現場と人事が一体になる採用管理システムの使い方とは

なぜ現場と人事の連携が必要か

中途採用では、書類選考や面接の初期段階から、配属予定部署の管理職が評価に関わるケースが少なくありません。しかし、候補者情報や選考の進捗が人事部門だけで管理されていると、現場への情報共有はメールやチャットでの都度連絡に頼らざるを得ず、確認や調整だけで多くの時間が費やされてしまいます。採用担当者の人数が限られている企業ほど、この負担は顕著になり、採用活動全体のスピードや質にも影響を及ぼしかねません。

特に、書類選考の段階から現場の管理職が判断に関わる企業では、人事と現場のどちらか一方だけがシステムを使いこなしていても、選考のスピードは上がりません。こうした課題を解消するには、選考に関するあらゆる情報を人事と現場が同じ画面で確認できる状態をつくり、「採用は人事の仕事」ではなく「現場と人事が一体となって取り組む仕事」という意識を社内に浸透させることが重要です。採用管理システムを、単なる管理ツールではなく、現場と人事をつなぐハブとして位置づけることが、これからの採用活動には求められていると言えるでしょう。

現場と人事による一体型採用運用の3つのポイント

選考情報を一箇所に集約する

選考の結果や面接の日程調整などが人事と現場の間でメールや口頭でやり取りされていると、情報が分散し、確認のための連絡が何度も発生します。候補者情報から評価履歴までを一つのシステムに集約し、「確認したい情報はシステムを見ればわかる」状態をつくることで、双方の連絡の往復を大幅に減らせます。

進捗や成果を共有し当事者意識を醸成する

選考通過率や採用にかかっている時間などのデータを人事と現場で共有すると、「どこにボトルネックがあるのか」を一緒に議論できるようになります。数値を介したコミュニケーションは、現場に採用活動への当事者意識を持ってもらうきっかけにもなり、人事だけが采配する採用から、現場と人事が共に進める採用への転換を後押しします。

適切な権限で情報を共有する

候補者に関するすべての情報を無制限に現場と共有してしまうと、年収などのセンシティブな個人情報が漏洩するリスクが発生します。閲覧権限を設定できる採用管理システムであれば、現場には選考に必要な情報だけを開示し、個人情報の取り扱いに配慮した運用が可能になります。権限設計を適切に行うことで、情報漏洩のリスクを抑えながら、現場と人事が安心して同じシステム上で連携できる環境を整えられます。

これらのポイントを踏まえると、採用管理システムの活用においては、情報の集約と操作性の確保にとどまらず、権限設計や進捗共有の仕組みまで含めて、現場が主体的に関わりたくなるような環境を設計することが重要です。

連携不足が引き起こす問題

現場と人事の連携が不足したまま採用活動を進めると、候補者への回答が遅れたり、現場が求める人材像と人事が選考した候補者層との間にズレが生じたりすることがあります。また、人事だけで進捗を抱え込んでしまうと、選考のボトルネックが見えにくくなり、改善のための議論も後手に回りがちです。

一体運用を実現した事例｜リコーリース株式会社

ここで、一社の事例を紹介します。

リコーリース株式会社は、リース&ファイナンス事業などを展開しています。

同社では2019年より中途採用を本格化させ、年間約70名の採用を3名の採用担当者で進める体制となりましたが、それまで使用していた採用管理システムが十分に機能しておらず、アナログなオペレーション業務に時間がとられていました。人事戦略部の担当者は、当時の状況について「書類選考段階から現場が判断し、1次面接は主に現場の課長が担当します。以前までは人材紹介会社や媒体経由で届いた書類を、人事を介して、現場にメール添付で確認を依頼。状況確認で再度メールを送り、面接の日程調整をお願いして会議室を取って連絡して…と、情報伝達だけで膨大な時間をとられていました」と振り返っています。

