煩雑な入社者からの情報取得手続き業務を1クリックで実装。従業員の活動履歴を追い、タレントマネジメントの実現へ

入退社手続きのやりとりが煩雑で転記ミスが生じることも。業務改善につながるシステム導入が必須だった

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

児玉：
2021年9月ごろに導入を検討し、複数社のデモ画面を操作するなど検討した結果、2022年1月よりHRMOSタレントマネジメントを本格稼働することになりました。
それまでは、他社の従業員管理システムを5年近く利用していました。ただ、入社・退社手続きのワークフロー機能がなく情報の転記や書類のやりとりに大幅に工数をさかれていたり、設定の自由度が高すぎるが故、情報の取得と蓄積した情報の活用がつながっていなかったりと、当社でしたいことができずにいました。「早く変えよう」と言い続け、21年にようやく重い腰を上げて動き始めました。

森本：
以前のシステムでは、「Excel」で集めた入社者情報を私たちでシステムに入力し直しており、二度手間でした。かつ、どうしても転記ミスや入力漏れがあり、情報精度にも不安がありました。入社した本人が直接システムに入力できるようになればいいのに…とリプレースの検討を開始し、HRMOSタレントマネジメントの導入を決めました。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

森本：
5社ほど検討した結果、「入社・退社手続きの自動化」と「履歴管理」ができる点でHRMOSタレントマネジメントを選定しました。煩雑な入社手続きの効率化ができる点が大きなポイントで、加えて「履歴管理」もできるという機能のバランスの良さが決め手になりました。

「履歴管理」については、以前のシステムは「現時点」のデータしか取れませんでした。リモートワークをしている人から出社しているメンバーまで、社員情報が変わっていくなか、「この人は、今期はA評価だったけれど、以前はどうだったのかな」と過去の情報を抽出するのに時間がかかり非効率だと感じていました。リプレース検討時は評価や職務経歴をきちんと管理し、人事施策や人材配置を考える際の重要な情報にしたいと考えており、履歴管理はまさに求めていた機能でした。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

森本：
5社ほど検討した結果、「入社・退社手続きの自動化」と「履歴管理」ができる点でHRMOSタレントマネジメントを選定しました。煩雑な入社手続きの効率化ができる点が大きなポイントで、加えて「履歴管理」もできるという機能のバランスの良さが決め手になりました。

「履歴管理」については、以前のシステムは「現時点」のデータしか取れませんでした。リモートワークをしている人から出社しているメンバーまで、社員情報が変わっていくなか、「この人は、今期はA評価だったけれど、以前はどうだったのかな」と過去の情報を抽出するのに時間がかかり非効率だと感じていました。リプレース検討時は評価や職務経歴をきちんと管理し、人事施策や人材配置を考える際の重要な情報にしたいと考えており、履歴管理はまさに求めていた機能でした。

月に10人以上の入社手続きもスムーズに。インターンやアルバイトの随時入社も実現

ーHRMOSタレントマネジメントを活用することは、どんな変化につながっていますか。

児玉：
入社手続きの事務作業が大幅に削減され、月に10人以上の入社にも対応できるようになりました。
以前は、月3、4人の入社者の必要情報の回収や差し戻しの対応に2週間ほどかかっており、人事側の手続きが入社受け入れのボトルネックになっていました。

というのも、そもそも入社手続きでは取得項目が膨大にあり、こちらが用意した「Excel」シートを入社予定者にメールし、記入されたものを回収するのにも時間がかかっていました。さらに、システムへ登録するために転記し直したり、社労士さんに展開したりと「Excel」のファイルを複数管理したうえで、リモートワークの方にはパソコンなど備品の郵送手続きを進めてようやく準備が整います。入社手続きの業務量があまりに多く、例えば採用チーム側から「15日入社にしたい」と言われても、「手続きが間に合わないので、入社を待ってもらってください」とお願いするしかありませんでした。

森本：
HRMOSタレントマネジメント導入後は、ワークフロー機能を活用して入社者にフォームへ直接情報を入力してもらい、人事側が承認すれば、入力されたデータをそのまま登録できるようになりました。こちらがやることは、入社予定者のHRMOSタレントマネジメントのアカウントを発行し、入力フォームのURLをシステムから1クリックで送るだけ。進捗はシステム上で状況を確認すればよいので多くの手間から解放されました。

最近はインターンやアルバイトのメンバーも増えており、2022年の上半期で15人を採用しました。採用決定から最短3日で入社できるようになり、対応できたのはHRMOSタレントマネジメントのおかげです。彼らが入社したことで、新規の法人企業獲得数も増えており、事業成長につながっています。
さらに、2022年11月には単月で15人入社と過去最多人数で、かつ入社手続きの専任メンバーが外れて人員も減った状況でしたが、滞りなく対応できました。業務量が増えても人手を減らして対応できていることに大幅な生産性向上の効果を感じています。

ー履歴管理はどのように活用していますか。

児玉：
当社では、3カ月に1回特定のメンバーへの「健康状態アンケート」を行っているのですが、これまでは、アンケートで情報を取得して都度コンディションの悪いメンバーをケアするのみの対応でした。ただ健康状態はその時点のアンケート結果だけでなく、変化の推移を追うことも重要です。今は、推移から健康状態へ不安がある人を確認できるようになり、「従業員の健康管理」を人事側でもフォローできている安心感があります。

森本：
雇用契約書の管理、承認作業もスムーズになりましたよね。
当社はインターンやアルバイトのほか、さまざまな雇用形態があり頻度高く契約を更新しています。以前はPDFの書面を探すのだけで膨大な時間がかかっていましたが、HRMOSタレントマネジメントは検索性が高く、すぐ当該書類を取り出せるので助かっています。

タレントマネジメントと入退社機能、履歴管理機能のバランスの良さが当社のニーズにマッチした

ー今後、活用したい機能はありますか。

森本：
履歴管理機能を、評価分析に有効に活用したいと思っています。
「以前はB評価だったけれど、今期の評価はAになった。何が変化したのか」を見に行ったり、表彰歴から「MVPを獲得したメンバーがその後どう評価・活躍しているのか」の推移を追ったり。履歴管理によって、「人を追う」ことができるようになるので、もっと情報を蓄積させて、データを使った高度な人事管理に活用できるようにしたいです。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

森本：
入社手続きをオンライン化させたいという需要がある企業には、HRMOSタレントマネジメントがぴったり合うのではないかと思っています。
また、従業員300人前後の当社のような規模の組織にとっては、HRMOSタレントマネジメントの機能はバランスがちょうどよかった。タレントマネジメントと入退社機能、評価の履歴管理機能の3つを満遍なく持っていて、コストパフォーマンスが高いな、と感じています。私たちが求めるものとの相性の良さももちろんありますが、UIも分かりやすく、一つのシステムにシンプルに入っているので使いやすいです。あれこれとシステムを入れずに、できれば一つに完結したいというニーズにもマッチしていると思います。