タイムカードでの打刻では明確にルールを定めておかなければ、適正に勤怠管理ができなくなるだけではなく、後々問題に発展してしまうことがあります。
本稿では、よく問題に挙げられる出勤、退勤の際のタイムカードへの打刻のルールや2019年4月1日施行の改正労働基準法によるタイムカードでの勤怠管理への影響についてまとめていきます。

タイムカード打刻にルールが必要な理由

タイムカードの運用において、明確なルールを設けることは重要です。厚生労働省のガイドラインでも、労働時間の適正な把握は使用者の責務とされています。
ルールが曖昧なまま運用を続けると、企業にとって様々なリスクが生じる可能性があるのではないでしょうか。

参考：労働時間の適正な把握のために

正確な労働時間を把握するため

正確な労働時間を記録することは、適切な賃金計算の基礎となります。
具体的には、通常の労働時間だけでなく、時間外労働、休日労働、深夜労働に該当する各時間帯の労働を明確にすることで、賃金の未払いを防ぐことができます。
ルールのない職場では、
実際の労働時間と記録上の時間にズレが生じ、会社の意図しないところで賃金の未払いや過払いが発生します。

つまり、明確な基準を設けることで、実態に即した勤怠データの取得とこれに基づいた賃金計算が可能になるということです。

不正打刻や法律違反を防ぐため

打刻ルールは、意図的な不正や法律違反を未然に防ぐ役割も果たします。
たとえば、同僚にタイムカードを押してもらう代理打刻により遅刻を誤魔化す行為は、就業規則違反につながる行為です。
労働基準法では労働時間の適正な把握が求められており、違反した場合は労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性も否定できません。
ルールを明文化し従業員に周知することで、企業としてのコンプライアンス遵守体制を築くことができます。

タイムカードで打刻をする際の具体的なルール例

タイムカードの打刻ルールは、労働時間を正確に把握し、未払い賃金や勤怠トラブルを防ぐために欠かせません。ここでは、出勤時・退勤時それぞれの具体的なルール例を紹介します。

出勤の際の打刻のルール

出勤の際の打刻の場合、しばしば問題になるのが、「着替え」「ラジオ体操」といった、業務の準備のために必要な時間をどうするのかということです。
始業時刻の開始後に着替えやラジオ体操が行われるならば問題はないのですが、始業時刻前にこれらが行われている場合に、労働時間とするのかということが問題になります。

労働時間になるかどうかということについては「会社から義務づけられているか」「強制参加か」ということがポイントになってきます。
この「着替え」「ラジオ体操」が任意ということであれば労働時間とみなされませんが、会社から義務づけられている場合には労働時間とみなされるため「着替え」「ラジオ体操」の前にきちんと打刻をしてもらうようにしましょう。

強制なのか任意なのかということを明確にし、従業員に周知しなければ後々問題になることも考えられますので、いつ打刻させるのかをきちんとルール化するべきでしょう。

参考記事：『朝のタイムカードは、いつ打刻するのが適切な勤怠管理なのか？』

監修者コメント
出勤の打刻に際し、しばしば問題になるのが「始業時刻よりも早く出勤する従業員への対応」です。
「通勤ラッシュを避けたい」「一息ついてから始業したい」等の理由から自主的に早く職場に到着する従業員がいる場合、出勤時刻に打刻されることで勤務実態との乖離が生じます。
こうしたケースでは、始業時刻以前の出社を許可制にする、始業時刻前に業務に従事しないことを前提に出勤の打刻を始業時刻に行ってもらう等のルール策定が必要です。

退勤の際の打刻のルール

退勤の際の打刻で問題になるのが、終業後に談笑をしたり喫煙したりしており、労働をしていないにも関わらず打刻をしていないということです。談笑や喫煙は労働ではありませんので終業時刻にきちんと打刻をしてもらうように促しましょう。

一方で、打刻をしてから残業をしているということも、しばしば問題になります。これは、未払い賃金の問題や長時間労働を見逃す要因にもなってしまいます。残業しているのであればきちんと時間外労働時間として申請してもらい、終業後に打刻をしてもらわなければいけません。
未払い賃金の発生は経営リスクとなり、長時間労働は従業員の健康障害の要因となります。会社を守るためにも、従業員の健康を守るためにも明確に打刻のルールを伝えるべきでしょう。

