勤怠表の作成や管理方法でお悩みではないでしょうか。従業員が増えてくると、手書きの出勤簿や紙のタイムカードでの管理が、人事労務担当者にとって大きな負担になってくるものです。

勤怠表は、労働基準法上、労働者を雇用する使用者に作成・保存が義務づけられている出勤簿です。この記事では、勤怠表の必要性や法定記載項目、無料で使えるエクセルテンプレートの活用方法までをわかりやすく解説します。
読み終わると、自社に合った勤怠管理の方法がわかり、法令に則した運用をすぐにはじめられるでしょう。

結論からお伝えすると、勤怠表としてエクセルテンプレートを活用することは、要件を満たす限りは有効ですが、実運用はハイリスクと言わざるを得ません。厚生労働省ガイドラインが規定する「客観的な記録」を元に、適正な形で勤怠表を作成するならシステムの導入がお勧めです。
正しい勤怠表の運用方法を理解し、日々の労働時間把握や毎月の給与計算を効率化しましょう。

勤怠表とは？基礎知識と作成する目的

勤怠表は、単に出退勤の時間を記録するだけのものではありません。勤怠表の基本的な定義や役割について理解を深め、法律上作成・保存が義務付けられている理由について正しくおさえておきましょう。

勤怠表の定義と役割

勤怠表とは、従業員の労働時間や休憩時間などを記録し、労働状況を正確に把握するための書類です。
厚生労働省が定める「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者は労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが求められています。
企業は労働基準法に基づき、従業員の労働時間を適正に管理する義務を負っているのです。日々の労働時間を記録することで、給与計算の基礎となるデータを正確に収集することができます。

また、長時間労働の防止の観点からも、勤怠表は重要な役割を持っています。適切な勤怠管理を行うことは、従業員の健康を守ることに直結します。
厚生労働省が定める「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、使用者は労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが求められています。

法定三帳簿としての重要性と法律違反のリスク

企業が法律上作成し、保存しなければならない重要な書類を法定三帳簿と呼びます。

法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿（勤怠表）の3つを指します。勤怠表は、賃金台帳を作成するための重要な基礎データとなります。法定三帳簿の作成・保存は法定の義務であるため、これを怠ると罰則の適用があります。
具体的には、勤怠表の未作成や記録内容の不備および勤怠表未作成等に伴う賃金台帳の調製不備等は、労働基準法第120条の定めに基づき30万円以下の罰金が科せられるおそれがあるため注意が必要です。

企業を守るためにも、日頃から適正な管理を心がけましょう。
参考：第120条（30万円以下の罰金）|労働基準法の関連施行規則/関連通達

関連記事：ゼロから始める労務管理！労働関係書類の基本「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」を揃えよう-労務ジャーナル

勤怠表に必ず記載すべき項目と法律上の保管期間

勤怠表は自己流で作成すればよいというものではなく、法律によって記載項目や保存期間が厳密に定められています。前述の通り、不備があると罰則の対象となる恐れもあるため、ここでは労働基準法に基づく記載項目と保存ルールについて確認していきます。

労働基準法で求められる必須項目

労働基準法により、賃金計算の基礎となる事項として記録すべき項目は明確に規定されています。具体的には、氏名、出勤日数、出勤日ごとの始業・終業時刻・休憩時間、時間外・休日・深夜の労働に係る日付・時刻・時間数などが記載項目に該当します。
これらが正確に記録されていないと、使用者による労働時間の適正把握がなされていないとみなされる他、未払い賃金のトラブルに発展するリスクが生じます。特に時間外・休日・深夜労働の記録は、割増賃金の計算に直結するため注意が必要です。

勤怠表の正しい保管期間と注意点

作成した勤怠表は、法律で定められた期間、適切に保存する義務があります。労働基準法第109条により、賃金台帳や出勤簿などの労働関係に関する重要な書類は、原則として5年間保存することが義務付けられています。

