9割の工数を削減。それだけに留まらない、従業員の意識改革にも「ハーモス勤怠 by IEYASU」

毎月訪れる勤怠締めの「激務」

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入する前は一人で対応していたこともあり、かなり手間のかかる運用をしていました。当社の従業員数は約50名ですが、それまではNFCを利用して打刻された勤怠管理データを紙に印刷し、別の勤怠管理システムに手入力して集計していました。従業員の給与に関わることなのでミスをしないように慎重に確認しながら作業していたため、入力から確認まで2～3日の時間を要していました。夜遅くまで作業していたのですが、行を間違えないように定規を当てながら確認していたことを今でも覚えています。

また、半年に一度アルバイトの方の契約更新があるのですが、そのたびに労働時間が変化するため同時に勤怠管理システムのマスターデータも変更しなければなりませんでした。これがかなり複雑なシステムで操作が難しく、この作業にも時間がかかっていました。さらに、当社の勤怠は15日締めで20日までに社労士に勤怠データを送らなければならなかったのですが、ちょうど経費精算の作業と重なるため、毎月この時期は個人的に激務に追われていました。

「どうにか今の運用を変えたい」。そんなときにテレビCMで流れていたのが「ハーモス勤怠 by IEYASU」でした。今自分が抱えている勤怠管理の悩みが解決されそうだと思い、早速試してみました。

シンプルで使いやすく従業員にもフィット

元々システムに強いほうではないので自分で設定してきちんと稼働できるか、グラフをうまく利用できるかなど不安はありました。多少苦戦しましたがシンプルな設計だったため、サポートを利用しながら1カ月で設定を終えて運用開始できました。

実際に使っている従業員からも、最初は使い方に関する問い合わせがきていましたが、マニュアルを配布して各部署で解決できるようにしたところ、今ではほとんど勤怠上のエラーはなくなりました。

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入した結果、直行直帰でもスマートフォンから打刻できるため勤怠情報の「歯抜け」はほとんどなくなりました。さらに、今まで多くの時間を割いていた手入力と確認にかかる時間は完全になくなり、集計は自動化できたので体感的には9割ほどの工数を削減できています。また、有給休暇などの届出申請もシステムでできるようになったので、これまで紙で押印して回覧していた申請は完全になくなり、ペーパーレス化も実現できました。

工数削減だけではない、残業意識の変化

「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入したことで従業員の残業への意識が変化したと感じます。当社では、導入前に残業の制度が見直され「みなし残業」が撤廃となりました。制度が変わっても残業に対する従業員の意識はすぐには変わらず、以前と同じ感覚で残業申請をしても簡単には承認されなくなりました。そのため、従業員の意識自体を変える必要があったのですが、「ハーモス勤怠 by IEYASU」の導入によって、実際に自分がどれくらい働いているのか、残業しているのかを見られるようになり、効率的に作業して残業を減らすという意識づくりに貢献できているのではないかと思います。

また、残業の規定時間超過数をグラフですぐに確認できるような設定や、規定よりも多くの時間残業してしまった場合にアラートが出るような設定をしています。2024年の時間外労働の上限規制に対応できるように、検知と是正には力を入れています。

勤怠管理をまだ手入力しているなら「ハーモス勤怠 by IEYASU」へ

まだタイムカードからの手入力を頑張っている労務の方には、「ハーモス勤怠 by IEYASU」を強くお薦めします。コストパフォーマンスが高いのに機能がそろっている点が、他の勤怠管理システムより優れていると思います。業務工数の削減だけでなく従業員の意識改善など、組織にとってのメリットもたくさんあります。