なぜ人材紹介会社とのコミュニケーションが重要なのか

人材紹介会社を利用して採用活動を行う企業は数多く存在し、過去3年度間に有料職業紹介事業者を利用して人材を採用した実績のある企業は、半数近くにまで及んでいます（※1）。

しかし、人材紹介会社側も数多くの企業の求人を同時に抱えており、すべての企業に対して均等に人材を紹介することは容易ではありません。人材紹介会社の担当者は、保有している求人の中から、求職者の希望やスキルに最も合致し、かつ内定につながる可能性が高い企業を優先して推薦します。

そのため、企業側がただ求人票を渡して紹介を待っているだけでは、他の求人に埋もれてしまい、結果として紹介が滞ってしまう要因となります。人材紹介会社に「この企業にこそ、自社の候補者を紹介したい」と感じてもらうためには、自社の魅力や採用に対するスタンスを的確に伝え、相互理解を深める努力が不可欠です。

それらのデータを踏まえ、採用担当者は、人材紹介会社を単なる外部の業者としてではなく、採用活動を共に成功へ導く重要なパートナーと位置づけ、積極的かつ継続的なコミュニケーションを構築することが重要です。

人材紹介会社が優先的に紹介したいと考える企業の特徴

どのような企業が人材紹介会社にとって注力したいと思えるかを理解することが、紹介を増やすための第一歩となります。人材紹介会社が優先的に紹介を行いたいと考える企業には、主に以下の3つの特徴があります。

決定が出やすい企業

企業の魅力や求める人物要件、採用基準などの情報が事前に十分に伝わっており、選考後の連絡が円滑な企業は、採用の通過率が良く「決定が出やすい」と判断されます。人材紹介会社は、企業への理解が深まることでミスマッチの少ない候補者を精度高く推薦でき、次回選考の調整や候補者の懸念点への対応もスムーズに進めやすいと考えるためです。

採用手数料が高い企業

採用手数料は「想定年収×料率（30〜35%程度）」で決まることが一般的です。そのため、採用手数料が高く、1名の決定で大きな売上を見込める企業ほど、人材紹介会社内での優先順位が上がりやすい傾向にあります。

採用予定人数が多い企業

複数社で似た求人がある場合、1名の採用に絞っている企業よりも、複数名の採用を予定している企業の方が、紹介した候補者に内定が出やすいと考えられます。そのため、採用予定人数が多い企業は、人材紹介会社から力を入れてもらいやすい状況にあります。

上記のうち、「採用手数料」や「採用予定人数」を採用担当者の工夫だけでコントロールすることは困難です。したがって、採用担当者が最も注力すべきなのは、「決定が出やすい」状況を作り出すための情報開示と、円滑なやり取りを実現することです。人材紹介会社の担当者が候補者を推薦しやすく、かつ選考がスムーズに進む体制を整えることが望ましいでしょう。

自社への紹介が来ない3つの主な理由

「人材紹介会社からの紹介が少ない」と感じる場合、大きく分けて以下の3つの理由が考えられます。自社の状況がどれに当てはまっているかを確認することが大切です。

1. そもそも人材を募集していることが認識されていない

人材紹介会社の担当者とのコミュニケーション間隔が空いてしまうと、自社が現在も積極的に人材を募集していることを認識してもらえなくなります。求人を依頼した時の一回限りの連絡で終わってしまい、その後の定期的な連絡や最新情報の共有ができていない企業は、紹介の優先順位が下がってしまいます。

2. 認識されているが、紹介できる人材がいない

採用要件が高すぎる場合、その条件に完全に一致する候補者が市場に存在せず、結果として紹介は増えません。反対に、要件が曖昧すぎる場合も、人材紹介会社の担当者は「どのような候補者を推薦すればよいか」迷ってしまい、ミスマッチを恐れて紹介を控える要因となります。

3. 紹介はできるが、採用が決まるイメージが湧かない

企業側の都合で面接日程の調整を先延ばしにするなど、候補者目線での採用活動ができていない行動が見られる場合、人材紹介会社は紹介をためらうようになります。また、選考の進捗連絡が遅かったり、事前にすり合わせた要件通りの候補者に対して想定外の不採用が続いたりすると、人材紹介会社は成約につながるイメージが持てず、推薦の足が遠のいてしまいます。

これらの理由から、採用担当者は自社の採用活動におけるボトルネックを客観的に分析し、人材紹介会社に対する情報共有の頻度や内容、選考のスピード感を早急に見直すアクションを起こすことが重要です。