こうした課題を受け、リコーリース株式会社は、採用管理システム導入の検討を開始しました。3社のサービスを比較検討した後、ハーモス採用に決定しました。

現場での面接官も兼ねる採用担当者は、選定の決め手について「人材紹介会社の当社担当の方々から『導入するならハーモス採用にしてください』と言われたのも大きかったですね。検討の際は、どれだけ工数削減ができるか、かかる時間を人件費換算して数値化しました。結果、年間で約1,300時間削減でき、人事担当者1名分の作業工数を削減できることがクリアになったため、社内でも比較的スムーズに決定に至りました」と説明しています。

人事戦略部の担当者は「最終的には操作性の高いUI/UXが決め手となりました。現場に協力をお願いするためには、システムが直感的に使いやすいことが重要だと考えます」と選定理由を説明しています。

この「操作性の高さ」という導入の決め手は、実際に現場を巻き込んだ運用へとつながりました。導入にあたり、同社は「これからはハーモス採用を採用活動のハブにする」というオペレーションに一新し、書類の確認、面接日程の調整、面接官の評価入力など、あらゆる情報をハーモス採用に集約する方針を現場に伝えています。人事戦略部の担当者は「UI/UXのわかりやすさもあって、現場にも問題なく浸透していると思います」と述べており、操作性の高さが現場の協力を引き出す土台になったことがうかがえます。

その結果、選考プロセスの調整業務が減ったことで選考のリードタイムは1週間程度短縮されました。面接官として現場のサポートも行う同担当者は「時間的な余裕があり、人材データベースのサーチやスカウト送信までできるようになりました」と話し、1日約70通のスカウトを送るなど、受け身ではなく積極的な採用活動にも取り組めるようになったといいます。面接評価についても、以前は「文書作成ソフト」に入力してメールで人事に送っていたところ、ハーモス採用への直接入力に切り替わったことで、文書作成の負担も軽減されました。同担当者は、こうした一連の変化を振り返り、「当社は、ハーモス採用導入とともに『人事と現場が主体的に協力し合い、良い人材を採用していきましょう』という文化を醸成できました。その意識変容は、ハーモス採用導入によって得られた価値だと思っています」と述べています。

具体的な運用方法など、より詳しい事例記事はこちら：
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一体運用を実現する導入ステップ

情報の集約先を明確に伝える

リコーリース株式会社が「これからはハーモス採用を採用活動のハブにする」と方針を明確にしたように、選考に関する情報をどこに集約するのかを現場にはっきりと伝えることが第一歩です。窓口が一本化されていないと、結局メールや口頭でのやり取りが残ってしまい、システムの効果が半減してしまいます。

運用ルールを最初に決めておく

評価の入力タイミングや、確認すべき情報の範囲など、現場が迷わず行動できる運用ルールをあらかじめ決めておくことも重要です。ルールが曖昧なまま導入すると、現場ごとに運用のばらつきが生まれ、人事側の管理負担がかえって増えてしまうことがあります。

選考データを定期的に共有する

選考通過率やリードタイムなどのデータを、人事だけで確認して終わらせず、現場とも定期的に共有することが望ましいでしょう。データをもとに「どこに時間がかかっているか」「どの経路からの紹介が成果につながっているか」を一緒に検討する場を持つことで、現場の当事者意識も高まりやすくなります。

まとめ

採用管理システムは、情報を人事だけで抱え込むためのツールではなく、現場と人事が同じ情報を見ながら採用活動を進めるためのハブとして活用することが望ましいでしょう。リコーリース株式会社の事例が示すように、直感的に使える操作性を軸にシステムを選び、選考に関するあらゆる情報を集約する運用に切り替えることで、現場の協力を得やすくなり、選考のスピードや積極的な採用活動にもつながります。同社の採用担当者は「現場と人事が一体型で採用していくうえで、ハブになるシステムは欠かせません。現場のニーズは現場にしかわからないので、人事だけが頑張っても効果的な採用の実現は難しく、疲弊につながっていくかもしれません」と語っています。

限られた人数で採用活動を担う採用担当者にとって、現場の協力は欠かせない存在です。採用管理システムを導入・活用する際は、人事の業務効率化だけを目的とするのではなく、現場と人事が一体となって採用に取り組める仕組みづくりを目指すことが重要です。