人事データの一元管理と、経営へのタイムリーな情報共有を実現

人事データの一元管理に、ちょうどいい機能と価格がシステム選定の決め手

─タレントマネジメントシステムのご検討に至った背景を教えていただけますか？

2019年に中部ガス株式会社とガステックサービス株式会社が合併し会社規模が大きくなり、社員1人ひとりが持つ経験・能力・スキルなどの人事情報を一元管理できるシステムが必要になったことが出発点です。

また、経営戦略や将来を見据えた人材育成に人事データを活用できていなかったため、まずは要員管理をしっかりやるためにもデータ化していきましょうというのが一番大きなところです。

─ 複数の選択肢からHRMOSタレントマネジメントを選んだ決め手は何ですか？

いろいろ比較して、ちょうどいい機能と価格というところで、HRMOSタレントマネジメントに落ち着きました。実は、親会社は別のシステムを使っているのですが、機能が多すぎてこっちではまだ使いきれないだろうなというところがあって。

今までの評価の履歴が散らばっている状態だったので、私たちが使いたい項目を作ってシステムに入れられる柔軟性がいいなと感じました。また、ダッシュボード機能は使いたいと思っていましたが、他のシステムだとパッケージングされている中から選ぶという方式が多い中で、HRMOSタレントマネジメントは自分たちの使いたいものを作っていけるだろうと感じましたね。

既存データの持ち方との相性もあり、システムにデータを取り込みにくい場面もありましたが、しっかり伴走していただきました。元々「サポートします」と言ってくれていたので、そこも導入の決め手の1つだったと思います。

評価運用のシステム化により、2週間分の工数を削減

─HRMOSタレントマネジメント導入前は、どのように評価運用されていましたか？

基本は全部「Excel」です。評価シートも一人一人「Excel」で入力し、評価のデータも毎年「Excel」で作って、年度ごとにバラバラに保管していました。一元管理のためにマクロ機能を利用して、一覧化していました。期中での異動や退職があれば全部修正していましたね。

─導入後は、どのような変化がありましたか？

個別に提出確認をしなくていいのはだいぶ楽ですね。システム上に一覧で「提出済み」や「未提出」といったフラグが立つので、進捗管理が楽になりました。これまでは誰が提出済みで誰が未提出か「Excel」で一人一人確認して丸をつけてチェックしてたんです。累計工数で言えば、2週間分くらい減ったのではと思います。特にピーク時期の管理工数がだいぶ減った感覚です。

また蓄積という観点では、前回の評価シートをどこに保管したかわからなくなってしまうという人もいたのですが、自身のHRMOSタレントマネジメントの「目標管理」を開けば履歴が見られるようになったので、それもよかったなと思います。

ダッシュボードでタイムリーな情報公開が可能に

─人事データの集計・公開について、導入前後でどのような変化がありましたか？

人事部しか見られない情報も多く、社内に向けてのタイムリーな情報公開ができていないという点に課題を感じていました。経営会議などのたびに、別の人事システムや資料からデータを探してきて、「Excel」でまとめていました。そのようなやり方だと一時的な情報提供になってしまうのですが、現在は人員数・人件費・男女比といった基本データも含めたダッシュボードを作っていて、毎月更新しているので、経営会議を待たずとも常に見られるという点が大きな違いですね。

以前から入退社や年齢構成など、基本的な人事情報をよく質問されるのですが、人事担当が都度データを作成し回答していました。それがダッシュボードを見れば最新の数字が出ている状態になりました。

人事異動や経営判断のために、データを蓄積・活用していきたい

─今後、HRMOSタレントマネジメントを活用して、実現したいことはありますか？

データ活用という観点では、先述の経営会議の資料を例にとっても、まだ一部「Excel」で作っていたりするので、ダッシュボードをより充実させていきたいです。蓄積の観点では、従業員の個人ページに取り込みきれていない情報があるため、それらをより充実させていけるような取り組みをしたいと思っています。

また、今後は人事異動の際に組織シミュレーションを活用していきたいと思っています。今回の定期異動ではデータセット機能を活用し、「入社◯年目社員」や「女性社員」などの一覧情報を作成・展開しました。

経営戦略に関わるところでいえば、各部が持っているデータをダッシュボードに載せてリアルタイムに情報を公開することで、より早い経営の意思決定に寄与できればいいなと思っています。