従業員の年次有給休暇の管理について、お悩みではありませんか？労働基準法の改正に伴い、2019年４月より、企業には従業員に対する有給休暇の確実な取得と、これに伴う従業員各人の有給休暇付与・取得状況の正確な把握が義務づけられています。

この記事では、年次有給休暇管理簿の対象となる従業員の範囲や正しい記録方法などをわかりやすく解説します。読み終わると、法律違反とならない適切な管理方法がわかり、すぐに実務へ活かせるようになります。
この記事の結論として、年次有給休暇管理簿には「基準日」「日数」「時季」の3項目を必ず記載し、所定の期間保存することが大切です。

年次有給休暇管理簿とは？作成が義務化された背景

働き方改革の一環として、企業が従業員にとってより働きやすい職場環境を整備するための法改正が行われました。
その中で、企業には、所定の要件を満たす従業員に対して年5日の有給休暇を確実に取得させることが義務付けられました。併せて、年次有給休暇管理簿の作成・保存が従業員を雇用するすべての企業に求められています。
ここでは、年次有給休暇管理簿を作成する目的と、対象従業員の範囲について詳しく見ていきます。

年次有給休暇管理簿の目的

年次有給休暇管理簿は、従業員一人ひとりの有給休暇の付与日数や取得状況を正確に記録・管理するための帳簿です。企業が従業員に対して、法律に則って適切に有給休暇を与え、実際に取得できているかを確認する役割を持っています。これまでは有給休暇の残日数だけを管理している企業も多く見られました。

しかし、残日数の管理だけでは、従業員各人の年次有給休暇の基準日や、いつ、何日間の休暇を取得したのかという詳細が見えにくくなります。
そのため、有給休暇の付与・取得状況を透明化し、企業が主体となって有給休暇の取得を促進する目的で、詳細な記録が求められるようになりました。有休管理簿を正しく運用することで、有休を取得できていない従業員を早期に把握し、取得促進がしやすくなります。

作成が必要な対象者

年次有給休暇管理簿の作成対象となるのは、雇用されるすべての従業員です。正社員だけでなく、契約社員やパートタイム労働者、アルバイトであっても、法律の定めに則り有給休暇が与えられた場合には、有休管理簿作成義務が生じます。労働時間などの管理を受けない管理監督者であっても対象となります。

監修者コメント
年次有給休暇管理簿を規定する労働基準法施行規則 第24条の7を詳しくみると、年次有給休暇管理簿は、基準日に有給休暇の権利が発生しただけでは作成義務がなく、従業員が年次有給休暇を取得した時点で初めて作成義務が課されるとされています。よって、厳密に言うと、年次有給休暇の発生要件を満たさなかった方、もしくは有給休暇を1日も取得しなかった方については、当該年度に係る有休管理簿の作成は不要ということになります。しかしながら、実務上はこのような従業員も含めて一括で有休管理簿の作成・管理し、特に有給休暇未取得の従業員に対しては年5日取得義務の対象であるか否かを問わず、積極的な取得促進を図るべきと言えます。

参考：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」
関連記事：社労士が教える年次有給休暇｜「有給とは」という基本から法律、有給日数、時効、付与注意点まで解説 - 労務ジャーナル

年次有給休暇管理簿に必須の記載事項3つと書き方

労働基準法施行規則によって、年次有給休暇管理簿に必ず記載しなければならない3つの項目が定められています。ここでは、それぞれの必須記載項目が持つ意味と、具体的な書き方について解説します。
これらを満たしていないと、適切な帳簿として認められない可能性があるため注意が必要です。必須記載項目とそれぞれの概要は、以下の表のとおりです。

基準日（有給休暇を付与した日）

「基準日」とは、従業員に対して新たに年次有給休暇を付与した年月日のことです。一般的には、入社日から6ヶ月が経過した日が最初の基準日となります。その後は、1年経過するごとに新たな有給休暇が付与されるため、その日を基準日として記録します。

企業によっては、有休管理を簡単にするために全従業員の基準日を特定の月日（例えば毎年4月1日）に統一しているケースもあります。基準日を正確に記載することで、いつから1年間の取得期間がスタートしているのかを明確に把握できるようになります。

監修者コメント
基準日を全社統一とする場合、入社した年度には法定の付与日が、翌年度以降は全社統一の付与日がそれぞれ基準日となることが多く、結果的に1年間に基準日が2つ存在するケースがあります。この場合には、年次有給休暇管理簿上、2つの基準日を記載します。また、後述する「日数」としては、１つ目の基準日から２つ目の基準日の１年後までの期間における取得日数を記載します。その上で、2つの基準日を考慮した特例的な方法により年5日取得義務への対応を検証することが可能になります。
参考：厚生労働省「年５日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説」9ページ目
https://www.mhlw.go.jp/content/11201250/000487338.pdf

日数（取得した有給休暇の日数）

「日数」には、従業員が基準日から1年以内に実際に付与された、及び取得した有給休暇の日数を記載します。ここで注意すべきなのは、付与日数や残日数だけでなく、取得日数を記録するという点です。

記載方法としては、1日単位での取得であれば「1日」と記載し、半日単位での取得制度がある会社で半休を取った場合は「0.5日」と記録します。取得した日数を正確に積み上げていくことで、法律で求められている年間5日以上の取得義務を達成できているか、一目で確認できるようになります。

時季（有休を取得した具体的な日付）

「時季」とは、従業員が実際に有給休暇を取得して休んだ年月日のことです。単に「5日間取得した」という合計日数だけではなく、「2024年10月15日」のように休んだ日を特定して記載する必要があります。
複数日を連続して取得した場合は、「2024年11月1日から11月3日まで」というように期間でまとめて記載することも可能です。

