これまでは複数の営業所がおのおのの社員情報を紙で管理。検索が困難だった状態から、人材活用につなげるデータベースの整理を進めた

全国8拠点それぞれで社員情報を紙で管理 社員データを人材配置に活用できていなかった

ーHRMOSタレントマネジメント導入を決めた背景は何でしたか？

社員情報は、全国の8つの営業所でそれぞれ「Excel」や紙で管理しており、社内統一の「データベース」がありませんでした。どのような経歴の社員がどの部署で、どのような業務についているのかが不透明だったので、社内の人材活用も進みませんでした。2018年8月の会社合併を機に、社員データの一元管理を進めようと検討を始め、2019年4月の導入を決めました。

ー従業員データベースがないことで、具体的にどんな課題が生じていたのでしょう？

前職の経験を生かした人材配置を実現したくても、その情報は各営業所の所長しか把握できていませんでした。さらに、職務経歴書は紙で保管されていたため、そこから個人の情報を集めるだけで時間がかかってしまっていました。

例えば、前職で自動車教習所の教官をしていた社員は、指導経験が豊富なのでマネジメントに適している可能性があります。前職が警察官だった社員も一定数おり、道路交通法などの法律に詳しいので、事故対応の際に高い能力を発揮します。

そういったスキルや経験があるのに、各所長が見いださなければ、力を発揮する機会がないままになってしまう。以前から、人材活用は事業成長に欠かせないとずっと考えてきましたが、合併のタイミングで、ようやく人材管理システム導入へと動き出せました。

ー数ある人材管理システムのなかでも、HRMOSタレントマネジメントを選んだ理由は何でしょうか？

一つは機能性です。2018年1月からHRMOS採用を活用しており、デザインが見やすく操作しやすい点はHRMOSタレントマネジメントにも共通していると感じました。必要な項目をカスタマイズしやすいところも、導入の大きな決め手でした。当社はドライバーが所属するという事業特性から、社員の健康管理が重要な経営課題に直結しています。社員の健康状態も一元管理できるようカスタマイズすることで、安心・安全なサービス提供につなげたい。そのために、簡単に新規項目を設定でき、当社に合ったデータベースを構築できるHRMOSタレントマネジメントはとても魅力的でした。

また、今後、人材活用に関するさまざまなシステムの開発を進めていくであろう、株式会社ビズリーチが提供しているサービスだからこそ、その拡張性に期待しています。人材活用をテクノロジーで変えていく、というフィロソフィーに共感していたので、機能面や将来性を総合的に判断し、コストパフォーマンスが最も高いだろうと考えました。

社員の「見える化」がスムーズなコミュニケーションにつながっている

ー導入を進める今、どのような効果を感じていますか？

評価制度や等級制度など、人事制度全体の変更を進めていたので、社員の詳細なデータの充実はそこからでした。ただ、社員からは「登録してある社員の顔写真や基本情報が閲覧可能なので、他拠点の社員に連絡をとる際、相手の顔が分かるようになって話しやすくなった」という声があがっています。相手の基本情報をHRMOSタレントマネジメントですぐに検索できるので、「いつもメールや電話のやりとりをしていたのはこの人だったんだ！」と親近感を持ちやすくなりましたね。

ーHRMOSタレントマネジメントによって、どのように人材活用を進めていきたいですか？

新たなプロジェクトやチーム編成を考える際の「人材発掘」を進めたいですね。従来の紙での管理にはなかった高い検索性を生かして、「こういう経歴の人はいないか」「社内評価を見てみよう」などと、さまざまなパターンで人材を探していきたいです。一人一人が持つ能力を引き出し、適材適所を考えられるようになれば、個人にとっても会社にとってもいいことばかりです。

目標は、「こういう経歴の方は、乗務員として成果を出しやすい」など、前職、経験・スキルとパフォーマンスの高さの間に相関関係を見いだすことです。そこまでデータ分析を進められれば、人材配置はもちろん、採用の段階から当社に適した人材を採用できるでしょう。

また、組織内のポジションをHRMOSタレントマネジメントで可視化させることで、ロールモデルづくり、個人のキャリアプラン形成に役立てたいです。これまでは、所長以下の階層がフラットで、係長、チームリーダーがいるにもかかわらず、それが誰なのか、どんな役割を任されているのかが見えにくい状態が続いていました。

人事制度を整え、まずは所長、係長、チームリーダーなどのポジションをHRMOSタレントマネジメントで明確に見せていきたい。それによって、「自分も来年はチームリーダーになれるように頑張ろう」など、キャリアパスの具体的なイメージを持てるようになると考えています。

事業を支える「社員の健康状態の把握」も、情報の一元管理によって進められる

ー社員の健康状態の把握など、貴社ならではのカスタマイズも進めているとのことですが、今後はどのように活用していきたいですか？

経営陣やマネジメント層が社員の健康状態を常に把握できるようにしておくことは、この事業にとって非常に重要です。

しかしこれまで、健康診断結果などを正確に把握できていたのは、各営業所の保健担当者と所長、そして本社に勤務する保健師だけでした。保健師に問い合わせなければ分からないため、確認の際にタイムロスが生じていましたし、情報の機密性・正確性にも課題がありました。

HRMOSタレントマネジメントを使えば、健康診断結果や服薬の状況などのデータを社員情報に紐づけられ、経営陣・マネジメント層・担当者のみが紐づけた情報を閲覧できるように設定できます。機密性を守りつつ乗務員に少しでも変化を感じたら「体調は大丈夫かな」と確認ができ、事故の予防、安全性の確保につながる。当社にとって大切なデータベースになると思っています。

また、保健師にとっても、作業時間の大幅な削減につながるでしょう。これまで労力がかかっていた、病院によって異なる診断結果フォーマットの整理、社員との面談内容の「Excel」への入力などが、一元管理によって削減されます。社員の健康改善をどう進めるか、考えることに時間を使えるようになるでしょう。

ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業、人事・採用担当者におすすめしたいですか？

当社のように営業拠点が全国に複数あり、情報管理が煩雑になっている企業は、導入する意義があるのではないでしょうか。また、人事異動や事業部間の連携、人材活用が活発な組織にもおすすめだと思います。