海外出張の経費精算｜為替レート・領収書・消費税の扱いと仕訳例を解説

航空券・宿泊費・現地交通費・通信費

航空券や宿泊費、現地交通費、通信費は、海外出張に必要な支出であれば原則として経費精算の対象です。

たとえば、以下のような費用が挙げられます。

• 出張先までの航空券
• 出張期間中のホテル代
• 現地の鉄道・バス・タクシー代
• 業務上必要なレンタカー代
• 海外用Wi-Fiや通信サービスの利用料

ただし、同じ交通費や宿泊費でも、私用で延泊したホテル代や観光のために利用した交通費などは対象になりません。

経理担当者は、領収書や予約明細、利用明細などを確認し、申請された費用が出張期間や業務目的と対応しているかを確認しましょう。必要な証憑については、出張前に従業員へ周知しておくと申請時の不足を防ぎやすくなります。

ビザ取得費・海外旅行保険料などの渡航準備費

海外出張に必要なビザの取得費用や海外旅行保険料なども、会社が必要と認めた範囲で経費精算の対象となります。

たとえば、以下のような費用です。

• ビザ・査証の申請料
• ビザ取得に必要な手数料
• 会社の指示で加入する海外旅行保険料

一方、会社指定の海外旅行保険に加えて、従業員の希望で補償内容を追加した場合、その追加分は経費精算の対象外となることがあります。実際の取り扱いは、自社の旅費規程や経費精算規程の確認が欠かせません。

経理担当者は、ビザ取得費や保険料のうち会社が負担する範囲を規程で明確にし、申請内容と照合して処理しましょう。

食事代・接待費・チップ・カード手数料

食事代や接待費、チップ、カード手数料は、一律に経費精算できるわけではなく、支出の目的や自社の規程に応じて判断します。

たとえば、取引先との会食は業務上必要であれば経費として処理できる場合がありますが、出張者本人の通常の食事代は、本人負担とする企業や日当に含める企業もあります。

チップなど領収書が発行されない支出については、支払日・金額・通貨・用途などが記録されているか確認します。カード利用明細など支払いを確認できる資料がある場合は、申請内容とあわせて確認しましょう。必要な記録項目をあらかじめ出張者へ周知しておくことも重要です。

海外出張の日当

海外出張の日当は、自社の旅費規程で定められた支給条件を満たす場合に支給されます。

日当は、出張に伴う細かな費用などを補うため、実費ではなく一定額を支給する仕組みです。そのため、交通費や宿泊費などを領収書に基づいて精算する方法とは異なります。

企業によっては、以下のような条件によって支給額を定めています。

• 出張日数
• 出張先の国・地域
• 役職
• 宿泊の有無

日当の支給条件や金額に一律の基準があるわけではありません。経理担当者は、自社の旅費規程で対象となる日数や支給額を確認し、申請された出張期間や条件と照合して処理しましょう。

観光や買い物など私用にかかる費用

観光や個人的な買い物など、業務と関係のない支出は経費精算できません。

たとえば、以下のような費用は原則として本人負担です。

• 私用による観光施設の入場料
• 観光や個人的な外出にかかった交通費
• 個人的な買い物や土産代
• 私用のために延泊した分の宿泊費

海外出張に休暇を組み合わせる場合は、業務上の支出と私用の支出を分けて管理する必要があります。出張終了後に2日間滞在して観光した場合、出張業務に必要な費用と、観光のために追加で発生した宿泊費や交通費を区分します。

経理担当者は領収書や利用明細、出張日程などを確認し、業務分と私用分が適切に区分されているかを確認しましょう。休暇を組み合わせる出張については、会社負担となる範囲をあらかじめ社内規程で定めておくと判断しやすくなります。

1. 適用する為替レートは社内規程で統一する

海外出張の経費精算では、どの為替レートを使用するかだけでなく、どの日付を基準にするかも社内規程で定めておきましょう。

たとえば、100米ドルの経費を円換算する場合、1米ドル＝145円なら14,500円、150円なら15,000円です。適用するレートによって500円の差が生じます。

