経費精算を効率化するOCR（AI-OCR）とは？仕組み・メリット・選び方を解説

OCR（Optical Character Recognition）の仕組み

OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、紙の書類や画像データに含まれている文字を光学的に読み取り、コンピュータが扱えるテキストデータ（文字データ）へ変換する技術です。

従来の経費精算では、従業員が領収書やレシートを目で確認しながら、日付・金額・発行元などをPCやスマートフォンへ手入力する必要がありました。経費精算システムにOCR機能を搭載することで、領収書画像を撮影・取り込むと、画像内の文字が読み取られ、日付や金額などを申請フォームへ反映できま

経費精算で読み取る主な項目

経費精算に用いられる一般的なOCR機能では、主に以下のような領収書・レシート上の基本情報が読み取り対象となります。

• 取引年月日（日付）
• 取引金額（合計金額）
• 発行元（店舗名・会社名など）
• その他の記載情報

※なお、記載されている消費税額や税率（8％・10％）、適格請求書発行事業者登録番号（T番号）、勘定科目・費目候補の提示などは、全OCR共通の機能ではなく、搭載される経費精算システムやソフトウェア側の機能によって対応範囲が異なります。

従来型OCRの特徴

従来型のOCRは、あらかじめ設定した文字領域やルールに基づく認識を得意としています。活字印刷された書類や、あらかじめ文字の配置が決まっている帳票の指定位置にある文字を読み取る用途で広く利用されてきました。

一方で、店舗や発行元によってレイアウトや記載位置が異なる領収書・レシートの読み取りや、傾き・文字の潰れがある画像、手書きの文字などに対しては、誤読が発生しやすい傾向があります。

AI-OCRの特徴

AI-OCRとは、文字認識技術にAI（人工知能）技術を組み合わせたシステムです。
AI技術を用いて文字やレイアウトの特徴を解析するため、発行元ごとに形式が異なる領収書であっても、日付や金額などの位置を柔軟に認識しやすい特徴があります。

また、多様なレイアウトや手書き文字に対応できる製品もあり、形式がバラバラな領収書・レシートのデータ化を支援します。

【比較表】OCRとAI-OCRの違い

※画像の品質（解像度、傾き、光の反射、文字のサイズやコントラスト）によって読み取り結果は変動するため、導入前に、自社で実際に扱う領収書を使って読み取り結果を検証することをおすすめします。

手入力する項目を減らせる

領収書を見ながら「日付」「金額」「発行元」などをPCやスマホで一文字ずつ打ち込む作業は、従業員にとって負担となります。OCRを活用することで、日付や金額、発行元などを自動反映できるため、申請時に手入力する項目を減らせます。

入力ミスや転記ミスのリスクを軽減できる

手入力による打ち間違いや転記ミスのリスクを軽減できるため、申請者の確認負担や修正の手間を減らしやすくなります。

出先から申請しやすくなり、領収書をため込みにくくなる

スマートフォンで領収書を撮影してその場でデータ化できるため、出張先や移動中などの隙間時間を利用して申請しやすくなります。月末まで領収書をため込む負担を軽減し、申請遅れを防ぎやすくなります

経費精算システムと組み合わせて確認・承認業務も効率化できる

OCR機能を搭載した経費精算システムでは、製品によって次のような後工程も効率化できます。

• 重複申請の可能性の検知
• 社内規程に応じた警告・申請制御
• 設定した承認ルートへの回付
• 会計システム向けデータの出力

単に文字を読み取るだけでなく、システム上でデータが一元管理されることで、確認・承認・集計といった一連の経理業務全体の効率化へとつながっていきます。

電子帳簿保存法：検索情報の登録を効率化

電子帳簿保存法の検索要件へ対応する場合、領収書については、領収年月日・領収金額・取引先名称などを検索情報として登録します。

OCRを活用すれば、領収書画像を取り込むと同時に主要な検索項目がテキストデータ化されるため、手作業で検索用インデックス（検索情報）を入力する手間を軽減できます。

※なお、法令要件を満たすには、OCRによる入力だけでなく、真実性・可視性を確保できる保存機能や適切な社内運用も必要です。

インボイス制度：T番号や税率の確認を支援

インボイス制度（適格請求書等保存方式）の開始に伴い、経理現場では領収書に「適格請求書発行事業者登録番号（T番号）」が記載されているか、適用税率（8％・10％）がどう分かれているかを確認する業務が発生しています。

製品によっては、T番号や適用税率を読み取り、登録状況や税区分の確認・設定を支援する機能があります。

読み取り精度は100％ではない

AI-OCRであっても、読み取り精度を常に100％にすることは困難です。文字のかすれ、水濡れ、独特の手書き文字、特殊なフォント、複雑な背景模様などがある場合、誤認識が発生する可能性があります。

