や、在宅勤務を導入している企業などに向いているタイプです。入力忘れや超過勤務を知らせるアラート機能が付いているサービスの場合、管理者が気付かないで残業時間が超過し労働基準法に触れるリスクもなくなります。ほかにも、複雑なシフトを管理できる機能など製品によって多様な機能を搭載しています。単なる集計以外の機能が充実しているため、勤怠管理業務の効率化がより一層進むのが多機能型のアプリです。

他業務連動型

多機能型アプリの機能に、他の業務を効率化する機能をプラスしたものが他業務連動型です。例えば、給与に関する業務と連動させれば、従来では計算ソフトを利用していた計算作業が必要なくなります。タイムカードアプリサービスの中で他の業務も連動して行えるため、その分のコストや手間、時間を省くことが可能です。他業務連動型のタイムカードアプリは、勤怠管理に加えて社内業務を効率化したい企業に向いています。

タイムカードアプリのメリット

タイムカードアプリにはさまざまなメリットがあります。ここでは次の5つのメリットに注目して紹介します。メリットごとに詳しく解説しますので参考にしてください。

• コストや手間の削減
• 操作の場所を選ばない
• データを一元管理できる
• 適切な残業時間を確保できる
• 不正を防止できる

コストや手間の削減

タイムカードアプリの中でもクラウドタイプのサービスを利用すれば、多くは無料や社員数に応じた料金制なのでコスト削減につながります。多機能型や他業務連動型は、社員のスマートフォンやパソコンなどにダウンロードするシステムなので新たに機器を導入する必要もありません。タイムカード専用の機器や紙を使わない分、コストを削減できます。

また、アプリを利用すれば担当者による集計作業の時間を削減できる点も大きなメリットです。例えば、2日かかっていた集計作業が2～3時間で終了するなら、他の重要な業務に時間をかけられるため生産性が向上するでしょう。故障したタイムカードの本体を新しく購入することや、専用の用紙を補充する必要もありません。その分のコストを削減できる上に、手間を省くこともできます。

操作の場所を選ばない

多機能型や他業務連動型の場合は、クラウドタイプなので社内に設置するタイムカードとは違い入力する場所を選びません。社員が持ち歩いている自分のスマートフォンなら、社外や自宅でも打刻可能です。営業職の社員などは、業務が終わってからわざわざタイムカードを押しに社内に戻らなくても、スマートフォンで操作して出先から直帰できます。在宅勤務など社外で行う業務が増えている昨今、操作の場所を選ばないのは注目すべきメリットです。営業職以外にも、出先での業務が多い建設関連などにも便利なサービスと言えます。

データを一元管理できる

タイムカードアプリに入力したデータは、すべてクラウド上で管理されます。従来では集めた勤怠データをExcelに移す作業や、紙を使ったFAX送信などの面倒な手間は必要ありません。環境への配慮が求められる昨今では、無駄を省くことは環境保全にも役立つでしょう。

タイムカードアプリで集計したデータを利用して他の業務に連携させれば、勤怠管理以外の管理も可能になります。例えば、給与管理や経費の計算など、面倒な業務も一元管理できて効率的です。これは、管理者にとっての大きなメリットになるでしょう。データ管理が一元化されることは、社員にとっても管理者にとってのメリットも期待できます。

適切な残業時間を確保できる

働き方改革が推進されている現代では、コンプライアンスの徹底が求められています。長時間労働など労働基準法に違反する企業に対する目は厳しく、違反すれば労働基準監督署からの勧告の可能性も大です。コンプライアンスにそれほど厳しくなかった時代もありましたが、現在では年々厳しくなってきました。今後はどの企業も適切な残業時間を確保することが大切です。

従来のタイムカード方式では、残業時間が基準よりも超過しても集計するまでは分かりにくいのが課題でした。タイムカードアプリを利用すれば、残業時間に加えて休日出勤など全体をカバーできます。管理者にとって、労働時間の超過や休暇の日数などを管理し社員の適切な労働時間を実現できるのもタイムカードアプリのメリットです。

不正を防止できる

タイムカードアプリには、GPS打刻や生体認証の機能を備えているサービスもあります。紙のタイムカードの場合、他の社員に打刻してもらうなどの不正も可能です。顔認証など最新のシステムが搭載されていれば、このような不正はできません。スマートフォンには位置情報を示すGPS機能があるため、どこで操作したのかも把握できます。

タイムカードアプリの注意点

メリットの多いタイムカードアプリですが、導入に当たっては注意すべき点もあります。そもそも導入がスムーズに進まないケースや、せっかく導入しても十分に活用できないといった問題点もあるため、事前に次のような点を確認しておきましょう。

