月末の勤怠締め作業に疲弊し、大量の計算や確認作業に限界を感じている労務担当者の方に向けて、タイムカードを電子化するメリットやデメリットについて解説します。

タイムカードの電子化の必要性

タイムカードの電子化が必要とされる背景には、法令の改正や労働環境の変化といった企業を取り巻く状況の変化があります。労務担当者の方にとって、毎月の手作業による集計や法改正への対応は頭を悩ませる問題ですよね。ここでは、なぜ今アナログな管理からの脱却が求められているのかを解説します。

法令遵守を徹底する

タイムカードの電子化が急務となっている理由の一つは、複雑化する労働関係法令を遵守するためです。働き方改革関連法の施行により、企業は時間外労働の上限規制や有給休暇の年5日取得義務などにしっかり対応しなければならなくなりました。紙のタイムカードで管理していると、集計作業段階で初めて法定労働時間を超えていることに気づくといった事態が起こり得ます。

システムを導入すれば、残業時間数が上限に近づいた段階でアラートが出るので、時間外労働の上限超過を未然に防ぐことが可能になります。企業としてのコンプライアンス徹底には、電子的な管理基盤が欠かせないということです。

多様な働き方に対応する

テレワークやフレックスタイム制といった新しい働き方を実現するためにも、タイムカードの電子化は重要な要素となります。従来の紙のタイムカードは、すべての従業員が毎日同じオフィスに出社し、定時で働くことを前提とした仕組みです。自宅から業務を開始するテレワークでは、オフィスのレコーダーで打刻することができません。また、従業員ごとに始業・終業時間が異なるフレックスタイム制については、手作業による勤怠集計や給与計算が非常に煩雑であり、ミスも起こりやすいでしょう。

パソコンやスマートフォンから打刻できるシステムがあれば、従業員はどこにいても正確に労働時間を記録でき、従業員ごとに異なる労働時間制を導入していても給与計算がスムーズです。多様な働き方を推進するためには、それに合わせた柔軟な打刻方法を用意することが大切です。

正確な勤怠管理を実現する

従業員の労働時間を正確に記録・集計し、担当者の業務負担を減らすことも、タイムカードの電子化が求められる理由として挙げられます。紙のタイムカードに印字された日々の勤怠を、毎月表計算ソフトに手作業で入力していく作業は膨大かつ非効率的である他、入力ミスの原因にもつながります。

タイムカードを電子化することにより、打刻データがそのまま集計用のデータベースに連動し、就業規則に合わせた複雑な計算がシステムによって自動で行われます。結果として、給与の未払いリスクを防ぎながら、バックオフィスの業務効率を大きく高めることができます。

タイムカードを電子化するメリット

タイムカードを電子化することで、企業はコスト削減や業務効率化といった具体的な恩恵を受けることができます。ここでは、導入によって得られる主なメリットを解説します。

集計作業を自動化できる

タイムカードを電子化する大きなメリットは、毎月の勤怠集計作業を完全に自動化できる点にあります。紙のカードを目視で確認し、手動で入力する作業は大きな業務負担となるだけでなく、人間が行う以上どうしてもミスが発生します。

システムを導入すれば、あらかじめ設定した労働時間制に沿った勤怠管理と給与計算が可能となり、時間外労働・深夜労働・休日労働の割増賃金まで正確に自動計算されます。これにより、担当者の業務負担は大幅に軽減され、給与計算業務のスピードと正確性が劇的に向上するでしょう。

紙の保管コストを削減できる

紙のタイムカードを使用し続けると、物理的な保管スペースとその維持にコストがかかります。労働基準法第109条により、企業は労働関係に関する書類を原則として5年間（当面の間は3年間）保存する義務を負っています。電子化してクラウド上にデータを保存すれば、物理的なスペースは一切不要です。※参考：e-Gov法令検索「労働基準法」

多様な働き方に対応できる

電子化を進めることで、テレワークやフレックスタイム制、時短勤務など、従業員一人ひとりの柔軟な働き方に対応しやすくなります。紙のタイムカードでは、出社や定時勤務を前提とした管理になりがちです。システムを活用すれば、従業員ごとの契約形態に合った労働時間制のルールを個別に設定し、正確に計算することが可能です。

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不正打刻や入力ミスを防げる

システムによる打刻管理は、意図的な不正や不注意によるミスを未然に防ぐ効果があります。紙のタイムカードでは、同僚にお願いして代わりに打刻してもらうといった不正行為が起こるリスクを完全に排除できません。スマートフォンや生体認証を用いた電子打刻であれば、本人以外の打刻を物理的に防ぐことが可能です。

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労働時間を即座に把握できる

電子化された勤怠データは、いつでもどこからでも最新の状態で確認することができます。上司は部下が現在どのくらい残業しているのかを、月の途中であっても正確に把握可能です。コンプライアンスの観点からはもちろんのこと、長時間労働によるメンタルヘルスの不調を予防するためにも、リアルタイムで勤怠を可視化できる環境は非常に重要です。

