毎月の給与計算で、手作業による残業代計算に不安や負担を感じていませんか。法律に則った正確な計算方法が分からず、ミスによる労働トラブルを懸念している方も多いでしょう。
この記事では、残業代計算の基礎的な手順から注意点までを幅広く解説します。

残業とは

残業代の計算を正しく行うためには、そもそも「残業」とは何を指すのかを明確に理解しておかなければなりません。
法律上の枠組みと会社の規定を混同してしまうと、誤った計算や未払い賃金トラブルの原因となるためです。
ここでは、残業の基本的な定義と、計算方法が変わる二つの種類について解説します。
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会社の所定労働時間を超えた労働である

残業とは、従業員が会社の命令に従い、所定労働時間を超えて業務を行った時間を指します。
各従業員の所定労働時間は労働条件通知書や雇用契約書などに記載されており、この時間を超えた労働に対して賃金を支払う義務が生じるからです。
例えば、午前9時から午後6時までで休憩が1時間の場合、所定労働時間は8時間となります。
もしこの従業員が午後8時まで働いた場合は、定時を超えた2時間分が残業として扱われます。
また、休日出勤は原則として休日労働の取扱いとなりますが、法定休日（週に1日の休日）以外の休日（所定休日）については会社の規定に従い、時間外労働または休日労働のいずれかの割増賃金を支払う必要があります。

法定内残業は割増賃金が発生しない

所定労働時間を超えて働いた時間のうち、法定労働時間の枠内に収まる部分を法定内残業と呼び、原則として割増賃金は発生しません。
法律で定められた「1日8時間、1週間40時間」の法定労働時間を超えていなければ、通常の賃金を支払えば違法とはならないからです。
労働基準法第32条では労働時間の上限が定められており、この枠内での労働には同法第37条の割増賃金支払義務が適用されません。

監修者コメント
会社によっては、法定を上回る措置として、所定労働時間を超えた時間から割増賃金を支給するケースもあります。実際の給与計算に際しては、就業規則や給与規程を確認しましょう。

法定外残業は割増賃金の支払いが生じる

一方で、法定労働時間の枠である「1日8時間、1週間40時間」を超えて働いた部分は法定外残業となり、割増賃金の支払いが生じます。
従業員の負担が大きくなる長時間労働に対しては、法律によって25パーセント以上の割増賃金を支払うよう義務付けられているためです。
労働基準法第37条において、法定労働時間を超えて労働時間を延長した場合には、通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を支払うよう規定されています。

残業代計算の手順

三つの要素を理解した後は、実際の計算手順に沿って作業を進めることが大切です。

順序立てて計算を行うことで、複雑な手当の計算漏れや割増率の適用ミスを防ぐことができます。ここでは、月給制の残業代計算実務に則した具体的な四つの手順を解説します。

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手順1: 残業時間を集計する

最初の作業として、従業員一人ひとりの残業時間を正確に集計します。

タイムカードや勤怠管理システムに記録された打刻データをもとに、始業から終業までの時間を確認していきます。

午前9時から午後6時が所定労働時間の会社で午後8時まで勤務した場合、午前9時から午後6時のうち休憩時間を除いた8時間を通常の労働時間、午後6時から午後8時までの2時間を残業時間とします。

手順2 :除外手当を差し引く

次に、月給から残業代の計算基礎に含めない手当を差し引きます。

すべての手当が割増賃金の計算の基礎に含まれるわけではなく、法律で除外が認められている手当が存在するためです。

具体的には、通勤手当として実費支給されている2万円や、扶養家族の人数に応じて支給されている家族手当の1万円などを月給からマイナスします。

手順3 :時給単価を算出する

除外手当を引いた後の金額をもとに、1時間あたりの時給単価を算出します。

月給制の場合は月ごとに勤務日数が変動するため、月平均所定労働時間を用いて計算するのが一般的です。

例えば、除外手当を差し引いた後の月給が30万円で、年間の労働日数・休日数から算出した月平均所定労働時間が150時間だったとします。

この場合、30万円を150時間で割ることで時給単価は2,000円と導き出せる仕組みです。

割増賃金の計算では、年間のカレンダーに基づいた正確な労働時間数を把握しておくことが重要になるということです。

監修者コメント
月平均所定労働時間数は、【（年間日数 － 年間所定休日数）× 1日の所定労働時間 ÷ 12ヶ月】によって算出します。年によって、カレンダーの並び（土日の数や祝日）やうるう年によって年間休日数が変わるため、これに応じて月平均所定労働時間数も毎年変更される点に注意が必要です。月平均所定労働時間数を固定したい場合、いずれの年においても実際の月平均所定労働時間より短くなるように設定した上で、就業規則等に時間数を明記します。

