タイムカードを卒業して集計業務から解放!スタッフ全体の残業に対する意識改革にもつながった

大変だったタイムカードの集計業務が大幅削減。複数店舗での運用も楽々実現。

医療法人社団京和会

  • 業界:医療
  • 事業概要:歯科クリニック
  • 従業員数:70名(2022年11月現在)
  • https://keiwa-kai.com/

渋谷、青山(青山一丁目・外苑前)、銀座など都内に合計7つの歯科医院「KU歯科クリニック」を展開している医療法人社団京和会。2022年で開業27周年を迎える同法人は、インプラント専門医と日本矯正歯科学会認定医が在籍しており、専門性の高いチーム医療によって、口腔内全体のバランスを考えた総合歯科治療を提供している歯科クリニックです。総合歯科治療は、症状が発生するたびに対応していく対症療法とは異なり、口腔内の全体解決がはかられるため、予後の状態もよく口腔内の良好な環境を長期的に維持することも可能になります。患者一人一人に対する入念なヒアリングと丁寧な診療で、KU歯科クリニックで診てほしいという方が増えています。

このように多店舗展開をしている同法人では、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する前はタイムカードでの勤怠管理を行っており、毎月末の集計作業に悩まされていました。当時の作業担当者で、現在はクリニックのバックヤード全般を管理している、マネジメント本部事務長の小林さんに「ハーモス勤怠 by IEYASU」の導入前後の変化について伺いました。

目次

医療法人社団京和会

手間のかかるタイムカード運用

当法人は、診療開始時間が9時と10時で異なったり、休憩時間も1時間、2時間、土日は休憩時間なしで診療したりするなど、曜日やクリニックによって勤務体制が異なります。また、新型コロナウイルス感染症の拡大後は、密集を避けるため暫定的に出勤時間を多少前後させるような運用も行っているため、日によっても変化します。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入するまではタイムカードを使って勤怠の打刻をしていました。そのため、各クリニックから毎月タイムカードを集めて、クリニックごとに集計方法が異なる運用をしていましたが、これがかなりの手間でした。勤怠情報は給与に直結するのでミスが許されません。正確に計算するために、一人がタイムカードを「Excel」に入力し、もう一人がチェックするというダブルチェック体制を敷いていました。チェック体制を強固にしていても、タイムカードで打刻するときに行がずれてしまったり、インクが薄くて見にくかったり、明らかに異なる時間で打刻されていたりすることもあり、なかなかスムーズに運用できずにいました。また、当法人の場合、スタッフやドクターがクリニック間を移動して診療を行うケースもあり、その場合は後で修正を行うため、確認の作業が必要になっていました。

早くタイムカードの運用から切り替えたく、どのクリニックでも打刻ができて集計が楽になる勤怠管理システムを探していたときに、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を見つけました。他にもいくつか検討していたのですが、使い勝手とコストパフォーマンスが一番よさそうだと感じ、「ハーモス勤怠 by IEYASU」の導入を決めました。

初期設定は大変だったが素早い問い合わせ対応で乗り切った

早くシステム化したかったため、全クリニックで同時に運用を開始しましたが、初めは設定に苦労しました。「シフト機能をどう利用すべきか」「集計のロジックはどうなっているのか」など、実際に当法人になじむ運用にできるまでは少し時間がかかりました。システムでの運用が安定するまではタイムカードでの運用と並行し、きちんと集計されているか確認をしていました。時間はかかりましたが、サポートデスクにその都度問い合わせ、不明点を解消しながら運用を安定させることができました。今も時々問い合わせをするのですが、レスポンスが速いので助かっています。

医療法人社団京和会

集計作業をゼロに。スタッフやドクターの意識も変わり、全体の残業時間も短縮

当時の運用では、タイムカードの到着が夕方になってしまうと、集計作業のために残業が発生してしまいます。集計にかかる時間は勤怠エラーを解明する時間も含めて2日間くらいでしたが、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入してからは、集計業務がゼロになりました。

また、クリニックごとに勤務区分を用意して管理するようにしました。打刻はスタッフやドクター個人のICカードで行ってもらうため、当日中の打刻を忘れてしまっても自分のスマートフォンで修正ができるようになりました。勤怠表が完全に埋まるようになったので、集計前の確認の手間も軽減されたと思います。

スタッフやドクターが自身の勤怠状況を見られるようになり、またコロナ禍によって働き方が変化したので、残業への意識も変わってきたように思います。診療が長引き19時以降に事務作業をする場合は多少残業が発生しますが、スタッフやドクターが診療の合間に事務作業を行うようになり、全体的に残業時間も減らすことができました。診療内容以外に患者さんとの会話など細かい内容まで記述したいスタッフ・ドクターもおり、完全ではありませんが、法人全体として残業への意識が変わってきていることを感じます。2024年から適用される「時間外労働の上限規制」にも対応できていると思います。今後は有給休暇の管理も「ハーモス勤怠 by IEYASU」で運用していきたいです。

医療法人社団京和会

多店舗展開しているなら「ハーモス勤怠 by IEYASU」

当法人のように多店舗展開している医療機関には「ハーモス勤怠 by IEYASU」をおすすめします。2店舗だったとしても人員の行き来は発生してしまうと思うので、どこでも打刻でき、各自で修正が可能であるという点は大きなメリットになります。また、どうしても拘束時間が長い業界であるため、残業時間も多くなってしまいがちです。管理担当者自身の業務負担軽減のためだけでなく、残業に対する従業員の意識改革にも一役買いますので長時間労働の課題を抱えている医療機関にもおすすめの勤怠管理システムです。

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