監修者コメント
勤怠管理システムの導入は、労務管理の適正化につながります。厚生労働省のガイドラインに則った勤怠の適正把握はもちろん、時間外労働の上限規制への対応、時間外・休日労働の申請・承認のフロー構築、有休取得状況の可視化等、システム導入により労務管理体制が万全に整備されます。

タイムカードを電子化するデメリット

多くのメリットがある一方で、タイムカードの電子化には注意すべきデメリットも存在します。ここでは、導入前に知っておくべき懸念点とその対策について解説します。

導入や運用に費用がかかる

勤怠管理システムを導入するためには、初期費用や毎月のライセンス料金といったコストが発生します。従業員一人あたり数百円の月額料金がかかるほか、打刻用の機器を揃えるための費用も必要になります。ただ出費が増えるだけと捉えるのではなく、担当者の集計業務にかかっていた人件費がどれだけ削減できるかを試算することが大切です。

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操作に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムに切り替えた直後は、従業員が操作に戸惑い、かえって問い合わせが増えることがあります。パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな従業員が多い職場では、打刻忘れや誤入力が頻発するリスクがあります。直感的に操作できるシンプルなシステムを選ぶとともに、わかりやすいマニュアルを配布するなどの支援が欠かせません。

就業規則の変更が必要になる

タイムカードの電子化に伴い、会社の就業規則を改定しなければならないケースがあります。例えば、これまでオフィスのタイムレコーダーで打刻すると規定されていた場合、スマートフォンでの打刻を認めるための文言修正が必要です。就業規則を変更する際は、従業員代表の意見聴取や労働基準監督署への届出といった法定の手続きを忘れないように注意してください。

タイムカードを電子化する場合のポイント

タイムカードの電子化を成功させるためには、ただツールを導入して終わりではなく、自社に合わせた運用ルールをしっかり構築することが重要となります。ここでは、導入後に後悔しないために、事前に押さえておくべきポイントを解説します。

導入する目的を明確化する

タイムカードを電子化する際は、自社がどのような課題を解決したいのか、その目的をはっきりさせることが出発点となります。リモートワークに対応するための打刻手段が欲しいのか、勤怠の集計作業にかかる時間を減らしたいのかで、選ぶべきシステムは大きく変わってくるでしょう。まずは優先して解決すべき課題を明らかにすることが重要と言えます。

課題を解決する機能を選ぶ

目的が定まったら、それを実現するための機能が過不足なく備わっているかを慎重に見極める必要があります。高機能なシステムは一見すると便利に思えますが、自社に不要な機能が多いと現場の混乱を招く原因になりかねません。パソコン操作に不慣れな従業員が多い現場の場合、打刻画面が複雑だと入力ミスが頻発してしまいます。自社に適した機能の見極めが大切ということです。

社内の就業規則を整備する

システムの導入に合わせて、既存の社内ルールや就業規則を適切に見直すことも欠かせないプロセスとなります。これまではオフィスのタイムレコーダーで打刻すると規定していたにもかかわらず、スマートフォン打刻を新たに認める場合などが挙げられます。新しいシステムを正しく運用するためには、土台となる会社のルールもしっかりとアップデートしていくことが大切です。

旧来の方法と並行稼働する

新しい勤怠管理システムへ完全に移行する前には、一定のテスト期間を設けて安全性を確認することが重要となります。いきなり電子システムだけに切り替えてしまうと、初期設定のミスなどで給与の支払いに遅れが生じるリスクがあります。両方の集計結果を照らし合わせ、計算にズレがないかを確認すれば、安心して本稼働を迎えることができるでしょう。

監修者コメント
勤怠管理や給与計算にシステムを活用する際には、「初期設定誤り」にご注意ください。自社の労働時間制や給与計算のルールを正しく反映しているか、複数の労働時間制や給与体系を導入する企業では各従業員に対して適切な設定を適用できているか等の確認が不可欠です。どんなに優秀なシステムを導入しても、初期設定が誤っていればミスが生じます。初期設定サポートや初期設定代行を活用することで、その後の運用がスムーズに進むのでお勧めです。

まとめ

タイムカードの電子化は、担当者の負担を減らし働きやすい職場環境を整えるための前向きな第一歩となります。この記事の要点をまとめます。

• 法令遵守や多様な働き方の実現にはタイムカードの電子化が不可欠です
• 電子化することで集計作業の自動化や保管コスト削減といったメリットがあります
• タイムカード電子化の成功の鍵は、目的の明確化と自社に合ったシステム選びにあります

また、業務全体のIT化が進む中で、勤怠管理だけが取り残されたようにアナログ方式のまま・・・ということはありませんか？時間を有効に使う。また従業員の限りある時間を守ることも、総務の役目の一つ。デジタル化することでたくさんの利点が生まれます。タイムカードのまま、このデメリットを受け続けて疲弊してしまうのは大切な従業員です。

多くの企業がタイムカードを廃止し、勤怠管理システムに乗り換えています。さらに無料のクラウド勤怠管理システムHRMOS勤怠もありますので試さない手はないかと思います。無駄な時間は従業員の体力と気力も奪う魔の時間です。