手順4: 割増賃金率を乗じる

最後に、算出した時給単価と残業時間に対して適切な割増賃金率を乗じて金額を確定させます。ここまでの手順で導き出した数字を掛け合わせることで、最終的な支払い金額が算出されるからです。

具体的には、時給単価が2,000円の従業員が時間外労働を10時間行った場合、「2,000円×1.25×10時間」から算出された25,000円が最終的な残業代となります。

状況によって変わる割増賃金率の種類

残業代の金額を大きく左右するのが、法律で定められた割増賃金率の正しい適用です。
労働した時間帯や休日の種類によって適用すべき率が変わるため、状況に応じた使い分けが求められます。ここでは、割増賃金率の種類について解説します。

時間外労働は25％以上である

法定労働時間を超えて働いた時間外労働に対しては、25パーセント以上の割増賃金率を適用します。
労働基準法第37条において労働時間を延長した場合には通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を支払うよう義務付けられているためです。

例えば、基礎賃金が1,500円の従業員が法定外残業をした場合、1,500円に1.25を掛けた1,875円が1時間あたりの残業代になります

参考：労働時間制度の概要

深夜労働は25％以上である

午後10時から翌朝の午前5時までの間に労働させた場合は、深夜労働として25パーセント以上の割増賃金率を適用します。深夜割増には、「労働者の心身への負担への補償」と、企業側に割増賃金を支払わせることで「深夜労働を抑制させる」という2つの目的があります。給与計算上、所定労働時間内であっても午後10時を過ぎて勤務した時間帯には、通常の賃金に25パーセントを加算して支払います。
つまり、時間外労働の枠組みとは別に、時間帯そのものに対する手当として計算する必要があるということです。
参考：よくあるご質問（時間外労働・休日労働・深夜労働）

休日労働は35％以上である

労働基準法上の法定休日に労働させた場合は、35パーセント以上の割増賃金率を適用します。
従業員の貴重な休息日を奪うことになるため、休日労働には、時間外労働よりも高い割増率が設定されています。
例えば、日曜日を法定休日と定めている会社で日曜日に出勤を命じた場合、基礎賃金に1.35を掛けた金額を支払う形になります。
この例からわかる通り、会社の定める所定休日と法律が定める法定休日を区別し、高い率を適用する日を間違えないことが肝心です。

監修者コメント
会社によっては、法定休日と所定休日を区別せず、両者に対して休日労働割増を適用するケースもあります。給与計算に際しては、あらかじめ就業規則や給与規程の定めをご確認ください。/span>
参考：法定割増賃金率の引上げ<

月60時間超は50％以上である

1ヶ月の時間外労働が60時間を超えた場合、その超過した部分の労働に対しては50パーセント以上の割増賃金率を適用します。
過酷な長時間労働を抑制し従業員の健康を守るための措置として、2010年から大企業で、2023年以降は中小企業にもこのルールが適用されています。
具体的には、1ヶ月に65時間の残業をした場合、60時間までは25パーセントの割増で計算し残りの5時間分については50パーセントの割増で計算を行います。
つまり、毎月の累積時間外労働時間を把握し、60時間を超えたタイミングで割増率を切り替える運用が必須になるということです。
参考：月６０時間を超える時間外労働の 割増賃金率が引き上げられます

【労働形態別】残業代の計算方法

従業員に適用される労働時間制によって、残業代の計算式やベースとなる金額の捉え方は大きく変わってきます。
自社が導入する労働時間制に合わせた正しい手順を把握しておかないと、意図せず未払い賃金が発生する恐れがあるでしょう。
ここでは、特殊な労働形態における四つの計算の考え方を解説します。