現金払いでは実際に両替した際のレート、カード払いではカード会社が確定した日本円の請求額を使用するなど、支払方法によって換算方法を分けることもあります。

「どのレートを使うか」「いつのレートを使うか」をあらかじめ決め、申請者と経理担当者が同じ基準で処理できるようにしておきましょう。

2. TTM・TTS・TTBの違い

外貨建取引の円換算では、税務上、原則として取引日のTTMを用いる考え方があります。一方、従業員への経費精算では、実際の両替レートやカード会社の円換算額を用いるなど、企業ごとに運用ルールを定める場合があります。

たとえば、ある日の為替レートが以下の場合、同じ100米ドルでも、それぞれ日本円に換算した際の金額が異なります。

このように、使用するレートによって精算額が変わります。経理担当者は、申請者ごとに異なるレートが使用されないよう、適用する為替レートや基準日を社内規程で定め、統一した基準で処理しましょう。

3. 現金払いを日本円へ換算する方法

海外で現金払いした経費は、実際に外貨へ両替した際のレートや、自社規程で定めた為替レートを使って日本円へ換算します。

仮に、1米ドル＝150円で両替した現金から、現地のタクシー代として50米ドルを支払ったケースでは、以下のとおりです。

50米ドル×150円＝7,500円

この場合、タクシー代の円換算額は7,500円です。

実際の両替レートを使用する場合は、適用されたレートを確認できる資料を保存しておきましょう。

なお、両替計算書がない場合や複数回に分けて両替した場合の換算方法は、企業によって異なるため、自社規程で定めた方法に沿って処理しましょう。

4. カード払いを日本円へ換算する方法

海外でクレジットカードを利用した場合は、カード会社の利用明細に記載された日本円の請求額を確認して精算する方法があります。

たとえば、現地のホテルで200米ドルをカード払いし、カード会社の利用明細に31,000円と記載されていた場合は、31,000円を精算額として使用します。

カード会社による円換算では、所定の換算レートや海外利用に伴う手数料などが反映されます。そのため、支払日のTTMなどで計算した金額とは一致しない場合があります。

そのため、現地で受け取った領収書だけでなく、カード利用明細も保存しておきましょう。実際に使用する円換算額や海外利用手数料の処理は、自社の経費精算規程に沿って確認することが大切です。

1. 外国語の領収書には支払目的や内容を記録する

外国語の領収書では支出内容を判断しにくい場合があるため、経理担当者は用途や参加者など、精算に必要な情報が申請時に補足されているか確認しましょう。

たとえば、現地のレストランで取引先と会食した場合は、領収書とあわせて以下の情報を確認してください。

必要な記録項目は自社の経費精算規程によって異なります。外国語の領収書については、用途などを利用時に記録することや、必要に応じて撮影しておくことを出張者へ周知しておくことで、帰国後の確認や申請がスムーズになります。

2. 外貨両替の計算書・ATM利用明細を保存する

現金を外貨へ両替した場合は両替計算書、海外ATMから現地通貨を引き出した場合はATM利用明細などを確認します。

これらの書類から、主に以下の情報を確認できます。

• 両替・引き出しをした日
• 外貨の金額
• 支払った日本円
• 適用された為替レート
• 手数料

実際の両替レートを使って円換算する場合は、適用されたレートを確認するための資料になります。

紙の計算書や利用明細は紛失する可能性があるため、受け取った時点で撮影しておくよう、出張者に伝えておきましょう。

3. 領収書がない場合や紛失した場合は支払記録を残す

領収書が発行されない場合や紛失した場合は、支払日・金額・通貨・支払先・用途などをチェックし、支払いの内容を確認できるようにしておきましょう。

たとえば、米国出張中にホテルのポーターへ現金で10米ドルのチップを支払い、領収書が発行されなかった場合は、以下のような情報が必要です。

また、ホテル代や交通費などの領収書を紛失した場合は、カード利用明細や予約履歴など、支払いを確認できる資料が残っていないか確認します。領収書がない場合の精算方法や必要な書類は企業によって異なります。