人材紹介会社からの推薦を促すコミュニケーション術の3つのポイント

人材紹介会社の積極的な活動を促し、自社への推薦を増やすためには、以下の3つのポイントを意識したコミュニケーションが効果的です。

Point 1: 自社情報の適切な伝達

人材紹介会社が候補者に求人を紹介しやすくするために、必要な情報を継続的かつ具体的に提供します。

会社や求人の魅力の共有

具体的な業務内容ややりがいといった「仕事内容」、ビジネスモデルや社会における役割といった「事業内容」、働いている従業員や職場の雰囲気といった「環境」、福利厚生やキャリアアップの支援といった「制度」などを伝え、人材紹介会社の自社への理解度を高めます。他社との差別化ポイントが明確になることで、候補者への魅力付けがしやすくなります。

採用における期待値のすり合わせ

採用活動の背景（事業成長を見越した規模拡大など）や、採用期限（〇月までに〇名など）、求めるのは紹介の「量」か「質」かといった期待値を率直に伝えます。これにより、人材紹介会社は企業の目的に沿って効率よく動きやすくなります。

求人に掲載できない内容の補足

要件の優先度や優遇条件など、公開する求人には直接記載しにくい情報も個別に共有します。自社と人材紹介会社との間にある情報の非対称性を小さくすることで、より企業の意図に沿った精度の高い紹介につながります。

面接のポイントの事前連携

面接官の経歴や人柄、面接で重視するポイント、よく聞かれる質問、選考フローや想定スケジュールなどを事前に伝えます。このような連携を行うことで、選考が円滑に進むための適切なアドバイスや事前の準備を、人材紹介会社が候補者に対して行うことができます。

Point 2: 選考の相互フィードバック

選考後には振り返りの機会を設け、選考通過と内定承諾の確度を上げるための認識のすり合わせを行います。

合否理由の明確な伝達（企業から人材紹介会社へ）

ただ採用合否の結果を連絡するだけでなく、合否の理由を明確に伝えましょう。マッチしていなかった点だけでなく、自社の判断軸やマッチしていた点も併せてフィードバックすることで、人材紹介会社側で今後紹介すべき人材の解像度がより深まります。

候補者の意向や志望度合いの確認（人材紹介会社から企業へ）

他社の選考状況や現段階での自社への志望度など、候補者のリアルな意向を人材紹介会社に確認します。候補者自身の転職意向や温度感を事前に把握することで、次回選考のスケジュール調整や面接でのアプローチ方法の計画に役立ちます。

入社のスケジュール・懸念事項のヒアリング（人材紹介会社から企業へ）

人材紹介会社を通して、候補者の入社意向や現職の退職スケジュール、入社に際して抱いている懸念点をヒアリングします。内定後の辞退を防ぐためにも、懸念事項の払拭や入社前の内定者面談を実施するなど、気持ちよく入社してもらえる準備を行うことが求められます。

Point 3: 業者ではなく仲間として関係を築く

人材紹介会社を単なる業者としてではなく、共に採用活動を行うパートナーとして捉え、深い信頼関係を構築します。

企業への共感作りやファン化

自社が実現したい未来や創業者の思い、商品・サービスへのこだわり、採用活動への取り組みの本気度などを丁寧に説明し、担当者に自社のファンになってもらうよう努めます。共感を生み出すことで、「この企業の成長のためにマッチする人材を紹介したい」という意欲が高まります。

採用担当者のスタンスへの好感

適切な情報開示や迅速で丁寧なコミュニケーションを心がけ、採用活動に対して真剣に向き合う姿勢を示すことで、好感を高め、協力してもらいやすい関係を目指します。

改善活動や採用決定への感謝

採用決定時だけでなく、自社の採用活動の改善につながる有益な提案を受けた際は、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。「このポジションを埋めるためのアドバイスのおかげで、選考がスムーズに進みました」など、具体的かつこまめに伝えることで、より強固な協力関係を築くことができます。

これらのコミュニケーション術を踏まえ、採用担当者は人材紹介会社との対話の質を高め、双方が納得のいく採用活動を推進するための関係性構築に継続的に取り組むことが重要です。

密なコミュニケーションを実現する採用管理システムの役割

継続的かつ効果的なコミュニケーションを人材紹介会社と取るためには、採用担当者の業務の最適化が求められます。また、各人材紹介会社の担当エリアや強みのある職種などの特性を理解し、社内で共有しておくことで、新しい求人が出た際にもどこに相談すればよいかが判断しやすくなります。

しかし、複数の人材紹介会社と同時にやり取りを行うと、情報の管理や日々の連絡業務が煩雑になりがちです。メールのやり取りが担当者の個人メールボックスに埋もれてしまったり、表計算ソフトなどでの属人的な管理によって情報の更新が漏れてしまったりするリスクがあります。

