採用管理システム（ATS）の選び方7つのポイント｜失敗しない比較のコツ

採用管理システム（ATS）は、システムによって機能や料金体系、対応領域が異なるため、比較検討に悩む採用担当者は少なくありません。ぱっと見の機能の多さや価格だけで選んでしまうと、自社の採用フローに合わず、現場に定着しないという事態にもなりかねません。

本記事では、採用管理システムを選定する際に確認しておきたい7つのポイントを整理して紹介します。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、求人の作成から応募受付、選考の進捗管理、内定までの採用業務を一元管理するシステムです。応募者情報や選考状況を1つの画面で把握できるため、対応の抜け漏れを防ぎながら、複数の求人媒体にまたがる採用活動を効率的に進められます。

採用管理システムの主な機能

一般的な採用管理システムには、応募者情報の管理、選考フローの設計、面接日程の調整、評価の収集、求人媒体との連携、採用データの分析・レポートといった機能が備わっています。システムによっては、AIによる書類選考のアシストや、適性検査・オンライン面接ツールとの連携機能を持つものもあります。自社の採用課題に照らし合わせ、どの機能が本当に必要かを整理したうえで比較を進めることが重要です。

選定前に整理すべき自社の採用課題

比較検討を始める前に、まず自社が抱えている課題を明確にしておくことが望ましいでしょう。日程調整や評価回収といった運用面の負担が大きいのか、複数の採用チャネルのデータを一元管理できていないことが課題なのか、あるいは経営層への報告に使えるデータが不足しているのかによって、重視すべき機能は変わってきます。課題の整理を怠ると、機能の多さだけで製品を選んでしまい、現場で使われないシステムになってしまうおそれがあるため、選定前の課題整理は欠かせないステップだといえます。

比較の際に確認したい7つのポイント

自社の課題を整理したら、次の7つの観点から製品を比較することをおすすめします。

1. 自社の採用フローに対応できるか

新卒・中途など雇用形態や求人票ごとに異なる選考フローに対応できるかを確認しましょう。また、自社の選考は、「この人は二次面接前に面談を行う」など、候補者によって柔軟にフローを変える可能性があるのかも考慮する必要があります。可能性がある場合、選考フローの設計自由度が低いシステムを選定してしまうと、レポートが実際の選考フローに沿って出力できず、結局他のツールと併用しないと数値が管理できない、という事態になる場合があります。

2. 現場の担当者でも使いやすい操作性か

採用管理システムは人事担当者だけでなく、面接官などの現場従業員も日常的に利用します。直感的に操作できるUIかどうかは、現場への定着度合いを大きく左右するため、無料トライアルやデモを通じて実際の使い勝手を確認することが重要です。

3. 求人媒体・スカウトサービスとの連携範囲

自社が活用している求人媒体やダイレクトリクルーティングサービスと自動連携できるかどうかも確認しておきたいポイントです。連携範囲が広いほど、応募者データの手作業での転記が減り、対応漏れのリスクを抑えられます。

4. データ分析・レポート機能の充実度

通過率や辞退率、採用チャネルごとの効果などを可視化できるレポート機能が備わっているかを確認しましょう。データに基づいて採用課題の優先順位を判断できる体制は、現場部門や経営層との対話を円滑にするうえでも重要な要素です。

5. セキュリティ・情報管理体制

応募者の個人情報を扱うシステムであるため、情報セキュリティの認証取得状況やアクセス権限の管理機能も確認しておくべきポイントです。プライバシーマークやISMS（ISO/IEC 27001）などの認証取得状況は、選定時の判断材料の一つになります。

また、特に現場にも権限を譲渡し、候補者情報の閲覧を採用管理システム内でしてほしい場合、他の部門のデータは見れないようにするなどの柔軟な権限設定が可能かも確認する必要があります。

6. サポート体制・導入支援の手厚さ

導入時のデータ移行支援や、運用開始後の問い合わせ対応体制が整っているかも比較しておきましょう。特に初めて採用管理システムを導入する企業にとっては、伴走型のサポートが受けられるかどうかが定着のスピードを左右します。

7. 料金体系と将来の拡張性

初期費用や月額費用の体系に加え、応募者数の増加や採用チャネルの拡大に応じて柔軟にプランを拡張できるかも確認しておきましょう。将来の事業成長を見据え、拡張性のある料金体系を選ぶことが、長期的なコスト最適化につながります。

これら7つの観点を総合的に比較したうえで製品を絞り込むことが、自社に合った採用管理システムを選ぶための近道だといえるでしょう。

比較検討の進め方

7つのポイントを踏まえたうえで、実際の比較検討は複数の候補を横並びで確認しながら進めることをおすすめします。

複数社のトライアル・デモを比較する

資料上の機能比較だけでなく、無料トライアルやデモ環境を活用し、実際の画面や操作感を確認しましょう。現場の面接官など実際に利用するメンバーにも触れてもらい、意見を聞いたうえで判断することが望ましいでしょう。

導入事例を確認する

自社と近い業界・規模の企業がどのような課題を解決しているかを、導入事例から確認することも有効です。機能一覧だけでは分からない、運用面でのリアルな変化を把握できるため、比較検討の判断材料として役立ちます。

まとめ

採用管理システムの選定では、機能の豊富さや価格だけでなく、自社の採用フローへの適合度や現場での使いやすさ、拡張性まで含めて総合的に比較することが重要です。今回紹介した7つのポイントを踏まえ、複数の製品を比較しながら、自社に合った採用管理システムを見極めていきましょう。