各従業員の社会保険料は入社時に決定し、その後は原則として年１回、７月の定時決定で見直されます。定時決定により決定した標準報酬月額は、９月分（10月納付分）から翌年８月分（翌年９月納付分）の保険料に適用します。10月度給与から社会保険料を控除する際、定時決定の内容を忘れずに反映できたでしょうか？今号では、社会保険料控除のルールを復習すると共に、万が一、定時決定の反映を忘れてしまった際の対応について解説します。

社会保険定時決定により、毎年「９月分（10月納付分）」から保険料が変わる

社会保険の定時決定とは、すべての被保険者について４月・５月・６月の給与をもとに、社会保険料算定の基礎となる標準報酬月額を見直す作業のことです。毎年７月に、事業所を管轄する年金事務所または健康保険組合宛に届け出を行い、決定された標準報酬月額はその年の９月分（10月納付分）の保険料算定から適用します。

「標準報酬月額決定通知書」の内容を、給与計算に反映できていますか？

７月10日までに社会保険定時決定の届け出を行うと、届け出の内容を元に従業員各人の標準報酬月額が決定され、会社宛に通知されます。この決定通知は、「受け取ってそのまま」ではいけません。

社会保険定時決定に係る実務対応

定時決定の届け出後、以下の実務対応ができているでしょうか？

①　決定通知の内容を、被保険者である従業員にすみやかに通知する

②　標準報酬月額が改定となる従業員については給与計算システム等に反映する

標準報酬月額の決定または改定に係る被保険者への通知義務について、正当な理由なく通知しなかった場合には、６ヶ月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金が科されます。また、改定された標準報酬月額を給与計算システム等に反映しないことで、社会保険料控除額に過不足が生じることになります。

定時決定では、「１等級の改定」あり

ところで、標準報酬月額の等級については、しばしば「２等級以上の差が生じなければ改定はない」と勘違いされがちです。しかしながら、定時決定時の改定では、随時改定（月額変更届）のような「２等級以上の差」という要件はなく、１等級の変動であっても新しい標準報酬月額に基づく社会保険料の変更が生じますので、くれぐれもご注意ください。

なぜ「９月分の保険料」＝「10月納付分」なの？

定時決定により見直された標準報酬月額は、冒頭で触れたとおり、９月分保険料から適用となります。この「９月分保険料」は、原則として10月に支給される給与から控除します。というのも、社会保険料は「月末時点で被保険者の資格があるかどうか」に基づいて月単位で計算され、翌月末日までに事業主が保険者である日本年金機構または各健康保険組合へ納付する仕組みであるためです。９月分の保険料を９月支給の給与から控除するとなると、９月末日時点での被保険者資格の有無が未定の状態で保険料控除を行うことになり、被保険者の退職等に伴い過徴収が発生することになりかねません。よって、給与からの社会保険料控除は、前月分を当月給与から引く「翌月徴収」が原則となっているのです。

社会保険料改定を忘れてしまった！控除額に過不足があった時の対応は？

社会保険定時決定で改定された標準報酬月額の給与計算への反映を忘れてしまった場合、発覚した時点ですみやかに給与システム等への登録を行い、すでに生じた控除額の差額に関しても適切に精算する必要があります。ここでは、社会保険料控除額に誤りがあった場合の実務対応を確認します。

まずは従業員に説明・謝罪し、正しい給与明細の交付を

社会保険料の控除に誤りがあった場合、会社はまず事実を確認の上、正確な社会保険料の再計算と控除額との差額の算出、従業員への説明・謝罪を行います。併せて、控除額に誤りのあった月の給与明細を修正し、従業員に交付します。

原則として、翌月の給与で社会保険料控除の過不足を精算

在職中の従業員に係る精算方法として、最も一般的なのは、該当従業員に同意を得た上での「翌月以降の給与での相殺」です。過徴収があった場合、翌月給与の社会保険料控除額について、徴収しすぎた額を差し引きます。一方、未徴収が生じている場合は、翌月給与の社会保険料控除額に上乗せして控除します。未徴収分の徴収に際し、差額が大きい場合、数ヶ月にわたり分割徴収とすることや現金での徴収等も検討しましょう。

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社会保険料改定時の給与計算への反映をお忘れなく

今号では、社会保険定時決定に係る標準報酬月額改定の反映をテーマに、定時決定の仕組みや反映忘れに伴う社会保険料控除の過不足への対応等を解説しました。ちなみに、社会保険の標準報酬月額の改定は、定時決定（毎年９月適用）のほか、昇給・降給などによる随時改定（月額変更届）の把握も重要です。該当する従業員については、改定が適用される「いつから（適用年月）」と「何等級になるか（標準報酬月額）」を正しく確認しましょう。