フレックスタイム制

フレックスタイム制では、日々の労働時間ではなく、清算期間における総労働時間によって残業を判断します。
労働者は、所定の清算期間における総労働時間の範囲であれば各労働日の労働時間を自分で決めることができ、1日8時間を超えても直ちに残業とはなりません。たとえば、1ヶ月の清算期間における法定労働時間の総枠の範囲内であらかじめ設定した総労働時間に対して、実際の労働時間数が上回った場合、その超過分が時間外労働となります。
具体的には、総労働時間160時間に対して170時間働いたケースでは、超過した10時間分を残業代として計算して支払う仕組みです。

裁量労働制

裁量労働制では、実際の労働時間に関わらず、業務遂行上必要な時間数としてあらかじめ定めた時間を働いたものとみなして計算を行います。
業務の進め方や時間配分について、従業員の裁量に大きく委ねる方が適しているとされる特定の業務に対してのみ適用可能な労働時間制です。
例えば、1日のみなし労働時間を9時間と定めた場合、実際の労働が7時間でも11時間でも、一律に9時間働いたものとして扱います。
この場合、1日のみなし労働時間（9時間）が法定労働時間（8時間）よりも1時間多く設定されているので、この1時間分については毎日割増賃金が発生します。
また、裁量労働制であっても午後10時以降の深夜労働や法定休日の労働が発生した場合は別途割増賃金の支払いが必要になるため、出退勤の記録自体は重要になります。

監修者コメント
裁量労働制の適用は、以下の特定の業務に限定されています。
・専門業務型：システムエンジニア、プロデューサー・ディレクター、証券アナリスト、大学教授、士業等の20職種
・企画業務型：事業の運営に関する事項についての企画、立案、調査及び分析の業務

固定残業代制

固定残業代制を導入している場合は、あらかじめ設定した固定時間を超過した分の残業代を別途計算して支払います。
固定額を支給しているからといって無制限に働かせることができるわけではなく、あくまで一定時間分の手当を前払いしているに過ぎないためです。
例えば、毎月30時間分の固定残業代として5万円を支給しているケースで、実際の残業時間が35時間に達したと仮定します。
この場合、設定時間を超えた5時間分の残業代を時給単価から計算し、追加で支給しなければなりません。

管理監督者

労働基準法上の管理監督者に該当する従業員に対しては、時間外や休日の割増賃金は支払う必要がありませんが、深夜割増賃金は計算して支払います。
経営者と一体的な立場として自らの労働時間に対し裁量を有する管理監督者は、時間外労働や休日労働の規制から外れる一方、深夜労働に対する配慮は法律で求められているからです。
具体的には、自らの裁量で休日出勤をした部長職であっても、午後10時以降業務を行った場合は、その深夜時間帯に対する25パーセントの割増賃金を支払うルールになっています。
管理監督者だからといって一切の残業代が不要になるわけではないこと、さらには企業に義務づけられる健康確保措置として、管理監督者を含めて勤怠管理を行う必要があります。

固定残業代制の導入・運用には「適切な勤怠管理」が必須

固定残業代を導入・運用する上では、従業員の労働時間数の適正把握が不可欠です。
というのも、そもそも労働者各人の時間外・休日・深夜労働の実態を把握できていなければ、適切な固定残業の設定が困難です。「とりあえず、社員には一律〇時間の固定残業をつけよう」等と、固定残業を適当に設定するケースも少なくありませんが、これでは別途支払うべき割増賃金は毎月のように生じたり、一方で、残業の少ない社員にも固定的な残業代支払いが生じたりと、固定残業代が実態に則していないということになりかねません。

残業代計算に関する注意点

計算の手順や方法を理解した後は、法令違反を防ぐための重要なルールを確認しておくことが欠かせません。

労働基準法には厳格な規定が設けられており、知らなかったでは済まされない事態に発展するリスクがあるためです。

この章では、給与計算業務に携わる方が必ず押さえておくべき5つの注意点を解説します。

法定外残業をさせる際は36協定の締結が必要

従業員に法定労働時間を超える残業や休日労働を命じるためには、あらかじめ労使間で36協定を締結し労働基準監督署へ届け出る必要があります。

法律上、原則として法定労働時間を超えて働かせることは禁止されており、協定を結ぶことで初めてその免罰効果が得られるからです。

実際に労働基準法第三十六条では「労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合においては、（中略）法定労働時間又は前条の法定休日にかかわらず、その協定で定めるところによつて労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる」と明記されています。