経理担当者は、自社の経費精算規程に基づき、領収書がない場合に認める代替証憑や申請方法を確認して処理しましょう。あわせて、必要な記録項目を出張者へ周知しておくことも欠かせません。

4. カード払いでは領収書と利用明細を照合する

海外でカード払いをした場合は、現地で受け取った領収書とカード会社の利用明細を照合します。それぞれ確認できる情報が異なるためです。

たとえば、領収書に「100米ドル」、カード利用明細に「15,000円」と記載されている場合は、両者が同じ支払いであることを確認しましょう。

領収書とカード利用明細を照合することで、金額の入力ミスや同じ経費の二重申請を防ぎやすくなります。利用日や店舗名の表記が異なる場合もあるため、現地で用途を記録しておくよう、出張者への周知も欠かせません。

5. 電子で受領した領収書は電子データで保存する

メールやWebサイトなどを通じて電子データで受領した領収書は、電子帳簿保存法に定められた要件に従い、電子データのまま保存する必要があります。

たとえば、以下のような証憑が該当します。

• Webサイトからダウンロードした航空券の領収書
• ホテルの予約サイトから取得した電子領収書
• メールに添付されたPDF形式の領収書

電子取引に該当する領収書は、紙に印刷して保存するだけではなく、受領した電子データを適切に保存しましょう。

海外出張では、紙の領収書と電子領収書が混在することもあります。どの証憑がどの経費申請に対応しているのか確認できるよう、自社で定めたルールに沿って管理することが大切です。

現地の宿泊費・交通費・飲食代の消費税区分

海外のホテル代や現地交通費、現地での飲食代は、原則として日本の消費税がかかる国内取引には該当しません。

たとえば、海外出張で現地のホテルに30,000円、タクシーに5,000円、飲食店に4,000円を支払った場合は、以下のように取り扱います。

現地で税金が加算されていても、日本の消費税ではありません。会計システムへ登録する際は、日本円への換算と消費税区分をそれぞれ確認し、自社で設定した国外取引の区分を使用しましょう。

国際線航空券・国内移動費の消費税区分

国際線航空券と国内移動費は、同じ海外出張で発生した費用でも消費税の取り扱いが異なります。

たとえば、国際線航空券に150,000円、国内の空港までの鉄道代に2,000円を支払った場合の区分は、以下のとおりです。

国際旅客運送は、一定の要件を満たす場合、消費税が免税となります。一方、日本国内で提供される鉄道やタクシーなどの交通サービスは、原則として課税対象です。

なお、航空券には運賃以外の料金や税金、手数料などが含まれる場合があります。予約明細の内訳を確認し、海外出張にかかった費用を一律に同じ消費税区分で処理しないようにしましょう。

海外出張の日当の消費税区分

海外出張のために従業員へ支給する日当は、原則として国内の課税仕入れには該当しません。

たとえば、自社の旅費規程に基づいて海外出張の日当を1日5,000円と定め、3日分の15,000円を支給した場合は、以下のように取り扱います。

一方、国内出張の日当は、通常必要と認められる範囲で課税仕入れとなる場合があります。国内出張と海外出張では取り扱いが異なるため、出張先を確認したうえで適切な消費税区分を使用しましょう。

※上記の5,000円は仕組みを説明するための例であり、日当の適正額や一律の基準額を示すものではありません。

現金・カードで支払った場合の仕訳例

従業員が海外出張費を現金や個人カードで立て替えた場合は、円換算した金額を旅費交通費などに計上し、従業員への支払額を未払金として処理する方法があります。

たとえば、海外出張中に従業員が個人カードでタクシーを利用し、カード会社からの請求額が5,000円だった場合は、以下のように仕訳します。

【個人カードで支払ったとき】

【従業員へ精算したとき】

個人カードで支払った場合は、カード会社の利用明細に記載された円換算額を確認します。実際に使用する勘定科目や計上するタイミングは、自社の会計ルールに沿って統一しましょう。

