1.導入の背景：「代理申請の限界」と「インボイス対応」の壁

従業員数301〜500名規模の企業様（清掃業）では、現場で働く従業員に高齢層が多く、各拠点のエリアマネージャーが紙の領収書を回収し、Excelへ手入力で代理申請を行う運用を続けていました。しかし、大量の領収書の起票や、現場への内容確認に要するマネージャーの負担は限界に達しており、効率化が急務となっていました。

現場の状況から「従業員本人がシステムを直接操作することは難しい」という絶対的な制約があるため、従来の『代理申請』の運用自体は崩さずに、業務だけを効率化できるシステムを模索していました。

また、アルバイト・パート等の従業員数が多いため、ユーザー数に比例して月額コストが跳ね上がる他社システムは導入が難しく、コストパフォーマンス面と、インボイス制度開始による経理の負担増大、手作業による会計ソフト・FB（ファームバンキング）データ作成のタイムロスに悩まされる中、ハーモス経費にご相談をいただきました。

2.「課題」とハーモス経費による「解決策と導入効果」

課題

• 高齢の従業員が多くシステムの直接利用が難しいため、従来の「代理申請」の継続が必須である。
• マネージャーが大量の領収書をExcelへ手入力しており、現場への確認手間を含め業務負荷が高い。
• インボイス制度対応により、適格事業者番号や税区分の確認事項が増え、経理側の負担が激増している。
• Excelへの転記や専用ソフトへの二重入力など、仕訳・振込（FB）データの作成に膨大な時間がかかっている。

解決策

• ハーモス経費上で、従来の業務フローをそのまま再現できる「代理申請機能」を活用。
• 手書き領収書も高精度に識別する「領収書AI-OCR機能」を活用し、明細の読み取りから入力を自動化。
• AI-OCRが読み取ったインボイス登録番号を、国税庁データベースと自動照合し、事業者名を入力。また、混在税率も自動入力。
• 事前設定した仕訳ルールに基づく「自動仕訳機能」と、会計ソフトに合わせたデータおよびFBデータの出力機能を活用。

効果

• 現場の高齢従業員にはこれまで通りの運用（紙での提出）を変えずに、代理申請を行うマネージャーの業務負荷と経理の確認工数を大幅に削減。
• 手書き領収書も正確に読み取るAI-OCRにより、確認・手修正の手間が激減し、精算業務がラクに。
• 面倒な仕訳作業と会計ソフトへの二重入力がまるごとなくなり、転記ミスのリスクと作業時間を大幅カット。
• ボタン一つでFBデータを出力できるようになり、毎月の銀行振込処理のスピードと正確性が向上。

3.システム刷新を決断した決め手

• 「現場にシステム操作を強制しない」という自社の必須要件（代理申請）が、システム上で確実に再現できた点
• 月額29,000円（税別）〜の基本料金内でできることが多く、今後の請求書払い（支払依頼）のシステム化まで追加コストなしでカバーできる高いコストパフォーマンス
• 手書きの領収書まで高精度に読み解くAI-OCR機能により、実務の負荷軽減が確信できた点
• 将来的な「ハーモス勤怠」の導入を見据え、従業員や部門のマスタ連携によって今後のシステムメンテナンス工数を大きく削減できる将来性

4.機能紹介

この機能で解決！

① 現場の運用をそのままシステム化できた「代理申請機能」

ハーモス経費では、従業員ごとに「代理入力権限」を設定することが可能です。この権限を付与されたマネージャーなどの特定のメンバーだけが、本人に代わって経費精算を代理で起票・申請できます。代理申請を行う場合でも、承認ルートは「実際に経費を使った本人（被代理者）」に紐づくルートが自動適用されるため、社内のガバナンスや統制を乱すことなくスムーズな運用が可能です。

②手書きもインボイスも判別する高精度な「領収書AI-OCR」

紙の領収書（スマートフォン撮影・スキャン）や、電子取引のPDFデータをわず
か数秒で正確に読み取ります。清掃現場などで発生しがちな手書きの領収書でも高い精度で発行日・発行元・金額を判別し転記するため、手入力の手間を削減。 さらに、インボイス制度の登録番号を国税庁のデータベースとリアルタイムに自動照合して事業者名を表示するため、経理による「適格チェック」の負担を自動化します。10%と8%の混在税率の自動按分にも対応し、そのまま電子保存（電子帳簿保存法対応）も可能です。

③会計ソフトや銀行振込へスムーズに連動する「自動仕訳・データ連携」

「会議費」と「交際費」の自動判定など、事前に設定した仕訳ルールに沿ってシステムが適切な勘定科目を自動で判別して分類。起票時のヒューマンエラーを防ぎます。 さらに、お使いの会計ソフトのレイアウトに合わせた仕訳データ、および銀行振込用のFBデータを自動作成し、出力・取り込みが可能に。従来の二重入力やExcel転記の手間を大幅に削減します。

ハーモス経費は、充実の標準機能を「基本プラン内」で提供

ハーモス経費は、追加料金によるコスト肥大化の心配がありません。本記事でご紹介した「スムーズな承認画面」や「領収書AI-OCR」「重複申請チェック機能」も、すべて月額29,000円（税別）〜の基本プラン内で追加料金なしでご利用いただけます。

5.【無料ダウンロード】ハーモス経費がわかる！基本の資料3点セット

機能の詳細や、自社の実務に合わせた運用イメージをより深く知りたい推進担当者・経理担当者様のために、基本の資料3点セットを無料でご用意しています。

• サービス概要資料

  ハーモス経費の豊富な機能一覧や、直感的でわかりやすいシステムの外観・操作画面をご確認いただけます。

• 導入事例集（9つの実例）

  課題解決やバックオフィス効率化に成功した、ハーモス経費導入ユーザー様のリアルな9つの実例をご紹介します。

• サービス紹介・デモ動画

  ハーモス経費でできることを動画でわかりやすく解説。実際のデモ画面を見ながら、運用のイメージを掴んでいただけます。