ペーパーレス化100%実現!ハーモス勤怠の導入で勤怠管理から届出処理までDXに一歩前進

DXの取り組みとしてペーパーレス100%を実現。複雑な勤務形態でも自動集計により業務が楽に。

ライフサポートサービス株式会社

今回お話を伺ったライフサポートサービス株式会社様は、健診運営サポート事業をメインに展開されています。

サポートする健康診断は企業や中学・高校などの学校法人、市町村などの自治体に対して実施しており、巡回用の車両を使用して現地での健康診断が可能となっています。サポート内容としては社内外の多くの医療従事者と連携し、運営スタッフの手配や請求に対する支払い、請求書の発行、売掛金の入金確認など多岐にわたります。

手軽に受けられる健診現場の提供、安心・快適・おもてなしの心をもった健康診断のサポート、加えてさまざまな情報を提供することにより健康管理に関する意識を高め、場合によっては病気の早期発見・早期治療の機会をつくり、皆様が将来の健康に不安を抱くことのないようサポートしていくことを目標とされています。

同社では、社長主導で社内的にSDGsやDX(デジタルトランスフォーメーション)を積極的に推進されており、その取り組みの一つとして残業や有給申請などの届出をペーパーレス化できないかということをきっかけにシステムを検討しました。同時に課題としていた健診スタッフの勤怠時間の管理もしやすいシステムとして「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入されました。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」によってペーパーレス化100%を実現した管理本部の爲我井さんに、導入までの経緯と導入後の変化についてお話を伺いました。

目次

大量の紙による届出処理と勤怠集計の苦悩

当社ではSDGsやDXに力を入れており、管理部門ではペーパーレス化を促進しようとしていました。当時は打刻をタイムカード、有給や時間外勤務などの届出申請も全て紙で管理していたためハンコを押して回覧する方法をとっていました。申請で何人か経由するため途中で紛失したり、それが原因で勤怠締日に間に合わなかったりすることも多々ありました。有給や時間外勤務は、発生したら都度申請するフローのため紙の枚数も増えやすく、多い時には申請用紙が100枚程度発生する月もありました。枚数が多いほど紛失のリスクや捜索に要する時間が大きくなるため、早く電子化して業務効率化につなげる必要がありました。

また、日によって勤務体系にばらつきがある従業員が一部おり、巡回健診を担当する場合、その日の健康診断の場所や時間によって勤務時間は大きく変化します。そのため、「Excel」で複雑な関数を組み合わせて残業の集計作業をおこなっていました。

このような悩みを解決できるツールとして、届出申請とフレックス勤怠の管理が可能な勤怠管理システムを探していました。そこで見つけたのがコストパフォーマンスが良くて使いやすい「ハーモス勤怠 by IEYASU」でした。

ライフサポートサービス株式会社

マニュアルとサポートを駆使してスピーディーな導入を

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入したことの決め手は、コストパフォーマンスの良さと、従業員自身が簡単に利用できるという点でした。当社の場合、「届出申請のフロー」「フレックスの勤怠区分設定が自由にできるかどうか」「休日出勤の代休、時間外管理など当社が独自で運用している制度が実装できそうか」などがメインの要件だったのですが、有料プランへ変更する前に無料で機能を確認できたので安心して導入できました。

独自性のある集計ロジックについては、実際に自分でシステムを触ってみて理解を深め、わからないところについてはマニュアルを読み、サポートへ問い合わせて確認しながら設定を進めていきました。休日出勤の設定は当社の実情に合わせる必要があったり、一部のフレックス対応している従業員に対しても別の設定が必要であったりと、初期設定の部分で苦労した点はありました。しかし、問い合わせをした内容はその日のうちに返ってくることが多くメールでのサポートでもスピード感をもって作業を進められました。また、FAQが充実していて検索すれば悩みが解決するケースもあったのでありがたかったです。

実際に導入する際の現場への浸透もスムーズでした。アプリのインターフェースがわかりやすいため従業員は迷わず打刻でき、問い合わせはほとんど発生しませんでした。現場からは今までの「Excel」管理よりもわかりやすいという声もあり、1カ月程度で十分浸透させられました。

ペーパーレス化100%を実現

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入によりペーパーレス化を100%実現することに成功しました。届出申請については、こんなに簡単にできると思わなかったというくらいシンプルで使いやすかったです。また、人や内容によって承認者の設定を変更できるのもありがたく、今まで紙で運用していたフローをそのまま電子化できたので、スムーズに移行できました。さらに、打刻漏れや勤怠エラーがある従業員が、アプリを利用することで健診現場など会社外にいても自身の勤怠状況を修正できるようになったため、従業員も管理側の対応も楽になりました。

勤怠管理の面においては今まで「Excel」で関数を組んで集計していたものが、自動で集計されるようになったため3割くらいの業務は減らせたという印象です。特に健診スタッフは振替休日や休日出勤も多く、労働時間も日によって大きく異なるため集計に手間がかかっていましたが、現状の運用を踏襲する形で設定できたのでありがたかったです。

さらに、レポート機能を使えば社長が従業員の勤怠状況をすぐに見られることにより、確認の手間が省けて助かっています。

ライフサポートサービス株式会社

強力な集計機能を活かすことでフレキシブルな勤怠管理を

「ハーモス勤怠 by IEYASU」の強力な機能の一つは、土日祝日が休みだと決まっていないパターンでも集計できることだと思います。当社のようにフレックス制を導入していて集計に手間が掛かっている企業には、おすすめします。

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