年次有給休暇管理簿の保存期間と罰則

年次有給休暇管理簿は、作成して終わりではありません。法定の期間にわたり保存しておく義務があります。
万が一、有休管理簿を作成していなかったり、従業員に有休を適切に取得させていなかったりすると、企業に対して罰則等が科される可能性があります。ここでは、有休管理簿の保存期間と、これに違反した際のリスクについて詳しく確認していきましょう。
ルールに違反した場合のリスクについて、以下の表にまとめました。

保存期間は当面の間3年間

年次有給休暇管理簿は、対象となる有給休暇を与えた期間中、およびその期間の満了後から一定の期間保存することが義務付けられています。労働基準法の改正により、各種労働関係帳簿の保存期間は原則として5年間と定められました。ただし、経過措置として当面の間は「3年間」の保存でよいとされています。

保存期間の起算日は、有給休暇を与えた期間（基準日から1年間）が満了した日となり、起算日に合わせた保存期間の遵守、及び書類廃棄のタイミングに注意する必要があります。

参考：年次有給休暇管理簿について｜山口労働局

管理や取得を怠った場合の罰則

管理簿を正しく作成・保存していなかった場合、労働基準監督署の調査で是正指導を受ける可能性があります。ただし、管理簿の作成・保存を怠ったこと自体に対する罰則規定はありません。
一方、年10日以上の有給休暇が付与されている従業員に対して、年間5日以上の有休を取得させなかった場合、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が科される可能性があります（違反は対象従業員1人につき1罪として取り扱われます）。

例えば、年5日取得義務の対象従業員10人に対し、全員に年5日の有休を取得させていなかった場合、最大300万円の罰金が科される恐れがあります。そのため、有休管理簿を運用して各人の有給休暇の取得状況を可視化することは、企業のコンプライアンス遵守において非常に重要です。

参考：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得」

年次有給休暇管理簿の作成方法

年次有給休暇管理簿には法定様式がないため、作成方法は企業ごとに自由に選択できます。実務上、表計算ソフトなどを使って手作業で管理する方法と、システムを導入して自動化する方法があります。
自社の従業員規模や、労務担当者の業務負担を考慮して、最適な作成方法を選ぶことが大切です。それぞれの作成方法のメリットとデメリットを、以下の表で比較しました。

表計算ソフトを用いた手動での作成

従業員数がそれほど多くない中小企業や小規模事業者の場合、エクセルなどの表計算ソフトを活用して有休管理簿を作成するケースがよく見られます。無料でダウンロードできるテンプレートがインターネット上に多数公開されており、コストをかけずに手軽に始められるのが魅力です。

一方で、従業員ごとに基準日が異なる場合や、有給休暇の付与・取得・残日数を手作業で入力する場合、ミスが起きやすくなります。また、従業員数が増えてくると管理の手間が膨大になり、担当者の負担が大きくなる点は留意しておく必要があります。

勤怠管理システムを用いた自動化

従業員数が多い企業や、労務管理の効率化を進めたい企業には、勤怠管理システムの導入が適しています。システムを活用すれば、従業員の入社日から自動で有給休暇の付与日を計算し、基準日や付与日数を正確に有休管理簿に反映させることができます。

また、システム上で有給休暇申請・承認が可能となること、有休取得実績が自動的に有休管理簿の「時季」「日数」に記録されること等、業務効率の向上に寄与します。その他、法改正があった際にもシステム側で自動対応されることが多く、常に最新の法令に沿った状態を保てる点も大きな強みです。

年次有給休暇管理簿を作成する際の注意点

年次有給休暇管理簿を運用していく中で、実務上気をつけなければならないポイントがいくつか存在します。法定要件を満たすことはもちろんですが、日々の業務の中で見落としがちな細かなルールを把握しておくことが大切です。
ここでは、有休管理簿のフォーマットに関する考え方と、退職した従業員の記録の取り扱いについて解説します。運用時の注意点について、以下の表に整理しました。

フォーマットは自由でも必須項目を満たす

労働基準法では、年次有給休暇管理簿の特定の様式やフォーマットは指定されていません。そのため、市販のノートに手書きで記録しても、パソコンのデータとして保管しても問題はありません。

また、新たに独立した有休管理簿を作る必要はなく、既存の労働者名簿や賃金台帳に有休管理の項目を追加して、ひとつの帳簿として運用することも認められています。大切なのは形式ではなく、3つの必須項目が労働者ごとに明確に記録され、いつでも確認できる状態に整えておくことです。

退職者の管理簿も適切に保存する

従業員が退職した場合、その人の年次有給休暇管理簿をすぐに破棄してしまってはいけません。先ほど触れたように、有休管理簿には保存期間が定められており、これは在籍している従業員だけでなく、退職した従業員についても同様に適用されるからです。
退職後であっても、先述の保存期間が満了するまでは記録を保存しておく義務があります。

データで管理している場合は、退職者のデータも安全に保管できる仕組みを整えておきましょう。

まとめ

この記事の要点をまとめます。

• 年次有給休暇管理簿は年5日の有休取得義務化と併せて作成・保存が義務付けられた
• 「基準日」「日数」「時季」の3項目を正確に記載する必要がある
• 保存期間は有休を与えた期間の満了後から5年間（当分の間は3年間）である
• エクセルや勤怠管理システムなど自社に合った方法で運用することが大切である

年次有給休暇管理簿を正しく運用することは、法律を守るだけでなく、従業員に対する有休取得促進に直結します。