ただし、2020年4月の法改正に伴う経過措置として、当分の間は3年間の保存で問題ないとされています。起算日は、勤怠記録の完結の日、または賃金の支払期日（当該記録に係る賃金の支払期日が記録の完結の日よりも遅い場合）のいずれか遅い日となります。

勤怠表を紙で保管する場合は紛失や劣化のリスクがあるため、保存場所の確保や管理ルールを定めておくことが重要です。また、電子データとして保存する場合も、すぐに閲覧できる状態で安全に管理する体制が求められます。保存期間を満たさずに破棄してしまうと罰則の対象となるため、確実に保存できる仕組みを整えましょう。

参考：厚生労働省「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」

勤怠表の作成方法とおすすめ無料エクセルテンプレート

実際に勤怠表を作成する際、手軽に始められる方法のひとつがエクセルを活用した方法です。ここでは、自社でゼロからエクセルを使って作成する基本手順にくわえ、すぐに実務で使えるおすすめの無料テンプレートの活用方法をご紹介します。

監修者コメント
エクセルでの勤怠表作成自体は違法ではありませんが、厚生労働省のガイドラインが定める「客観的な記録」が伴わず、自己申告のみの運用になっている場合には労働基準法違反とみなされる可能性が非常に高くなります。「タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録」もしくは「使用者自らの現認による確認の徹底」、「改ざん防止措置」を併せて講じることで初めて、エクセルによる勤怠表が法令遵守の出勤簿として認められます。

エクセルを活用した勤怠表の作り方

費用をかけずに勤怠表を作成したい場合、エクセルの活用が有効です。自社で作成すれば、会社独自の就業規則に合わせたカスタマイズも可能となります。エクセルを使って勤怠表を自作する場合、以下の基本的な手順を押さえておくとスムーズに作成できます。

作り方の基本としては、まず1ヶ月分の日付や曜日を入力する列を用意し、始業時刻や終業時刻を入力する枠を作成します。次に、エクセルの関数を活用して、実労働時間や残業時間を自動計算できるように設定します。
たとえば、IF関数や時間計算の数式を組み合わせることで、休憩時間を除いた正確な労働時間を算出することが可能です。深夜労働の時間帯（22時〜翌5時）を分けて計算する設定を追加すると、給与計算がさらにスムーズになるでしょう。

おすすめの無料エクセルテンプレートの活用

ゼロからエクセルで勤怠表を作成するのが難しい場合は、無料で配布されているテンプレートの活用が便利です。インターネット上には、多くの企業や労務管理の専門サイトが提供するエクセルテンプレートが豊富に用意されています。
たとえば、マイクロソフトの公式サイトでは、在宅勤務やハイブリッドワークに対応した出勤表のテンプレートが無料でダウンロード可能です。

また、残業時間や深夜労働時間を自動で計算してくれるマクロが組み込まれたテンプレートも存在します。自社の勤務形態に合ったテンプレートを選ぶことで、すぐに勤怠管理を始められるでしょう。ダウンロード後、自社の休業日や所定労働時間に合わせて微調整するだけで運用できます。

参考：在宅勤務対応出勤表-無料テンプレート公開中-楽しもうOffice

勤怠表をエクセルで管理するメリットとデメリット

導入コストがかからず手軽に始められるエクセルでの勤怠管理ですが、良い面ばかりではありません。本格的な運用の前に、エクセル管理ならではのメリットと、実際に運用を続ける中で生じやすいデメリットや限界について、それぞれ比較しながら把握しておきましょう。

エクセルで勤怠表を管理するメリット

エクセルで勤怠表を管理する大きなメリットは、導入コストを大幅に抑えられることです。すでに多くの企業でエクセルが導入されているため、専用のシステムを購入するための初期費用や月額料金がかかりません。

また、関数やセルの書式設定に慣れている従業員がいれば、自社の就業規則に合わせて自由にカスタマイズできる点も魅力的です。手書きのタイムカードとは異なり、労働時間の自動計算が可能なため、月末の集計作業にかかる時間を短縮できます。
フォーマットを一度作成してしまえば、毎月コピーして使い回すことができるため、ランニングコストも発生しません。小規模な企業や、従業員数が少ない部門でのスモールスタートには非常に適しています。

