現場が迷わず使える仕組みづくりが鍵。拠点全体へのシステム定着を実現できた理由

自由に書けてしまうがゆえの現場と経理の二重ストレス

導入前は、会社で決めたExcelフォーマットを印刷し、紙に押印して運用していました。ただ自由に入力できてしまうため統一感がなく、申請者自身も「どう入力するのが正解か」迷う状態になっていました。そのため各自が「自分の中のルール」で作成・提出してしまうケースが多く見られました。計算式を書き換えたり後から手書きで数字を修正したりすることもあり、そのたびに差し戻しや確認が発生し、現場と経理の双方に大きなストレスがかかっていました。

さらに、物理的な紙のやり取りも大きな負担でした。営業や出張者が多い中で、上長が不在だとハンコをもらえず承認が滞ってしまうこともよくありました。東北や九州などの遠方拠点からは郵送で原本を送ってもらっていましたが、期日までに間に合わない場合はスキャンデータを先にメールで送ってもらい、後から原本と差し替えるという二重の手間が現場で発生していました。また、まとめて申請することが多かったため、領収書の保管中に紛失や破損が起きやすく、現場で再発行の手間が生じることもありました。

経理側も大量の紙を見ながら会計システムへ手入力し、さらに銀行の振込データも1人ずつ手入力して確認・照合を行うため、毎週丸2日ほどかかりきりになっていました

法改正をペーパーレス化の「機会」として捉える

そんな時に、電帳法やインボイス制度の本格施行が目前に迫り、「これを今の紙と手作業の体制のままで対応するのは絶対に無理だ、限界を迎える」と直感したんです。システムを導入せずに要件を満たそうとすれば、ファイル名を手動でリネームして索引（インデックス）を付けるといった現実的ではない作業が発生してしまいます。この法改正はむしろペーパーレス化へ舵を切る絶好の「機会」だと捉え、システム導入を決断しました。

新しいシステム導入への不安に寄り添う

当社は精密機械製造業として、関東の本社に加えて東北や九州など全国に複数の製造・開発拠点を構えています。工場の現場では個人の端末ではなく共用パソコンを中心に運用しているため、スマートフォンの活用など誰もが迷わずスムーズに操作できる仕組みづくりが必要でした。

システム導入の際は、現場に寄り添い、理解を得ながら進められるよう丁寧なアプローチを心がけました。単にマニュアルやメールを流して終わりにするのではなく、法律（電帳法・インボイス）改正の背景やシステム導入による従業員側のメリットを事前にしっかり説明しました。

小さなグループ単位での対面説明の実施

全員を一度に集めて一方的に説明するのではなく、各部署の業務内容や精算スケジュールに合わせてきめ細かくフォローできるよう、部やグループといった小さな組織単位に分けた説明会を行いました。まずは精算頻度が高くシステムをよく使う部署から段階的にスタートしていきました。

東北の拠点で5回、九州の拠点でも1回と、全国の拠点を直接訪問して10回以上の対面説明会を重ねました。Web会議だけでは見落としがちな「現場の空気感や理解度」を確認しながら進め、不安そうにしている従業員にはその場で実際に画面を触ってもらいながら丁寧に伝えたことで、新しいシステムへの不安や戸惑いを解消し、全社へのスムーズな定着を実現できました。

警告アラートと乗換検索機能の活用で、申請不備や手入力の手間を大幅削減

まず現場では、スマホアプリから出張先や移動中でも即座に申請・承認ができるようになり、申請の滞りが劇的に改善しました。高精度なOCR機能は手書きのT番号（適格請求書発行事業者登録番号）まで正確に読み取ってくれるため、現場の入力の手間もかかりません。

また、承認状況がリアルタイムで可視化されるため進捗も把握しやすく、決算期の催促や締め遅れはほぼゼロに近くなりました。二重精算や入力ミスが起きると、システム上で警告アラートが出るため、不備のある申請が経理に届く前に現場側で自動的に抑止されるようになりました。さらに「乗換検索」機能の活用により、正しいルートと運賃がそのまま反映され、金額やルートの手入力間違いが完全になくなりました。

▼ハーモス経費の「二重申請チェックアラート」画面サンプル

伝票コピー機能とデータ連携の活用で、現場・経理双方の作業負担を解消

毎月発生する振込依頼や支払い手続きも、過去の伝票をワンクリックでコピーできる「伝票コピー機能」のおかげで短時間で作成できるようになり、現場の担当者もスムーズに使いこなせるようになっています。

経理側の業務も劇的に変わりました。ハーモス経費から出力したデータを会計システムへインポートするだけで良いため、手作業での伝票入力作業や振込データ作成作業が完全になくなりました。拠点間での領収書原本の郵送コストや、年間段ボール3〜4箱分にのぼっていた紙の保管コストもゼロになり、月次処理期間は実働3日から2日へ大幅に短縮されました。

監査や内部統制のテスト時も、システム上で日付や科目から瞬時に検索・確認できるようになったため、過去のファイルを探し回るような骨の折れる作業は一切なくなりました。

汎用ワークフロー機能の活用

経費精算で効果を実感できたため、現在はハーモス経費の汎用ワークフロー機能を社内の様々な業務へ広げています。特に効果が上がっているのが、健康診断の交通費精算における受診管理です。受診費の精算申請をする際に、「受診結果の書類ファイル」の添付を必須にし、ファイルを添付しないと申請が完了しない仕組みを構築しました。これによって提出漏れがなくなり、管理にかかる手間も大幅に削減されました。

社内ポータル・窓口の一本化へ

他にも、紙の書類に手書きと押印で処理している固定資産の取得届や各種申請、内部統制の承認手続きなども順次ハーモス経費のワークフローへ移行する計画を立て、設定を進めています。ペーパーレス化と同時に、承認履歴が確実にデジタルで残る安心感を得ています。

今後は、バックオフィス関連のあらゆる申請窓口をハーモス経費に一本化し、「ここを見れば社内の必要な申請がすべて完結する」状態に持っていきたいと考えています。業務の属人化を防ぐとともに、デジタル化による効率化とコンプライアンス強化を同時に推進していきます。

経理の実務と現場に寄り添った「使いやすさ」を提案しています

■製造業・建設業担当：椎名 遼太（簿記2級保有）

こちらのお客様は全国に拠点をお持ちで、現場の皆様に無理なくお使いいただくことが最優先事項でした。経理実務の視点と自身の製造業の経験を活かした現場の方目線の運用設計の側面から、迷わず入力できる設定をご提案させていただきました。今後も業務効率化の伴走者としてサポートしてまいります。