年休5日取得義務への対応に悩んでいる人事労務担当者に向けて、具体的な実務対応を解説します。この記事では、対象者要件から年次有給休暇管理簿の作成手順、罰則までを網羅しています。結論として、有休管理業務では、基準日の正確な把握とシステムの活用が法令遵守の鍵と言えるでしょう。

年休5日取得義務の基礎知識と対象者

年休5日取得義務は、企業にとって必ず対応しなければならない業務の一つです。実務対応では、まずどのような背景で年休5日取得が義務化されたのか、そして誰が対象となるのかを正しく理解することが求められます。年休5日取得義務の原則を把握することで、その後の業務フローが明確になり、従業員への説明もスムーズに行えるようになります。以下の表に、年休5日取得義務の基本的な概要を整理しました。

概要を整理したところで、ここからは義務化の背景と対象者の詳しい要件について深掘りして解説していきます。

年休5日取得義務の法的背景と目的

年休5日取得義務は、2019年4月に施行された働き方改革関連法の一環として労働基準法に定められました。
制定された背景には、日本における年次有給休暇の取得率の低さという深刻な課題が存在しています。
かねてより、諸外国との比較の中で日本の有給休暇取得率は低迷しており、こうした背景には同僚への気兼ねや業務の多忙さから、労働者が自発的に休暇を申請しにくい環境が長く続いていたことが挙げられます。
職場における休みづらい状況の改善、及び労働者の心身のリフレッシュを目的に、企業側から積極的に有給休暇の取得を促進する仕組みが導入され、義務化されたというわけです。
企業には、単に法令を遵守するだけではなく、従業員が健康で意欲的に働ける環境を整備することが求められます。

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取得義務の対象となる従業員の要件

年休5日取得義務の対象となるのは、年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての労働者です。
この要件を満たしていれば、正社員だけでなく、契約社員やパートタイム労働者、アルバイトなどの雇用形態に関わらず対象となります。
年次有給休暇は、雇入れの日から6ヶ月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、原則として10日の有給休暇が付与される仕組みとなっています。
パートタイム労働者等で週所定労働日数が5日に満たない場合、比例付与の対象として週所定労働日数に応じた日数の年休が付与され、付与日数は勤続年数に応じて増えていきます。
この比例付与日数が年10日に達した段階で、パートタイム労働者等も年休5日取得義務の対象となります。そのため、入社直後は対象外であった従業員でも、数年後には対象となるケースがあることに注意しなければなりません。
労務担当者には、従業員の雇用形態にとらわれず、一人ひとりの年付与日数を正確に把握しておくことが求められます。

監修者コメント
パートタイム労働者の年次有給休暇付与は「所定労働日数」が基準となりますが、これが明らかでないケースも多々見受けられます。
このような場合、「年間の勤務実績」に応じて付与日数を検討します。具体的には、年間の勤務日数が「48日以上」であれば比例付与の対象となります。
ただし、入社6ヵ月時点での基準日では、半年間の勤務実績が「24日以上」となることが基準となります。
参考：https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-3.pdf

年休5日取得に向けた具体的な実務手順

対象者要件を理解した後は、実際にどのような業務を行うべきかを確認していきましょう。
年休5日取得義務への実務対応をスムーズに進めるためには、事前準備と計画的な運用が欠かせません。
実務対応を誤ると、意図せず法律違反となってしまう恐れがあるため、一つひとつのプロセスを正確に実行することが大切です。
以下の表で、実務対応の全体的な流れを整理します。

これらの業務手順を確実に遂行することで、計画的な年休管理が可能となります。
続いて、それぞれのステップにおける具体的な作業内容を詳しく見ていきます。

基準日の把握と年次有給休暇管理簿の作成

年休管理の第一歩は、従業員一人ひとりの基準日を正確に把握することから始まります。
基準日とは、労働基準法に基づいて年次有給休暇が付与される日のことです。
原則として入社から半年後が最初の基準日となり、その後は1年ごとに基準日が訪れる仕組みとなっています。労働基準法により、企業は従業員ごとに有給休暇の基準日と付与日数、取得時季・取得日数、残日数を記載した管理簿を作成し、3年間保存することが義務付けられているわけです。
管理簿は紙の書類である必要はなく、エクセルなどの表計算ソフトや勤怠管理システムを用いてデータとして保存することも認められています。
いつでも出力できる状態を保つことが求められるため、情報の更新漏れがないよう日常的に管理しましょう。

