離職証明書の作成手続きにおいて、「退職者による確認を受けられず、手続きが滞ってしまう」という困った事態に直面するケースも少なくありません。

会社からの連絡に対し、たとえ退職者から応答がなかったとしても、会社として正しい手続きを取る必要があります。今号では、退職後に音信不通になってしまった退職者に対する、社会保険・雇用保険の資格喪失等手続きの進め方について確認しましょう。

音信不通の退職者に対しても、法定の期限までに社会保険・雇用保険被保険者資格喪失手続きを

退職後に退職者と連絡が取れなくなってしまった場合でも、会社は法定の期限までに健康保険・厚生年金及び雇用保険の被保険者資格喪失手続きを行います。

健康保険・厚生年金は退職の日の翌日から５日以内、雇用保険は退職日の翌々日から10日以内が期限となっています。

資格確認書が発行された場合には、回収不能届の提出を

健康保険の資格取得時に資格確認書の交付を受けた従業員が退職し、音信不通となった場合、資格確認書の返却を受けられないケースがあります。

この場合、資格喪失届と併せて「健康保険 資格確認書回収不能届」を提出するのが原則です。「資格確認書の返却を待って、資格喪失の手続きを」と考えていると、必要な手続きが滞ってしまいますので、期限内での対応を心がけましょう。

参考：日本年金機構「資格確認書の添付を必要とする届書提出時に添付ができないとき」

雇用保険離職証明書に本人署名をもらえなくても、手続きは可能です

雇用保険被保険者資格喪失届は、離職証明書を添えて提出する必要があります。

離職証明書は、退職者本人から「不要」という意思表示があった場合を除き、原則として作成しなければなりません。

「短期間しか勤務していなかったから」等の理由で、会社が勝手に作成不要の判断をすることにないようにしましょう。

ところで、離職証明書には原則として退職者本人の署名が必要です。電子申請の場合にも、「離職証明書の記載内容に関する確認書」の添付が求められます。あらかじめ添付書類省略の承認を受けている事業場においても、確認書を作成・保存しなければなりません。

退職者の音信不通等で退職者本人に内容を確認してもらうことができない場合、所定の「疎明書」を添付することで、会社は離職証明書の提出ができるようになります。その上で、本人署名欄には理由（「本人退職後のため記名なし」等）を記載し、紙媒体での届出の場合には事業主が署名します。

参考：東京労働局「被保険者の確認を得られないやむを得ない理由について（事業主の疎明書）」

参考：厚生労働省「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」

無断欠勤・音信不通のまま退職する従業員には、まず適切な退職（又は解雇）の手続きを

本稿で想定するのは「退職後に音信不通となった場合」の取扱いであるため、退職者と連絡が取れなくなったとしても、その後の手続きは会社主導で行うことができます。

一方で、退職以前から欠勤状態が続き、連絡が取れなくなっていたケースに関しては、まず「退職日の確定」が必要となります。

無断欠勤・音信不通の従業員対応に関しては別記事にて解説の通り、段階を踏んだ手続きを経て、退職（又は解雇）の取扱いが成立します。会社が一方的に退職日を設定し、資格喪失の手続きを進めることのないよう、くれぐれもご注意ください。

従業員の無断欠勤や音信不通に際し、退職手続きを行っていく上では、後々の労使トラブルを生じさせない様、慎重な対応が求められます。

労務管理上の「困った」には、社会保険労務士へのご相談が得策です。各種のお手続には期限が設けられておりますので、なるべくお早目にご連絡ください。