４月も下旬を迎え、目前には大型連休を控えています。

この時期、増えてくるのが「今春に新しく入った従業員の無断欠勤」です。

入社から１ヶ月ほどが経過し、従業員のメンタル不調等が増えてくる頃ですが、「急に出社しなくなってそのまま音信不通に・・・」というケースも少なくありません。

今号では、無断欠勤が続き連絡が取れなくなった従業員に対する会社対応を確認しておきましょう。

従業員の無断欠勤や音信不通、会社はいつまで待つべきか

従業員が出社しなくなり、だいたい一週間ほど経過すると、会社側としてはそろそろ「解雇」の二文字が頭をよぎる頃だと思います。

とはいえ、会社は即座に従業員を辞めさせることができるわけではなく、必要な手続きをとらなければなりません。

①対応方針の確認

まずは、原則的な会社のルールを確認します。

無断欠勤等への対応について、就業規則の規定はどのようになっているでしょうか？

おそらく、退職に関わる規定の中に当然退職や自然退職の項目として「会社に連絡がなく〇日を経過し、会社が当該従業員の家族その他関係者への接触を試みてもなお本人の所在を知らないとき」等の定めをおいている会社が多いと思います。

この場合は、従業員や保証人、緊急連絡先等への連絡を試みつつ規定にある「〇日」を経過した時点で退職扱いとなります。

上記のような規定がなくとも、無断欠勤が懲戒規定に抵触する可能性もあります。

ただし、いきなり懲戒解雇とすることはできません。

まず、１～数日の軽微な無断欠勤に関してはけん責や戒告を行うこととし、それでもなお無断欠勤が長期に渡って初めて懲戒解雇に移行できるようになります。

②従業員への連絡

無断欠勤を続ける従業員に対して、いきなり自然退職や解雇の手続きをとることはできません。

「本人（または保証人や緊急連絡先）に対して出勤を促す連絡をしていること」「欠勤の原因についてハラスメントや長時間労働といった会社の責任がないこと」が前提となります。

よって、会社は本人と可能な限り連絡をとるよう努める必要があります。

連絡手段には様々ありますが、電話やメールの他、文書による通知、自宅訪問等の方法があり、段階に応じて都度適切な方法を検討しましょう。

文書による通知の際には、「無断欠勤の現状（詳細）」「無断欠勤時の社内の取扱い（就業規則等の根拠条文）」を明記し、期限を設けて本人からの連絡を待つ旨、連絡がなかった場合の取扱いを記載します。

また、無断欠勤からすでに２週間が経過している場合、退職届の様式を同封し提出を促すのが良いでしょう。

民法627条1項は「雇用の期間に定めがないときは、解約の申入れから２週間が経過すると雇用契約が終了する」と規定しており、理由もなく２週間も会社に出勤せず働く意思を示さないのは、結果として本人が退職の意思表示をして２週間経過していることと同じであると解釈できることから、会社は従業員の退職意思を尊重する形で届出を促すことが可能と考えられるためです。

ここであえて退職届を提出させるのは、後になって「不当解雇」と主張させないためです。

なお、身元保証人や緊急連絡先に対しても、無断欠勤の状況と会社の方針について情報共有を行い、従業員本人からの連絡を促してもらいましょう。

従業員や身元保証人等への連絡は、記録に残る形で行います。

③退職・解雇処理

本人との連絡を試みてもなお、連絡が取れない場合は、退職または解雇の手続きに進みます。

退職と解雇のどちらの手続きとなるかは、①で確認した就業規則の規定によります。

いずれの手続きにせよ、従業員への書面での通知を行い、確実に通達できるようにします。

会社が通知を行い従業員がこれを受け取ったことを証明できない場合、雇用関係が継続しているものとされることがありますので注意が必要です。

また、解雇する場合には、解雇通知書に記載する「解雇日」の設定について検討しましょう。

「解雇日」の検討は、解雇予告除外認定の手続きを行うかどうかを判断する作業でもあります。

２週間以上の無断欠勤に際しては解雇予告除外認定を受けられる可能性がある一方、会社側には客観的な証拠の提出や手続き等の業務負担が生じることになる点に留意します。

参考：厚生労働省「解雇予告除外認定申請について」

無断欠勤・音信不通の従業員対応は慎重に

今号では、無断欠勤・音信不通の従業員対応について解説しました。

従業員が突然出社しなくなった、連絡がとれなくなった等の際、会社側はすぐに退職(または解雇)の手続きを行ってしまいたいとお考えになるかもしれませんが、必ず社内規程に則した段階を経た対応が必要になります。

また、無断欠勤や音信不通の背景に、ハラスメントや病気等が隠れていることも多々あり、この場合には問題に応じた対応が求められます。

従業員の無断欠勤・音信不通にお困りの際には、社会保険労務士にご相談ください。

就業規則整備から実務対応まで、労務管理の専門家がサポートします。