管理業務を効率化するために担当者がタイムカードアプリの導入を提案しても、経営陣の理解がなかなか得られない場合もあります。タイムカードアプリは目に見える利益が得られるものではありません。従来のタイムカードに慣れている経営陣であれば、わざわざ導入する意図が伝わりにくいのはやむを得ないでしょう。できるだけ早期に導入して業務の効率化を図りたいのであれば、タイムカードアプリのメリットを分かりやすく説明することが大切です。先に挙げた多くのメリットが理解できれば、経営陣からも導入したいという声が聞かれるようになります。

タイムカードアプリのメリットを伝える際には、社員から見たメリットと同時に経営陣のメリットも伝えるようにするのがポイントです。コスト削減効果はどれくらいなのか、業務効率化の程度などを具体的に示します。また、導入するサービスを絞ってからプレゼンするのもおすすめです。導入を検討するサービスは、担当者だけでなく社員や経営陣も使いやすいものを選ぶのがポイントです。社員のスキルに合わせて誰もが簡単に使えるようなタイムカードアプリを選べば、導入後に使いこなせないリスクも減ります。また、アプリはサービス内容によって搭載されている機能が異なります。管理画面の見やすさや使い勝手はどうか、必要な機能はあるかなど、無料のお試し期間を活用するのも良いでしょう。

また、社員が少ない企業で十分に勤怠管理ができている場合は、そもそもアプリを使わなくても良い場合もあります。従来のタイムカードでも大丈夫と判断すれば様子を見ても良いでしょう。高額なサービスの導入を検討しているなら、慎重に必要性を確認したいところです。ただし、使いやすい無料のタイムカードアプリも提供されているので、試してみて使い勝手が良ければ導入する方法もあります。

タイムカードアプリの選び方

タイムカードアプリには多くの種類があるので、次に挙げる選び方のポイントを以下で詳しく解説します。

• コストは削減できるか
• 操作性はどうか
• 企業との相性は良いか
• 既存システムとの相性は良いか
• 目的に合っているか

コストは削減できるか

タイムカードアプリを導入後に、コスト削減ができるかを確認しておくことは大切です。無料で利用できるアプリからトライアルのみ無料、社員の人数分×300円など、料金に関する内容もさまざまです。機能が多いからといってすぐに飛びつくよりも、本当にその機能が必要なのかを確認してから導入を検討しましょう。

企業が必要とする機能によって選んだ場合、現在のコストと比較して削減できるのかも確認しておけなければなりません。一般的にはタイムカードの紙代やインク代などでかかる費用ですが、不正が行われていた場合はその分のコストも削減できます。また、集計作業にかかっていた人件費の削減分も考慮すれば十分にコスト削減につながるでしょう。

操作性はどうか

タイムカードアプリを選ぶ際には、社員のITリテラシーに合わせた操作性にすることも必要です。万が一、選んだアプリが使いにくいものであれば、導入してもうまく利用できない可能性もあります。社員が無理をして利用するようなことになれば、時間がかかってしまい、かえって業務への悪影響も出てしまうでしょう。このような事態を避けるには、社員のITリテラシーを十分に把握しておくことが大切です。また、社員だけでなく経営陣や管理者も無料トライアルで操作性を確認しておくことも必要です。

全体的にITリテラシーが低く操作が難しいと感じた場合は、タイムカードアプリの運営会社が提供するサポート体制も確認しておくと良いでしょう。導入直後は分からないことも出てくる可能性もあるため、十分なサポートがあれば次第に慣れて使えるようになります。

企業との相性は良いか

企業ごとに勤務形態は異なるため、現状に合わせた勤怠管理ができるかも確認すべきチェックポイントです。例えば、在宅勤務が多い企業の場合は、どこにいても操作できる多機能型などが向いています。フレックス制などの勤務形態を採用している企業や複雑なシフトを組んでいる企業なら、多様な形態に対応できるかを確認しましょう。反対に、基本的に勤務時間が一律の企業であれば、それほど複雑な機能は必要ないかもしれません。

既存システムとの相性は良いか

タイムカードアプリが現在の給与管理システムと連携できれば、スムーズに計算出来て業務の効率化が図れます。アプリを選ぶ際には、既存のシステムとの互換性があるのかについても確認しておくと良いでしょう。より効率化を図るためには、今使っているシステムとの相性も十分に確認することをおすすめします。

