立替経費精算とは？申請の流れ・仕訳・注意点と効率化の方法を解説

立替経費精算とは

立替経費精算とは、業務上で必要となった費用（交通費や備品代など）を従業員が一時的に自己資金で立て替えて支払い、後から会社に対して領収書等を提出して実費の精算・返金を受ける仕組みです。

会社にとっては「事業に必要な費用を適正に計上して支払う手続き」であり、従業員にとっては「立て替えたお金の返還を受ける手続き」となります。

立替経費が発生しやすい具体例

日常の業務において、立替経費は以下のようなさまざまなシーンで発生します。

• 交通費：営業活動や顧客訪問で利用した電車・バス・タクシー代など
• 出張費：遠方への出張に伴う新幹線代・航空券代・宿泊費など
• 接待交際費：取引先との打ち合わせや会食にかかった飲食店代など
• 消耗品費・備品費：緊急で購入した文房具・事務用品・PC周辺機器など
• 雑費：有料駐車場の利用料、資料の印刷代など

立替経費精算の全体フロー

立替経費精算は、以下のように「経費の発生」から「証憑の保管」まで、複数のステップと関係者を経て完結します。

このように、立替精算は単なる「返金作業」ではなく、申請者・承認者・経理担当者にまたがる「一連の業務プロセス」であることを理解することが大切です。

「立替経費」と勘定科目の「立替金」は同じではない

混同されやすいですが、「立替経費」と会計上の勘定科目である「立替金」は意味が異なります。

• 立替経費：従業員が「会社の費用」を一時的に立て替えて支払うこと（取引の性質）。会計処理では「旅費交通費」や「消耗品費」などの費用科目で計上します。
• 立替金（勘定科目）：会社が「従業員や取引先、役員などが本来負担すべきお金」を一時的に立て替えて支払った際に用いる資産科目です（例：従業員の私的な費用を会社が一時立替した場合など）。

立替経費と仮払の違い

支払いのタイミングによって「立替経費」と「仮払（仮払金）」に分かれます。

• 立替経費：従業員が「後から」精算する（支出後に申請）
• 仮払：会社が概算額を「事前に」支給する（支出前に申請）

支出額があらかじめ高額になると予測できる場合は、従業員の金銭的負担を避けるために仮払制度を利用するケースがあります。

立替・仮払・法人カードはどう使い分ける？

企業の決済運用には、立替・仮払のほかに「法人カード（コーポレートカード）」を活用する方法もあります。立替・仮払・法人カードそれぞれの利用場面やメリットをまとめました。

いずれかの方法が絶対的に正しいわけではありません。「高額なら必ず仮払にする」「すべて法人カードにする」と限定するのではなく、自社の支出内容・発生頻度・社内規程に応じて最適な決済・精算方法を組み合わせることが重要です。

立替経費精算の基本フロー（7ステップ）

① 従業員が費用を立て替え、領収書等を受け取る
業務上の支払いを個人資金で行い、支払いの証拠となる領収書やレシート（証憑）を受領します。

② 従業員が経費精算を申請する
社内の申請フォームや経費精算システムへ、利用日・金額・支払先・業務上の目的などを入力し、領収書を添えて申請します。

③ 上長・承認者が内容を確認する
申請された内容が業務上必要なものか、社内規程に違反していないかを確認し、承認します。

④ 経理担当者が証憑・申請内容を確認する
領収書の原本や画像データと申請内容を照合し、記載漏れや金額の不一致、適格請求書（インボイス）の要件を満たしているか等をチェックします。

⑤ 仕訳データを作成・確定する
適切な勘定科目や税区分を選択し、会計ソフトへ連携するための仕訳を作成します。

⑥ 従業員へ精算金を返金する
給与振込と同日の振込や、指定の精算日に口座振込等を行って従業員へ立て替え分を返金します。

⑦ 証憑・申請データを保存する
法令で定められた保存期間に従い、領収書や申請データを適切に保管します。

立替経費精算の主な仕訳例

従業員が会社の消耗品（3,000円）を個人名義で立て替えて購入し、後日口座振込で精算した場合の一般的な仕訳例です。

領収書・レシートなどで支出内容を確認する

立替経費の申請時には、支払日・支払金額・発行元（支払先）・取引内容が明記された証憑を確認します。手書きの領収書だけでなく、レシートであってもこれらの必要項目が印字されていれば証憑として認められます。社内規程や取引の性質に沿って適切に提出を求めましょう。

インボイス制度で確認したい事項

原則として、消費税の仕入税額控除を受けるためには、一定の事項を記載した帳簿と適格請求書（インボイス）等の保存が必要です。なお、一定の取引については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合もあります。国税庁も、仕入税額控除の要件となる請求書等として、適格請求書や適格簡易請求書などを示しています。

そのため立替経費精算でも、受領した領収書等が適格請求書または適格簡易請求書に該当する場合は、登録番号（T番号）や適用税率、消費税額等の必要事項を確認する業務が発生します。なお、適格請求書と適格簡易請求書では必要な記載事項が一部異なります。