画像の品質によって読み取り結果が変わる

撮影時のピントのずれ（ピンボケ）、光の反射、影の映り込み、傾き、画像の解像度不足などによって、読み取り精度は影響を受けます。従業員に対して正確に撮影するコツを周知することも有効です。

確認・修正工程は必要

読み取り精度が100％ではない以上、自動反映されたデータが正しいかどうかを、申請者または所定の確認担当者が目視で確認し、必要に応じて修正できる運用プロセスを整える必要があります。

OCRだけでは経費精算全体を自動化できない

OCRの役割はあくまでデータ化の入口（入力支援）です。OCRだけでは、申請後の確認・承認・会計処理まで含めた効率化は完結しません。

料金体系や利用上限は製品ごとに異なる

OCR機能の提供形態には、経費精算システムの基本料金に含まれる月額定額制のほか、読み取り枚数に応じて追加費用が発生する従量課金制の製品もあります。自社で処理する月間の領収書・レシート枚数を踏まえ、トータルコストを試算しておくことが大切です。

① 自社で扱う領収書・レシートを読み取れるか

自社で頻繁に利用される領収書、レシート、手書き証憑、PDF形式の領収書など、実際の帳票に対応しているか確認します。トライアルやデモが利用できる場合は、自社のサンプル画像を使ってOCRの読み取り傾向を確認しましょう。

② 読み取り精度と画像の補正機能

傾き補正、歪み補正、明るさ調整など、スマホ撮影時に生じやすい画像の乱れを自動で補正する機能が備わっているかも、実用的な読み取り結果を得る上で確認したい要素です。

③ 読み取り結果を確認・修正しやすいか

原本画像と自動入力されたフォームが同じ画面上に並べて表示されるなど、誤認識があった際にも直感的に確認・修正しやすい画面構成になっているかをチェックします。スマートフォンの画面上でスムーズに修正操作ができるかもポイントです。

④ 社内規程に合わせた入力制御・アラートができるか

システム側で警告を表示したり、条件に応じて申請を制御したりできるか確認します。規程違反や入力漏れを申請段階で検知・確認しやすくするために有効な機能です。

⑤ 法制度対応と会計システム連携

電子帳簿保存法の要件に沿った保存体制が整っているか、インボイス（T番号）の確認支援機能があるかを確認します。また、自社で利用している会計システムへスムーズにデータ出力・連携できるかも確認しましょう。

⑥ 料金体系・読み取り枚数・サポート体制

月額定額制か従量課金制かという料金体系の確認に加え、月間のOCR読み取り上限枚数の有無、導入時のサポートや問い合わせ窓口、サポート内容を確認します。

Q1. OCRとAI-OCRは何が違いますか？

A.従来型OCRは、定型帳票や活字を読み取る用途で利用されてきました。一方、AI-OCRはAI技術を活用し、発行元ごとにレイアウトが異なる領収書・レシートでも、文字やレイアウトの特徴を解析して認識しやすいという違いがあります。

Q2. 手書きの領収書やレシートも読み取れますか？

A.AI-OCR製品の中には、手書き文字の認識に対応しているものもあります。ただし、丁寧な字で書かれているか、かすれや崩れがないかによって結果は変動するため、確認・修正を行う前提で利用することが推奨されます。

Q3. OCRの読み取り精度はどのくらいですか？

A.OCRの読み取り精度に一律の数値はなく、製品、帳票の形式、文字の状態、撮影画像の品質などによって異なります。そのため、導入前に自社でよく扱う領収書を使って確認することが重要です。

Q4. OCRを導入すれば目視確認は不要になりますか？

A.完全に不要にはなりません。誤認識が発生する可能性があるため、申請者による確認・修正や、社内で定めた確認工程は引き続き必要となります。ただし、ゼロから手入力する場合に比べ、入力・確認作業の効率化が期待できます。

Q5. OCRだけの単体ツールと経費精算システムはどちらがよいですか？

A.文字データ化だけが目的なら単体ツールも選択肢です。一方、申請・承認・規程チェック・会計連携まで一連で効率化したい場合は、OCR機能を搭載した経費精算システムが適しています。

Q6. OCRの料金は読み取り枚数で変わりますか？

A.製品によって異なります。経費精算システムの基本月額料金に含まれて定額で使える製品もあれば、月間の読み取り枚数に応じて追加費用が発生する従量課金制の製品もあります。自社の処理枚数を把握した上で比較検討しましょう。

Q7. スマホで撮影した領収書は電子帳簿保存法に対応できますか？

A.スマートフォンで撮影した領収書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすシステム・運用で保存すれば、電子データとして利用できます。ただし、撮影してOCRで文字を読み取るだけでは法令対応は完了しません。入力期限や画像要件、検索機能、データの真実性・可視性を確保する仕組みなど、所定の要件を満たす必要があります。利用システムの対応範囲や自社の運用規程を確認しておきましょう。