例えば、協定を結ばずに1日1時間でも残業をさせてしまうと、その時点で労働基準法違反となってしまいます。

参考：３６協定で定める時間外労働及び休日労働 について留意すべき事項に関する指針

残業代は1分単位で計算

残業時間を集計する際は、日々の労働時間の端数を切り捨てることなく原則として1分単位で計算を行います。

労働基準法第二十四条において「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められており、働いた分の賃金は1円たりとも支払いを免除されないからです。

具体的には、退勤打刻が午後6時13分だった場合、13分間を切り捨てて午後6時までの勤務として扱うことは違法と判断されます。

例外として、1ヶ月間の合計残業時間に対してのみ30分未満を切り捨てて30分以上を切り上げる端数処理が認められていますが、日々の切り捨ては許されていません。

参考：労働基準法第２４条（賃金の支払）について
【関連記事】1分単位で残業代を正しく支払うための現実的な３つの方法とは？ - 労務ジャーナル

残業時間の上限規制を確認

残業代を正しく支払っていたとしても、法律で定められた残業時間の上限を超えて働かせることはできません。

働き方改革の推進により、長時間労働を防ぐための厳格な規制が設けられているためです。

労働基準法第三十六条第4項では「前項の限度時間は、一箇月について四十五時間及び一年について三百六十時間（中略）とする」と定められており、これが原則的な上限となります

また、臨時的かつ特別な事情があって特別条項付きの協定を結んだ場合でも、年720時間以内や単月100時間未満、複数月平均80時間以内といった越えてはならない壁が存在します。

企業には、給与計算を正しく行うのと同時に、従業員の時間外・休日労働の状況を常に確認することが義務づけられています。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説

残業代は5年間（当面の間は3年間）請求可能

万が一残業代の未払いが発生した場合、従業員は過去5年間（当面の間は3年間）に遡って未払い分を請求する権利を持っています。

2020年の法改正により、労働者の権利をより厚く保護する目的で賃金請求権の消滅時効が延長されたためです。

実際に労働基準法第百十五条には「この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年（当分の間、三年）間（中略）行わない場合においては、時効によつて消滅する」と規定されています。

具体的には、退職した従業員から過去3年分の未払い残業代を一括で請求され、数百万円にのぼる支払いを命じられるケースも珍しくありません。

つまり、毎月の小さな計算ミスの積み重ねが、数年後に企業の経営を揺るがす大きな負債に変わる危険性を秘めているということです。

参考：事業主の皆さま、労働者の皆さま 未払賃金が請求できる期間などが延長されています

残業時間の記録保存は5年が義務

正確な労働時間を証明するための書類は、作成してから長期間にわたって適切に保存しておく義務があります。具体的には、タイムカードの打刻データやパソコンのログイン記録、残業の申請書などがこの重要書類に該当します。

法定の保存期間を遵守することで、労働トラブルが発生した際や労働基準監督署の調査が入った際に、適切な労務管理及び給与計算を行っていたことを客観的に示す証拠を残すことができます。

労働基準法第百九条において「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない」と明確に義務付けられています

参考：改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ

まとめ

• この記事で解説した、残業代を正しく計算するための重要なポイントを振り返ります。
• 割増賃金の有無は「法定内残業」と「法定外残業」のどちらに該当するかで決まる（ただし、会社の定めによっては例外あり）
• 月給制の場合の割増賃の計算は「時間の集計・除外手当の差し引き・時給単価の算出・割増率の適用」の4手順で行う
• 時間外や深夜・休日など、労働の状況に合わせて適切な割増賃金率を適用する
• フレックスタイム制や固定残業代制など、自社の労働時間制に沿った計算方法を把握する
• 36協定の締結や1分単位の計算を徹底し、未払いや上限超過などの法令違反を防ぐ

正確な残業代計算は、従業員との信頼関係を深め、労働トラブルを未然に防ぐ重要な取り組みです。まずは自社の勤怠管理を見直し、労働時間の集計や割増率の適用が適正に行われているか確認してみましょう。本記事で解説した基礎知識や法律のルールを日々の実務に落とし込み、適法かつ正確な給与計算を目指しましょう。