改正労働基準法によるタイムカードでの勤怠管理への影響とは

2019年4月1日施行の改正労働基準法で、特に企業への影響度が大きいものとしては「時間外労働の上限規制」の適用です。
時間外労働は月45時間、年360時間を原則とし、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間、単月100時間未満（休日労働含む）、複数月平均80時間（休日労働含む）を限度に設定する必要があります。
単純に1ヶ月の合計だけでなく、従業員の2〜6ヶ月間の平均時間も算出しなければならなくなり、紙の出勤簿やタイムカードでは、勤怠管理にこれまで以上に手間がかかることになります。

【関連記事】勤怠管理は「義務」になる。まだタイムカードや手書きで消耗してるの？ - 労務ジャーナル

監修者コメント
時間外労働の上限規制に違反した場合、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科されます。この他、企業名公表による社会的信用失墜、過労死等の発生による高額な損害賠償リスク等が想定される等、違反に伴う企業への影響は甚大です。

タイムカード打刻の問題点

タイムカードによる打刻運用は手軽に始められる一方で、現代の複雑な働き方に対応しきれず、様々な課題が生じる可能性があります。
ルールをしっかりと定めたとしても、紙のタイムカードという性質上、アナログな管理から抜け出せないことが原因と言えます。
労務管理の現場でどのような問題が起きやすいのかをあらかじめ整理しておきましょう。

【関連記事】タイムカードによる「労働時間管理」が失敗する原因とは？３つのポイントで解決 - 労務ジャーナル

月末の集計や計算に時間がかかる

紙のタイムカードで労働時間を記録できたとしても、そのデータを給与計算に活用するまでの集計作業に膨大な時間がかかります。
従業員全員のタイムカードを回収し、日々の出退勤時刻を目視で確認しながら、表計算ソフトなどへ手入力で転記する必要があるからです。
また、シフト制で勤務時間が異なるパートやアルバイトが多い職場では、勤務表と照らし合わせる作業も加わり、さらに手間が増大します。

つまり、アナログな集計作業は労務担当者の業務負担を大きく重くし、月末月初に残業が集中する原因となるということです。

リアルタイムの状況把握が難しい

タイムカードの打刻だけでは、従業員がどれくらい働いているのかを随時正確に把握することが困難です。
集計作業は基本的に月末や月初の締め日に行われるため、それまで各従業員の労働時間の合計が見えにくい仕組みになっているからです。
時間外労働の状況が見えないまま月末を迎えると、気づいた時にはすでに法定の上限時間を超えてしまっているリスクが高まります。

適切な労務管理を行うためには、日々の労働時間を常に可視化し、残業が増えすぎている従業員へ事前に注意喚起できる仕組みが必要と言えます。

ヒューマンエラーが起きやすい

人の手や目を介する運用では、どれほど注意してもヒューマンエラーを完全に防ぐことはできません。

回収したデータを担当者が手入力で転記する際に、入力間違いや残業時間の計算ミスが生じるリスクは否定できないでしょう。
万が一、計算ミスによって給与額に誤差が出れば、従業員からの不満につながり、企業としての信用を損なう結果を招く可能性があります。

人によって集計ルールがブレる

集計を担当する人によって、打刻時間の判断や計算方法が異なってしまう問題も少なくありません。
紙の記録を手作業で処理する際、担当者の個人的な裁量や優しさで、本来のルールと違う処理をしてしまうケースがあるためです。
たとえば、普段真面目だから今回の5分の遅刻はなかったことにしようといった判断や、計算が面倒だから25分の早退を30分で処理しようといった独断が行われることがあります。

前者は従業員間の不平等を広げ、後者は労働基準法に違反する不当な給与控除となるため、客観的で公平な集計の仕組みを整えることが重要です。

勤怠管理システムの導入の検討を

タイムカードへの打刻や紙の出勤簿では、従業員の勤怠を会社が常に正しく把握することが困難である他、勤怠管理が煩雑化し労務担当者の業務負荷になることが考えられます。法律に則り正しく勤怠管理をするためにも、そして労務担当者の業務効率化を図るためにも、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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タイムカードの打刻ルールを見直そう

この記事の要点をまとめます。

• タイムカードのルールには正確な労働時間の把握や不正打刻を防ぐ目的がある
• 着替えや準備時間が労働時間に含まれるかを確認し実態とのずれをなくす
• 勤怠管理システムの導入で自動集計やリアルタイムな状況把握が実現できる

自社の運用状況を改めて確認し、担当者と従業員の双方が安心できる適切な勤怠管理体制を構築していきましょう。