参考：国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」

電子帳簿保存法に沿って保存する

受領した領収書の保存方法は、紙で受け取ったか、電子データ（PDFやWEB発行の明細など）で受け取ったかによって異なります。

• 紙で受領した場合：紙のまま保存するほか、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすことで、画像データとして保存することもできます。
• 電子データで受領した場合：メールで受け取ったPDFやWebサイトからダウンロードした領収書等は「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法で定められた要件に従って電子データのまま保存する必要があります。

電子帳簿保存法では、紙で受領した書類を電子化する「スキャナ保存」と、電子的に授受した取引情報を保存する「電子取引」は異なる制度として定められています。

参考：国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」

社内ルールと法令の双方が関係するため、適切な保存体制を整えることが重要です。

関連記事：経費精算システムで領収書管理はどう変わる？申請・保存・会計処理まで解説

少額立替と高額立替で異なる課題と対策

このように、「少額立替」では手間の煩わしさが問題となり、「高額立替」では個人の資金負担が問題となります。一律の対策ではなく、金額帯や性質に合わせた見直しが必要です。

申請者・承認者・経理担当者それぞれに負担が発生する

また、立替精算は社内のさまざまな人に負担を発生させます。

• 申請者（従業員）：領収書の保管・入力作業・手間の多さ・返金までのタイムラグや資金負担
• 承認者（上長）：業務上の必要性の確認・社内規程との照合・証憑との突合確認
• 経理担当者：証憑の目視確認・インボイス（T番号）対応・仕訳入力・振込手配・重複申請のチェック

返金までのタイムラグが社員と経理の双方を悩ませる

立替精算においてよく起こるのが、「返金スピード」に関する社内摩擦です。

• 申請者：「自腹で立て替えているのだから、少しでも早く返金してほしい」
• 経理担当者：「申請のたびに都度振込をしていては、振込手数料も処理工数も膨らんでしまうため、月1回などの振込日にまとめたい」

これはどちらかが悪いわけではなく、「立替精算」という仕組みそのものが生む構造的なジレンマです。そのため、返金を無理に速くする工夫だけでなく「そもそも個人立替を発生させない仕組み」を検討することが根本的な解決につながります。

小口現金による都度精算

社内に現金を準備しておき、領収書と引き換えにその場で手渡し返金する方法です。

従業員にとっては即時返金されるメリットがある一方、経理側にとっては「現金の引き出し・管理」「金庫の残高確認」「手渡しの手間の多さ」「手元現金の不一致リスク」など、立替精算とは別の管理業務が肥大化しやすいデメリットがあります。小口現金の利用頻度が多い場合は、運用見直しの対象となりやすいポイントです。

銀行振込等による定期精算

給与振込と同日、または「毎月〇日・〇日」といった定期振込日に集約して口座振込で返金する方法です。現金の直接管理が不要となり、振込データ（FBデータ）の活用によって、複数の精算をまとめて処理しやすくなります。

法人カード等で返金自体を減らす

法人カード等を導入し、会社口座から直接引き落とされる決済へ切り替える方法です。そもそも従業員が個人資金で支払う場面がなくなるため、会社から従業員への「返金処理」そのものを減らすことができます。

「小口現金（手渡し）」 → 「定期振込」 → 「会社決済による個人立替の削減」というように、自社の状況に合わせて段階的に精算・決済フローを見直していくことが推奨されます。

ステップ1：発生した立替経費の精算をラクにする

発生してしまった立替経費の精算については、システム等の機能を活用して申請・承認・確認の負担を徹底的に軽減すると良いでしょう。例えば、経費精算システムを導入すれば、以下の様な機能を活用し、負担を軽減することが出来ます。

• スマートフォン申請・AI-OCR：外出先やスキマ時間で領収書を撮影し、日付・金額・発行元を自動データ化して「手入力」を減らします。
• 交通系ICカード・カード明細連携：乗降履歴や利用明細をダイレクトに取り込み、調べたり転記したりする手間を省きます。
• 必須項目・社内規程チェック：上限金額オーバーや入力漏れ、重複申請の疑いを申請段階で自動警告し、「差し戻しや確認作業」を減らします。
• 自動仕訳・会計連携：申請データから仕訳を自動作成し、会計ソフトへスムーズに連携して「経理の転記」を減らします。

「入力を減らす」「確認を減らす」「判断・迷いを減らす」というアプローチで、精算作業のハードルを下げます。

ステップ2：そもそも個人立替を発生させにくくする

どれほど精算手続を効率化しても、従業員が個人のお金で会社の費用を支払う構造そのものが残っていれば、立替に伴う不満や返金作業はゼロにはなりません。

そこで有効なのが、法人カード等を導入した「そもそも従業員の立て替えを減らす」運用への移行です。出張費や継続的なWebサービス利用料、高額な備品購入などを会社決済に切り替えることで、精算業務を根本から減らすことができます。

