株式会社やまやコミュニケーションズ

業界：食品
事業概要：辛子明太子の製造販売・水産物及び一般食品の加工製造販売・外食事業
従業員数： 1,686名（2024年2月末現在）
https://www.yamaya.com/

福岡県篠栗町に本社を構え、現在は辛子明太子の製造販売や、もつ鍋をはじめとした外食事業も展開する株式会社やまやコミュニケーションズ。2024年に50周年を迎える同社では、2020年にリニューアルされた「九州から、やまやスタンダードを。」というビジョンの下、福岡県朝倉市に位置する自社農園にてイチゴ・米・芋といった旬の食材を生産から販売まで行うなど、九州の食文化を日々発信しています。

2023年3月には福岡市の白金にフラッグシップ店となる「やまや総本店」をオープン。同年4月に本社を福岡県篠栗町へ移転し、本社施設内には従業員が利用できるジムや、お客様も利用できるレストランなどを設置。近年は健康経営にも注力し、従業員が健やかに働ける職場づくりの実現に取り組まれています。

また、海外では台湾、韓国、タイに出店を行い、現在は国内外合わせて70店舗にて飲食事業を展開するなど、継続的な事業成長を実現されています。

同社では、これまで本社・工場と外食部門にて異なる勤怠管理方法を取り入れており、情報・管理の集約化に課題をお持ちでした。そこで今回は「ハーモス勤怠」を導入された後の変化や本社・工場、外食店舗それぞれにおけるシステム切り替えの背景を中心に、当時の導入責任者で総務・労務チームマネジャーの松田光浩様、リーダーの山田千砂様、担当者の橋本さくら様の3人にお話を伺いました。

スタンドアローン型・クラウド型の勤怠管理方法を、事業部ごとに併用

当社は、本社・工場ではスタンドアローン型の勤怠管理システムを10年近く利用しており、本社移転に伴いシステムの移管が困難な状態となっていました。今後に向けて管理の効率化を図る意味合いでもクラウド型に切り替えるならこのタイミングなのでは、と思い1年ほど前から勤怠管理システムの検討を始めることとなりました。

当時、外食・物販部門においては既に別のクラウド型システムを利用していたのですが、契約期間が満了に近づいていたことと、本社・工場におけるシステム切り替えに伴い、各事業部の勤怠管理方法も一つにまとめていきたいという流れで、同時期にシステム切り替えの検討を行うこととなりました。

画面の見やすさ・コスト・将来展望を踏まえて「ハーモス勤怠」の導入を決断

勤怠管理システムの切り替えに伴い何社かお話を伺う中で、画面のレイアウトが見やすくスッキリしている点・イニシャルコストを抑えて導入できる点・将来的に機能拡張が期待される点に鑑み、比較的早いタイミングで「ハーモス勤怠」の導入を決断しました。

導入決定当初は本社移転作業で忙しい時期ではあったのですが、システムにおける初期設定および各現場での並行稼働を3カ月ほど実施し、全体稼働を開始する運びとなりました。

システム設定時は複数の勤務区分を作成したり、社員マスタの登録を実施したりと慣れるまで苦労した点はありましたが、サポート担当の方の返信が非常に早く、導入時においては特に助けていただいたと感じております。

2営業日中に返信が来れば良いかなと思っていたところ、質問してから30分後に返信を頂けたり、会議中に質問をして議題を進めていたら「返信が来ました！」と、会議が終わるまでに疑問を解消できたりと、サポート対応の早さには本当に感動を覚えましたね。

「ハーモス勤怠」導入後は、残業時間の可視化・運用コストの削減を実感

従来の管理方法では、システムへのログイン権限を持つ担当者が限られていて、本社・工場における残業時間管理が煩雑化してしまう傾向がありました。当時は、毎月の残業時間を勤怠管理システムから出力し、Excelでデータを加工した上で各工場の担当者に共有していました。データ出力・加工・共有への工数がかかることはもちろん、「集計」というボタンを押さないと最新データが反映されなかったこともあり、リアルタイムですぐに残業時間を把握できない点も非常にネックとなっていました。

「ハーモス勤怠」導入後は、担当者ごとにID/パスワードが割り振られており、いつでもレポート上で勤務実績や残業時間を確認できるので、従来実施していた対応を全てなくすことができています。

外食部門では、以前から勤怠管理だけではなく人件費や受発注の管理もシステム上で実施していましたので、「ハーモス勤怠」は打刻方法として利用し、蓄積した勤怠データはAPIにて別システムと連携する形で活用しています。

以前は静脈認証機器による打刻も実施していましたが、高価かつ故障による買い替えも多く、運用コストも一つの悩みの種でした。現在は「ハーモス勤怠」の共有タブレット打刻を活用し、運用コストを削減すると共に、打刻時に撮影される写真で本人確認を行える点が好評です。

切り替え日を設定した上で、全店舗一斉にテスト・本稼働を開始

「ハーモス勤怠」を導入した際の流れとしては、まずは工場の事務員さんに協力してもらった上で手順書を作成しました。打刻時の操作ごとに1枚ずつ画像を撮影し、丁寧に説明を書いていくことを意識しましたね。その後2～3週間かけながら、店舗ごとにタブレットの設定を行い、手順書と共に郵送しました。

店舗担当者はタブレットを受け取り次第、手順書を基に打刻方法を確認し、各従業員にレクチャーを実施。まずは従来の打刻方法と並行稼働する形で全店舗一斉にテスト利用を開始しました。社内にて利用しているコミュニケーションツールに問い合わせ専用の場所を設けていたので、不明点が生じた際にも過去の履歴を見て疑問を解消してもらえた部分もあったと感じています。

共有タブレット打刻ではアプリ内で利用できる機能が絞られているので、工場・店舗共に簡単な説明のみで運用を開始できたという特徴があります。

テスト利用開始後は、想定していたよりも問い合わせが発生せず少し驚いた記憶がありますが、これまでも打刻システムを利用していたことと、画面がシンプルで操作も簡単だったことが大きかったのではないかと感じています。