仮払金を支給して帰国後に精算した場合の仕訳例

出張前に現金を渡した場合は、支給時に仮払金として処理し、帰国後に実際に使用した金額を費用へ振り替えます。

たとえば、海外出張前に50,000円を仮払いし、現地交通費として45,000円を使用して、残った5,000円を会社へ返金した場合の仕訳は、以下のとおりです。

【出張前に仮払いしたとき】

【帰国後に精算したとき】

実際には、交通費や宿泊費など支出内容に応じて適切な勘定科目へ振り替えます。外貨で仮払いする場合は、支給時や精算時に使用する為替レートの基準もあらかじめ定めておきましょう。

チップ・カード手数料の仕訳例

業務上必要なチップや海外利用に伴うカード手数料は、支出の性質に応じた勘定科目で処理します。

たとえば、海外で利用したタクシー代4,000円とチップ500円を、いずれも旅費交通費として処理する場合は以下のとおりです。

また、海外利用に伴うカード手数料500円を支払手数料として処理する場合の仕訳は、以下のとおりです。

チップやカード手数料に使用する勘定科目は企業によって異なります。同じ性質の支出は、自社の経理ルールに沿って継続して同じ方法で処理しましょう。

為替差損益が生じた場合の仕訳例

外貨建ての債権・債務などを円換算して計上し、決済時に為替レートが変動していた場合は、帳簿上の金額と実際の決済額との差額を為替差損益として処理します。

たとえば、4月1日から4月5日まで海外出張に行き、出張中に発生した費用を4月5日時点で100,000円の未払金として計上したとします。その後、4月30日の決済時の円換算額が102,000円になった場合は、差額2,000円を為替差損として処理します。

一方で、決済時の円換算額が帳簿上の未払金より少なくなった場合は、差額を為替差益として処理します。

なお、個人カードによる立替経費をカード会社が確定した円換算額で計上する場合など、為替差損益が生じないケースもあります。為替差損益を計上する条件や使用する為替レートは、自社の会計方針に沿って確認しましょう。

Q1. 外貨両替の計算書を紛失した場合はどのレートで精算する？

A.外貨両替の計算書を紛失した場合は、自己判断でレートを選ばず、自社で定めた換算ルールに従って精算します。

たとえば、支払日などを基準日として、会社指定の為替レートを使用する方法があります。適用するレートや基準日は企業によって異なります。

経理担当者は、自社規程で定めた代替レートや基準日に沿って処理します。ATM利用明細や口座履歴など、両替の事実を確認できる資料があれば、申請内容とあわせて確認しましょう。

Q2. 海外の領収書に宛名がなくても経費精算できる？

A.海外の領収書に宛名がなくても、支出内容や業務との関連性を確認できれば、経費精算できる場合があります。

海外では日本と領収書の様式が異なり、宛名欄がないレシートもあります。そのため、経理担当者は、支払日・金額・通貨・支払先・購入内容に加え、申請された用途から業務との関連性を確認しましょう。

カード利用明細や予約履歴などもあわせて保存し、最終的には自社の経費精算規程に沿って処理します。

Q3. 複数の通貨で支払った費用はどのように円換算する？

A.複数の通貨で支払った経費は、米ドルやユーロなど通貨ごとに、自社で定めた為替レートを適用して日本円へ換算します。

現金払いでは各通貨の両替記録や会社指定のレート、カード払いではカード会社の利用明細に記載された日本円の請求額を使用する方法があります。

換算方法を統一するため、使用する為替レートや基準日をあらかじめ社内規程で定めておきましょう。

Q4. 仮払いした外貨が余った場合はどのように精算する？

A.仮払いした外貨が余った場合は、未使用分を会社へ返却し、実際に使用した金額との差額を精算するのが一般的です。

外貨のまま返却するか、日本円へ再両替して返却するかは、企業のルールによって異なります。再両替する場合は、当初とは異なる為替レートや手数料が適用されることもあります。

経理担当者は、自社規程に沿って返却方法や換算方法を確認し、両替計算書や返金記録と照合して仮払金の残高を解消しましょう。