社員数増加に伴い「一元管理」が不可欠に。社内イントラサイトとのAPI連携により、最新の社員情報をすぐに取り出せるようになった

1年で社員数が2倍になり、社員の経歴や評価状況の把握が難しくなった

ーHRMOSタレントマネジメント導入を決めた背景、課題は何でしたか？

2018年の1年間で、社員数が約150人から300人に増え、社員に関するデータの管理が追い付かなくなったためです。社員が100人台だったときは、社員の顔と名前、実績はだいたい経営陣の頭の中に入っており、「Excel」でなんとか管理できている状況でしたが、200～300人になると、一人一人の経歴や社内での実績、異動履歴を把握するのは難しくなります。新規事業立案や組織改編の際、「こんな実績を持つメンバーをアサインしたい」といった人材配置プランを考える必要がありますが、社員の情報が一元管理されていないため、誰をどこに配置すべきか考えるための情報がすぐに把握できませんでした。
事業戦略を考えるうえでも、部署ごとの採用人数や離職率、前職の業界別の人数はリアルタイムで把握しておく必要があります。また、当社の事業においては、部署ごとの宅地建物取引士資格（以下、宅建）保有者数の最新データを常に見られる状態にしておきたかった。HRMOSタレントマネジメント導入前は、正確な情報を把握するために、紙で管理していた履歴書を取り出して探すという非常に非効率な作業が発生していました。
今後、社員数をさらに増やしていくことを考えれば、検索性の高い社員データを一元管理できる人材管理システムが必要だと、2019年4月に導入を決めました。

ー数ある人材管理システムの中でも、HRMOSタレントマネジメントを選んだ理由とは？

操作性とコストパフォーマンスの高さが決め手でした。なかでも、もっとも重視したのはAPI連携です。当社はもともと「Tech Portal（テックポータル）」という社内コミュニケーションツールを活用しており、社員に向けたお知らせなどはそのイントラサイト上で社内に展開されています。Tech Portalや労務管理ツールと連携しやすい点は大きな魅力でした。
ほかにも、「人事にとってどんな機能があると便利か」という人事の視点がよく反映されている点も決め手の一つです。例えば、検索項目を自由にカスタマイズし「宅建資格の保有者数」「そのほかの不動産系の資格保有者数」をすぐに出せます。当社は、資格の種類によって毎月出している「資格手当」の金額が異なります。そうした細かなカスタマイズもできるのはとても助かります。
新卒採用ではとくに、インターンとして一定期間働きたいという内定者が多く、その登録に手間がかからない点もうれしいです。「何月から何月まではアルバイト、それ以降は正社員」のように雇用形態が変わる際も、同じ人材のデータを修正するだけで入社履歴が一覧で見られます。組織変更や人事異動の多いベンチャー企業にはありがたいですね。

複数の部署で発生していた入力作業を一つに集約でき、業務効率が上がった

ー導入によってオペレーション業務の削減にはどのようにつながっていますか？

HRMOSタレントマネジメントが社員データベースのマスター機能を持つようになり、社内に散在していた情報を集約できるようになりました。以前は、人事が必要な情報を「Excel」で管理し、情報システム部もPC番号の管理を「Excel」にまとめ、経理やIRもそれぞれ「Excel」に入力し……と、4～5の部署で同じような作業が発生していました。株主総会に向け最新情報を集約する際には、どの部署の「Excel」の情報が正しいのか、照合するのにも時間がかかっていました。社員に関する情報が一元化されたことで、4～5人分の業務時間の大幅な削減につながり、人的リソースの活用という点でも非常にありがたいです。
HRMOSタレントマネジメントに登録した情報のうち、社内イントラサイトに反映すべき情報も簡単に連携できるため、複数のツールの情報を更新する必要がありません。また、以前は人事異動の際、組織図を手入力していたため漏れが生じることもありました。組織図に名前がないというミスもあったのですが、HRMOSタレントマネジメントは未配属のアラートが出るため、確認作業が非常にクリアになりました。

ーHRMOSタレントマネジメントのどのような点に使いやすさを感じていますか？

操作性が高く、必要な情報をすぐに出せるスピード感がいいですね。宅建資格の保有者リストをはじめ、「保険業界出身でセールス経験がある中途採用者」などの具体的な検索に対しても、該当者がすぐにわかります。「こんな項目で管理したい」と思えばすぐにカスタム項目を設定できるので、使えば使うほど、当社仕様になっていきます。
導入前後のサポート体制も手厚く、チャットツールで質問をすればすぐに返答が来るところにも助かっています。

人材活用戦略や採用の振り返りにも、データを活用していきたい

ー今後、HRMOSタレントマネジメントを活用して取り組みたいことはありますか？

一元管理されたデータを人材活用につなげていく取り組みは、まだまだ始まったばかり。部署ごとの定着率やメンバーの評価などは、データとして蓄積されることで、適正な人材配置を考える素材になります。社員に対する印象や曖昧な評価の記憶で仕事への適性を判断することがなくなるので、パフォーマンス向上が期待できると思っています。
経営陣の「こういう人材はどれくらい在籍しているのか」といった質問にも、HRMOSタレントマネジメントを見れば数字がその場で出せます。「この事業部に宅建資格の保有者が足りないので、〇年後に向けた事業成長を考えれば、他部署からの異動と採用に今取り掛からなくてはいけない」。そのような議論ができるようになれば経営会議の質が変わり、人材戦略立案のスピードも上がるでしょう。
また、半期に一度の評価内容を追うことで、どんな属性の人材が活躍しているのか、採用面接時の評価と入社後のパフォーマンス評価にギャップがないか、などの検証もできるようになります。面接時とのギャップがあるのなら、面接担当者にどんなインプットをすればミスマッチの防止につながるのかなど、採用プロセスを含めた振り返りもできるようにしたいですね。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業、人事・採用担当者におすすめしたいですか？

「Excel」管理が非常に煩雑な状態であれば、活用を検討してみるのがよいと思います。当社のように毎月約10人が入社したり、毎月多数の異動者がいたりと、変化の激しい組織であればなおさらです。
人事業務は属人化しやすく、「担当者がいないと『Excel』のどの項目を見ればいいのかわからない」「ファイルが読み取り専用になっていて使えない」といったシーンが多くあると思います。「複数名で担当しているのにうまく分業化できていない」「最新情報の登録に時間がかかり情報の正確性に問題がある」といった課題を抱えている企業様は、システム導入で業務がとても楽になると思います。