エクセルで勤怠表を管理するデメリットと限界

一方で、エクセルでの勤怠管理にはいくつかのデメリットや限界も存在します。大きな課題は、従業員数が増えてくるとデータ入力や集計の負担が急激に増加することです。
従業員が各自で入力したファイルを月末に回収し、一つのファイルに統合する作業は、人事担当者にとって大きな手間となるでしょう。また、手入力によるミスや、数式を誤って削除してしまうなどのヒューマンエラーが発生しやすい点も懸念されます。

さらに、労働基準法などの法改正があった場合、自力でエクセルの計算式やフォーマットを更新しなければなりません。リアルタイムで従業員の労働時間を把握することが難しいため、月の途中で長時間労働の兆候に気づくのが遅れるリスクもあります。

また、勤怠表をエクセルで作成する場合にも、併せて「タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録」もしくは「使用者自らの現認による確認の徹底」を実施しなければ、厚生労働省のガイドラインに則した適正な勤怠管理を実施していると認められません。また、エクセルは比較的誰でも扱えるソフトですから、アクセス権限を制限する等の改ざん防止措置を十分に講じる必要があります。

勤怠表管理を効率化するシステムとエクセルの比較

法令遵守の観点から、エクセルでの管理にはどうしても限界が生じます。ここでは、エクセル管理と専用の勤怠管理システムの違いを比較し、システムを導入するメリットや、移行を検討すべきタイミングについて解説します。

勤怠管理システムの導入メリット

勤怠管理システムを導入することで、エクセル管理が抱える多くの課題を解決しやすくなります。システムを利用すれば、スマートフォンやICカードを使った打刻が可能になり、客観的かつ正確な出退勤時間を自動で記録できるようになります。
入力されたデータはシステム上でリアルタイムに集計されるため、締め作業が大幅に短縮されるでしょう。また、時間外労働が一定時間を超えそうな従業員に対して、自動で警告を出す機能が備わっているシステムも多く、コンプライアンスの強化につながります。

さらに、有給休暇の取得状況や残日数の管理も自動化されるため、人事労務担当者の負担は大幅に軽減されます。法改正が行われた際もシステム側で自動的にアップデートされるものが多く、最新の法令に準拠した管理がしやすくなります。

エクセル管理からシステム移行を検討するタイミング

前述のとおり、エクセル管理では、手軽に始められる一方で、別途客観的な勤怠記録をとる必要があったり、常に使用者による現認が求められたりと、実運用を考慮すると現実的な選択肢とは言い難いでしょう。法令遵守の観点でリスクを抱えることになるため、なるべく早期に勤怠システムを導入されることをお勧めします。

また、テレワークやフレックスタイム制、裁量労働制など、多様な働き方の導入に際しては、給与計算の正確性の観点からも、システムの活用が不可欠です。複雑な勤務形態をエクセルで管理しようとすると、計算式が煩雑になりミスを誘発しやすくなります。
給与計算システムとの連携を行いたい場合も、データを出力してスムーズに連携できる勤怠管理システムの活用が有効です。業務の効率化と正確な労務管理・給与計算を両立させるためにも、自社に合った勤怠管理方法を検討することが重要となります。

関連記事：勤怠管理は「義務」になる。まだタイムカードや手書きで消耗してるの？-労務ジャーナル

勤怠表に関するまとめ

この記事の要点をまとめます。

• 勤怠表は法令遵守、正確な給与計算の実施や企業の安全配慮義務の観点から適正に作成する
• 労働基準法は勤怠表の記載項目と原則5年（当面の間は3年）の保存義務を規定する
• 導入コストを抑えるなら無料のエクセルテンプレート活用が有効であるが、運用に手間が生じる他、法令違反のリスクをはらむ
• 法令遵守の観点から、勤怠管理システムへの移行の検討が推奨される

正しい勤怠表の運用は、企業のコンプライアンス徹底と従業員の健康を守るため不可欠です。