スマホとAI-OCRで領収書入力を効率化

高精度なAI-OCR機能を搭載しており、スマートフォンアプリから領収書を撮影すると、日付・金額・消費税額（8%・10%）・発行元・適格請求書発行事業者登録番号（T番号）を自動で読み取り、データ化します。手入力の負担を大幅に削減し、出先やスキマ時間でのスピーディーな申請を後押しします。
なおハーモス経費の領収書AI-OCRは標準搭載されており、基本料金内で利用できます。

法人カード・交通系ICカード連携

法人カードや全国の交通系ICカード（Suica・PASMO等）の利用データと連携可能。利用明細を申請データとして活用できるため、交通費の経路検索や金額の打ち込みの手間を省けます。法人カード明細を活用することで、個人立替を減らす運用づくりにも貢献します。

T番号照合・重複チェックで確認を支援

領収書から読み取ったT番号を国税庁のデータベースと照合し、インボイス制度に関する確認作業を支援します。

また、ハーモス経費には、申請データの重複を確認する「重複申請チェック」と、AI-OCRで読み取った証憑情報を利用して類似・同一領収書の可能性を確認する「証票重複チェック」があります。
重複の可能性がある場合にアラートを表示することで、確認すべき申請を把握しやすくします。

社内規程に応じたチェック・承認ルート設定

事前申請との紐付け、金額上限のチェック、部門や金額に応じた承認ルートの自動回付などを柔軟に設定可能。申請者の「迷い」や「入力ミス」を未然に防ぎます。

電子帳簿保存法に対応した電子保存・証憑管理

ハーモス経費は、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引の両方に対応しており、領収書や請求書などの証憑を法令の要件に沿ってシステム上で保存できます。また、スキャナ保存ソフト法的要件認証および電子取引ソフト法的要件認証の双方でJIIMA認証を取得しています。

仕訳データ作成・100種類以上の会計システム連携

ハーモス経費は、申請・承認されたデータをもとに仕訳データを作成し、会計システムへ連携できます。
勘定奉行、弥生会計、freee、マネーフォワード、SAPなどを含む100種類以上の会計システムとの連携実績があり、主要製品向けの標準テンプレートに加え、汎用レイアウト機能を使って企業独自の出力形式にも対応できます。

25年以上の実績と利用継続率99.8％の運用基盤

ハーモス経費は、2000年に「eKeihi」としてサービスを開始して以来、25年以上にわたり経費精算業務を支援してきました。利用継続率は99.8％（2025年3月時点）です。

Microsoft Azureを採用した基盤に加え、SAML認証（SSO）やIPアドレス制限にも対応しています。

Q1. 立替経費精算と仮払はどう使い分けますか？

A.突発的で比較的少額な支出には「立替精算」、事前に金額がある程度予測でき高額になる出張等には「仮払（または法人カード）」を活用するのが一般的です。従業員の金銭負担や事前・事後の申請工数を考慮し、社内規程に沿って使い分けるのが実務的です。

Q2. 立替経費の仕訳には何の勘定科目を使いますか？

A.支出の内容に応じて「旅費交通費」「消耗品費」「接待交際費」などの費用科目を借方に計上します。精算完了までの貸方科目には「未払金」や「未払費用」などを使用するのが一般的ですが、企業の会計方針によって異なる場合もあります。

Q3. 立替経費の精算期限を過ぎたら会社は支払いを拒否できますか？

A.社内申請期限を過ぎたからといって、直ちに民法上の立替金返還請求権（消滅時効は原則5年）が消滅するわけではありません。社内規程に沿った遅延理由の確認や例外承認フローを経て適切に対応することが推奨されます。
参考：e-Gov法令検索「民法第166条（債権等の消滅時効）」

Q4. 領収書を紛失した場合でも立替経費を精算できますか？

A.原則として発行元への再発行依頼を検討します。再発行が難しい場合は、支払先の証明書類やクレジットカードの利用明細、社内の「支払証明書（理由書）」等の代替書類を添付し、上長や経理の例外承認を得て精算する運用が一般的です。

Q5. 高額な費用を従業員に立て替えてもらってもよいですか？

A.高額な立替は、従業員の個人の資金繰りやクレジットカードの利用枠を圧迫する要因となります。そのため、高額になることがあらかじめ分かっている支出については、法人カードの貸与や仮払制度などを活用し、従業員の立替負担を抑える運用を検討するとよいでしょう。

Q6. 小口現金をやめて振込精算へ移行できますか？

A.可能です。小口現金を廃止し口座振込へ集約することで、現金の不一致リスクや手渡しの管理工数を大幅に削減できます。移行にあたっては、定期振込日（月1〜2回等）を定めて社内へ周知するとともに、スマホ申請等で速やかに承認・処理できる環境を整えることがスムーズな運用のコツです。

Q7. 従業員の立替経費を減らすにはどうすればよいですか？

A.定期的なWebサービス利用料、出張時の航空券・新幹線代・ホテル代、消耗品購入などに「法人カード」や「法人向け購買サービス」を導入し、会社直接決済へ切り替えることが最も効果的です。