そこで、採用管理システムを導入し、採用業務の可視化と効率化を図る企業が増えています。
採用管理システムがあれば、求人の応募受付から採用決定に至るまでのあらゆるプロセスに関わる情報を一元化できます。また、どの人材紹介会社の誰とどのようなやり取りをしているかを、社内の必要な社員と共有できる仕組みを作ることが可能となり、担当者不在の場合でも滞りなく採用活動を進められるようになります。

ハーモス採用で人材紹介会社との連携課題を解決する

株式会社ビズリーチが提供する採用管理システム「ハーモス採用」には、人材紹介会社との連携を強化し、管理業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。

人材紹介会社専用のアカウントを発行し、お互いの労力を最小限に

人材紹介会社に専用のアカウントを発行することで、候補者の推薦や情報のやり取りがシステム上で完結するようになります。多様なツールに情報が分散することを防ぎ、セキュアで迅速な情報共有が実現します。また、各人材紹介会社への紹介依頼状況なども一括して確認できるため、管理業務の負担を大幅に軽減できます。

複数の人材紹介会社とのやり取りを一元化し、「言った・言わない」をなくす

取引がある人材紹介会社に対して、個別のメールソフトを開くことなく、システムの操作画面から直接メールを送信することができます。操作画面から送受信履歴が可視化されるため、「言った・言わない」の伝達トラブルを防ぐことができます。担当者間での状況共有も容易になるため、チーム全体での対応品質が向上します。

「求める人物像の背景」を、人材紹介会社にだけ共有し、マッチング精度を向上

採用要件の詳細などを人材紹介会社だけに共有することができます。これにより、第三者には情報を公開することなく、企業と人材紹介会社間にある情報の非対称性を解消し、自社の意図をより正確に反映した、精度の高い推薦を促すことが可能です。

多数の人材紹介会社の中から、自社の求める要件に強い1社を瞬時に見つけ出す

複数の人材紹介会社と取引がある場合、「エンジニア領域が得意」「紹介手数料〇％」「担当エリア：東京」といった社内管理用のラベルを設定することができます。新しい求人が発生した際に、膨大なリストの中から最適な相談先をすぐに見つけ出すことが可能になります。

人材紹介会社とのコミュニケーション構築を叶えた採用管理システムの導入効果例

実際に採用管理システムを導入することで、人材紹介会社とのコミュニケーションの質が向上し、大きな採用成果につながった企業様の事例をご紹介します。以下の事例では、ハーモス採用を活用して課題を解決したエピソードを抜粋しています。

人材紹介会社からの紹介が2倍に（株式会社マクアケ様）

ハーモス採用導入後、人材紹介会社からの紹介が2倍になりました。ハーモス採用上で作成した求人票を簡単に共有できるので、以前は「この職種は公開しなくてもいいかな」と思っていたものもすべて公開できています。人材紹介会社側も気軽な気持ちで連絡いただけるようになったのように感じています。

具体的な運用方法など、より詳しい事例記事はこちら :

https://hrmos.co/info/customers/makuake/

昨対比200%超えの採用成果を実現 （株式会社ベルテクス・パートナーズ様）

自社の信念に共感する候補者と出会う機会を最大化するため、人材紹介会社とのコミュニケーション改善に取り組んでいました。

その一環として、求人票には記載できない情報を個別に共有し、求める人物要件を手触り感を持ってイメージしてもらえるよう働きかけています。さらに、一括連絡機能を使って、人材紹介会社側が候補者の紹介を躊躇せずにまずは相談できるような関係性の構築を意識しました。こうした丁寧なコミュニケーションを重ねた結果、昨対比での採用決定数は200%増となりました。

具体的な運用方法など、より詳しい事例記事はこちら：

https://hrmos.co/info/customers/vertex-p/

まとめ

採用競争が激化する現代において、人材紹介会社は企業にとって欠かせない採用パートナーです。人材紹介会社からの推薦を安定して獲得するためには、自社の魅力を適切に伝え、選考のフィードバックを詳細に行い、感謝の気持ちを伝えるといった「相互理解に基づくコミュニケーション」が不可欠です。

そして、そのコミュニケーションを円滑かつ効率的に進めるための基盤となるのが、採用管理システムです。株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス採用」などのシステムを導入し、業務の可視化と効率化を図ることで、採用担当者はより付加価値の高い「人対人」の対話や戦略立案に時間を投資できるようになります。

人材紹介会社を単なる業者ではなく共に歩むパートナーとして位置づけ、システムを活用して強固な連携体制を築き、自社の採用成功を実現させるためのアクションを今すぐ開始することが最も重要です。