ファーストアカウンティング社の技術提供による高度なAI認識

ハーモス経費のAI-OCR機能は、経理・会計分野に特化したAIソリューションを提供するファーストアカウンティング株式会社より技術提供を受けています。経理業務に特化した機械学習モデルにより、認識精度の向上を図るとともに、帳票ごとの事前設定（フォーマット設計）を行わずに必要な項目を抽出することが可能です。

※両社の開発思想や機能の詳細は、ファーストアカウンティング社との特別対談記事もあわせてご覧ください。

多様なフォーマットや手書き領収書にも対応

事前設定をすることなく、さまざまなフォーマットの領収書や請求書を速やかに読み取ります。店舗ごとにレイアウトが異なるレシートはもちろん、縦に長い領収書や手書きの領収書など、多様な証憑のデータ化をサポートします。

複数税率の混在やT番号など必要な項目を抽出

領収書や請求書から「日付」「金額」「発行元」といった基本情報に加え、8％・10％などの複数税率が混在している場合でも税率ごとに読み取ることができます。また、インボイス制度に必要な「適格請求書発行事業者登録番号（T番号）」の抽出にも対応しており、入力作業の負担軽減に貢献します。

AI-OCRで領収書の入力項目を削減

領収書情報をAI-OCRが読み取り、日付・金額・消費税額・発行元・T番号などをデータ化します。さらに、スマートフォンアプリを活用すれば、確認・修正を行ってそのまま申請できるため、出先から申請しやすくなり、領収書を月末までため込む負担の軽減にもつながります。なお、領収書AI-OCRは基本料金内で利用でき、読み取り枚数に応じた追加料金を気にせず活用できます。

T番号の読み取りと国税庁データベース照合

領収書画像からAI-OCRで読み取ったT番号（適格請求書発行事業者登録番号）をもとに、国税庁のデータベースと自動で照合を行います。手作業で検索・確認する負担の軽減につながります。

電子帳簿保存法へも自動で対応

領収書をAI-OCRで読み取り、ハーモス経費上に自動保存するタイミングで、タイムスタンプ付与し電子証憑として利用可能に。経費精算フローの中で、自動的に電子帳簿保存法の対応が完了します。

重複申請・証票のチェック

過去の申請データと照合し、同一の領収書や、日付・金額が重複する申請の可能性をシステムが検知してアラートを表示します。二重申請や証票の使い回しの可能性を早期に発見し、確認漏れを防ぐ運用を支援します。

社内規程・承認フローの設定

社内規程に応じた入力項目や、金額制限・事前申請に関するチェックをシステム上で設定できます。設定した条件に応じて警告や申請制御を行うことで、入力不備や規程違反による差し戻しの削減につなげます。また、あらかじめ設定した承認ルートに沿って回付できるため、申請内容に応じた承認フローを運用できます。

100種類以上の会計システムと連携

ハーモス経費は、勘定奉行、弥生会計、freee、マネーフォワード、SAPをはじめ、100種類以上の会計システムとの連携実績があります。主要な会計システム向けの標準テンプレートに加え、企業独自のフォーマットにも柔軟に対応できる汎用レイアウト機能を搭載。現在お使いの会計システムを活かしながら導入でき、手入力による転記や取込作業の効率化を実現します。

安心して運用できる基盤

ハーモス経費は、2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり多様な業種の経費精算を支えてきました。利用継続率は99.8％（2025年3月時点）を誇ります。また、Microsoft Azureを採用したセキュリティ基盤に加え、SAML認証（SSO）やIPアドレス制限にも対応し、大企業やグループ企業で求められるセキュリティ・アクセス管理にも対応しやすい環境を整えています。

ハーモス経費は、高精度なAI-OCRによる領収書の読み取りから、T番号の照合、重複申請のチェック、電子帳簿保存法に対応した証憑管理、社内規程に応じた申請・承認、100種類以上の会計システムとの連携まで、経費精算の一連の業務を支援するクラウド型経費精算システムです。
OCRで文字をデータ化するだけでなく、読み取り後の確認・申請・承認・経理確認・会計処理までを一つの流れとしてつなげることで、申請者の入力負担の軽減と、経理担当者の確認・処理業務の効率化を支援します。

ハーモス経費の導入事例

実際にハーモス経費を導入し、ペーパーレス化や経費精算業務の効率化を実現した企業様の事例をご紹介します。機能の活用方法や導入後の効果など、自社の検討にぜひお役立てください。

株式会社阪急トラベルサポート様の導入事例