人事情報の一元化から始めるバックオフィス改革。高い生産性を発揮できる体制の構築に向けた取り組み

複数のExcelファイル運用が限界に…。従業員情報の一元管理が必要だった

ーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。

佐藤：
人事情報の一元管理を目的に、2020年に導入しました。
それまでは従業員別でフォルダに情報を格納しており、人事情報も目標管理もExcelファイルで運用していました。入社手続き時には、入社者にファイルを紙で印刷してもらい、手書きで記入してもらったものを人事が手入力するというアナログな運用でした。

久保：
従業員情報は、内容の性質ごとにExcelファイルがあり、情報が散らばっていました。例えば従業員Ａさんの情報を探す際、「基礎情報はこのファイル」「資格情報はこっちのファイル」と複数ファイルを開かなくてはならず、必要な内容にたどり着くまでに時間がかかっていました。
社内からの問い合わせ（例えば住所変更の際はどんな手続きが必要かなど）も多く、回答対応にも手続き対応にも時間をとられていました。入社者の情報は社会保険労務士に連絡するためのフォーマットに入力したものを社会保険労務士事務所にお送りしていたのですが、手入力による転記作業のため業務負荷がかかっていました。

佐藤：
もしその月に中途採用で入社するメンバーがいれば人事は残業して対応する、という運用だったため、生産性の低い状況でしたね。システム化して状況を改善しようと5社ほど比較・検討を始め、HRMOSタレントマネジメントの導入を決めました。

ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは？

佐藤：
HRMOSタレントマネジメントは私たちが求める条件にちょうどマッチしていたんです。
当社では、給与計算をはじめ労務手続きはある程度、社会保険労務士さんにお任せしており、上がってきた内容を確認するフローをとっています。そのため、労務管理システムはそこまで必要ありませんでした。
また、従業員は100％中途採用で、かつ、職種ごとの採用をしているため全員がスペシャリストです。社内異動や職種・配置転換があまり発生しないため、配置を検討するための要素よりも人事情報管理がしっかりできる点で、HRMOSタレントマネジメントが最適だと思いました。

カスタマーサポートも決め手の一つでした。2020年の導入時のHRMOSタレントマネジメントは、まだまだ発展途上のツールだなと思いましたが、「お客様の声を聞きながら開発に取り組んでいく」という姿勢を、CSのこまめな連絡から感じられました。当社も小さな会社でしたし、私たちもHRMOSタレントマネジメントと一緒に成長していこう、と思いましたね。

久保：
履歴管理機能が求めているものに合致していたことも重要でした。
人事部には、社内のいろんな部署から様々な依頼が舞い込んできます。例えば、「ホームページ更新にあたり、〇月〇日時点の従業員数を教えてほしい」「株主総会関係資料を作成するから、〇年度末時点の情報を出してほしい」などです。
HRMOSタレントマネジメントは日付で区切って履歴管理ができるので、すぐに欲しい時点の情報を出すことができとても便利だと感じています。以前は変更が発生する月ごとにExcelのシートを追加していたので、シート別になっている情報をまとめるのに工数がかかっていました。そのストレスがなくなるのはかなりの負担減だと感じましたね。

HRMOSタレントマネジメント上で「従業員紹介ページ」を公開。社内のメンバー理解が深まった

ーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用し、どんな業務効率化や社内の変化につながっていますか。

久保：
入社時の個人情報入力を従業員自身ができるようになったことで、業務負荷の大幅な軽減につながっています。社会保険労務士への連絡用シートの作成も、HRMOSタレントマネジメントからデータをダウンロードすれば必要な情報を連携でき、作成時の煩雑さがなくなりました。
中途入社者は例年数名でしたので入社時手続業務は年に数回程度の発生でしたが、2022年は年間20名程度と一気に会社の規模が拡大し、ほぼ毎月入社時業務を行っていました。もし導入していなかったら、入社前手続きの業務が追いついていなかったのではないかと思っています。

佐藤：
従業員数が増えてきたこともあり、名前と顔が一致しにくくなってきたと感じていました。そこで、社内におけるメンバー同士の理解を深めるために、「従業員紹介ページ」を作成し、HRMOSタレントマネジメント上で公開しています。
広報担当者に編集権限を付与し、各メンバーへのインタビュー、掲載内容のドラフト、HRMOSタレントマネジメント上での公開までの全てのプロセスを広報担当者が一気通貫で対応しています。顔写真や経歴、仕事内容、人生の教訓や趣味などを詳しく掲載しているので、人となりがだいぶ分かるんです。
当社ではシャッフルランチや懇親会を定期的に行っています。シャッフルランチで一緒になる人が初対面でも、HRMOSタレントマネジメントの従業員紹介ページに目を通しておけば安心。「初めて顔を合わせたメンバーでも、話せる内容が増えた」と好評です。

ほかに、個人情報利用の同意や、雇用条件改定時の本人同意などにワークフローを活用しています。「同意する」というボタンをつけ、本人が押したら人事部に自動通知が届くような仕組みです。
以前は、書面を出力して手渡しし、同意の捺印をもらって書面を戻してもらうオペレーションでした。「同意書、出しましたか？」「〇日に出しましたよ」といったやりとりが都度発生していましたが、そうした確認作業やお互いの手間が一切なくなりましたね。

ーHRMOSタレントマネジメントのサポート面で役立ったことはありましたか。

佐藤：
「こういうことがやりたいんです」と相談すると、すぐに教えてくれるのでとても助かっています。
導入後しばらくは、定期ミーティングを行っていました。機能改善の要望をかなりたくさんさせてもらいましたが、反映していただいたものも多く、意見したことに対するフィードバックが明確だったのも安心でした。

急な組織規模拡大でも、HRMOSタレントマネジメントがあるから対応できる

ー今後、活用したい機能はありますか。

佐藤：
人事部は2人の少人数体制なので、できる限り効率化を追求したいですね。例えば、入社者情報の社会保険労務士との連携ですが、CSVファイルに出す手間をかけずに、社会保険労務士用のアカウントを付与してもらうなどができるようになればいいなと思います。勤怠ツール等とのAPI連携等が進む事も期待しています。また、人事としての取組みも増やしたいと思っています。2021年から導入している評価管理機能を使った目標管理や今後使用する個人コンディションサーベイも有効活用し、より良い組織づくりを進めていきたいです。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。

佐藤：
Excelでの情報管理を続けている企業でしたら、日々の業務がかなり楽になり、コスト削減につながると思います。当社のように、年間採用人数が一気に増えるような拡大期の企業では、急な業務負荷が増えることも多いでしょう。HRMOSタレントマネジメントがあれば、人事の人数を増やさなくても業務を回すことができます。自分たちでカスタマイズできる余地が多いので、自社にあった運用を実現したいと考えている担当者にもおすすめしたいです。