監修者コメント
クラウド勤怠管理システムの中には、労働者名簿や出勤簿等同様、年次有給休暇管理簿についても自動で作成してくれるシステムが多くあります。
すでに勤怠管理にクラウドを導入している場合、お使いのシステムで有休管理簿が出力可能かどうかを確認されてみることをお勧めします。

従業員への取得状況の確認と時季指定の実施

年次有給休暇管理簿を整備したうえで、各従業員の有給休暇の取得状況を定期的に確認します。
基準日から一定期間が経過した段階で、本人による自発的な取得日数が5日に満たない従業員を抽出します。
有休取得が進まない従業員に対し、企業側から働きかけて取得時季の希望を聴取しなければなりません。
聴取後は、従業員の希望を可能な限り尊重する形で、企業が有給休暇の取得日を指定することになります。
ただし、すでに労働者自身が自発的に取得した日数や、あらかじめ労使協定で定めた計画年休によって取得した日数がある場合は、その日数を5日から差し引くことが可能です。
本人の意思に反して会社が一方的に取得時季を決めると、労使トラブルの原因になりかねません。
労使間で十分にコミュニケーションを取りながら計画的に休めるよう調整することが、労務担当者の腕の見せ所と言えるでしょう。

【関連記事】有給休暇の時季指定はいつまでに行わなくてはいけない？-労務ジャーナル

企業が注意すべき罰則とリスク管理

年休5日取得義務は法律で義務付けられている以上、対応を怠った企業には罰則が科されます。
法律の解釈を誤ったり、管理を後回しにしたりすることが、重大な経営リスクに発展する可能性も否定できません。
どのような罰則が存在し、どのような場面で失敗が起きやすいのかを事前に把握しておくことが、リスク回避の第一歩となります。
以下の表に、違反内容とそれに対する罰則の概要をまとめました。

このように、複数の違反項目に対して具体的な罰則が規定されている状況です。詳細なリスクと対策について、さらに掘り下げて解説していきます。

義務違反時に科される罰則の内容

厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」に、企業が遵守すべきルールと罰則の内容が明記されていますので、確認しましょう。
年5日の有給休暇を確実に取得させなかった場合、労働基準法違反として30万円以下の罰金の対象となります。
ここで注意しなければならないのは、この罰則が対象となる労働者1人につき1罪として扱われるという点です。
例えば、10人の従業員に対して年5日の取得義務を果たせなかった場合、単純計算で最大300万円の罰金が科される恐れがあります。厚生労働省によると、違反が発覚した場合にいきなり罰則が適用されるわけではなく、まずは労働基準監督署からの是正勧告や指導が行われるのが原則とされています。
ただし、労基署の指導を無視したり、違反を繰り返す等して悪質とみなされたりした場合には書類送検される事例もあります。
また、労働者が請求した時季に有給休暇を与えなかった場合は、6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
年5日の取得義務違反とは罰則の重さが異なる点に注意が必要です。
なお、企業が時季指定を行う場合は、その対象者の範囲や方法について就業規則に記載しておく必要があります。
記載を怠った場合も30万円以下の罰金の対象となるため、規程の整備もあわせて確認しておくとよいでしょう。

監修者コメント
休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項です。
使用者により年次有給休暇の時季指定を実施する場合には、「対象労働者の範囲」「時季指定の方法」等について就業規則に規定する必要があります。
参考：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」

実務におけるよくある失敗と対策

実務の現場では、意図せず法律違反の状態に陥ってしまう失敗がいくつか報告されています。
代表的な例として、休職や退職を予定している従業員への対応漏れがあります。
基準日から1年未満で退職する従業員に対しても在職中に保有する有給休暇を取得させる必要がありますが、このあたりが管理が抜け落ちやすいポイントとなっています。
また、業務が属人化しており、自分が休むと仕事が回らないと遠慮してしまう従業員への配慮不足もよくある失敗の一つです。
このような事態を防ぐためには、属人的な業務を見直してチーム全体でカバーできる体制を構築することが重要と言えます。
さらに、有給休暇の取得期限が近づいている従業員を自動で抽出する仕組みを整え、早い段階から取得を促すことが、着実なリスク管理につながります。

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まとめ

この記事の要点を以下の箇条書きで振り返ります。

• 年10日以上の有給休暇が付与される全労働者が年休5日取得義務の対象となる
• 従業員ごとの年次有給休暇管理簿の作成と3年間保存が必須である
• 取得義務に違反すると対象者1人につき30万円以下の罰金がある
• アラート機能を備えた勤怠管理システムの導入が、有休管理を効率化する

年休管理業務を適切に行い、法令を遵守しながら従業員が安心して働きやすい環境を構築していきましょう。