直接採用が2割から4割に！生産性向上により生まれた時間で採用業務の精度をアップ

アナログな採用管理から解放され、戦略的な採用をする体制に。ダイレクトリクルーティングに注力し、直接採用が2割から4割に向上。

今回は、採用担当者である社長室 藤井直美様にお伺いしました。

ー中途採用の人数や採用経路をお教えください。

私たちは、月間で1～2名（年間20名前後）を採用しています。採用経路としては、6割が人材紹介会社から、残り4割近くがビズリーチなどの媒体やリファラルなどの直接採用です。

ーHRMOS採用の導入前後でどのような変化がありましたか？

HRMOS採用の導入前は、応募者の約8割が人材紹介会社経由の候補者でした。そのため、人材紹介会社とのやり取りに多くの工数を割いていました。例えば、候補者とのやりとりは、メールに添付された職務履歴書をダウンロードし、Excelのシートに情報を入力して管理。さらに、書類選考では、職務履歴書を紙に印刷し、各部門の担当に渡して判断してもらっていました。今思うと、とてもアナログなやり方をしていたと思います。

HRMOS採用を導入してからは、上記のようなオペレーション業務やアナログな作業が一切不要になりました。これまでの選考業務の工数が大幅に削減され、書類選考のスピードが上がりました。紙のオペレーションで行っていた時は、書類選考のフィードバックが翌日になることがほとんどでしたが、導入後は部門とのやり取りから評価までHRMOS採用で完結できるため、当日中に回答がくるようになりました。また、紙で選考を行っていたときと比べて、個人情報保護の観点からも安心して業務を進めることができています。

ーHRMOS採用を利用して、採用業務で新たに取り組んだことはありますか？また、どのような効果が得られていますか？

HRMOS採用の活用を前提とした、業務改善に取り組みました。事務的な作業の分担や業務内容を明確にしたことで生産性が向上し、より戦略的な採用活動に時間を割くようになりました。その一つが、ダイレクト・リクルーティングです。

私たちの事業で求められる、金融の専門性の高い人材は市場に少なく、条件に合う候補者となかなか出会えないという課題がありました。求める人材に出会うためにも、応募や紹介されるのを待つだけでなく、主体的な採用活動であるダイレクト・リクル―ティングに注力したいと考えていました。

採用業務の生産性が向上したことで、本来、私たちが時間をかけて取り組みたいと思っていた、スカウトメールの文面の改善や、母集団形成のための新たな手法に挑戦することができました。その結果、直接採用の割合を2割から4割と向上させることができました。

応募者の状況が一目瞭然、応募者の当社に対する温度感もすぐに分かる

ーお気に入りの機能はありますでしょうか？

「応募者の選考管理画面」「レポート機能」「ビズリーチとの連携機能」は特に気に入っていています。

選考中の応募者の情報や選考状況を確認するのですが、本来であれば、応募者ごとにメールを見返す必要があり、とても面倒な作業になります。しかし、HRMOS採用の「選考管理画面」では、各応募者の応募日と状況が一目瞭然です。選考の進捗を確認する際も、時間がかかっている要因は何かを応募者のメールや面接の履歴を見ることですぐに原因が分かります。候補者の当社に対する温度感や志望度も、日程調整のやりとりから判断する場合もあります。

また、レポート機能で職種別の応募者状況と進捗管理のデータを出し、週次の会議で使用しています。どの職種に応募が集まりにくいか分析したり、職種ごとにファネル分析をしたりする際にも重宝しています。

ビズリーチとの連携機能では、ビズリーチ経由で応募があると、HRMOS採用に自動で情報が反映されるので、都度データを取り込む必要がなく、とても助かっています。

リアルタイムな情報発信で、人材紹介会社を惹きつける

ーHRMOS採用を導入して人材紹介会社とのやり取りに変化はありましたか？

「HRMOS採用の導入により、人材紹介会社への新たな求人情報の連絡や紹介依頼が非常に便利になりました。導入前は、1つの求人に対して、コーポレートサイト掲載用のデザインを重視した求人票と、人材紹介会社に依頼をするため詳細を落とし込んだ求人票との2種類を作成し、数十社の人材紹介会社へメールに添付して送っていました。それが今ではHRMOS採用で求人票を作成すれば、コーポレートサイトへの掲載も人材紹介会社への依頼も同時に行うことができます。HRMOS採用には人材紹介会社向けの管理画面があり、求める人物像などコーポレートサイト上に掲載できない情報は、人材紹介会社だけに情報発信することが出来るからです。

また、求人票の更新が誰でも簡単にでき、内容もすぐに反映されてリアルタイムで情報発信ができることも嬉しいです。さらに、HRMOS採用を導入してからは人材紹介会社がHRMOS採用の管理画面から求人票をよく見てくれるようになり、依頼をしなくても応募者を紹介してもらえるケースが増えました。このように、人材紹介会社を惹きつけておけることも魅力的ですね。各人材紹介会社からの紹介数の傾向も一目瞭然なので、逆に紹介が減ってきている場合はこちらからアプローチしたりもしています。こうすることで、人材紹介会社から定期的な紹介をしてもらうことができています。

充実のサポート体制、改善要望を吸い上げてくれて痒いところにも手が届く

ー運用サポート面、機能改善のスピードについての印象を教えてください。

対応スピードの早さには驚いています！いつも困った時は、担当者に連絡をすれば当日中に解決できています。

機能改善要望を出すことができる点も嬉しいです。現在、人材紹介社宛のメールのCC:に自動的に各人材紹介会社情報に設定したアシスタントの方のメールアドレスが反映されるようになっていますが、この機能は私が要望して機能に追加していただきました。このような小さな箇所でも利用者の言葉を吸い上げて改善をしてくれるので、痒いところにも手が届くシステムだと思っています。今後も必要に応じて要望は出していきたいです。