従業員データに関する問い合わせが急減。評価内容の一元管理化で、数値集計の負担も大きく軽減された

従業員データに関する問い合わせが急減。評価内容の一元管理化で、数値集計の負担も大きく軽減された

課題

  • 組織規模拡大に伴い、Excelでの従業員情報の管理や人事手続き業務が複雑になっていた
  • 閲覧制限をかけた複数のファイル運用では業務に滞りが発生していた

「より良い知識社会の実現に貢献する。」をミッションに、1995年に「日本初のeラーニング専門ソリューションベンダー」として創業。以来、2,000を超える企業・学校・スクールのeラーニングシステムの構築、教材制作、運用までをトータルにサポートしています。
今回は、管理本部の包鶯鶯様、神山明香様にHRMOSタレントマネジメントの活用方法や導入後の効果、今後活用したい機能などについてお話を伺いました。

株式会社デジタル・ナレッジ

組織の拡大に伴い、人事関連の手続き業務や人事データ加工の依頼が増加。Excelでの人事情報管理に限界を感じた

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

神山:
導入は2020年10月です。
導入前は社員80人ほどで、従業員情報はすべてExcelで管理し人事の各担当者が手作業で更新していました。ただ、この3年でメンバーが100人ほど増えたことで、手続きまわりの業務量が増加し煩雑さが増している状況でした。

当時のExcel管理では、目的別に複数のシートを作成して管理していたため業務に応じてデータを作るにはいくつものファイルから情報を集めなくてはいけませんでした。例えば、当社では社労士さんに一部業務を委託しているのですが、作業を依頼するために送るデータを作成するには、「社員の雇用情報」「扶養の変更履歴」「給与関連」といったファイルを複数開き、一つ一つのデータを転記する必要がありました。細かな作業に時間もかかっていましたし、転記ミスも発生している状況でした。また各ファイルの情報更新は各業務担当が行っており、メモ欄に更新履歴を残していたため記載粒度がバラバラで、いざ情報を扱おうとすると「本当にこの情報は最新なの?」と半信半疑の状態。結局他の情報と突き合わせて整合を確認する必要があり、情報を追うのだけでも大変でしたね。

包:
一方で基となるマスターデータにはいろんな情報が入っていましたが、個人情報管理の観点からアクセス権限も限られていました。
急に上司から、「このデータをまとめてほしい」と依頼されることもありますが、自分にアクセス権限のないファイルを開くために、わざわざ他の人に「これを開いて転記してほしい」とお願いすることもありましたね。別の作業の手を止めてもらって対応を依頼するのも、非効率的だなと思っていました。

ーシステム導入に向けて社内の反応はいかがでしたか。

神山:
組織の急拡大で私たち担当者の業務負担が増えているのは目に見えていましたし、上司自身もデータ管理に追われていたので、私たちの大変さを理解してくれていました。「早く会社に掛け合って、システム導入を進められるようにしよう」と動いてくれました。

ー複数ある選択肢のなかから、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは?

神山:
4社ほどが候補に挙がり、担当者にも会って比較検討しました。
HRMOSタレントマネジメントは、自由に作成できる項目が多く、それでいて自社で0から設定が必要な箇所が限られていて、「ちょうど良さ」が魅力でした。
ほかのシステムではカスタマイズが一切できなかったり、できすぎるが故、運用が難しそうだなと思ったりしたんです。シンプルな画面デザインで見やすいのも、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由の一つでした。

また最新の情報だけでなく、更新履歴が残ることもデータ管理において非常に魅力的でしたね。

株式会社デジタル・ナレッジ

社員からの問い合わせ数が激減。情報集約による効率化で業務範囲を広げても対応が可能に。

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することで、どんな業務削減につながっていますか。具体的な成果を教えてください。

包:
細かな権限管理ができたことで、従業員が閲覧したい情報や変更したい情報を自分で確認・更新できるようになりました。
以前は、管理本部に対して、社内からさまざまな問い合わせが寄せられていました。
「私の医療保険番号を教えてほしい」「自分の給与明細を今日すぐに知りたい」などメンバーからの問い合わせもあれば、事業部長から「新しく異動してきたメンバーの等級を確認したい」と聞かれることも…。いつも対応に追われていたのですが、社員自身が情報を閲覧できるようになったことで、そのような問い合わせの数は大幅に減りました。

また、データが見られるようになったことで現場側がデータの活用方法に興味をもち、「こんなデータの組み合わせができるのでは?」と提案してくれることも増えてきており、現場と人事の距離感を縮める変化の一歩目としての効果も感じています。

神山:
当社の目標評価運用では、提出状況を人事で管理しています。私たちは現場から提出された情報をExcelに入れ、どのメンバーが提出済みかを管理していましたが、提出期限が近づくと、部門長から「どのメンバーが未提出か」の確認の問い合わせが多く寄せられていたんです。その対応にもすごく時間を取られていました。
でも、HRMOSタレントマネジメントの「ワークフロー」機能を活用したことで、提出したかどうかをすぐにチェックできるようになり、問い合わせ対応にパワーを割くことがなくなりました。評価点数の合計値や部署ごとの点数を取締役に報告する際も、すぐに集計できるようになりましたね。

合計で年間150時間程度の工数削減につながっており、わたしたちも各種認定取得に向けた取り組みや、内部監査の支援、また取締役会の資料作成といった業務範囲の拡大にも対応できています。

短期間で規模が拡大していて、業務量は年々増えているので以前のままExcel管理をしていたら、間違いなく業務過多になっていたと思っています。

ー活用のなかで、HRMOSタレントマネジメントのサポートで役立った点はありましたか。

包:
サポートの早さと質の高さに驚きました。メールや問い合わせに対してもすぐに返信が来て、必要があればミーティングを設定するなど行動が早いんです。担当者が変更になっても同じ対応品質だったので、安心感があります。

問い合わせの例でいえば、当社では功労賞の発表のため勤続年数管理を行っており、「正社員になって以降の、休職期間を除く年数」を計算する必要があります。それをどう設定すればHRMOSタレントマネジメント上で集計できるようになるのか聞いたところ、とても丁寧に教えていただきました。質問の背景や意図を読み取ったうえで、機能をどう活用できるか、具体的なやり方を教えてもらえるのが心強いです。

株式会社デジタル・ナレッジ

管理が難しくなってきたら、システム導入を検討すべきタイミングでは

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

神山:
私たちのように、「データの転記ミスが増えてきた」「ファイルやシートが多くてあっちこっちを見に行くのが大変」など、管理に難しさを感じてきたら、何らかのシステムを入れるべきタイミングなのだと思います。

HRMOSタレントマネジメントは画面自体も見やすく、サポートも手厚いです。私はもともとシステムにとても疎く、操作につまずきやすいタイプでしたが、手厚いサポートがあったからストレスなく進められているのだと思います。

まとめ

  • 組織規模拡大に伴い、Excelでの従業員情報の管理や人事手続き業務が複雑になっていた
    →シンプルで操作性の高い画面構成で、活用のイメージが湧き、現場や経営からのオーダーにスピーディーに応えられる情報管理体制ができた
  • 閲覧制限をかけた複数のファイル運用では業務に滞りが発生していた
    →自社の人事手続きフローとの相性とカスタマイズ項目のバランスが良く、従業員情報に関する社内の問い合わせ数が減り、年間150時間程度の工数削減

似たような採用課題がある、気になるがシステム導入にハードルを感じている、もっと具体的に聞いてみたい等、お気兼ねなくご相談ください。

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