目的に合っているか

タイムカードアプリを導入する際には、企業の目的を明確にしてから選ぶのもポイントです。単に現在のタイムカードを効率化したい場合は、タイムレコーダー型のアプリが向いています。デジタル化されることで社員はタップするだけで勤怠の入力ができ、データは画面でも閲覧するのも可能です。管理者側も集計作業が大幅に効率化されるメリットがあります。

一方で、在宅勤務や営業職など出先からの入力をしたい場合は、場所を選ばない多機能型を選ぶと良いでしょう。勤怠管理業務全体を効率化したい企業も多機能型がおすすめです。また、勤怠管理以外の業務も効率化したなら他業務連動型が向いています。

無料と有料のタイムカードアプリの違い

タイムカードアプリはサービスごとに料金設定や利用できる機能が異なります。無料と有料のサービス内容には特徴があるので、導入を検討する際には違いを知っておくことも大切なポイントです。ここでは無料と有料に分けてサービス内容の主な違いを紹介します。ただし、タイムカードアプリごとに提供するサービスに細かい違いもありますので、導入したいアプリが決まったら改めて詳しく確認しましょう。

無料のタイムカードアプリの主な特徴

無料のタイムカードアプリは導入に当たって初期費用や利用料金が発生しません。これは、運営会社が無料のアプリ画面に広告を表示することで利益を得る仕組みがあるからです。利用する側にとっては無料なのでコスト削減になるメリットがあります。ただし、使う度に広告が表示されるので、利用時に気になる場合はデメリットにもなるでしょう。

無料のタイムカードアプリは、有料のサービスよりも利用できる機能が少なく、制限が設けられているのが一般的です。シンプルな機能の方が使いやすいこともありますが、多くの機能が必要な企業には物足りないサービスかもしれません。多くの機能を希望する場合は、有料アプリの無料トライアルを活用する方法もあります。

また、無料のタイムカードアプリを使って入力したデータにはバックアップ補償が付きません。そのため、入力後はこまめにデータのバックアップを取っておくことをおすすめします。サポート体制が不十分な場合もあるため、トラブル時にはヘルプ機能を活用するなど自分で解決することも必要です。

有料のタイムカードアプリの主な特徴

有料のタイムカードアプリは初期費用や利用料金は発生しますが、無料のサービスよりも機能が充実しているのが大きなメリットです。なかには、企業の既存システムとの連携ができる機能を提供しているサービスもあります。給与計算ソフトなどと連携できれば、面倒な計算業務も簡素化できるでしょう。

また、入力したデータへの補償があるため、万一のトラブル時への備えにもなります。セキュリティ対策という面でも、有料のアプリは暗号化などの対策を取っているため情報漏洩リスクの軽減が期待できます。サポート体制が充実しているのも特徴で、導入後や利用時に対応してもらえます。操作に不安がある場合は、手厚いサポート体制を提供している有料のタイムカードアプリを検討するのも良いでしょう。

おすすめのタイムカードアプリ

初期費用を抑えるために無料のタイムカードアプリを導入するなら「HRMOS勤怠 by IEYASU」がおすすめです。

HRMOS勤怠 by IEYASU
HRMOS勤怠 by IEYASUは、IEYASU株式会社が提供するタイムカードアプリです。2022年2月に従来のサービス名「IEYASU」から「HRMOS勤怠 by IEYASU」に名称が変更されました。ただし、サービス内容には変更が加えられていません。

HRMOS勤怠 by IEYASUのフリープランでは、シンプルで使いやすいアプリを無料で利用でき社員数にも制限はありません。1年間は入力したデータが保存されます。休暇や勤怠データの管理は「残業(36協定)アラート」機能を活用すれば、変則的な勤務体制でも超過勤務を予防でき労働基準法に違反することもありません。

毎日の出退勤データや1カ月の勤怠状況をグラフなどに変換して可視化できるのも特徴です。1日ごとの細かいデータも活用できるので、勤怠管理が効率的にミスなく実現します。運営会社が提供する他のサービスも無料で利用できます。できるだけ導入コストを抑えて業務を効率化したい企業に向いています。また、無料でICカード打刻や日報機能、レポート機能など多彩な機能も利用できます。リープランを利用後に、企業のニーズに合わせて他のプランへの変更が簡単にできる点もHRMOS勤怠 by IEYASUのメリットです。

勤務管理はタイムカードアプリを導入して効率化を図ろう！

従来の紙を使う手動のタイムカードは、人為的なミスや適切な労務管理ができない点が課題です。タイムカードアプリを導入すればクラウド上でのデータ管理が実現するため、勤務管理の効率化を図ることができます。企業ごとに必要な勤務管理のニーズに合わせて、タイムカードアプリの種類やサービスを選ぶようにすると良いでしょう。